ERP- und ECM-Software Content

🟦 Funktionen – Was kann d.velop documents?

d.velop documents bietet ein umfassendes Funktionsspektrum für die digitale Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung. Die Software deckt alle wesentlichen Bereiche des Enterprise Content Managements ab.

Dokumentenmanagement

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Geschäftsdokumente an einem Ort strukturiert speichern
• Volltextsuche: Dokumente auch in großen Beständen sekundenschnell finden
• Versionierung: Änderungen nachvollziehen und frühere Dokumentversionen wiederherstellen
• Metadaten-Verwaltung: Dokumente mit Zusatzinformationen systematisch verschlagworten

Workflow & Prozesse

• Digitale Freigabeprozesse: Rechnungen, Verträge und Anträge strukturiert genehmigen lassen
• Aufgabenverwaltung: Workflows mit automatischen Erinnerungen und Eskalationen steuern
• Prozess-Designer: Arbeitsabläufe per Drag-and-Drop ohne Programmierung erstellen

Compliance & Sicherheit

• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konforme Langzeitarchivierung mit Unveränderbarkeit
• Berechtigungskonzepte: Granulare Zugriffsrechte auf Dokument- und Ordnerebene
• Audit-Trail: Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen

Zusammenarbeit

• Teamordner: Abteilungsübergreifend an Dokumenten gemeinsam arbeiten
• Kommentarfunktion: Notizen und Anmerkungen direkt am Dokument hinterlegen
• Mobile Apps: Unterwegs auf iOS und Android Dokumente einsehen und bearbeiten

Integration & Automatisierung

• ERP-Konnektoren: Native Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics und weitere Systeme
• E-Mail-Archivierung: Geschäftliche Korrespondenz automatisch ablegen und kategorisieren
• OCR-Texterkennung: Gescannte Dokumente automatisch auslesen und indexieren

🟨 Besonderheiten – Was macht d.velop documents einzigartig?

Cloud-native Architektur mit deutscher Rechenzertifizierung

d.velop documents wurde als reine Cloud-Lösung konzipiert und nutzt ausschließlich Rechenzentren in Deutschland. Die Software läuft auf Microsoft Azure-Infrastruktur mit ISO 27001-Zertifizierung und erfüllt damit höchste Datenschutzanforderungen. Anders als bei vielen Wettbewerbern gibt es keine Legacy-Altlasten aus On-Premise-Zeiten. Allerdings bedeutet dies auch, dass keine lokale Installation möglich ist – Unternehmen mit strikten Vorgaben gegen Cloud-Lösungen müssen auf Alternativen ausweichen.

No-Code-Prozessgestaltung für Fachabteilungen

Der integrierte Workflow-Designer ermöglicht es Fachanwendern ohne IT-Kenntnisse, eigene Prozesse zu modellieren und anzupassen. Die visuelle Oberfläche arbeitet mit verständlichen Bausteinen statt Programmcode. Einmal erstellte Workflows lassen sich als Vorlagen exportieren und in anderen Mandanten wiederverwenden. Die Flexibilität hat jedoch Grenzen: Hochkomplexe Prozesse mit verschachtelten Bedingungen stoßen an die Grenzen des No-Code-Ansatzes und erfordern gegebenenfalls individuelle Entwicklung.

Nahtlose Microsoft-365-Integration

d.velop documents integriert sich tief in die Microsoft-Ökosysteme. Dokumente lassen sich direkt aus Outlook archivieren, in Teams teilen und mit Office-Anwendungen bearbeiten – ohne Medienbrüche. Die Single-Sign-On-Anbindung über Azure Active Directory vereinfacht die Benutzerverwaltung erheblich. Diese enge Verzahnung ist gleichzeitig eine Einschränkung: Unternehmen, die primär auf Google Workspace oder andere Plattformen setzen, profitieren von dieser Stärke nur eingeschränkt.

Mandantenfähigkeit für Konzernstrukturen

Die Software unterstützt mehrere vollständig getrennte Mandanten innerhalb einer Instanz. Konzerne können so für Tochtergesellschaften separate Bereiche mit eigenen Strukturen, Berechtigungen und Workflows einrichten, während zentrale IT-Administration und Wartung erhalten bleiben. Für kleinere mittelständische Unternehmen ohne Konzernstruktur bietet diese Funktionalität allerdings keinen nennenswerten Mehrwert.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich d.velop documents besonders?

Mittelständische Unternehmen mit Microsoft-Infrastruktur Firmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitenden, die bereits auf Microsoft 365 setzen, finden in d.velop documents eine nahtlos integrierte Lösung. Die Schulungsaufwände bleiben gering, da Anwender in ihrer gewohnten Office-Umgebung arbeiten. Besonders geeignet für Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Steuerberatung, Rechtsanwaltskanzleien oder Ingenieurbüros.

Unternehmen mit Cloud-First-Strategie Organisationen, die bewusst auf Cloud-Lösungen setzen und keine lokale IT-Infrastruktur mehr betreiben wollen, profitieren von der konsequenten SaaS-Architektur. Automatische Updates, skalierbare Ressourcen und kalkulierbare Betriebskosten sprechen für dieses Modell. Wartungsarbeiten und Sicherheitsupdates übernimmt der Hersteller vollständig.

Konzerne mit dezentralen Strukturen Holdings und Unternehmensgruppen mit mehreren rechtlich selbstständigen Einheiten können durch die Mandantenfähigkeit zentrale Standards etablieren, während Tochtergesellschaften eigenständig ihre Prozesse gestalten. Dies vereinfacht Compliance-Anforderungen und reduziert Lizenzkosten gegenüber separaten Einzellösungen.

Fachabteilungen mit Prozessverantwortung Teams, die ihre Arbeitsabläufe selbst digitalisieren möchten, ohne auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein, finden im No-Code-Designer ein geeignetes Werkzeug. Voraussetzung ist allerdings eine gewisse Affinität für strukturiertes Prozessdenken und die Bereitschaft, sich in die Workflow-Logik einzuarbeiten.

Wichtige Auswahlkriterien

• Microsoft-Integration: Unerlässlich für maximalen Nutzen – Google-Workspace-Nutzer sollten Alternativen prüfen
• Cloud-Akzeptanz: Ohne Bereitschaft zur Cloud-Nutzung ist d.velop documents keine Option
• Prozessreife: Grundlegende dokumentierte Arbeitsabläufe sollten vorhanden sein, um Digitalisierungspotenziale zu heben
• Datenschutzanforderungen: Deutsche Server und DSGVO-Konformität erfüllen europäische Standards, reichen aber möglicherweise nicht für Spezialanforderungen wie NIS2 oder KRITIS

Details zur ERP- und ECM-Software

d.velop documents positioniert sich als modernes Enterprise Content Management System mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Integration. Die Software wurde 2016