Digitale Personalakte mit ELO HR Personnel File

Die digitale Personalakte ersetzt Papierakten und Ordner durch ein strukturiertes elektronisches System. ELO HR Personnel File ist eine spezialisierte Lösung für die digitale Personalverwaltung, die auf der Enterprise-Content-Management-Plattform von ELO Digital Office aufbaut. Die Software richtet sich an Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren und dabei deutsches Arbeitsrecht sowie Datenschutzanforderungen erfüllen wollen.

Der Anbieter ELO Digital Office GmbH entwickelt seit 1998 Dokumentenmanagement-Lösungen und hat mit ELO HR Personnel File ein spezielles Modul für Personalabteilungen geschaffen. Die Lösung kombiniert Dokumentenverwaltung mit Workflow-Funktionen und lässt sich in bestehende HR-Systeme integrieren.

🟦 Funktionen – Was kann ELO HR Personnel File?

Dokumentenverwaltung & Ablage

• Strukturierte Personalakten: Dokumente werden nach individuell definierbaren Registerstrukturen organisiert
• Automatische Indexierung: Metadaten werden beim Upload automatisch erkannt und zugeordnet
• Versionsverwaltung: Alle Dokumentenänderungen werden nachvollziehbar mit Zeitstempel gespeichert
• Volltextsuche: Durchsucht alle Dokumente inklusive gescannter Papierdokumente nach Stichworten

Berechtigungen & Datenschutz

• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Zugriff wird nach Funktion und Verantwortungsbereich gesteuert
• Protokollierung: Jeder Zugriff auf Personalakten wird DSGVO-konform dokumentiert
• Löschfristen: Automatische Erinnerung an gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten
• Verschlüsselung: Dokumente werden sowohl bei Speicherung als auch Übertragung verschlüsselt

Workflows & Prozesse

• Freigabeprozesse: Digitale Workflows für Vertragsänderungen, Gehaltsanpassungen oder Zeugnisse
• Wiedervorlagen: Automatische Erinnerungen für Probezeiten, Befristungen oder Unterweisungen
• E-Signatur-Integration: Digitale Unterschriften für Verträge und Vereinbarungen möglich
• Benachrichtigungen: Automatische Mitteilungen bei fälligen Aufgaben oder neuen Dokumenten

Integration & Schnittstellen

• DATEV-Anbindung: Direkte Schnittstelle zu DATEV-Lohnbuchhaltungssystemen
• E-Mail-Archivierung: Personalrelevante E-Mails werden automatisch der Akte zugeordnet
• Mobile App: Zugriff auf Personalakten über iOS und Android Geräte

🟨 Besonderheiten – Was macht ELO HR Personnel File einzigartig?

ECM-Plattform als Basis

ELO HR Personnel File basiert auf der bewährten ELO-ECM-Plattform, die seit über 20 Jahren am Markt etabliert ist. Dies bedeutet hohe Stabilität und Skalierbarkeit. Unternehmen können die HR-Lösung mit anderen ELO-Modulen kombinieren, etwa für Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement. Die gemeinsame technische Basis vereinfacht Administration und Wartung. Einschränkung: Die tiefe Integration in das ELO-Ökosystem kann den späteren Wechsel zu anderen Systemen erschweren.

Deutsches Rechtsverständnis

Die Lösung wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt und berücksichtigt Besonderheiten wie Betriebsratsbeteiligung, Schwerbehindertenvertretung oder Tarifverträge. Registerstrukturen und Workflows orientieren sich an deutschen Personalabteilungen. Die Entwicklung erfolgt in Deutschland mit deutschen Rechtsexperten. Dies ist besonders relevant für mittelständische Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung. Einschränkung: Für international tätige Konzerne mit vielen Ländern kann die starke Deutschland-Fokussierung limitierend wirken.

Revisionssichere Archivierung

ELO erfüllt die Anforderungen nach TR-ESOR (Technische Richtlinie für elektronische Signatur-Erstellung und Verifikation) und GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Dokumente werden unveränderbar archiviert und bleiben langfristig lesbar. Dies ist wichtig für steuerrelevante Personaldokumente und bei Betriebsprüfungen. Laut Herstellerangaben gewährleistet das System auch bei Formatwechseln die Lesbarkeit über Jahrzehnte. Einschränkung: Die umfassende Revisionssicherheit erfordert spezielle Archivierungsmodule, die zusätzliche Kosten verursachen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich ELO HR Personnel File besonders?

Mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern profitieren besonders von ELO HR Personnel File. In dieser Größenordnung wird die Papierakte zunehmend aufwändig, während spezialisierte HR-Suites oft überdimensioniert sind. Die Lösung bietet genug Funktionstiefe für professionelle HR-Arbeit, ohne die Komplexität von SAP SuccessFactors oder Workday. Die Investition amortisiert sich durch eingesparte Regalfläche, schnellere Prozesse und Rechtssicherheit.

Unternehmen mit DATEV-Lohnbuchhaltung finden in der nativen Integration einen deutlichen Mehrwert. Stammdaten, Verträge und Bescheinigungen können bidirektional synchronisiert werden. Dies vermeidet Doppelerfassung und Inkonsistenzen zwischen Lohnabrechnung und Personalakte. Besonders Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung an Steuerberater auslagern, schätzen diese Schnittstelle.

Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen wie öffentliche Verwaltungen, Gesundheitseinrichtungen oder Finanzdienstleister erhalten mit ELO eine GoBD-konforme und DSGVO-sichere Lösung. Die detaillierte Protokollierung und Rechteverwaltung erfüllt auch strenge Prüfungsanforderungen. Die revisionssichere Archivierung nach TR-ESOR ist bei Betriebsprüfungen von Vorteil.

Wachsende Unternehmen mit Digitalisierungsstrategie können ELO HR Personnel File als Teil einer umfassenderen ECM-Strategie einführen. Die Plattform lässt sich später um weitere Module ergänzen, etwa für Vertragsmanagement, Rechnungseingang oder Qualitätsmanagement. Dies vermeidet Insellösungen und schafft ein integriertes Informationssystem.

Wichtige Auswahlkriterien

Systemlandschaft: Prüfen Sie die Integration zu Ihren bestehenden HR- und Lohnsystemen. Die DATEV-Schnittstelle ist ein Vorteil, bei SAP oder anderen ERP-Systemen sollten Sie die Integrationsmöglichkeiten genau evaluieren.

Unternehmensgröße: ELO HR Personnel File zeigt seine Stärken bei 50 bis 2.000 Mitarbeitern.