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Digitale Personalakte | Digitales Personalakten-Programm | Software zur Digitalisierung Personalakte | Büro | Office | Test | Vergleich

Software Digitale Personalakte - Die Top 10-Anbieter im Test & Vergleich

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Individuelles Dashboard

Diese Software zur Führung Digitaler Personalakten ermöglicht Ihnen die individuelle Gestaltung Ihres Dashboards. Damit haben Sie auf einer einzigen Seite alle relevanten Personaldaten beisammen und können sich schnell & einfach einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffen.

Personalstammdaten

In der Digitalen Personalakte können Sie alle relevanten Daten zur Person Ihres Mitarbeiters eintragen und jederzeit wieder abrufen.

On- & Offboarding

In dieser Software können Sie alle Neuanstellungen (Onboarding) und Kündigungen (Offboarding) detailliert & umfassend vorgeben. Ihr neuer Mitarbeiter erhält somit alle notwendigen Informationen und/oder Arbeitsmittel. Ihr ehemaliger Mitarbeiter erhält alle Zeugnisse etc.

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Vorlagenmanagement

In dieser Software können jede Art von Vorlagen erstellen, ändern, löschen, kurzum umfassend managen. Mit dem zentralen Vorlagenmanagement haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Muster, die Sie inder Personalverwaltung benötigen.

Mitarbeiter-Selfservice

Arbeiten Sie mit dieser Software zur digitalen Führung Ihrer Personalakten effizienter. Über das Selfservice-Portal dieser Software können Ihnen Ihre Mitarbeiter alle Änderungen, Anträge oder Meldungen übermitteln und damit Ihren Arbeitsaufwand reduzieren.

Dokumentenmanagement

In dieser Digitalen Personalakte können Sie alle digitalen Dokumente Ihren Mitarbeiter betreffend zentral ablegen und verwalten werden. Über die intellgiente Suchfunktion haben Sie auch jederzeit wieder Zugriff.

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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Welche Funktionen sollte eine digitale Personalverwaltung haben?

Um die Vorteile einer digitalen Personalakte voll nutzen zu können, sollte diese folgenden Funktionsumfang bieten:

  • Anlage einer Akte pro Mitarbeiter

  • Verwaltung aller Dokumente der Mitarbeiter, bspw. Lebenslauf

  • Digitalisierung der HR-Dokumente, bspw. Urlaubsanträge

  • Automatisierung von HR-Prozessen, z.B. Genehmigungsverfahren

  • Erstellung von Statistiken

  • Warnmeldungen bei Abweichungen, bspw. fehlenden Rückmeldungen

  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Was sollten Sie bei der Anschaffung des Programms beachten?

Wenn Sie planen eine Softwarelösung für das Personalmanagement einzuführen in dem Sie die Akte/Akten der Mitarbeiter verwalten können, sollten Sie darauf achten, dass dieses mit Ihren Systemen kompatibel ist. Sprich einmal für den Import von vorhandenen Daten, der Übermittlung von Daten an nachgelagerte Systeme, bspw. Datev sowie Live-Schnittstellen, um doppelte Datenführung zu vermeiden. Darüber hinaus sollten Sie prüfen, ob das ausgewählte System die Akte und das Dokumentenmanagement auf allen Geräten zur Verfügung stellen kann. Sei es der Rechner im Büro, das Smartphone unterwegs, das Tablet oder der Laptop im Home Office. Damit alle Daten dort sicher verwahrt werden, sollten Sie darauf achten, dass Datenschutz für jede Akte und die zugehörigen Dokumente gegeben ist. Sei es durch Zugriffsrechte, Sicherung der Speicherorte, Firewalls, etc.

Worin liegt der Vorteil einer Online-Software im HR-Bereich?

Online Programme bieten die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig mit dem System arbeiten können. Gleichzeitig ermöglicht es den Zugriff auf jederzeit aktuelle Daten, die als Grundlage für andere Systeme (Schnittstelle) fungieren können.

Ändern Sie etwas an einem der Dokumente innerhalb des Systems, sehen alle Kollegen Ihrer Personalabteilung oder auch regionalen Personalabteilungen sowie die Mitarbeiter die Änderungen sofort und arbeiten nur noch mit den aktuellen Dokumenten.

Empfehlungen

Im Rahmen umfangreicher Tests und Recherchen haben wir uns einen Überblick über die Produkte im Bereich digitale Personalakte verschafft. Dabei haben uns bzgl. Übersichtlichkeit und Handhabung die Produkte Personio, Haufe, aconso und perbit überzeugt.

Sind Sie gerade auf der Suche nach einer passenden Software? Dann fordern Sie unsere Sofort-Empfehlung an, die wir Ihnen binnen 24 Stunden zusenden. Bitte hinterlassen Sie uns dafür bitte Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular.

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Ratgeber

Was eine digitale Personalakte ist

Die digitale Personalverwaltung ist ein Tool, welches es ermöglicht Personalakten digital zu verwalten. Ebenso können alle Dokumente, die während der Zusammenarbeit stattfinden, damit archiviert und gesteuert werden. So bspw. im laufenden Arbeitsverhältnis das Einreichen von Urlaubsanträgen und das Genehmigungsverfahren. Dadurch entfällt die Papierform, die früher viele Aktenschränke gefüllt hat. Dies reduziert auch den Suchaufwand und die Zugriffszeiten, da bei alten Akten der Weg in ein Archiv und manuelles Suche entfällt.

Diese Anforderungen werden an eine digitale Personalverwaltung gestellt

Damit Personalakten vor Zugriffen anderer geschützt und optimal in die Abläufe der Personalabteilung integriert werden, werden verschiedene Anforderungen an das System gestellt. So sollte ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept erstellt und implementiert werden. Dieses sollte so gestaltet sein, dass jeder nur das sieht, was er für seine tägliche Arbeit benötigt, denn nicht jeder Mitarbeiter der Personalabteilung benötigt Vollzugriff auf Gehalt und Krankheitsgeschichte, etc. eines Mitarbeiters. Gleichzeitig sollte der Speicherort von IT-Systemen der Personalabteilung besonders vor dem Zugriff auch von Hackern geschützt werden, da es sich um sensible Personaldaten handelt.

Diese Inhalte gehören in eine digitale Mitarbeiterakte

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte können Sie alle Personaldokumente künftig digitalisiert aufbewahren und verwalten. Dazu gehören:

  • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, etc.)

  • Personalstammdaten inkl. Änderungsmitteilungen

  • Arbeitsvertrag inkl. Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarung

  • Personaldokumente wie z.B. Versetzung, Kündigung, Urlaubsanträge

  • Vereinbarungen zum Entgelt, bspw. VWL

  • Bescheinigungen wie Lohnsteuerbescheinigungen

  • Nachweise zur Aus- und Weiterbildung

  • Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse

  • Dokumente zur Sozialversicherung und betrieblichen Altersversorgung/Versicherungen

  • Korrespondenz mit den Mitarbeitern

Die oben genannten Personaldokumente können alle digital in der Personalakte verwaltet werden. Dies spart viel Zeit bei der Suche, da Sie nicht manuell in der Papierform der bisherigen Personalakten suchen müssen und macht das Reporting einfacher.

Zeit ist Geld: Das Fazit

Die manuelle Suche von Akten, der händische Check auf Vollständigkeit sowie das Versenden von Massenemails sowie das Archivieren und Bearbeiten von Antworten benötigt Zeit und kostet Geld. Geld in Form von Personalkosten, das Sie in die Software investieren können. In unserem Vergleich haben wir eine Auswahl zusammengestellt, welche für jede Unternehmensgröße etwas passendes anbietet.

Sollten Sie noch Unterstützung bei der Entscheidung benötigen, helfen wir Ihnen gerne mit unserem Expertenwissen weiter. Wir beantworten all Ihre Fragen und helfen Ihnen eine gute Entscheidung zu treffen, so dass Sie bald mehr Zeit für Ihre HR-Services und die Mitarbeiter haben, die Sie betreuen.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co - Warum eine digitale Personalakte gleich zu Beginn Sinn macht

Starten Sie gerade Ihr Business oder arbeiten als Handwerker mit einem kleinem Team? Dann sollten Sie eine Kosten-/Nutzenaufstellung machen, ob sich das System für Ihre Unternehmensgröße rechnet. Eingerechnet in diesen Vergleich sollten auch die Kosten werden, die Sie an den Steuerberater für die Abrechnung oder Mitarbeitern für die manuelle Pflege der Akte im Rahmen des Stundenlohns bezahlen.

Dieser Aufwand reduziert sich durch eine Software und bringt zu Kosten auch Einsparungen, die den Einsatz evtl. amortisieren. Mit unserem Preiskalkulator sehen Sie konkret die Gegenüberstellung der für Sie in Frage kommenden Produkte und können leichter eine Entscheidung treffen.

Welche Vorteile ein digitales Personalmanagement für Ihr Unternehmen hat

Die Einführung des Personalmanagements bzw. der digitalen Mitarbeiterakte hat viele Vorteile. Die Digitalisierung:

  • verringert die Ablagefläche

  • verursacht weniger Kosten, da keine Aktenschränke und Lagerräume mehr benötigt

  • ermöglicht jederzeitigen Aktenzugriff auf Personaldokumente

  • reduziert das Dokumentenchaos

  • ermöglicht die einfache Suche über Suchfunktion innerhalb der digitalen Personalakte

  • ermöglicht das Einreichen von Urlaubsanträgen und andere Formularen online

  • reduziert Bearbeitungszeiten durch digitale HR-Prozesse

  • strukturiert die Arbeitsweise durch Filter

  • priorisiert HR-Aufgaben besser

  • erhöht den Datenschutz , da kein Papier auf den Schreibtischen liegt und eingesehen werden kann

Auch kann die digitale Personalakte mehr Motivation beim Arbeiten bringen, da Ihre Mitarbeiter in stressigen Zeiten nicht mehr von Papierbergen erdrückt werden.

Finden Sie die richtige digitale Personalakte, die Ihre HR-Prozesse optimiert

Je nachdem, für was Sie die digitale Personalakte nutzen möchten, sollten Sie die Anbieter so selektieren, dass Sie den größtmöglichsten Nutzen vom System haben. Benötigen Sie die Standardfunktionen kann jedes der vorgestellten Programme punkten. Geht es Ihnen darüber hinaus bspw. auch um spezielle Analysen, sollte Ihre Softwarelösung dies auch umsetzen können ohne dass viel Programmieraufwand oder manuelle Nacharbeit erforderlich ist. Unser Produktkalkulator hilft Ihnen bei der Entscheidung und stellt die für Sie interessanten Anbieter in einen Vergleich. Gerne können Sie auch unsere Experten für digitale Personalakten anrufen.

Ob cloudbasierte digitale Personalakte, digitale Personalakte zum Download - welche die richtige HR-Software für Sie ist

Sind Sie viel unterwegs oder haben Mitarbeiter, die die Akten verwalten, im Home Office oder an verschiedenen Standorten, ist eine cloudbasierte Lösung sehr vorteilhaft. Ebenso positiv ist eine Online Lösung, wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Akten zugreifen müssen oder Sie Änderungen im System, bspw. an Dokumenten, vornehmen, die jeder Mitarbeiter umgehend berücksichtigen soll.

Ein System zum Download hat den Vorteil, dass Sie netz-unabhängig arbeiten und bspw. keine besonderen Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz vornehmen müssen, um die Daten in einer Cloud zu sichern.

Welche Dokumente Sie zentral die digitalisierten Personalakten verwalten können, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeitersparnis zu erreichen

Damit Sie Ihre Personalarbeit erfolgreich und effektiv durchführen können, sollten folgende Dokumente über die digitale Personalakte verwaltet werden können:

  • Personalbogen

  • Einverständnis zur Datenspeicherung

  • Bestimmungen zum Datenschutz

  • Urlaubsanträge

  • Änderungsmitteilungen

  • Gehaltsabrechnungen

  • Versetzungen

  • Kündigungen

  • Anträge zur Kurzarbeit

  • Stundennachweise

  • u.v.m.

Auf was Sie achten müssen, damit die Daten innerhalb der digitalen Personalakte ausreichend geschützt sind

Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema, vor allem wenn es um so sensible Daten geht, die Personen betreffen. Alleine schon die Adresse ist etwas, was geschützt werden muss. Ebenso die Gehaltsangaben, der Familienstand, der Gesundheitszustand und vieles mehr, was den Mitarbeiter betrifft. Da reicht es nicht, dass alle Mitarbeiter der Personalabteilung Vollzugriff haben. Evtl. sind Mitarbeiter in verschiedene Abteilungen eingeteilt, die von andere HR-Kollegen bearbeitet werden. Diese müssen ggfs. nicht oder nur im Falle der Urlaubsvertretung auf die Akten zugreifen. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass Führungskräfte und/oder leitende Angestellte nur von bestimmten Mitarbeitern oder Führungskräften der Personalabteilung bearbeitet werden. Auch hier sollte das Zugriffssystem entsprechend angepasst sein. Ggfs. können auch besonders sensible Daten wie Gesundheitszustand oder Gehalt durch Passwörter geschützt werden, so dass zwar Zugriff auf die generelle Akte besteht, jedoch nicht auf speziell schützenswerte Daten.

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