Vor Ort beim Kunden:
Im Büro – Angebote & Rechnungen:
Material & Lager:
Prüfung & Dokumentation:
Controlling & Auswertung:
Übergreifend:
Hardware-Software-Verzahnung als technologischer Vorsprung
Die nahtlose Integration von Bosch-Messgeräten über Bluetooth stellt ein genuines Alleinstellungsmerkmal dar. Messwerte vom Entfernungsmesser oder künftig weiteren Prüfgeräten fließen ohne manuelle Übertragung direkt in die digitale Auftragsdokumentation. Diese physische Verknüpfung reduziert Übertragungsfehler und beschleunigt die Dokumentationsprozesse messbar. Kein anderer Softwareanbieter im Elektrohandwerk verfügt über diese Kombination aus eigener Hardware- und Softwareentwicklung unter einem Dach.
Branchenspezifische Praxisorientierung ab Werk
VDE-Prüfprotokolle und DGUV-Formulare sind standardmäßig integriert und entsprechen den aktuellen Normvorgaben. Elektrobetriebe können diese Dokumente ohne Anpassungsaufwand oder Zusatzkosten sofort produktiv einsetzen. Die Entwicklung erfolgt in direktem Austausch mit praktizierenden Elektrikern durch regelmäßige User Group Meetings, sodass reale Arbeitsabläufe die Softwareentwicklung prägen.
Konzernsicherheit mit deutscher Datenhaltung
Die ISO 27001-Zertifizierung und FIPS-140-validierte Verschlüsselung erreichen Sicherheitsstandards, die typischerweise nur Großunternehmen vorbehalten sind. Sämtliche Rechenzentren befinden sich ausschließlich auf deutschem Staatsgebiet, was sowohl DSGVO-Konformität als auch maximale Rechtssicherheit gewährleistet. Die Stabilität eines Weltkonzerns minimiert das Risiko von Produkteinstellungen oder Insolvenzen, das bei kleineren Softwareanbietern durchaus relevant sein kann.
Flexible Skalierung ohne Kostensprünge
Das Lizenzmodell ermöglicht monatliche Anpassungen der Nutzeranzahl ohne langfristige Vertragsbindungen oder sprunghafte Preiserhöhungen bei Wachstum. Ein Betrieb kann mit zwei Lizenzen starten und bei Bedarf auf 50 Mitarbeiter wachsen, ohne das System wechseln zu müssen. Diese Flexibilität eignet sich besonders für Betriebe in Wachstumsphasen.
Einschränkungen
Als reine Cloud-Lösung bietet OfficeOn keine On-Premise-Installation. Betriebe mit internen IT-Richtlinien, die eine lokale Datenhaltung vorschreiben, können die Software nicht einsetzen. Die Individualisierbarkeit von Formularen und Prozessen ist auf vordefinierte Optionen beschränkt – hochspezialisierte Workflows mit ungewöhnlichen Anforderungen lassen sich möglicherweise nicht vollständig abbilden.
Kleine Elektrobetriebe mit 2–10 Mitarbeitern im Digitalisierungsprozess
Handwerksbetriebe, die ihre bisherige Papier- und Excel-basierte Organisation digitalisieren möchten, ohne in komplexe ERP-Systeme einzusteigen, finden in OfficeOn eine niedrigschwellige Lösung. Die Software erfordert keine eigene IT-Abteilung und keine mehrwöchigen Schulungsprogramme. Der Einstieg erfolgt typischerweise innerhalb von vier bis sechs Wochen, sodass schnell produktiv gearbeitet werden kann.
Wachsende Servicebetriebe mit 10–30 Mitarbeitern und mobilem Außendienst
Elektrofachbetriebe mit mehreren Monteuren, die häufig beim Kunden vor Ort arbeiten, profitieren von der mobilen Zeiterfassung und vollständigen Auftragsverwaltung per App. Die transparente Darstellung von Auftragsstatus und Ressourcenauslastung verbessert die Disposition und Koordination. Gleichzeitig bleibt die Kostenstruktur durch flexible Lizenzmodelle auch bei Wachstum überschaubar.
Bosch-Anwender mit Fokus auf Prozesseffizienz
Betriebe, die bereits Bosch-Messgeräte im Einsatz haben, können durch die Hardware-Integration täglich wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren. Die Zeitersparnis bei der Dokumentation und die Reduktion manueller Eingabefehler bilden einen messbaren Wettbewerbsvorteil. Die Investition in die Software amortisiert sich bei dieser Zielgruppe typischerweise schneller.
Compliance-orientierte Fachbetriebe mit Prüfpflichten
Elektrofachbetriebe, die regelmäßig E-Check-Prüfungen, DGUV V3-Messungen oder andere normierte Prüfungen durchführen, benötigen rechtssichere und aktuelle Protokollvorlagen. OfficeOn liefert diese standardmäßig ohne zusätzliche Konfiguration oder Lizenzkosten. Betriebe mit hohen Dokumentationsanforderungen erhalten damit ein wichtiges Werkzeug für rechtskonforme Nachweisführung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
OfficeOn versteht sich primär als Werkzeug zur Digitalisierung operativer Geschäftsprozesse im Elektrohandwerk. Die Software zielt darauf ab, die Lücke zwischen mobiler Arbeit beim Kunden und administrativen Bürotätigkeiten zu schließen. Durch die durchgängige digitale Abbildung vom ersten Kundenkontakt über die Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung und Nachkalkulation entfallen Medienbrüche und Doppelerfassungen.
Die Entwicklung erfolgt in der Robert Bosch Power Tools GmbH mit direkter Anbindung an die Hardware-Entwicklung des Konzerns. Diese organisatorische Nähe ermöglicht die Integration von Messwerten aus Bosch-Geräten über standardisierte Bluetooth-Schnittstellen. Kundenfeedback fließt über strukturierte User Group Meetings alle sechs bis acht Wochen in die Produktentwicklung ein, wodurch praktische Anforderungen aus dem Arbeitsalltag kontinuierlich berücksichtigt werden. Updates mit Funktionserweiterungen und Verbesserungen erscheinen in diesem Rhythmus ohne Ausfallzeiten.
Der Funktionsumfang konzentriert sich auf die Kernbedürfnisse kleiner bis mittelständischer Elektrobetriebe. Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Rechnungsstellung bilden das funktionale Rückgrat. Ergänzt werden diese Standardfunktionen durch elektrohandwerksspezifische Elemente wie VDE-Prüfprotokolle und DGUV-Vorlagen. Die Benutzeroberfläche ist auf schnelle Erlernbarkeit ausgelegt, sodass auch Mitarbeiter ohne umfassende IT-Kenntnisse nach kurzer Einarbeitung produktiv arbeiten können.
Die Robert Bosch Power Tools GmbH ist Teil der globalen Bosch-Gruppe mit über 6.500 Mitarbeitern im Geschäftsbereich Power Tools. Die Digitalisierung im Handwerk gilt konzernstrategisch als Wachstumsfeld, was die langfristige Entwicklungsperspektive von OfficeOn absichert. Im Gegensatz zu reinen Softwareanbietern verfügt Bosch über jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung professioneller Elektrowerkzeuge und versteht damit die praktischen Anforderungen der Zielgruppe aus Hardware-Perspektive.
Die Verzahnung von Hardware- und Softwareentwicklung stellt ein Unterscheidungsmerkmal dar, das reine Softwarehäuser nicht replizieren können. Bosch entwickelt sowohl die Messgeräte als auch die Software, die diese Geräte einbindet – eine vertikale Integration, die einzigartige Effizienzpotenziale erschließt. Die Stabilität eines Weltkonzerns mit über 130 Jahren Unternehmensgeschichte bietet Investitionssicherheit, die bei Startup-Anbietern oder kleineren Softwarehäusern nicht gegeben ist.
Ein deutschlandweites Netz von Bosch-Handelspartnern ergänzt die digitale Lösung durch persönliche Betreuung vor Ort. Schulungen, Implementierungsunterstützung und Support erfolgen nicht ausschließlich remote, sondern können bei Bedarf durch lokale Partner begleitet werden. Dieser hybride Betreuungsansatz eignet sich besonders für Betriebe, die bei der Digitalisierung praxisnahe Unterstützung bevorzugen.
OfficeOn basiert auf einer modernen Cloud-Architektur als Software-as-a-Service (SaaS). Die Anwendung läuft vollständig browserbasiert ohne lokale Softwareinstallation auf den Endgeräten. Aktuelle Versionen von Chrome, Edge und Firefox werden unterstützt. Für die mobile Nutzung stehen native Apps für iOS ab Version 14 und Android ab Version 10 zur Verfügung. Updates und Sicherheitspatches werden automatisch eingespielt, ohne dass Betriebe Wartungsarbeiten durchführen müssen.
Die Datenhaltung erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Die Verschlüsselung basiert auf FIPS-140-validierten Algorithmen sowohl für die Datenübertragung als auch für die Speicherung. Backup-Prozesse laufen täglich automatisch ab, Datenwiederherstellung ist auf Anfrage möglich. Die DSGVO-Konformität ist durch Serverstandort und Vertragsgestaltung gewährleistet, wobei Bosch als Auftragsverarbeiter fungiert.
Schnittstellen zu Drittsystemen umfassen API-Anbindungen an DATEV, Lexware und SAP Business One für den Austausch buchhalterischer Daten. CSV-Exporte ermöglichen die Datenübergabe an weitere Systeme. Die technische Tiefe der SAP-Integration ist öffentlich nicht vollständig dokumentiert – Interessenten sollten hier die spezifischen Synchronisationsmöglichkeiten direkt erfragen. Ebenfalls unklar bleibt die Verfügbarkeit von GAEB-Schnittstellen für Ausschreibungen und Datanorm-Import für Großhandelsdaten, was für bestimmte Betriebstypen relevante Ausschlusskriterien darstellen kann.
Das Preismodell basiert auf monatlichen Abonnements pro Nutzer. Das Einstiegspaket beginnt bei 29 € netto pro Nutzer und Monat, das erweiterte Profi-Paket liegt bei 49 € netto pro Nutzer und Monat. Beide Varianten sind monatlich kündbar und können flexibel an die tatsächliche Mitarbeiterzahl angepasst werden. Für größere Betriebe ab 50 Mitarbeitern existieren Enterprise-Optionen, deren Preise individuell verhandelt werden – hier fehlt öffentliche Preistransparenz.
Über die reinen Lizenzkosten hinaus sollten einmalige Implementierungskosten eingeplant werden. Setup-Gebühren, professionelle Datenbereinigung, initiale Schulungen und die Beschaffung mobiler Endgeräte für Techniker summieren sich erfahrungsgemäß auf 2.000 bis 5.000 Euro. Betriebe, die von Legacy-Systemen migrieren, sollten zusätzlich Zeit für Datenmigration und Testphasen budgetieren.
Die Amortisation erfolgt nach Herstellerangaben und Kundenerfahrungen typischerweise innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Faktoren sind dabei verkürzte Rechnungsläufe (durchschnittlich sieben Tage schneller), Zeitersparnis durch automatisierte Dokumentation (etwa 30 Prozent bei Angeboten, 25 Prozent bei Prüfprotokollen) und optimierte Materialbeschaffung (Reduktion ungeplanter Einkäufe um circa 15 Prozent). Diese Werte basieren auf Bosch-Kundenstudien und variieren je nach Ausgangssituation des Betriebs.
Die realistische Einführungsdauer liegt bei kleinen Betrieben mit 2 bis 10 Mitarbeitern bei vier bis sechs Wochen, bei mittelständischen Unternehmen mit 10 bis 30 Mitarbeitern bei sechs bis acht Wochen. Entscheidend für den Erfolg ist eine strukturierte Projektplanung mit klaren Meilensteinen: Datenbereinigung, Stammdatenmigration, Pilotphase mit ausgewählten Anwendern, Teamschulungen und schließlich produktiver Rollout.
Die größte Herausforderung stellt typischerweise die Qualität der Altdaten dar. Unvollständige Kundenstammdaten, inkonsistente Artikelbezeichnungen oder veraltete Preislisten führen zu erheblichem Mehraufwand nach der Migration. Investition in gründliche Datenbereinigung vor dem Import zahlt sich durch reibungslose Arbeitsabläufe nach dem Umstieg aus. Ein CSV-Import ermöglicht die Übernahme von Daten aus Excel oder anderen Systemen, setzt aber strukturierte Quelldaten voraus.
Change Management ist erfolgskritisch und wird häufig unterschätzt. Software allein digitalisiert keine Prozesse – die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidet über den praktischen Nutzen. Erfolgreiche Einführungen zeichnen sich durch klare Kommunikation der Vorteile, die Benennung eines internen „Digitalisierungs-Champions" und eine begleitete Pilotphase mit ein bis zwei Anwendern aus. Erst nach erfolgreicher Testphase sollte der vollständige Rollout auf alle Mitarbeiter erfolgen.
Vorteile:
Herausforderungen:
Die mobile App bietet einen Offline-Modus, der die Erfassung von Aufträgen, Zeiten und Fotos auch ohne aktive Internetverbindung ermöglicht. Sobald das Gerät wieder mit dem Netz verbunden ist, erfolgt die Datensynchronisation automatisch im Hintergrund. Diese Funktion ist besonders relevant für Einsätze in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten mit schwacher Mobilfunkabdeckung.
Bei Kleinbetrieben mit 2 bis 10 Mitarbeitern ist mit einer realistischen Einführungsdauer von vier bis sechs Wochen zu rechnen, bei mittelständischen Unternehmen mit 10 bis 30 Mitarbeitern mit sechs bis acht Wochen. Diese Zeitspanne beinhaltet Datenbereinigung, Stammdatenmigration, Pilotphase und Teamschulungen. Entscheidend für die Einhaltung dieser Zeiträume ist die Qualität der Altdaten und die Verfügbarkeit interner Ressourcen für die Projektbegleitung.
Der Import bestehender Kundenstammdaten ist über CSV-Dateien möglich. Die Qualität der Quelldaten bestimmt dabei den Erfolg der Migration – unvollständige Adressdaten, fehlende E-Mail-Adressen oder inkonsistente Schreibweisen führen zu Nacharbeiten nach dem Import. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration ist der wichtigste Erfolgsfaktor und wird häufig unterschätzt.
Neben den monatlichen Lizenzkosten ab 29 Euro pro Nutzer fallen einmalige Implementierungskosten an: Setup-Gebühren, professionelle Schulungen, Hardware für Techniker (Smartphones oder Tablets) und Datenmigration. Realistisch sollten Betriebe mit 2.000 bis 5.000 Euro Initialinvestition rechnen, hinzu kommen die laufenden monatlichen Abonnementgebühren. Eine vollständige Kostenbetrachtung über 36 Monate gibt Klarheit über die tatsächliche Investition.
Die Software skaliert problemlos bis etwa 50 Mitarbeiter. Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob nicht ein vollwertiges ERP-System mit tieferer Finanzintegration, erweiterter Lagerverwaltung und umfassenden Controlling-Funktionen die bessere Wahl darstellt. Systeme wie SAP Business One oder Microsoft Dynamics 365 bieten dann mehr Funktionstiefe, erfordern aber deutlich höhere Investitionen und längere Implementierungszeiträume.
Die Datensicherheit basiert auf ISO 27001-Zertifizierung, FIPS-140-validierter Verschlüsselung und ausschließlich deutschen Rechenzentren. Die DSGVO-Konformität ist durch Serverstandort und Vertragsgestaltung sichergestellt. Bosch verfügt als Weltkonzern über etablierte Sicherheitsprozesse und regelmäßige externe Audits. Das Risiko von Datenverlusten oder Sicherheitsvorfällen ist deutlich geringer als bei kleineren Anbietern ohne vergleichbare Sicherheitsinfrastruktur.
