Kanban + Dashboard für Kundenservice
Wenn jeder Kanal gleichzeitig brennt
Montagmorgens um 8:00 Uhr: Das E-Mail-Postfach quillt über mit 150 neuen Anfragen. Parallel vibriert das Telefon mit einer Priorität-1-Beschwerde, das Ticketsystem zeigt 50 offene High-Priority-Tickets. Der Chat läuft ebenfalls heiss. Sie haben keine Ahnung, wo Sie anfangen sollen.
Welche E-Mails sind wirklich dringend? Welches Ticket eskaliert, wenn es nicht sofort bearbeitet wird? Und wer ist überhaupt schon im Dienst, um zu helfen?
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten gleichzeitig. E-Mail, Ticketsystem, Telefon, Chat, interne Notizen. Jeden Morgen 30 Minuten nur für die Priorisierung einer nie enden wollenden Flut von Anfragen. Die Angst, etwas Wichtiges zu übersehen, ist allgegenwärtig.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein System-Problem. Kundendaten leben im CRM, die Kommunikationshistorie im Ticketsystem, Produktinfos in der Wissensdatenbank, Versandinfos im Logistiksystem. Ein vollständiges Bild des Kunden erfordert oft den Wechsel zwischen drei bis fünf Systemen. Sie sind der Übersetzer dazwischen – und das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen – egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben – ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist
B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen
C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Kundenservice:
- Priorisierung eingehender Tickets (täglich 8:00 Uhr)
- Überprüfung offener Kundenanfragen (täglich 14:00 Uhr)
- Feedback-Channels prüfen – Soziale Medien, Rezensionen (täglich 16:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben, aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Kundenservice:
- Neue Anfragen: Kunde Meyer – "Fehler bei der Anmeldung"
- In Bearbeitung: Ticket #12345 – "Lieferverzögerung Bestellung #6789"
- Warten auf Kunde: Kunde Schmidt – "Informationen zur Retoure, Fotos angefordert"
- Eskaliert: Kunde Bauer – "Vertragsabbruch droht wegen mehrfacher Servicefehler"
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Kundenservice:
- Zendesk-Ticketsystem im Dashboard-Frame – Direkter Überblick über neue und offene Tickets, Klick auf Ticket öffnet Zendesk-Interface
- Salesforce CRM verlinkt – Kundendaten wie Kontakthistorie und Käufe direkt im Dashboard sichtbar, ohne Salesforce öffnen zu müssen
- E-Mail-Postfach eingebunden – Outlook oder Gmail als separates Widget, gefiltert nach "Ungelesen" oder "Priorität"
Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot
Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Kundenservice:
Notion ersetzt nicht Ihr CRM wie Salesforce oder Ihr professionelles Ticketsystem wie Zendesk oder Freshdesk. Es ist keine vollwertige Datenbank für alle Kundendaten oder eine Software für detaillierte Service-Level-Reporting.
Aber: Es dient als zentrale Kommandozentrale. Es konsolidiert Daten und Links aus verschiedenen Tools, bietet eine personalisierte Übersicht über offene Aufgaben, kritische Kennzahlen und teamübergreifende Projekte. Sie können Fristen-Bearbeitung integrieren. Sie können Workflows abbilden. Sie können Notion als Zentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt.
Die Frage ist: Wie viel Zeit verbringen Sie täglich damit, zwischen verschiedenen Tools zu springen oder Informationen manuell zusammenzusuchen? Wenn es mehr als 30 Minuten sind, ist ein Dashboard Gold wert.
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Kundenservice
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard – Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit
- Setup-Anleitung mit 5-Minuten-Video
- Profession-spezifische Anpassungen für Kundenservice
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0
Dauer: 30 Minuten
Format: Video-Call oder vor Ort nach Verfügbarkeit