ERP- und ECM-Software windream – Dokumentenmanagement mit ERP-Integration

windream positioniert sich als umfassendes Enterprise Content Management System (ECM), das eine tiefe Integration in bestehende ERP-Systeme verspricht. Die Software des deutschen Herstellers richtet sich vorrangig an mittelständische Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren und mit ihrer Business-Software verbinden möchten. Im Gegensatz zu reinen Cloud-Lösungen setzt windream auf flexible Deployment-Modelle – von On-Premises über Private Cloud bis zu hybriden Szenarien.

Die Kernidee: Alle Unternehmensdokumente zentral verwalten, ohne die gewohnten Arbeitsumgebungen verlassen zu müssen. Anwender arbeiten weiterhin in Outlook, im ERP-System oder in Microsoft Office, während windream im Hintergrund für strukturierte Ablage, Versionierung und Workflow-Steuerung sorgt. Besonders im deutschen Mittelstand findet dieser Ansatz Anklang, wo Datenschutz-Anforderungen und gewachsene IT-Landschaften eine Rolle spielen.

🟦 Funktionen – Was kann windream?

Dokumentenmanagement & Archivierung

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateitypen strukturiert an einem Ort speichern und verwalten
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit Unveränderbarkeit und Nachweispflicht
• Versionsverwaltung: Automatische Versionierung mit Änderungshistorie und Wiederherstellungsfunktion
• Volltextsuche: Inhaltsbasierte Suche über alle Dokumente inklusive eingescannter Papierbelege

ERP-Integration & Business-Anbindung

• SAP-Integration: Direkte Anbindung an SAP ERP mit Dokumentenzuordnung zu Geschäftsobjekten
• Microsoft Dynamics-Connector: Nahtlose Integration in Dynamics 365 und Dynamics NAV/BC
• Office-Integration: Dokumentenverwaltung direkt aus Word, Excel und Outlook heraus
• E-Mail-Archivierung: Automatische rechtskonforme Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation

Workflow & Prozessautomatisierung

• Digitale Workflows: Grafischer Designer für Freigabe-, Prüf- und Genehmigungsprozesse
• Automatische Klassifikation: KI-gestützte Dokumentenerkennung und automatische Verschlagwortung
• Eingangsrechnungsverarbeitung: Digitaler Rechnungseingang mit automatischer Datenextraktion und Workflow
• Vertragsmanagement: Fristenkontrolle, Erinnerungen und strukturierte Verwaltung von Verträgen

Zusammenarbeit & Mobilität

• Mobiler Zugriff: Native Apps für iOS und Android mit Offline-Funktionalität
• Teamräume: Projektbezogene Zusammenarbeit mit Zugriffsrechten und Benachrichtigungen
• Externe Kollaboration: Sicherer Dokumentenaustausch mit Partnern ohne VPN-Zugang

🟨 Besonderheiten – Was macht windream einzigartig?

Tiefe ERP-Integration statt Insellösung

windream verfolgt konsequent den Ansatz, sich in bestehende Business-Systeme zu integrieren, statt eine weitere eigenständige Anwendung zu etablieren. Die SAP-Integration ermöglicht beispielsweise den direkten Dokumentenzugriff aus Transaktionen heraus – Anwender bleiben in ihrer gewohnten SAP-Oberfläche. Gleiches gilt für Microsoft Dynamics, wo Belege, Angebote und Verträge ohne Systemwechsel verfügbar sind. Dieser Ansatz reduziert Schulungsaufwände und Akzeptanzprobleme erheblich. Allerdings setzt diese Tiefenintegration voraus, dass die ERP-Systeme in unterstützten Versionen vorliegen – bei älteren Releases können Einschränkungen bestehen.

Flexible Deployment-Optionen für den Mittelstand

Während viele ECM-Anbieter ausschließlich auf Cloud-Modelle setzen, bietet windream bewusst verschiedene Betriebsarten: klassisch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, als Private Cloud bei spezialisierten Hostern oder hybrid mit Teildaten in der Cloud. Diese Flexibilität kommt Unternehmen entgegen, die aus Datenschutz- oder Compliance-Gründen bestimmte Daten im eigenen Zugriff behalten müssen. Die On-Premises-Variante verursacht allerdings höhere initiale Investitionen und erfordert eigene IT-Ressourcen für Betrieb und Wartung.

Deutscher Hersteller mit DSGVO-Fokus

Als deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Bochum legt windream besonderen Wert auf Datenschutz nach DSGVO und deutschen Rechtsprechungsstandards. Die Software ist auf deutsche Compliance-Anforderungen wie GoBD, DSGVO und branchenspezifische Vorgaben ausgerichtet. Support und Dokumentation sind durchgängig auf Deutsch verfügbar, was gerade im Mittelstand geschätzt wird. International agierende Konzerne könnten diese regionale Fokussierung hingegen als Einschränkung empfinden, wenn globale Deployment-Strategien gefragt sind.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich windream besonders?

Mittelständische Fertigungsunternehmen mit SAP oder Dynamics: Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern, die bereits ein etabliertes ERP-System nutzen und ihre papierbasierten Prozesse digitalisieren möchten, profitieren von der direkten Integration. Konstruktionszeichnungen, Lieferantendokumente und Qualitätsnachweise lassen sich direkt an Aufträge und Artikel koppeln.

Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen: Organisationen in regulierten Branchen (Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Rechtsberatung), die sensible Daten nicht in Public Clouds ablegen dürfen oder wollen, erhalten mit windream eine leistungsfähige On-Premises-Alternative mit revisionssicherer Archivierung.

Organisationen mit heterogener IT-Landschaft: Firmen, die verschiedene Fachsysteme, CRM, ERP und Office-Anwendungen im Einsatz haben, können windream als zentrale Dokumentendrehscheibe nutzen. Die Vielzahl an Schnittstellen ermöglicht eine schrittweise Integration ohne komplette Systemablösung.

Microsoft-orientierte Unternehmen: Betriebe, deren IT-Strategie stark auf Microsoft-Technologien basiert (Windows Server, Active Directory, Office 365, SharePoint), finden in windream einen natürlichen Partner, der sich nahtlos in diese Umgebung einfügt und vorhandene Investitionen ergänzt statt ersetzt.

Wichtige Auswahlkriterien

Bestandssysteme prüfen: Klären Sie vor einer Entscheidung, welche ERP- und CRM-Versionen im Einsatz sind und ob windream diese unterstützt. Nicht alle Releases aller Systeme werden abgedeckt.

Betriebsmodell festlegen: Definieren Sie frühzeitig, ob On-Premises, Cloud oder Hybrid präferiert wird – dies beeinflusst Lizenzmodell,