Digitale Akte | E-Akte | Software zur digitalen Aktenführung | Vergleich | Test

Beginnen Sie gerade Ihre Unternehmenstätigkeit, lohnt sich der Einsatz einer digitalen Akte häufig bereits schnell. Durch die bessere Organisation bieten Sie einen besseren Kundenservice, der Kunden bindet und neue Kunden zu Ihnen bringen wird, da sich die Qualität Ihres Unternehmens herumsprechen wird. Arbeiten Sie mit Externen, die bspw. auf Dateien Zugriff benötigen, können Sie diesen über Links per Email versenden.

Mit unserem Preiskalkulator können Sie herausfinden, was die für Sie geeigneten Software-Produkte kosten.

Eine E-Akte bringt sehr viele Vorteile in Ihr Unternehmen. Sie können:

• schneller auf Akten zugreifen

• reduzieren Archivfläche

• reduzieren Papier- und Druckkosten

• schaffen Transparenz

• reduzieren Bearbeitungszeiten durch digitale Workflows

• Zugriffsrechte gezielt steuern

• revisionssichere Archivierung

• Akten auf Vollständigkeit prüfen und ggfs. erst ins System spielen, wenn alle Daten vorhanden sind

Wichtig ist es, dass jeder, der in die digitale Aktenführung involviert ist, geschult oder zumindest eingewiesen wird und Vorteile für seine tägliche Arbeit daraus gewinnen kann. Ist dies der Fall, nutzen Ihre Mitarbeiter das System bevorzugt, da es Ihnen die Arbeit erleichtert.

Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter in die Einführung digitaler Akten einbinden und ggfs. auch in die Auswahl, wenn diese relevante Informationen haben, die bei der Suche nach einer Software zur Führung digitaler Akten berücksichtigt werden sollten. Sei es der Vertrieb, die Produktmanager, der Einkauf, die Personalabteilung, die Geschäftsleitung, Kunden oder andere Abteilungen oder Beteiligte.

Transparenz wird immer wichtiger. So auch bei der Aktenverwaltung. Gleichzeitig ist es wichtig, dass A kten nicht manuell geändert werden können, ohne dass nachvollziehbar ist, warum, von wem und was geändert wurde.

Auch ist Vollständigkeit der Inhalte der Akte und Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen ein großes Thema, das mit einer elektronischen Akte leichter umgesetzt und nachgewiesen werden kann, auch wenn bspw. eine Revision ansteht.

Möchten Sie digitalisieren, dann müssen Sie dabei beachten, dass Sie nicht alle Dokumente nach der Digitalisierung vernichten können. Dies gilt für die digitale Kundenakte, die digitale Projektakte, die digitale Personalakte und andere digitale Akten. Es gibt Originale, die Sie wieder an die Person zurückgeben müssen. Ebenfalls gibt es gesetzliche Bestimmungen, die vorschreiben, dass die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Dafür reicht eine reine digitale Akte nicht aus.

Nutzen Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator, um einen Vergleich anhand der Ihnen wichtigen Anforderungen an die Software zu erstellen.

Damit Ihre Software noch besser Ihre Arbeitsabläufe unterstützt, sollte diese auch verschiedene Zusatzfunktionen umfassen. Hier bieten manche Anbieter bspw. OCR-Volltexterkennung an, die die Inhalte von Dokumenten beim Einlesen digitalisieren und/oder Poststücke dadurch automatisch zuweisen können. Auch eine Volltextsuche in allen Worten des Dokuments und/oder der Anhänge ist sinnvoll.

Um das Ablegen zu erleichtern, ist eine Drag & Drop-Funktion optimal. Auch ist ein System hilfreich, der Barcode und gescannte Dokumente zusammenführt. Finden häufiger Stellenwechsel statt, achten Sie darauf, dass die Zugriffsrechte automatisch geändert werden. Auch Vertreterregelungen, Eskalationsstufen und Barrierefreiheit können hilfreiche Zusatzfunktionen sein, die Ihren Betriebsablauf unterstützen.