Kanban + Dashboard für Webseiten
Wenn die Projektliste länger wird als der Tag
Sie betreiben eine Agentur für Webdesign und -entwicklung. Montagmorgen 8:00 Uhr: Drei Kunden warten auf Updates zum Projektstand, ein Serveralarm blinkt, der Designer ist krankgemeldet, und Sie haben vergessen, das Angebot für den Neukunden von Freitag zu versenden. Ihr E-Mail-Postfach quillt über, die Projektmanagement-Software zeigt dutzende offene Aufgaben, und auf WhatsApp melden sich zwei verzweifelte Kunden. Wo ist die Priorität? Welches Ticket braucht sofortige Aufmerksamkeit?
Sie verbringen die erste Stunde damit, nur Überblick zu gewinnen.
Das Problem: Ihre Aufgaben, Projekte und Kommunikation leben auf sechs verschiedenen Plattformen. E-Mail, Asana, Slack, WhatsApp, Server-Monitoring, CRM. Jeden Morgen 20 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren. Dabei wissen Sie genau, welche Projekte kritisch sind – Sie müssen nur erst alle Systeme durchforsten, um den aktuellen Stand zu sehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Jede Plattform hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre eigentliche Arbeit brauchen würden.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Webagenturen:
- Projektstatus-Updates prüfen (täglich 8:30 Uhr & 15:00 Uhr)
- Eingang von Neukundenanfragen checken (täglich 9:00 Uhr & 14:00 Uhr)
- Kundensupport-Tickets sichten (täglich 10:00 Uhr & 16:00 Uhr)
- Server- und Backend-Monitoring (täglich 9:30 Uhr, bei Alarm sofort)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Webagenturen:
- Neues Projekt (Angebot): Webseite Redesign für Muster-Restaurant
- In Entwicklung: Funktionsentwicklung Online-Shop Feature XYZ
- Warten auf Kundenfeedback: Startseiten-Layout Immobilien AG – Erstentwurf
- Live | Monitoring: Monatliche SEO-Analyse für Fashion Boutique
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Webagenturen typisch:
- Asana/Jira im Dashboard-Frame: Überblick über alle aktiven Projekte, Fristen und Verantwortlichkeiten auf einen Blick
- E-Mail-Postfach eingebunden: Schneller Check auf neue Kundenanfragen oder dringende Supporttickets
- CRM-Tool (HubSpot/Pipedrive): Sales Pipeline und offene Angebote als Übersicht
- UptimeRobot/Plesk: Status-Widgets für überwachte Webseiten – rote Alarme sofort erkennen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Webagenturen:
Notion ersetzt nicht Ihre Projektmanagement-Software (Asana, Jira), kein CRM (HubSpot, Pipedrive) und keine spezialisierten Design- oder Entwicklungstools (Figma, Git, IDEs). Es ist auch kein Ersatz für dedizierte Server-Monitoring-Tools wie UptimeRobot oder Plesk.
Aber: Sie können relevante Daten aus diesen Systemen aggregieren. Sie können Workflows abbilden. Sie können Notion als zentrale Steuer- und Übersichtsfläche nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt. Es schafft einen holistischen Blick über alle externen Tools hinweg.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, um einen Überblick zu bekommen? Wenn es mehr als 15 Minuten sind, ist ein Dashboard sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Webagenturen
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Webagenturen
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)