Kanban + Dashboard für Lohnbuchhalter
Wo ist die Frist für die Sozialversicherungsmeldung?
Montagmorgen, 08:00 Uhr: Sie öffnen Ihr Lohnbuchhaltungs-System DATEV. Daneben Excel-Listen für Sonderfälle, ein offener E-Mail-Posteingang mit dringenden Anfragen von Mitarbeitern und Geschäftsführung, und auf dem Schreibtisch liegt ein Post-Stapel mit neuen Krankmeldungen und Behördenschreiben. Mitarbeiter Müller fragt per Teams, wann seine Reisekosten abgerechnet werden. Die Personalabteilung ruft an und fragt nach dem Bearbeitungsstand für das neue Onboarding. Sie wissen nicht: Was ist zuerst zu tun? Welcher Kunde hat welche Frist? Welche Aufgabe ist kritisch, welche kann warten?
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. DATEV, E-Mail, Teams, Posteingang, Kopf. Jeden Morgen 30 Minuten nur fürs Sortieren. Jeden Tag die Angst, eine Frist zu reißen oder eine Anfrage zu übersehen.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Ihre Informationen sind fragmentiert über Fachsoftware, E-Mail-Postfächer und physische Dokumente verteilt. Fristversäumnisse führen zu hohen Strafen. Dringende Mitarbeiteranfragen durchkreuzen Ihren Tagesplan. Sie sind der Übersetzer zwischen all diesen Welten, und das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Lohnbuchhalter:
- Fällige Fristen und Termine prüfen (täglich 08:30 Uhr)
- Neue E-Mails und Mitarbeiteranfragen sichten (täglich 09:00 Uhr)
- Bescheinigungsanfragen bearbeiten (täglich 11:00 Uhr)
- Arbeitszeitkorrekturen freigeben (täglich 14:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Lohnbuchhalter:
- Neue Aufgaben: Pfändungsbeschluss für Mitarbeiter Müller (juristisch sensitiv, fristgebunden)
- In Bearbeitung: Reisekostenabrechnung Monat August für Team Vertrieb
- Warten auf: Fehlende Krankmeldung von Frau Schmidt (Arzt)
- Erledigt: Jahresmeldung Sozialversicherung (Prüfung durch Geschäftsführung ausstehend)
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Lohnbuchhalter:
- DATEV Lohn und Gehalt im Dashboard-Frame - direkter Schnellzugriff auf Mitarbeiterdatensätze
- Outlook-Kalender eingebunden - alle Fristen (Zahlungstermine, Abgabetermine, Prüftermine) auf einen Blick
- Personio oder SAP HR verlinkt - Basis-Mitarbeiterdaten direkt im Dashboard sichtbar, ohne Doppelabfragen
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
- Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Lohnbuchhalter:
Ein Dashboard auf Basis von Notion ersetzt nicht Ihre Lohnbuchhaltungssoftware wie DATEV, Addison, Sage oder Lexware. Es ist auch keine Software zur automatisierten Erstellung von Abrechnungen.
Aber: Es dient als zentrale Orchestrierungsplattform. Sie können Fristen bündeln, Anfragen managen, komplexe Workflows visualisieren und dokumentieren. Vor allem dient es als zentrale Anlaufstelle für Links und Übersichten, die auf Ihre Fachsoftware verweisen.
Die Frage ist: Wieviel Wert gewinnen Sie durch bessere Übersicht, erhöhte Prozesssicherheit und reduzierte mentale Last im täglichen Kampf gegen die Informationsflut?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Lohnbuchhalter
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Lohnbuchhalter
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)