Kanban + Dashboard für Trainer
Wo sind eigentlich Ihre Aufgaben?
Sie haben diese Woche zwei Trainings. Montagmorgen 8:00 Uhr: Eine E-Mail vom Kunden, der kurzfristig die Teilnehmerzahl ändern will. Eine WhatsApp-Nachricht von Ihrer Co-Trainerin, die krank ist und Ersatz braucht. Ein Hinweis vom Veranstaltungsort, dass der Beamer defekt ist. Und Sie wissen nicht, wie der Fortschritt bei der Konzeption für den Neukunden aussieht. Ihre To-do-Liste ist im Kopf, die Mails im Postfach und die Trainer-Unterlagen in einem Wirrwarr von Cloud-Ordnern. Wo fangen Sie an?
Das Problem: Ihre Projekte, Kommunikation und administrativen Aufgaben leben in isolierten Silos. Termine, Inhalte, Kommunikation und Aufgaben sind nicht zentral verknüpft. Jeden Morgen 20 Minuten nur fürs Sortieren und Priorisieren – und die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen.
Das ist kein Organisationsproblem. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mentale Energie, die Sie für Ihre Teilnehmer brauchen.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Trainer:
- Trainings-Kalender und Termine checken (täglich 8:30 Uhr)
- Nachrichten und Anfragen sichten (täglich 9:00 Uhr)
- Projektfortschritt und To-Dos prüfen (täglich 17:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Trainer:
- To Do: Konzept für Leadership-Training an Firma XY senden (Deadline Mi)
- In Arbeit: Modul 'Rhetorik & Präsentation' für Training nächste Woche überarbeiten
- Warten auf: Bestätigung Catering für Inhouse-Schulung am 15.05. von Veranstaltungsort
- Erledigt: Feedback-Runde Training 'Emotionale Intelligenz' abgeschlossen
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Trainer:
- Google Calendar oder Outlook Calendar im Dashboard-Frame (alle Trainings- und Kundentermine auf einen Blick)
- Cloud-Speicher eingebunden (Google Drive, Dropbox, OneDrive) mit direktem Zugriff auf Trainingsmaterialien
- E-Mail-Postfach als gefilterter Frame (wichtige Korrespondenz zu laufenden Projekten direkt sichtbar)
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Trainer:
Notion ersetzt nicht Ihre primäre Trainings-Software wie Lernplattformen (Moodle, Teachable) oder spezialisierte Autoren-Tools für E-Learnings. Es ist auch kein vollwertiges CRM für sehr komplexe Sales-Prozesse.
Aber: Es kann als zentrale Kommandozentrale dienen, die alle Ihre Projekte, Kunden, Kommunikationen und Materialien verknüpft. Es bildet Workflows ab, visualisiert den Projektstatus und fungiert als Brücke zwischen verschiedenen Tools.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Tools zu springen oder sich einen Überblick zu verschaffen? Wenn die Antwort "zu viel" ist, dann ist ein Dashboard für Trainer ein großer Gewinn.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Trainer
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Trainer
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)