Kanban + Dashboard für Ergotherapeuten

Der tägliche Kampf um den Überblick

Montagmorgen, 7:30 Uhr. Sie öffnen die Praxis und werfen einen Blick auf den Terminplan. Patient A hat kurzfristig abgesagt, Patient B braucht ein neues Rezept, Patient C hat eine dringende Frage zum Hilfsmittelantrag, den Sie am Freitag bearbeitet haben. Jetzt stehen die Fragen: Ist das Rezept schon vorbereitet? Wo liegt der Antrag von Patient C? Wer hat die Absage von Patient A kommuniziert?

Sie schauen in den Terminkalender, öffnen die digitale Patientenakte, checken die E-Mails und versuchen, alles zu sortieren. Dann klingelt das Telefon. Wo fangen Sie an?

Das Problem liegt nicht in Ihrer Organisation. Das Problem ist strukturell: Ihre täglichen Aufgaben leben in mindestens vier verschiedenen Systemen und in Ihrem Kopf. Terminplanung, Patientenakte, E-Mails, Telefon, manchmal noch Messenger. Jeden Morgen fehlt Ihnen die zentrale Übersicht, um den Status Ihrer Aufgaben und die Patientensituation auf einen Blick zu erfassen.

Das ist kein Zeitmangel. Das ist ein System-Problem. Jede Informationsquelle hat ihre eigene Logik, und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet Sie nicht nur Zeit, sondern mentale Energie – genau die Energie, die Sie für Ihre Patienten brauchen.

Was ein Dashboard löst

Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen - egal ob Sie allein arbeiten oder Teammitglieder haben - ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle.

Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:

1. Übersicht aller Aufgaben - persönlich und im Team, an einem Ort
2. Einfache Verlinkung - Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
3. Geräte-unabhängig - identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop

Was ein gutes Dashboard ausmacht:

A. Alles auf einen Blick - Sie sehen sofort, was heute wichtig ist B. Direkter Zugriff - Von dort aus arbeiten, nicht nur planen C. Zentrale Verlinkung - Alle Programme und Tools dort eingebunden

Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen

Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.

Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen - egal in welcher Branche sie arbeiten.

Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.

Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können

Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen. Sie benötigen einmalig eine Registrierung - dann können Sie sofort loslegen.

Einführungszeit: 20 Minuten pro Person. Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.

Die wichtigsten Dashboard-Funktionen

→ Mein Fokus

Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.

Beispiele für Ergotherapeuten:

• Terminplan auf Änderungen prüfen (täglich 8:00 Uhr)
• Neue Patientendaten sichten - Eingang (täglich 8:30 Uhr)
• Offene Therapieberichte abschließen (täglich 16:30 Uhr)
• Anfragen und Nachrichten beantworten (täglich 9:30 Uhr und 15:30 Uhr)

💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"

Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.

Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab - nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich "Leben retten", wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.

→ Meine Hauptziele

Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.

Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.

Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.

→ Klarheit (Kanban-Board)

Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.

Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen (wenn Sie sie im Kopf haben), aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.

Beispiele für Ergotherapeuten:

• To Do: Neuanmeldung Max Mustermann - Anamnese vorbereiten
• In Arbeit: Zwischenbericht für Frau Schmidt (Parkinson-Therapie)
• Warten auf: Rezeptverlängerung Dr. Müller für Patientin Meier

💡 Tipp für Entscheider:

Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.

Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort

Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.

Was das bedeutet:

• Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
• Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
• Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit

Erweiterte Integration:

Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.

Für Ergotherapeuten:

• Theorg oder medatixx im Dashboard-Frame eingebunden
• E-Mail-Postfach (Outlook/Gmail) direkt sichtbar
• Terminkalender (Google Calendar/Outlook) verknüpft
• Klick auf Patientennamen öffnet Akte in Theorg direkt beim Patienten

Brauchen Sie individuelle Integrationen? → Holen Sie sich hier ein Angebot

Timeline & Projektübersicht

Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.

Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.

Was Sie noch mit Notion machen können

Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:

• Angebote erstellen - Direkt im System, mit Vorlagen
• E-Mail-Postfach einbinden - Im Dashboard-Frame sichtbar
• Seiten teilen - Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
• Aufgabenverwaltung - Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
• Übersichten & Reports - Automatisch generiert aus Datenbanken
• Tabellen einbinden - Auch als eingebetteter Frame (z.B. Excel, Google Sheets)
• Dokumente einbinden - PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
• Daten per Schnittstelle importieren - Automatisierte Daten-Synchronisation

In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?

Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.

Wichtig zu verstehen:

Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.

Für Ergotherapeuten:

Notion ersetzt nicht Ihre Praxissoftware (Theorg, medatixx oder ähnliche Systeme). Es ist kein medizinisches Dokumentationssystem und keine rechtlich bindende Patientenverwaltung.

Aber: Sie können Aufgaben-Workflows abbilden. Sie können Therapieplanungen organisieren. Sie können Notion als Zentrale nutzen, die auf Ihre Fachsoftware verlinkt und Ihnen den täglichen Überblick verschafft, den Ihre Praxissoftware nicht bietet.

Die Frage ist: Wie viel mentaler Aufwand fließt täglich in das Suchen, Sortieren und Übertragen von Informationen zwischen Ihren Systemen oder aus Ihrem Kopf? Macht ein zentraler Überblick hier einen Unterschied?

→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.

Jetzt starten

Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen

→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Ergotherapeuten

Was Sie bekommen:

• Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
• Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
• Profession-spezifische Anpassungen für Ergotherapeuten

Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)

Option 2: Kostenfreie Beratung buchen

Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?

→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)

Wir zeigen Ihnen:

• Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
• Welche Integrationen sinnvoll sind
• Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist

Kosten: €0 Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)