Digitale Akte mit EASY SOFTWARE

🟦 Funktionen – Was kann EASY SOFTWARE?

Dokumentenmanagement

Zentrale Dokumentenablage – Alle Akten und Dateien werden strukturiert an einem Ort gespeichert.

Versionsverwaltung – Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar protokolliert und archiviert.

Volltextsuche – Inhalte in gescannten und digitalen Dokumenten lassen sich durchsuchen.

Automatische Indexierung – Dokumente werden beim Upload automatisch mit Metadaten versehen.

Workflow und Prozesssteuerung

Workflow-Management – Geschäftsprozesse werden digital abgebildet und automatisiert gesteuert.

Freigabeprozesse – Dokumente durchlaufen definierte Prüf- und Genehmigungsschritte.

Aufgabenverwaltung – Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben.

Bearbeitungsstatus – Der aktuelle Stand jeder Akte ist jederzeit transparent einsehbar.

Rechtssicherheit und Compliance

Revisionssichere Archivierung – Dokumente werden GoBD-konform und unveränderbar gespeichert.

Zugriffsrechte-Verwaltung – Berechtigungen werden rollenbasiert und granular gesteuert.

Audit-Trail – Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert.

Integration und Mobilität

E-Mail-Integration – Nachrichten werden direkt aus Outlook zur Akte hinzugefügt.

Mobile App – Akten sind auch unterwegs über Smartphone und Tablet zugänglich.

Schnittstellen – Die Software verbindet sich mit ERP-, CRM- und Branchenlösungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht EASY SOFTWARE einzigartig?

Modulare Produktarchitektur für flexible Anpassung

EASY SOFTWARE bietet kein starres Gesamtpaket, sondern ein modulares System. Unternehmen wählen gezielt die Komponenten aus, die sie benötigen – vom einfachen Dokumentenmanagement bis zur vollintegrierten Enterprise-Lösung. Module lassen sich später problemlos ergänzen, wenn neue Anforderungen entstehen. Diese Flexibilität verhindert Überinvestition in ungenutzte Funktionen, erfordert aber auch eine sorgfältige Planung der benötigten Module.

Branchenspezifische Lösungspakete mit Vorlagen

Statt generischer Software liefert EASY SOFTWARE branchenangepasste Pakete für Verwaltung, Immobilienwirtschaft, Gesundheitswesen und weitere Bereiche. Diese enthalten vorkonfigurierte Aktenstrukturen, Workflows und Formulare, die auf typische Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. Dadurch verkürzt sich die Implementierungszeit erheblich. Allerdings können stark individualisierte Prozesse zusätzlichen Anpassungsaufwand erfordern.

Langjährige Marktpräsenz mit etabliertem Partnernetzwerk

Mit über 25 Jahren Erfahrung im deutschen Markt gehört EASY SOFTWARE zu den etablierten Anbietern. Das Unternehmen verfügt über ein dichtes Netz zertifizierter Partner für Beratung, Installation und Support. Dies garantiert professionelle Betreuung auch bei komplexen Projekten. Die gewachsene Struktur bedeutet jedoch auch, dass Innovation manchmal langsamer erfolgt als bei jüngeren Wettbewerbern.

On-Premises- und Cloud-Deployment möglich

Anders als viele moderne Anbieter bietet EASY SOFTWARE bewusst beide Betriebsmodelle an. Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen können die Software im eigenen Rechenzentrum betreiben, während andere von der Cloud-Variante profitieren. Diese Wahlfreiheit ist besonders für öffentliche Verwaltungen und regulierte Branchen wichtig. Der Parallelbetrieb beider Modelle erfordert allerdings höheren Entwicklungsaufwand, was sich in der Innovationsgeschwindigkeit bemerkbar machen kann.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich EASY SOFTWARE besonders?

Mittelständische Unternehmen mit komplexen Aktenstrukturen profitieren von der ausgewogenen Kombination aus Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Organisationen mit 50 bis 500 Mitarbeitern finden hier eine Lösung, die professionelle Anforderungen erfüllt, ohne die Komplexität von Enterprise-Systemen mitzubringen. Besonders geeignet für Unternehmen, die vom papierbasierten Arbeiten auf digitale Prozesse umstellen möchten.

Öffentliche Verwaltungen und Behörden schätzen die GoBD-konforme Archivierung und die Möglichkeit zum On-Premises-Betrieb. Die Software erfüllt die strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen im öffentlichen Sektor. Vorkonfigurierte Lösungen für Verwaltungsprozesse beschleunigen die Einführung. Die etablierte Marktposition gibt zusätzliche Sicherheit bei Ausschreibungen.

Immobilienverwalter und Wohnungsunternehmen finden branchenspezifische Funktionen wie Mietakten, Objektdokumentationen und Vertragsverwaltung. Die Integration mit gängiger Hausverwaltungssoftware ermöglicht durchgängige digitale Prozesse vom Mietvertrag bis zur Nebenkostenabrechnung. Die Revisionssicherheit erfüllt gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Unternehmen mit Hybrid-Strategie zwischen On-Premises und Cloud sind mit EASY SOFTWARE gut beraten. Die Möglichkeit, beide Betriebsmodelle zu kombinieren oder schrittweise zu migrieren, bietet Flexibilität für unterschiedliche Anforderungen einzelner Abteilungen oder Standorte.

Wichtige Auswahlkriterien

Integrationsbedarf mit Bestandssystemen: Prüfen Sie, ob Ihre ERP-, CRM- oder Branchensoftware über Standardschnittstellen angebunden werden kann oder ob individuelle Entwicklung nötig ist.

Gewünschtes Betriebsmodell: Klären Sie frühzeitig, ob Cloud, On-Premises oder eine Hybrid-Lösung Ihren Datenschutz- und IT-Strategieanforderungen entspricht.

Komplexität der Geschäftsprozesse: Die Software glänzt bei strukturierten, wiederkehrenden Workflows – hochindividuelle oder häufig wechselnde Prozesse erfordern mehr Anpassungsaufwand.

Budget für Implementierung und Anpassung: Kalkulieren Sie neben Lizenzkosten auch Aufwände für Customizing, Schulung und externe Beratung ein, besonders bei branchenspezifischen Anforderungen.

Details zur digitalen Akte mit EASY SOFTWARE

Die digitale Akte von EASY SOFTWARE bildet das Herzstück des Dokumentenmanagements. Jede Akte funktioniert wie ein digitaler Ordner, der alle relevanten Dokumente, E-Mails, Notizen und Vorgänge zu einem Geschäftsfall bündelt. Die Struktur ist frei konfigurierbar – Unternehmen legen fest, welche Registerkarteien, Pflichtfelder und Dokumententypen eine Akte enthält. Die automatische Indexierung sorgt