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Digitale Akte | E-Akte | Software zur digitalen Aktenführung | Vergleich | Test

E-Akte & Software zur digitalen Aktenführung im Test & Vergleich - Top 10-Anbieter

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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Für welche Akten kann die digitale Aktenführung eingesetzt werden?

Digitalen Akten können an vielfältigen Stellen eingesetzt werden. Dies können digitale Akten sein in Form von Bauakten, Beschaffungsakten, als Garantiefälle, KFZ-Schadensakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Mandantenakten oder Patientenakten. Ebenso kann es sich um Personalakten, Produktakten, Produktionsakten, Versicherungsakten, Vertragsakten oder andere digitale Akten handeln.

Welche Funktionen sollte Ihre Software zur digitalen Aktenführung haben?

Damit digitale Akten Ihren Arbeitsalltag erleichtern, sollten diese verschiedene Funktionen besitzen. So sollten diese:

  • Akten anlegen

  • Vertragsnummern, Aktenzeichen, etc. automatisch nach Vorgaben vergeben

  • Dokumentenanhänge verschiedener Formate verarbeiten können

  • Termine und Fristen verwalten

  • Erinnerungen versenden

  • Volltextsuche ermöglichen

  • automatisch archivieren

  • Aufgaben und Akten zuweisen

  • Berechtigungen gezielt vergeben können

Welche Schnittstellen benötigt Ihre E-Akte?

Je nachdem, welche Software Sie aktuell einsetzen, sollte die Software digitaler Akten eine Verknüpfung zulassen, wenn diese Daten in Bezug zu den digitalen Akten stehen.

Dies kann eine Schnittstelle zu folgenden Programmen sein:

  • CAD-Software

  • CRM-System

  • digitaler Scanner

  • Dokumenten-Management-System (DMS)

  • E-Mail-Postfach

  • Eingangspost

  • ERP-System

  • Fachanwendungen

  • Finanzbuchhaltung

  • Webportale

  • Webshops

  • u.v.m.

Empfehlungen

Um herauszufinden, welches die besten digitale Akten-Softwareprodukte sind, haben wir umfangreich recherchiert und getestet. Dabei haben uns die Produkte von d.velop, PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH, DOCBOX®, die VIS-Akte und andere Programme sehr überzeugt.

Sie sind gerade selbst auf der Suche nach einer Software für die Einführung digitaler Akten? Dann erleichtert Ihnen unser Vergleich die Arbeit. Fordern Sie diesen an und erhalten Sie binnen 24 Stunden die Übersicht der Leistungen und Funktionen der besten Anbieter, die wir auf dem Markt gefunden haben.

Ratgeber

Was eine digitale Akte ist!

Eine digitale Akte ist eine Akte, die in digitaler Form erstellt und geführt wird. Das bedeutet, dass alles, was bisher in Papierform abgelegt wurde, künftig digital abgespeichert wird. Sei es Lieferscheine, Zeugnisse, Verträge, Abrechnungen, etc.

Was der Unterschied zwischen einer Papierakte und einer E- Akte ist!

Der Unterschied zwischen einer Papierakte und einer E-Akte ist, dass die E-Akten, bspw. eine digitale Projektakte, an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf dem jeder Berechtigte Zugriff hat. Dies hat den Vorteil, dass bspw. nicht mehr ein Mitarbeiter angefragt werden muss, um Akteneinsicht zu bekommen oder in ein Archiv gehen zu müssen.

Gleichzeitig entfällt die Ablagefläche, die benötigt wird, da es ein reiner digitaler Speicherplatz ist, der wesentlich weniger Platz braucht als ein physisches Archiv. Auch beim Löschen der Daten ist der Prozess wesentlich einfacher. Der Einsatz eines geeigneten Schredders oder die Beauftragung einer Firma zur Entsorgung sensibler Daten entfällt.

Wie eine E-Akte funktioniert!

Mit einer digitalen Akte werden Daten in einem digitalen Speicher – einem Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt. Es gibt definierte Eingabefelder, wie in einem Papierformular, die ausgefüllt werden müssen und Felder, die optional sind. Je nach Konfiguration und/oder Hersteller ist dies anders vordefiniert und kann verschieden angepasst werden. Alle Daten sind in allen E-Akten an den gleichen Stellen gespeichert, so dass jeder sich schnell in der Akte zurechtfinden kann.

Zeit ist Geld: Das Fazit

Wenn Sie planen mit digitalen Akten zu arbeiten, entscheiden Sie sich für einen sehr zukunftsorientierten Schritt, der Ihre Performance im Unternehmen verbessert und die Controlling-Möglichkeiten erhöht. Mit einer gleichzeitig verbundenen Cloud-Lösungen können Sie dabei auch von überall auf die Akten zugreifen.

Unser Vergleich spart Ihnen Zeit und damit auch Geld, da Sie alles Relevante auf einen Blick erkennen und leichter herausfinden können, welches Produkt am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Auch können Sie kostenfrei unsere Spezialisten für digitale Akten anrufen, um Unterstützung zu erhalten und offene Fragen zu klären.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Beginnen Sie gerade Ihre Unternehmenstätigkeit, lohnt sich der Einsatz einer digitalen Akte häufig bereits schnell. Durch die bessere Organisation bieten Sie einen besseren Kundenservice, der Kunden bindet und neue Kunden zu Ihnen bringen wird, da sich die Qualität Ihres Unternehmens herumsprechen wird. Arbeiten Sie mit Externen, die bspw. auf Dateien Zugriff benötigen, können Sie diesen über Links per Email versenden.

Mit unserem Preiskalkulator können Sie herausfinden, was die für Sie geeigneten Software-Produkte kosten.

Welche Vorteile Ihnen eine Software zur digitalen Aktenverwaltung bringt!

Eine E-Akte bringt sehr viele Vorteile in Ihr Unternehmen. Sie können:

  • schneller auf Akten zugreifen

  • reduzieren Archivfläche

  • reduzieren Papier- und Druckkosten

  • schaffen Transparenz

  • reduzieren Bearbeitungszeiten durch digitale Workflows

  • Zugriffsrechte gezielt steuern

  • revisionssichere Archivierung

  • Akten auf Vollständigkeit prüfen und ggfs. erst ins System spielen, wenn alle Daten vorhanden sind

Auf was Sie als Unternehmer bei der Einführung der digitalen Akte achten sollten!

Wichtig ist es, dass jeder, der in die digitale Aktenführung involviert ist, geschult oder zumindest eingewiesen wird und Vorteile für seine tägliche Arbeit daraus gewinnen kann. Ist dies der Fall, nutzen Ihre Mitarbeiter das System bevorzugt, da es Ihnen die Arbeit erleichtert.

Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter in die Einführung digitaler Akten einbinden und ggfs. auch in die Auswahl, wenn diese relevante Informationen haben, die bei der Suche nach einer Software zur Führung digitaler Akten berücksichtigt werden sollten. Sei es der Vertrieb, die Produktmanager, der Einkauf, die Personalabteilung, die Geschäftsleitung, Kunden oder andere Abteilungen oder Beteiligte.

Warum Revisionssicherheit ein wichtiges Thema ist bei einer digitalen Akte!

Transparenz wird immer wichtiger. So auch bei der Aktenverwaltung. Gleichzeitig ist es wichtig, dass A kten nicht manuell geändert werden können, ohne dass nachvollziehbar ist, warum, von wem und was geändert wurde.

Auch ist Vollständigkeit der Inhalte der Akte und Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen ein großes Thema, das mit einer elektronischen Akte leichter umgesetzt und nachgewiesen werden kann, auch wenn bspw. eine Revision ansteht.

Auf was Sie beim Akten digitalisieren unbedingt achten sollten!

Möchten Sie digitalisieren, dann müssen Sie dabei beachten, dass Sie nicht alle Dokumente nach der Digitalisierung vernichten können. Dies gilt für die digitale Kundenakte, die digitale Projektakte, die digitale Personalakte und andere digitale Akten. Es gibt Originale, die Sie wieder an die Person zurückgeben müssen. Ebenfalls gibt es gesetzliche Bestimmungen, die vorschreiben, dass die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Dafür reicht eine reine digitale Akte nicht aus.

Nutzen Sie unseren kostenfreien Produktkalkulator, um einen Vergleich anhand der Ihnen wichtigen Anforderungen an die Software zu erstellen.

Welche Zusatzfunktionen Ihre digitale Akte benötigt!

Damit Ihre Software noch besser Ihre Arbeitsabläufe unterstützt, sollte diese auch verschiedene Zusatzfunktionen umfassen. Hier bieten manche Anbieter bspw. OCR-Volltexterkennung an, die die Inhalte von Dokumenten beim Einlesen digitalisieren und/oder Poststücke dadurch automatisch zuweisen können. Auch eine Volltextsuche in allen Worten des Dokuments und/oder der Anhänge ist sinnvoll.

Um das Ablegen zu erleichtern, ist eine Drag & Drop-Funktion optimal. Auch ist ein System hilfreich, der Barcode und gescannte Dokumente zusammenführt. Finden häufiger Stellenwechsel statt, achten Sie darauf, dass die Zugriffsrechte automatisch geändert werden. Auch Vertreterregelungen, Eskalationsstufen und Barrierefreiheit können hilfreiche Zusatzfunktionen sein, die Ihren Betriebsablauf unterstützen.

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