Digitale Akte von windream – Content

🟦 Funktionen – Was kann Digitale Akte von windream?

Dokumentenmanagement

• Zentrale Dokumentenablage: Alle Akten werden strukturiert an einem Ort gespeichert und verwaltet.
• Versionsverwaltung: Frühere Dokumentversionen bleiben nachvollziehbar und können wiederhergestellt werden.
• Volltextsuche: Inhalte in gescannten und digitalen Dokumenten werden schnell gefunden.
• Automatische Indexierung: Metadaten werden beim Ablegen automatisch erfasst und zugeordnet.

Workflow und Zusammenarbeit

• Digitale Workflows: Genehmigungs- und Prüfprozesse laufen automatisiert ohne Medienbruch ab.
• Aufgabenverwaltung: Offene Vorgänge werden Mitarbeitern zugewiesen und nachverfolgt.
• E-Mail-Integration: E-Mails landen direkt in der zugehörigen Akte inkl. Anhängen.
• Paralleles Arbeiten: Mehrere Nutzer greifen gleichzeitig auf Akten zu.

Compliance und Sicherheit

• Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden GoBD- und DSGVO-konform langfristig gespeichert.
• Berechtigungskonzept: Zugriffsrechte werden rollenbasiert gesteuert und protokolliert.
• Audit-Trail: Alle Änderungen werden lückenlos dokumentiert und bleiben nachvollziehbar.

Integration und Zugriff

• Office-Integration: Dokumente werden direkt aus Word, Excel oder Outlook archiviert.
• Mobiler Zugriff: Akten sind über Browser und Apps von unterwegs verfügbar.
• Scan-Anbindung: Papierakten werden per Scanner direkt digitalisiert und abgelegt.

🟨 Besonderheiten – Was macht Digitale Akte von windream einzigartig?

Hybride Architektur für flexible Einsatzszenarien

windream bietet eine ungewöhnlich flexible Systemarchitektur, die sowohl On-Premise, Cloud oder hybrid betrieben werden kann. Unternehmen entscheiden selbst, wo ihre Daten liegen – bei besonders sensiblen Informationen im eigenen Rechenzentrum, bei weniger kritischen Daten in der Cloud. Diese Wahlfreiheit ist bei reinen Cloud-Lösungen nicht gegeben. Allerdings erfordert der On-Premise-Betrieb eigene IT-Ressourcen für Administration und Wartung.

Tiefe Microsoft-Integration über Standard-Schnittstellen hinaus

Die Lösung integriert sich nahtlos in die Microsoft-Welt: Dokumente werden direkt aus Office-Anwendungen archiviert, E-Mails landen per Outlook-Plug-in in der richtigen Akte, SharePoint-Inhalte werden synchronisiert. windream nutzt dabei nicht nur Standard-APIs, sondern bietet native Erweiterungen für Microsoft-Produkte. Diese enge Verzahnung funktioniert jedoch hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem – Unternehmen mit heterogenen IT-Landschaften müssen zusätzliche Adapter einsetzen.

Modulares Lizenzmodell mit skalierbarer Funktionstiefe

windream verzichtet auf All-inclusive-Pakete und setzt stattdessen auf Bausteine. Kleine Teams starten mit Basis-Funktionen und erweitern bei Bedarf um Workflow-Engine, Vertragsmanagement oder Datenschutz-Module. Das hält Einstiegskosten niedrig und vermeidet Überfrachtung. Der Nachteil: Bei komplexen Anforderungen entstehen durch viele Einzelmodule höhere Gesamtkosten als bei Komplett-Suiten.

BPM-Engine für prozessorientierte Unternehmen

Anders als reine Dokumentenmanagement-Systeme bringt windream eine vollwertige Business Process Management Engine mit. Geschäftsprozesse werden nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gesteuert – von der Rechnungsprüfung bis zur Vertragsfreigabe. Diese Prozess-Orientierung macht windream besonders für Organisationen attraktiv, die standardisierte Abläufe digitalisieren wollen. Unternehmen mit sehr individuellen, wenig standardisierbaren Prozessen profitieren weniger von dieser Stärke.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Digitale Akte von windream besonders?

Mittelständische Unternehmen mit Microsoft-Infrastruktur

windream ist ideal für Firmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern, die bereits auf Microsoft 365, Exchange und SharePoint setzen. Die native Integration spart Schulungsaufwand und Einarbeitungszeit. Mitarbeiter arbeiten in gewohnter Umgebung weiter, während im Hintergrund automatisch archiviert wird. Die Investition rechnet sich besonders, wenn bereits IT-Kompetenz für Microsoft-Systeme vorhanden ist.

Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen

Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Gesundheitseinrichtungen benötigen revisionssichere Archivierung mit lückenloser Nachvollziehbarkeit. windream erfüllt GoBD-Anforderungen und bietet zertifizierte Langzeitarchivierung. Besonders in regulierten Bereichen zahlt sich die detaillierte Berechtigungsverwaltung und das Audit-Logging aus. Die Lösung unterstützt branchenspezifische Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte.

Organisationen mit standardisierten Geschäftsprozessen

Unternehmen, die wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement oder Personalakten digitalisieren wollen, profitieren von der BPM-Engine. Die grafische Workflow-Modellierung ermöglicht auch Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse das Anpassen von Prozessen. Voraussetzung ist allerdings, dass Prozesse bereits dokumentiert und standardisiert sind.

Betriebe mit hybriden Arbeitsmodellen

Teams, die zwischen Büro, Homeoffice und mobiler Arbeit wechseln, benötigen ortsunabhängigen Aktenzugriff. windream bietet Web-Client und mobile Apps mit Offline-Fähigkeit. Dokumente bleiben synchron, egal wo sie bearbeitet werden. Die Lösung eignet sich besonders für Außendienst-intensive Branchen wie Versicherungen oder technische Dienstleister.

Wichtige Auswahlkriterien:

• IT-Strategie: On-Premise-Betrieb erfordert eigene Server-Infrastruktur und Admin-Kapazität. Cloud-Variante reduziert technischen Aufwand, bindet aber an Abo-Modelle.
• Systemlandschaft: Maximaler Nutzen bei bestehender Microsoft-Umgebung. Bei SAP-, Linux- oder Open-Source-dominierten Infrastrukturen zusätzliche Integrationskosten einplanen.
• Wachstumsperspektive: Modulares Lizenzmodell ermöglicht schrittweise Erweiterung. Klare Roadmap für benötigte Funktionen senkt Gesamtkosten.
• Change-Management: Erfolg hängt von Nutzerakzeptanz ab. Zeit für Schulungen und Prozessanpassungen einplanen, idealerweise mit Pilotabteilung starten.

Details zur