Kanban + Dashboard für Prozessmanagement
Wenn Ihre Prozesse in fünf Tools leben
Sie sollen die Einführung des neuen CRM-Prozesses überwachen. Montagmorgen, 8:00 Uhr: Eine E-Mail vom Vertriebsleiter kündigt Probleme bei der Datenmigration an, während eine andere vom IT-Support ein erhöhtes Ticketaufkommen meldet. Im Projektmanagement-Tool sehen Sie, dass ein wichtiges Meilenstein-Review diese Woche ansteht. Die Performance-Zahlen dafür fehlen noch. Teams-Anfragen stapeln sich, und Sie wissen nicht, welche Kennzahlen Sie heute priorisiert prüfen sollen.
Wo fangen Sie an, ohne im Mikromanagement zu ertrinken?
Das Problem ist nicht die Komplexität Ihrer Projekte. Das Problem ist: Ihre Prozesse leben in fünf bis sieben verschiedenen Tools und Kanälen. Jeden Morgen verlieren Sie 30 Minuten, nur um den Status quo zu erfassen. Die dringendsten Baustellen zu identifizieren, bevor Sie überhaupt mit der eigentlichen Arbeit beginnen können.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Prozessmodelle in Signavio, Aufgaben in Jira, Dokumente in Confluence, Kommunikation in Teams, KPIs im BI-Tool. Um den Gesamtstatus eines Prozesses zu erfassen, müssen Sie vier bis fünf Programme manuell abgleichen. Keine zentrale Übersicht über den Gesundheitszustand Ihrer Prozesse.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools im Prozessmanagement ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle, wenn Sie mehrere Prozesse parallel steuern müssen.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen, egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern. Gerade im Prozessmanagement, wo Tool-Landschaften regelmäßig angepasst werden, ist diese Flexibilität entscheidend.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung, dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Prozessmanagement:
- Prozess-KPIs überprüfen (täglich 9:00 Uhr) - Frühe Indikatoren für Prozessabweichungen oder Engpässe erkennen
- Projektschritte und -fristen kontrollieren (täglich 10:00 Uhr) - Kritische Pfade einhalten, Meilensteine nicht gefährden
- Feedback-Kanäle sichten (täglich 15:00 Uhr) - Störungen oder Bedenken von Systemnutzern frühzeitig adressieren
- Team-Aufgaben und Auslastung prüfen (täglich 16:30 Uhr) - Ressourcenengpässe vermeiden, effiziente Arbeitsverteilung sicherstellen
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden. Gerade bei komplexen Stakeholder-Anfragen oder plötzlichen Prozess-Störungen hilft diese Funktion enorm.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung. Was wollen Sie mit Ihrer Prozessarbeit erreichen? Welche Unternehmensziele unterstützen Sie damit?
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben. Aber den Überblick bewahren über laufende Projekte, damit nichts untergeht.
Beispiele für Prozessmanagement:
- To Do: Prozessdokumentation "Kunden-Onboarding v2.0" evaluieren - Ständige Optimierung und Reifegradprüfung bestehender Prozesse
- In Arbeit: Implementierung des neuen CRM-Workflows mit IT abstimmen - Sie sind oft die Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
- Warten auf: Freigabe für "Sales-Incentive-Prozess-Analyse" durch Vertriebsleitung - Viele Prozessänderungen erfordern offizielle Freigabe von Stakeholdern
- Erledigt: Workshop "Process Owner Rolle" durchgeführt - Durchführung von Workshops und Schulungen als Kernbestandteil der Rolle
💡 Tipp für Prozessverantwortliche:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen. Welcher Prozess hat heute den größten Impact? Wo droht ein Meilenstein zu kippen?
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status, ohne in drei verschiedene Tools wechseln zu müssen.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Prozessmanagement:
- Jira im Dashboard-Frame - Offene Aufgaben und der Status von Projekten auf einen Blick sehen, ohne Jira öffnen zu müssen
- Signavio verlinkt - Direkter Absprung zum Prozessmodell im Kontext der Aufgabe oder des KPI-Reportings
- Power BI oder Tableau eingebettet - Visualisierung der Prozess-KPIs und Performance-Kennzahlen direkt im zentralen Übersichtsdashboard
- Confluence-Seiten eingebunden - Prozessdokumentationen und Arbeitsanweisungen direkt verfügbar
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Prozess-Implementierungen mit Meilensteinen und Deadlines. Sie sehen auf einen Blick, welche Prozessänderungen parallel laufen und wo sich kritische Pfade überschneiden.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Prozess-Roadmaps erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen für RACI-Matrizen
- Stakeholder-Kommunikation zentral - Alle relevanten Kommunikationsdokumente an einem Ort
- Seiten teilen - Mit Stakeholdern oder Projektteams live zusammenarbeiten
- Audit-Vorbereitungen - Checklisten und Dokumentensammlungen strukturiert ablegen
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Workshop-Ergebnisse dokumentieren - Direkt nach dem Workshop alle Erkenntnisse festhalten
- Change-Management-Materialien - Schulungsunterlagen, FAQs und Kommunikationsvorlagen zentral verwalten
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation aus Ihren Prozess-Tools
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Prozessmanagement:
Notion ersetzt nicht Ihre dedizierten BPMN-Modellierungstools wie Signavio oder Adonis. Es ist auch kein vollwertiges Projektmanagement-System wie Jira oder ServiceNow. Und es ist keine BI-Lösung.
Aber: Sie können es als zentrale Kommandozentrale nutzen, die alle relevanten Informationen aus diesen Systemen zusammenführt und verlinkt. Workflows für Prozessmanagement-Aufgaben abbilden, etwa Prozess-Reviews oder Audit-Vorbereitungen. Als zentraler Hub für die Prozess-Roadmap und Stakeholder-Kommunikation dienen.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, Informationen aus verschiedenen Tools zusammenzusuchen? Wenn es mehr als 30 Minuten sind, ist ein Dashboard zur Aggregation von Prozessinformationen sinnvoll.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Prozessmanagement
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Anpassungen für typische Prozessmanagement-Workflows
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen für Ihre Tool-Landschaft?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen mit Jira, Signavio oder Power BI sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)