Digitale Akte mit ELO Public Sector

Die digitale Akte ist heute mehr als nur eine elektronische Ablage. Sie strukturiert Verwaltungsprozesse, macht Informationen schneller verfügbar und sorgt für Rechtssicherheit. ELO Public Sector bietet als spezialisierte Lösung für Behörden und öffentliche Einrichtungen eine leistungsfähige Plattform für elektronische Aktenführung nach E-Akte-Standard.

Während allgemeine DMS-Systeme oft nur Basisfunktionen bereitstellen, geht ELO Public Sector gezielt auf die besonderen Anforderungen von Kommunalverwaltungen, Ministerien und Behörden ein. Die Software integriert sich in gewachsene IT-Landschaften und unterstützt etablierte Standards wie XÖV und DOMEA. Das erleichtert den Weg zur vollständig digitalen Verwaltung erheblich.

🟦 Funktionen – Was kann Business Solution ELO Public Sector?

Aktenmanagement & Dokumentenverwaltung

E-Akte nach DOMEA-Standard: Strukturierte elektronische Aktenführung gemäß behördlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen.

Automatische Aktenplanverwaltung: Integration von Aktenzeichen und Geschäftsverteilungsplänen mit mehreren Gliederungsebenen.

Vorgangsbearbeitung: Zusammenführung von Dokumenten zu Vorgängen mit vollständiger Bearbeitungshistorie und Laufwegen.

Revisionssichere Archivierung: Unveränderbare Speicherung mit Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.

Berechtigungskonzept: Rollenbasierte Zugriffssteuerung auf Akten-, Vorgangs- und Dokumentenebene mit Vererbungslogik.

Workflow & Zusammenarbeit

Elektronischer Laufzettel: Digitale Weiterleitungen mit Wiedervorlage, Fristenkontrolle und automatischen Erinnerungen.

Vertretungsregelungen: Automatische Umleitung bei Abwesenheit mit konfigurierbaren Berechtigungsübernahmen.

Teamarbeit: Mehrere Bearbeiter können zeitgleich auf Akten zugreifen ohne Versionskonflikte.

Mobiler Zugriff: Zugriff auf Akten und Dokumente über Web-Client auch außerhalb des Büros.

Integration & Schnittstellen

E-Akte-Schnittstelle: XÖV-konforme Übergabe an andere Behörden und Fachverfahren.

Outlook-Integration: Direkte E-Mail-Archivierung aus Microsoft Outlook mit Metadatenübernahme.

Fachverfahrens-Anbindung: Schnittstellen zu kommunalen Fachanwendungen wie Einwohnermeldewesen oder Kasse.

Scanintegration: Stapelverarbeitung mit automatischer Texterkennung und Verschlagwortung.

Spezialfunktionen

Bürgerportale: Integrierte Schnittstellen für Online-Anträge mit direkter Aktenübernahme.

Datenschutzfunktionen: DSGVO-konforme Löschfristen und Sperrvermerke für sensible Daten.

Volltext-Recherche: Übergreifende Suche in allen Dokumenten mit Filteroptionen nach Metadaten.

🟨 Besonderheiten – Was macht Business Solution ELO Public Sector einzigartig?

Spezialisierung auf öffentliche Verwaltung

ELO Public Sector wurde gezielt für Behörden entwickelt und berücksichtigt verwaltungsspezifische Anforderungen ab Werk. Die Software bringt bereits Templates für Aktenstrukturen, Laufzettelmuster und Geschäftsverteilungspläne mit. Das verkürzt die Einführungszeit erheblich, da nicht jede Organisation bei null beginnen muss. Die Lösung erfüllt DOMEA-Anforderungen und ist E-Government-tauglich durch XÖV-Standards.

Allerdings erfordert die Spezialisierung auch, dass Organisationen sich an verwaltungstypische Arbeitsweisen anpassen müssen. Für privatwirtschaftliche Unternehmen mit anderen Prozesslogiken ist ELO Public Sector weniger geeignet – hier bietet der Hersteller andere Produktvarianten an.

Mandantenfähigkeit und mehrstufige Organisationsstrukturen

Die Software bildet komplexe Behördenstrukturen mit Ämtern, Abteilungen und Sachgebieten vollständig ab. Jede Organisationseinheit kann eigene Aktenstrukturen, Berechtigungen und Workflows definieren. Gleichzeitig ermöglicht das System ämterübergreifende Vorgänge und zentrale Recherchen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für größere Kommunalverwaltungen oder Landesbehörden mit vielen Standorten.

Die Komplexität dieser Strukturen kann jedoch gerade zu Projektbeginn überfordernd wirken. Kleinere Verwaltungen mit flachen Hierarchien nutzen oft nur einen Bruchteil dieser Möglichkeiten und benötigen entsprechend weniger umfangreiche Systeme.

Integrierte Versionierung und Änderungsverfolgung

ELO Public Sector speichert automatisch jede Dokumentenversion und protokolliert sämtliche Änderungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Das schafft vollständige Nachvollziehbarkeit – wichtig bei Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen. Die Software unterscheidet zwischen Haupt- und Nebenversionen, sodass Arbeitsversionen nicht die Versionsnummer explodieren lassen.

Nutzer müssen sich allerdings an diszipliniertes Arbeiten gewöhnen: Jede Änderung wird dokumentiert und bleibt dauerhaft einsehbar. Das erhöht Transparenz, kann aber bei sensiblen Vorgängen auch unerwünscht sein.

Rechteverwaltung bis auf Feldebene

Das Berechtigungskonzept geht über übliche Lese-/Schreibrechte hinaus. Administratoren können für einzelne Metadatenfelder festlegen, wer diese sehen, bearbeiten oder löschen darf. So bleiben beispielsweise Gehaltsangaben in Personalakten nur für autorisierte Personen sichtbar, während andere Teile der Akte für mehr Nutzer zugänglich sind. Diese Granularität ist für Datenschutz und DSGVO-Konformität wertvoll.

Die Kehrseite: Die Einrichtung dieser differenzierten Rechte erfordert sorgfältige Planung und regelmäßige Pflege. Falsch konfigurierte Berechtigungen können Arbeitsabläufe blockieren oder Sicherheitslücken öffnen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Business Solution ELO Public Sector besonders?

Kommunalverwaltungen mit 50 bis 500 Mitarbeitern profitieren am stärksten von ELO Public Sector. Die Lösung bildet typische Verwaltungsstrukturen ab, ohne durch übermäßige Komplexität zu überfordern. Die Integration mit Fachverfahren wie Einwohnermeldewesen oder Kassensystemen funktioniert standardisiert. Mittelgroße Kommunen finden hier das beste Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Einführungsaufwand.

**Landesbehörden und Ministerien