Was ist die digitale Akte?

Die digitale Akte ist das elektronische Gegenstück zur Papierakte. Sie sammelt alle Dokumente zu einem Vorgang chronologisch und strukturiert in einem System. Der Zugriff erfolgt digital, die Speicherung ist revisionssicher.

Wie funktioniert die E-Akte?

Die E-Akte speichert Dokumente in einer Datenbank. Sie ermöglicht Volltextsuche, steuert Arbeitsabläufe und protokolliert alle Änderungen. Sachbearbeiter können von jedem Arbeitsplatz auf ihre Vorgänge zugreifen.

Wie komme ich an die E-Akte?

Den Zugang zur E-Akte erhalten Sie über Ihre Organisation. Bundesbehörden nutzen die E-Akte Bund, andere Behörden und Unternehmen wählen ihre Lösung selbst. Die IT-Abteilung oder ein IT-Dienstleister richtet die Zugänge ein.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Akte und einem DMS?

Die E-Akte ist spezialisiert auf behördliche Vorgangsbearbeitung. Sie arbeitet mit einem Aktenplan und bildet Verwaltungsprozesse ab. Ein DMS verwaltet alle Dokumententypen branchenübergreifend, ohne diese spezifischen Funktionen.

Was kostet eine digitale Personalakte?

Cloud-Lösungen für digitale Personalakten kosten 3 bis 6 Euro pro Nutzer und Monat. Die Kosten pro Akte liegen bei 8 bis 12 Euro jährlich. Papierakten kosten dagegen 20 bis 30 Euro pro Jahr.

Ist die digitale Personalakte Pflicht oder freiwillig?

Die digitale Personalakte ist in Deutschland freiwillig. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Führung. Für Bundesbehörden gilt jedoch die E-Akte-Pflicht nach dem E-Government-Gesetz.

Was kostet die Digitalisierung von Akten?

Scandienstleister berechnen 0,05 bis 0,20 Euro pro Seite. Ein kompletter Ordner kostet inklusive Vorbereitung, Texterkennung und Indexierung zwischen 15 und 50 Euro.

Was gehört in eine E-Akte?

In eine E-Akte gehören alle vorgangsrelevanten Dokumente. Das umfasst Schriftverkehr, Bescheide, Anträge, interne Vermerke, Nachweise und Entscheidungsgrundlagen. Die Vollständigkeit ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit.

Wann kommt die E-Akte?

Die E-Akte Bund ist seit Ende 2024 vollständig eingeführt. Über 200 Bundesbehörden nutzen sie bereits. In der Justiz gilt eine Ausnahmefrist bis 2027. Kommunen und Länder haben eigene Zeitpläne.

Wie bekomme ich die elektronische Patientenakte?

Die elektronische Patientenakte erhalten alle gesetzlich Versicherten automatisch. Das Widerspruchsmodell gilt seit Januar 2025. Der Zugang erfolgt über die App Ihrer Krankenkasse. Dafür benötigen Sie eine NFC-fähige Gesundheitskarte mit PIN oder eine GesundheitsID.

Was ist der Nachteil der elektronischen Patientenakte?

Kritiker bemängeln Datenschutzbedenken bei der zentralen Speicherung sensibler Gesundheitsdaten. Technische Hürden bei der Einrichtung und Abhängigkeit von funktionierender Telematikinfrastruktur werden ebenfalls genannt. Die Kontrolle über die eigenen Daten erfordert aktive Nutzung der App.

Digitale Akte: Der Ratgeber für E-Akte in Verwaltung und Unternehmen

Papierstapel, verlorene Unterlagen, stundenlange Suche nach einem Dokument – das kennt jeder, der in einer Behörde oder größeren Organisation arbeitet. Die digitale Akte schafft Abhilfe. Sie ist das zentrale Werkzeug der Verwaltungsdigitalisierung und verändert die Verwaltungsarbeit grundlegend.

Mit dem E-Government-Gesetz müssen Bundesbehörden ihre Akten elektronisch führen. Über 200 Behörden nutzen bereits die E-Akte Bund. Kommunen, Landesbehörden und Unternehmen folgen. Die digitale Transformation ist in vollem Gange.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen alles Wichtige: Was die digitale Akte ist, welche Software-Lösungen es gibt und was die Einführung kostet. Sie erfahren, welche Anbieter den Markt dominieren, welche Vorteile die elektronische Aktenführung bringt und wie Sie die Umsetzung erfolgreich meistern.

Ob Bundesbehörde, Kommune oder Unternehmen: Die E-Akte betrifft Sie. Hier finden Sie alle Informationen für die richtige Entscheidung.

Was ist eine digitale Akte?

Die digitale Akte ist das elektronische Gegenstück zur Papierakte. Sie sammelt alle Dokumente und Schriftgut zu einem Vorgang in einem System. Die Ablage erfolgt chronologisch und nach einem festen Aktenplan. Jedes Dokument ist revisionssicher gespeichert und jederzeit abrufbar.

Anders als lose Dateien auf einem Server folgt die digitale Akte einer klaren Struktur. Sie kennt Vorgänge, Teilakten und einzelne Dokumente. Diese Hierarchie macht sie zur idealen Lösung für behördliche Arbeitsprozesse und komplexe Aktenverwaltung.

Definition und Grundprinzip

Eine Akte im klassischen Sinn ist eine Sammlung von Schriftstücken zu einem bestimmten Sachverhalt. Die digitale Akte überträgt dieses Prinzip in die elektronische Welt. Statt Papier in Ordnern liegen Dokumente in einer Datenbank.

Das Grundprinzip bleibt gleich: Alle Informationen zu einem Vorgang finden sich an einem Ort. Der Sachbearbeiter sieht auf einen Blick, was zum Fall gehört. Er kann Dokumente hinzufügen, bearbeiten und weitergeben. E-Mails, Schriftgut und eingescannte Unterlagen werden an zentraler Stelle zusammengeführt.

Die revisionssichere Speicherung unterscheidet die E-Akte von einfachen Dateiablagen. Änderungen werden protokolliert. Wer wann was getan hat, bleibt nachvollziehbar. Das ist für Behörden und Unternehmen gleichermaßen wichtig – und ein Kernelement moderner Dokumentation.

Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung

Für Behörden gelten besondere Anforderungen an die elektronische Aktenführung. Das DOMEA-Konzept definiert Standards für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Viele E-Akte-Lösungen sind nach diesen Vorgaben zertifiziert.

Die Vorgangsbearbeitung steht im Mittelpunkt. Ein Antrag von Bürgerinnen und Bürgern geht ein, durchläuft verschiedene Stationen und endet mit einem Bescheid. Die E-Akte dokumentiert jeden Schritt. Sie zeigt, wer den Vorgang bearbeitet hat und welche Entscheidungen getroffen wurden.

Der Aktenplan ist das Ordnungssystem der Verwaltung. Er legt fest, welche Aktenzeichen es gibt und wie Vorgänge einzuordnen sind. Jede E-Akte-Software muss diesen Plan abbilden können. Das ist die Grundlage für eine funktionierende Aktenverwaltung.

Die wichtigsten Vorteile der digitalen Akte

Die Umstellung auf elektronische Aktenführung bringt handfeste Vorteile für den Alltag:

Schnellerer Zugriff: Dokumente finden Sie in Sekunden statt Minuten. Die Volltextsuche durchsucht alle Inhalte – ein enormes Potenzial für die tägliche Verwaltungsarbeit.

Ortsunabhängiges Arbeiten: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – der Zugriff auf Akten funktioniert von überall. Das gibt Ihnen Flexibilität bei der Organisation Ihrer Aufgaben.

Bessere Zusammenarbeit: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Vorgang arbeiten. E-Mails und Dokumente sind für alle Beteiligten sichtbar.

Platzersparnis: Keine Aktenordner, keine Archivräume. Die digitale Ablage spart einen Großteil der Lagerfläche.

Rechtssicherheit: Revisionssichere Speicherung und lückenlose Dokumentation erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

E-Akte vs. DMS: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe E-Akte und DMS werden oft verwechselt. Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine übergeordnete Software. Die E-Akte ist ein spezieller Anwendungsfall innerhalb dieses Systems.

Das DMS verwaltet alle Arten von Dokumenten. Es kümmert sich um Speicherung, Versionierung und Suche. Die E-Akte nutzt diese Funktionen, ergänzt sie aber um behördenspezifische Anforderungen an die Aktenverwaltung.

Die E-Akte ist also keine Alternative zum DMS, sondern eine Spezialisierung. Wer nur Dokumente ablegen will, kommt mit einem einfachen DMS aus. Wer behördliche Vorgänge abbilden muss, braucht eine echte E-Akte-Lösung.

Für Unternehmen verschwimmen die Grenzen. Eine digitale Personalakte etwa funktioniert ähnlich wie eine behördliche E-Akte. Sie sammelt alle Dokumente zu einem Mitarbeiter an einem Ort. Die Software muss aber keine behördlichen Standards erfüllen.

E-Akte Bund: Gesetzliche Pflicht nach EGovG

Das E-Government-Gesetz verpflichtet Bundesbehörden zur elektronischen Aktenführung. Seit dem 1. Januar 2020 gilt Paragraf 6a EGovG. Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen.

Eine Ausnahme gibt es nur, wenn die E-Akte langfristig unwirtschaftlich wäre. Diese Hürde ist hoch. Fast alle Bundesbehörden müssen umstellen. Viele haben es bereits getan.

Das E-Government-Gesetz im Überblick

Das EGovG wurde 2013 verabschiedet. Es regelt die elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Verwaltung. Die Pflicht zur elektronischen Aktenführung kam später hinzu.

Kernpunkte des Gesetzes sind der elektronische Zugang zur Verwaltung, elektronische Bezahlung und Rechnungsstellung sowie die elektronische Aktenführung. Das Ziel ist eine moderne, bürgernahe Verwaltung. Die E-Akte ist dabei ein zentraler Baustein der digitalen Transformation.

Die IT-Konsolidierung Bund ergänzt das Gesetz. Bis Ende 2025 sollen für gleiche Aufgaben nur noch wenige zentrale Dienste laufen. Die E-Akte Bund ist einer dieser Basisdienste.

Umsetzungsstand in Bundesbehörden

Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 wurde die Einführung der E-Akte Bund abgeschlossen. Über 200 Bundesbehörden nutzen die Lösung produktiv. Der Wirkbetrieb liegt beim ITZBund, dem zentralen IT-Dienstleister des Bundes.

Zu den angeschlossenen Behörden gehören das Bundeskanzleramt, das Auswärtige Amt, das Luftfahrt-Bundesamt und das Bundesamt für Soziale Sicherung. Die Liste wächst nicht mehr, denn die Umsetzung ist beendet.

Die technische Basis ist die Fabasoft eGov-Suite. Diese Software wurde 2017 in einem Vergabeverfahren ausgewählt. Sie erfüllt die Anforderungen der Bundesverwaltung und wird zentral betrieben.

E-Akte in der Justiz

Für die Justiz gelten Sonderregelungen. Gerichte und Staatsanwaltschaften sollten bis zum 1. Januar 2026 auf elektronische Akten umstellen. Dieser Termin wurde nicht überall erreicht.

Der Bundestag hat im November 2025 eine Ausnahmeregelung beschlossen. Bis zum 1. Januar 2027 dürfen bestimmte Akten weiterhin in Papierform geführt werden. Das betrifft Straf-, Bußgeld- und Zivilakten.

Die Verzögerungen haben Gründe. Die Justiz arbeitet mit hochsensiblen Daten. Akten müssen für Anwälte und Parteien zugänglich sein. Die technischen Anforderungen sind komplex. In Sachsen-Anhalt etwa haben die Verzögerungen zusätzliche Kosten in Millionenhöhe verursacht.

Funktionen einer modernen E-Akte-Lösung

Eine E-Akte-Software muss mehr können als Dokumente speichern. Sie bildet komplette Arbeitsprozesse ab. Von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung deckt sie den gesamten Lebenszyklus einer Akte ab.

Die wichtigsten Funktionen lassen sich in drei Bereiche gliedern: Kernfunktionen für die Aktenführung, Integration mit anderen Systemen und Sicherheit.

Kernfunktionen für die Aktenführung

Das Dokumentenmanagement ist die Basis. Die Software speichert Dokumente aller Formate. Sie wandelt eingescannte Papiere in durchsuchbare PDFs um. Die Volltextsuche findet Inhalte auch ohne exaktes Aktenzeichen.

Die Vorgangsbearbeitung steuert den Arbeitsablauf. Ein neuer Vorgang wird angelegt, einem Sachbearbeiter zugewiesen und durch die Bearbeitungsstufen geführt. Fristen werden überwacht. Erinnerungen informieren über fällige Aufgaben.

Der Aktenplan bildet die Organisationsstruktur ab. Jede Akte erhält ein Aktenzeichen nach den Regeln der Behörde. Das erleichtert die Ablage und das Wiederfinden.

Die Versionierung protokolliert Änderungen. Wer ein Dokument bearbeitet hat, bleibt nachvollziehbar. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.

Integration mit Fachverfahren

Behörden arbeiten mit spezialisierten Fachverfahren. Das Bauamt hat andere Software als das Jugendamt. Die E-Akte muss sich mit diesen Systemen verbinden.

Der XÖV-Standard xdomea regelt den Austausch zwischen Verwaltungen. Er definiert, wie Akten, Vorgänge und Dokumente übertragen werden. Moderne E-Akte-Lösungen unterstützen diesen Standard.

Die E-Mail-Integration ist für den Alltag entscheidend. Sachbearbeiter arbeiten in Outlook und müssen E-Mails direkt in die Akte übernehmen können. Das gilt auch für Word-Dokumente und andere Office-Dateien.

Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes nimmt abgeschlossene Akten auf. Die E-Akte-Software muss Schnittstellen für diese Übergabe bieten.

Sicherheit und Compliance

Die revisionssichere Archivierung ist Pflicht. Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Jede Änderung wird protokolliert.

Berechtigungskonzepte regeln den Zugriff. Nicht jeder Mitarbeiter sieht jede Akte. Die Software steuert, wer lesen, bearbeiten oder löschen darf.

Der Datenschutz betrifft personenbezogene Daten. Löschfristen müssen eingehalten werden. Betroffene haben Auskunftsrechte. Die E-Akte muss das technisch unterstützen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt Anforderungen vor. Zertifizierte Lösungen erfüllen die Vorgaben der Technischen Richtlinie TR-ESOR.

E-Akte Software im Vergleich: Die wichtigsten Anbieter

Der Markt für E-Akte-Software ist vielfältig. Für Bundesbehörden gibt es mit der E-Akte Bund eine vorgegebene Lösung. Länder, Kommunen und Unternehmen können wählen.

Die Anbieter unterscheiden sich in Zielgruppe, Funktionsumfang und Preis. Ein Vergleich hilft bei der Orientierung.

Fabasoft eGov-Suite (E-Akte Bund)

Fabasoft ist der Marktführer in der Bundesverwaltung. Die eGov-Suite läuft in über 200 Bundesbehörden. Sie wird zentral vom ITZBund betrieben.

Die Software bietet alle Funktionen für behördliche Aktenführung. Besonders stark ist die KI-Integration. Dokumente werden automatisch klassifiziert. Fragen in natürlicher Sprache liefern präzise Antworten aus dem Aktenbestand.

Für Bundesbehörden ist die Lösung gesetzt. Landesbehörden in Bayern, Hessen und anderen Ländern nutzen ebenfalls Fabasoft. Die Preise werden individuell verhandelt. Professioneller Support und Beratung sind Teil des Angebots.

d.velop Digitale Akte

d.velop richtet sich an den Mittelstand und kleinere Verwaltungen. Das modulare System lässt sich flexibel anpassen. Über 200 Erweiterungen sind im Marketplace verfügbar.

Die Lösung gibt es als Cloud-Version oder für den eigenen Server. Cloud-Preise starten bei 150 Euro pro Monat für kleine Unternehmen. Ab 100 Mitarbeitern sind es 250 Euro monatlich.

Stärken sind die einfache Bedienung und die breite Integrationsfähigkeit. Die Software verbindet sich mit SAP, Microsoft 365 und vielen Branchenlösungen. Videos und Dokumentation zur Hilfe bei der Einrichtung sind umfangreich vorhanden.

ELO Public Sector

ELO hat eine spezialisierte Lösung für den öffentlichen Sektor. Die Software ist DOMEA-konform und unterstützt XÖV-Standards ab Werk.

Besonders stark ist die Archivierung. ELO erfüllt die Anforderungen an revisionssichere Langzeitspeicherung. Die Lösung eignet sich für Kommunen und Landesbehörden.

Das Lizenzmodell ist klassisch. Einmalige Kosten für die Software plus jährliche Wartung. Cloud-Optionen gibt es ebenfalls.

EASY Software Digitale Akte

EASY fokussiert auf Arbeitsablauf-Automatisierung. Prozesse lassen sich ohne Programmierung konfigurieren. REST-APIs ermöglichen die Integration mit beliebigen Systemen.

Die Zielgruppen sind Organisationen in regulierten Branchen. Gesundheitswesen, Finanzdienstleister und öffentliche Verwaltungen nutzen EASY. Die Preise werden projektbezogen kalkuliert.

Weitere Anbieter im Überblick

optimal-systems bietet ECM-Lösungen mit starkem Beratungsfokus. Der Blog liefert viel Fachwissen zur Verwaltungsdigitalisierung.

regisafe ist auf Kommunen und Landkreise spezialisiert. Die Lösung ist schlank und pragmatisch.

PDV konzentriert sich auf den öffentlichen Sektor. Spezialisierte IT-Dienstleister setzen die Produkte vor Ort um.

factro kombiniert Projektmanagement mit E-Akte-Funktionen. Der Blog rankt gut für Suchbegriffe rund um die E-Akte.

Was kostet die Einführung einer E-Akte?

Die Kosten für eine E-Akte-Lösung setzen sich aus mehreren Teilen zusammen. Neben der Software fallen Kosten für Implementierung, Datenmigration und Schulung an.

Eine pauschale Aussage ist schwierig. Die Spanne reicht von wenigen tausend Euro für kleine Unternehmen bis zu sechsstelligen Beträgen für große Behörden.

Kostenbestandteile im Überblick

Die Softwarekosten sind der sichtbarste Teil. Cloud-Lösungen berechnen monatliche Gebühren. Klassische Lizenzen bedeuten einmalige Ausgaben plus jährliche Wartung.

Die Implementierung umfasst Konfiguration, Anpassung und Testbetrieb. Externe IT-Dienstleister oder der Anbieter selbst übernehmen diese Arbeit. Je nach Komplexität dauert das einige Wochen bis mehrere Monate.

Die Digitalisierung von Papierakten wird oft unterschätzt. Wenn bestehende Unterlagen gescannt werden sollen, entstehen erhebliche Kosten. Externe Scandienstleister berechnen 0,05 bis 0,20 Euro pro Seite.

Die Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg. Neue Software nutzt nur, wenn die Beschäftigten damit umgehen können. Schulungskosten hängen von der Mitarbeiterzahl ab.

Der laufende Betrieb verursacht Folgekosten. Cloud-Abos sind monatlich fällig. Bei eigenen Servern kommen Wartung, Support und Administration hinzu.

Typische Preise und Kalkulationsbeispiele

Für digitale Personalakten in Unternehmen gelten diese Richtwerte: Cloud-Lösungen kosten 3 bis 6 Euro pro Nutzer und Monat. Eine Akte verursacht 8 bis 12 Euro pro Jahr. Das ist deutlich günstiger als Papierakten mit 20 bis 30 Euro jährlich.

Die Implementierung für eine Organisation mit 100 Mitarbeitern liegt bei 15.000 bis 30.000 Euro. Große Behörden mit komplexen Anforderungen und vielen Fachverfahren zahlen 50.000 Euro und mehr.

Scandienstleistungen kosten pro Ordner zwischen 15 und 50 Euro. Das beinhaltet Vorbereitung, Scannen, Texterkennung und Indexierung.

Wirtschaftlichkeit und Amortisation

Die E-Akte spart Zeit und Geld. Die größte Ersparnis entsteht beim Suchen und Ablegen von Dokumenten.

Ein Beispiel verdeutlicht das: Bei 3.500 Mitarbeitern, die täglich 20 Mal in Akten suchen, entstehen mit Papierakten Kosten von über 400.000 Euro jährlich. Mit der E-Akte sinkt dieser Wert auf rund 40.000 Euro. Die Ersparnis beträgt 90 Prozent.

Die Amortisation erfolgt schnell. Gut geplante Einführungen rechnen sich nach 3 bis 6 Monaten. Selbst bei aufwändigeren Projekten ist die Investition nach 18 bis 20 Monaten wieder drin.

Weitere Einsparungen entstehen durch wegfallende Archivmieten, reduzierte Papier- und Druckkosten sowie elektronische Zustellung statt Post.

Elektronische Aktenführung einführen: So gelingt der Start

Die Einführung einer E-Akte ist mehr als ein IT-Projekt. Arbeitsabläufe ändern sich. Mitarbeiter müssen mitgenommen werden. Eine strukturierte Vorgehensweise erhöht die Erfolgschancen.

Schritt 1: Anforderungsanalyse

Bevor Software ausgewählt wird, steht die Bestandsaufnahme. Welche Akten gibt es? Wie sehen die aktuellen Prozesse aus? Wo liegen die größten Probleme bei der Aktenverwaltung?

Der Aktenplan ist zu überprüfen. Für die E-Akte muss er digital abbildbar sein. Oft ist das der Anlass für eine Überarbeitung.

Die Anforderungen werden dokumentiert. Was muss die Software können? Welche Schnittstellen zu Fachverfahren sind nötig? Welche Nutzergruppen gibt es?

Schritt 2: Software-Auswahl

Der Anforderungskatalog ist die Basis für den Vergleich. Die in Frage kommenden Anbieter werden geprüft. Vorführungen und Testversionen helfen bei der Bewertung.

Die Entscheidung zwischen Cloud und eigenen Servern ist zu treffen. Cloud-Lösungen starten schneller und verursachen weniger IT-Aufwand. Eigene Server bieten mehr Kontrolle, erfordern aber Infrastruktur.

Referenzen ähnlicher Organisationen geben Sicherheit. Wie zufrieden sind andere Kunden? Welche Probleme gab es bei der Einführung? Ein erfahrener IT-Dienstleister kann hier mit Beratung helfen.

Schritt 3: Pilotierung

Die E-Akte wird nicht sofort flächendeckend eingeführt. Ein Pilotbereich startet zuerst. Das kann eine Abteilung oder ein Fachbereich sein.

Im Pilot zeigen sich Probleme früh. Die Software wird unter realen Bedingungen getestet. Anpassungen sind noch einfach möglich.

Die Rückmeldungen der Pilotnutzer fließen in die Optimierung ein. Was funktioniert gut? Wo hakt es? Welche Schulungen werden gebraucht?

Schritt 4: Einführung und Migration

Nach erfolgreichem Pilot folgt die schrittweise Einführung. Weitere Bereiche werden angeschlossen. Die Erfahrungen aus dem Pilot helfen dabei.

Bestehende Papierakten werden nach und nach digitalisiert. Das kann intern oder durch externe Dienstleister geschehen. Während der Übergangszeit existieren Papier- und E-Akten parallel.

Ein realistischer Zeitplan verhindert Überlastung. Nicht alles muss sofort digital sein. Prioritäten helfen, die wichtigsten Bereiche zuerst umzustellen.

Schritt 5: Kontinuierliche Optimierung

Mit der Einführung ist die Arbeit nicht beendet. Das System wird kontinuierlich verbessert. Rückmeldungen der Nutzer zeigen Optimierungspotenzial.

Neue Bereiche kommen hinzu. Die E-Akte wächst mit der Organisation. Erweiterungen und Aktualisierungen halten die Software aktuell.

Regelmäßige Schulungen für neue Mitarbeiter sichern den Wissenstransfer. Ein interner Ansprechpartner hilft bei Fragen im Alltag.

Digitale Personalakte: E-Akte für Unternehmen

Die digitale Personalakte ist die häufigste E-Akte-Anwendung in Unternehmen. Sie sammelt alle Dokumente zu einem Mitarbeiter an einem Ort. Die Vorteile für die Personalabteilung sind enorm.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Die Personalakte enthält alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen. Das beginnt mit dem Arbeitsvertrag und allen Änderungen. Jede Vertragsanpassung wird dokumentiert.

Gehaltsabrechnungen gehören ebenfalls dazu. Über Jahre sammeln sich viele Dokumente an. Digital sind sie schnell gefunden.

Zeugnisse und Qualifikationen werden abgelegt. Wer welche Fortbildung gemacht hat, ist auf einen Blick ersichtlich.

Auch unangenehme Themen gehören in die Akte: Abmahnungen und gegebenenfalls Kündigungen. Die revisionssichere Speicherung ist hier besonders wichtig.

Urlaubsanträge und Krankmeldungen runden das Bild ab. Die digitale Ablage erspart Papierstapel und lange Suche.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Die Entscheidung ist freiwillig.

Die DSGVO schreibt keine elektronische Speicherung vor. Sie regelt aber, wie personenbezogene Daten zu behandeln sind. Bei der Digitalisierung müssen diese Regeln beachtet werden.

Viele Unternehmen führen die digitale Personalakte dennoch ein. Die Vorteile überwiegen. Schnellerer Zugriff, weniger Platzbedarf und bessere Auswertbarkeit sprechen dafür.

E-Akte vs. Elektronische Patientenakte (ePA)

Verwechslungsgefahr besteht zwischen der E-Akte für Behörden und der elektronischen Patientenakte im Gesundheitswesen. Beide heißen ähnlich, sind aber unterschiedliche Systeme.

Die E-Akte ist ein Arbeitsinstrument der Verwaltung. Die ePA gehört dem Patienten. Er entscheidet, welche Ärzte auf seine Daten zugreifen dürfen.

Die ePA wurde im Januar 2025 für alle gesetzlich Versicherten eingeführt. Das Widerspruchsmodell bedeutet: Wer nicht widerspricht, bekommt automatisch eine Akte. Der Zugang erfolgt über die App der Krankenkasse.

Nachteile der ePA werden diskutiert: Datenschutzbedenken bei zentraler Speicherung, technische Hürden bei der Einrichtung und Abhängigkeit von funktionierender Telematikinfrastruktur.