Digitale Personalakte | Digitales Personalakten-Programm | Software zur Digitalisierung Personalakte | Büro | Office | Test | Vergleich

Starten Sie gerade Ihr Business oder arbeiten als Handwerker mit einem kleinem Team? Dann sollten Sie eine Kosten-/Nutzenaufstellung machen, ob sich das System für Ihre Unternehmensgröße rechnet. Eingerechnet in diesen Vergleich sollten auch die Kosten werden, die Sie an den Steuerberater für die Abrechnung oder Mitarbeitern für die manuelle Pflege der Akte im Rahmen des Stundenlohns bezahlen.

Dieser Aufwand reduziert sich durch eine Software und bringt zu Kosten auch Einsparungen, die den Einsatz evtl. amortisieren. Mit unserem Preiskalkulator sehen Sie konkret die Gegenüberstellung der für Sie in Frage kommenden Produkte und können leichter eine Entscheidung treffen.

Die Einführung des Personalmanagements bzw. der digitalen Mitarbeiterakte hat viele Vorteile. Die Digitalisierung:

• verringert die Ablagefläche

• verursacht weniger Kosten, da keine Aktenschränke und Lagerräume mehr benötigt

• ermöglicht jederzeitigen Aktenzugriff auf Personaldokumente

• reduziert das Dokumentenchaos

• ermöglicht die einfache Suche über Suchfunktion innerhalb der digitalen Personalakte

• ermöglicht das Einreichen von Urlaubsanträgen und andere Formularen online

• reduziert Bearbeitungszeiten durch digitale HR-Prozesse

• strukturiert die Arbeitsweise durch Filter

• priorisiert HR-Aufgaben besser

• erhöht den Datenschutz , da kein Papier auf den Schreibtischen liegt und eingesehen werden kann

Auch kann die digitale Personalakte mehr Motivation beim Arbeiten bringen, da Ihre Mitarbeiter in stressigen Zeiten nicht mehr von Papierbergen erdrückt werden.

Je nachdem, für was Sie die digitale Personalakte nutzen möchten, sollten Sie die Anbieter so selektieren, dass Sie den größtmöglichsten Nutzen vom System haben. Benötigen Sie die Standardfunktionen kann jedes der vorgestellten Programme punkten. Geht es Ihnen darüber hinaus bspw. auch um spezielle Analysen, sollte Ihre Softwarelösung dies auch umsetzen können ohne dass viel Programmieraufwand oder manuelle Nacharbeit erforderlich ist. Unser Produktkalkulator hilft Ihnen bei der Entscheidung und stellt die für Sie interessanten Anbieter in einen Vergleich. Gerne können Sie auch unsere Experten für digitale Personalakten anrufen.

Sind Sie viel unterwegs oder haben Mitarbeiter, die die Akten verwalten, im Home Office oder an verschiedenen Standorten, ist eine cloudbasierte Lösung sehr vorteilhaft. Ebenso positiv ist eine Online Lösung, wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Akten zugreifen müssen oder Sie Änderungen im System, bspw. an Dokumenten, vornehmen, die jeder Mitarbeiter umgehend berücksichtigen soll.

Ein System zum Download hat den Vorteil, dass Sie netz-unabhängig arbeiten und bspw. keine besonderen Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz vornehmen müssen, um die Daten in einer Cloud zu sichern.

Damit Sie Ihre Personalarbeit erfolgreich und effektiv durchführen können, sollten folgende Dokumente über die digitale Personalakte verwaltet werden können:

• Personalbogen

• Einverständnis zur Datenspeicherung

• Bestimmungen zum Datenschutz

• Urlaubsanträge

• Änderungsmitteilungen

• Gehaltsabrechnungen

• Versetzungen

• Kündigungen

• Anträge zur Kurzarbeit

• Stundennachweise

• u.v.m.

Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema, vor allem wenn es um so sensible Daten geht, die Personen betreffen. Alleine schon die Adresse ist etwas, was geschützt werden muss. Ebenso die Gehaltsangaben, der Familienstand, der Gesundheitszustand und vieles mehr, was den Mitarbeiter betrifft. Da reicht es nicht, dass alle Mitarbeiter der Personalabteilung Vollzugriff haben. Evtl. sind Mitarbeiter in verschiedene Abteilungen eingeteilt, die von andere HR-Kollegen bearbeitet werden. Diese müssen ggfs. nicht oder nur im Falle der Urlaubsvertretung auf die Akten zugreifen. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass Führungskräfte und/oder leitende Angestellte nur von bestimmten Mitarbeitern oder Führungskräften der Personalabteilung bearbeitet werden. Auch hier sollte das Zugriffssystem entsprechend angepasst sein. Ggfs. können auch besonders sensible Daten wie Gesundheitszustand oder Gehalt durch Passwörter geschützt werden, so dass zwar Zugriff auf die generelle Akte besteht, jedoch nicht auf speziell schützenswerte Daten.