Digitale Personalakte der d.velop AG – Umfassender Leitfaden

🟦 Funktionen – Was kann Digitale Personalakte der d.velop AG?

Dokumentenverwaltung und Archivierung

Zentrale Dokumentenablage: Alle personalbezogenen Dokumente werden strukturiert an einem Ort gespeichert und verwaltet.

Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden GoBD-konform und manipulationssicher für gesetzliche Aufbewahrungsfristen archiviert.

Volltextsuche: Schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen über alle gespeicherten Inhalte hinweg.

Versionierung: Automatische Nachverfolgung von Dokumentenänderungen mit vollständiger Versionshistorie der Personaldokumente.

Digitale Workflows und Prozesse

Onboarding-Workflows: Strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit automatisierten Checklisten und Aufgabenzuweisungen.

Freigabeprozesse: Definierbare Genehmigungsverläufe für Urlaubsanträge, Zeiterfassung und andere HR-Vorgänge.

Offboarding-Management: Systematische Begleitung des Austritts mit allen notwendigen Schritten und Dokumentationen.

Zugriffs- und Rechteverwaltung

Rollenbasierte Berechtigungen: Granulare Steuerung der Zugriffsrechte nach Rolle, Abteilung und Verantwortungsbereich.

Mitarbeiter-Self-Service: Beschäftigte können eigene Dokumente einsehen und bestimmte Daten selbst pflegen.

Datenschutz-Compliance: DSGVO-konforme Verwaltung mit Löschkonzepten, Protokollierung und Berechtigungsnachweisen.

Integration und Schnittstellen

ERP-Integration: Anbindung an bestehende Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder andere Unternehmenssoftware.

E-Mail-Integration: Direkte Ablage von E-Mails aus Outlook in die Personalakte.

API-Schnittstellen: Technische Verbindungen zu Zeiterfassungs-, Lohn- und anderen HR-Systemen über standardisierte Schnittstellen.

🟨 Besonderheiten – Was macht Digitale Personalakte der d.velop AG einzigartig?

Modulare Plattform-Architektur

Die d.velop Digitalplattform bildet das technologische Fundament für die Digitale Personalakte. Unternehmen können aus über 50 verschiedenen Modulen wählen und die Lösung exakt an ihre Anforderungen anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht es, mit grundlegenden Funktionen zu starten und bei Bedarf sukzessive zu erweitern. Allerdings erfordert diese Modularität eine sorgfältige Planung, welche Module tatsächlich benötigt werden, da die Lizenzkosten mit jedem zusätzlichen Modul steigen.

Made in Germany mit höchsten Sicherheitsstandards

Als deutscher Anbieter mit Rechenzentren ausschließlich in Deutschland erfüllt d.velop höchste Datenschutzanforderungen. Die Lösung ist nach ISO 27001 zertifiziert und entspricht den strengen Vorgaben der DSGVO. Besonders für Unternehmen mit sensiblen Personaldaten oder aus regulierten Branchen ist dies ein entscheidender Vorteil. Die konsequente Ausrichtung auf deutsche und europäische Standards kann jedoch die Integration in internationale IT-Landschaften mit anderen regionalen Anforderungen erschweren.

Integriertes Workflow-Management

Die d.velop-Lösung hebt sich durch ihre ausgereifte Workflow-Engine ab, die weit über einfache Dokumentenablage hinausgeht. HR-Prozesse lassen sich ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-Drop modellieren und automatisieren. Die Workflows sind vollständig protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Prozesssicherheit erheblich. Die Einrichtung komplexer Workflows erfordert allerdings eine Einarbeitungszeit und klare Prozessdefinitionen im Vorfeld.

Nahtlose Microsoft-365-Integration

Die enge Verzahnung mit Microsoft 365 ist ein Kernmerkmal der d.velop-Lösung. Dokumente können direkt aus Teams, Outlook oder SharePoint in die Personalakte übernommen werden, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Diese Integration reduziert Medienbrüche und erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern deutlich. Unternehmen, die nicht auf Microsoft-Technologie setzen, profitieren von diesem Vorteil allerdings nur eingeschränkt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Digitale Personalakte der d.velop AG besonders?

Mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern: Die d.velop-Lösung bietet die richtige Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität für mittelständische Organisationen. Sie wächst mit den Anforderungen und lässt sich schrittweise ausbauen, ohne dass eine komplette Neuinvestition notwendig wird. Die Implementierung ist überschaubar und kann auch ohne große IT-Abteilung bewältigt werden.

Organisationen mit Microsoft-365-Infrastruktur: Unternehmen, die bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten, profitieren von der nahtlosen Integration. Die gewohnte Arbeitsumgebung bleibt erhalten, während die HR-Prozesse digitalisiert werden. Dies verkürzt Einarbeitungszeiten und erhöht die Nutzerakzeptanz erheblich.

Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen: Branchen wie Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung oder Finanzdienstleister, die strengste Datenschutzvorgaben erfüllen müssen, finden in der d.velop-Lösung einen vertrauenswürdigen Partner. Die deutschen Rechenzentren und umfassenden Zertifizierungen bieten die notwendige Rechtssicherheit.

HR-Abteilungen mit Wachstumsplänen: Teams, die ihre HR-Digitalisierung systematisch vorantreiben möchten, finden in der modularen Struktur den idealen Rahmen. Der Start ist mit Kernfunktionen möglich, während später Recruiting, Zeiterfassung oder Weiterbildungsmanagement hinzugefügt werden können.

Wichtige Auswahlkriterien

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit: Prüfen Sie, ob die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und welche Erweiterungsmodule perspektivisch relevant werden könnten.

Bestehende IT-Landschaft: Analysieren Sie die vorhandenen Systeme – insbesondere ERP, Zeiterfassung und E-Mail-Umgebung – und deren Integrationsmöglichkeiten mit der d.velop-Plattform.

Prozessreife: Die Lösung entfaltet ihr Potenzial vor allem bei der Automatisierung von Workflows. Unternehmen sollten daher ihre HR-Prozesse bereits definiert haben oder bereit sein, diese zu strukturieren.

Budget und TCO: Berücksichtigen Sie neben den Lizenzkosten auch Implementierung, Schulungen und laufenden Support bei der Gesamtkostenbetrachtung über mehrere Jahre.

Details zur Digitalen Personalakte