Kanban + Dashboard für Büroverwaltung
Montagmorgen, 8:00 Uhr. Sie kommen ins Büro. Auf Ihrem Schreibtisch liegen drei dringende Posteingänge, im Outlook-Postfach blinken 40 neue E-Mails, auf Teams mehrere Nachrichten. Ihr Abteilungsleiter kommt vorbei und fragt nach dem Stand von Projekt Alpha. Wo fangen Sie an?
Sie wissen nicht, welche Aufgabe die höchste Priorität hat. Sie wissen nicht, welche E-Mail zuerst beantwortet werden muss. Sie wissen nicht, ob Ihnen gestern Abend etwas Wichtiges durchgerutscht ist. Der Tag beginnt mit 30 Minuten Sortieren – und dem unguten Gefühl, nicht wirklich fertig zu werden.
Das Problem: Ihre Aufgaben leben in fünf verschiedenen Welten. Outlook, Teams, Posteingang, Projektmanagement-Tool, Kalender. Jeden Morgen derselbe Kampf um Übersicht. Das ist kein Organisationsproblem. Das ist ein System-Problem.
Jede Informationsquelle folgt ihrer eigenen Logik – und Sie sind der Übersetzer dazwischen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem mentale Energie.
Was ein Dashboard löst
Eines der wichtigsten Tools in einem Unternehmen ist ein zentrales Dashboard. Es bewahrt Übersicht und Kontrolle – egal ob Sie allein arbeiten oder im Team.
Warum ein Dashboard unverzichtbar ist:
- Übersicht aller Aufgaben – persönlich und im Team, an einem Ort
- Einfache Verlinkung – Verknüpfung zwischen Aufgaben, Projekten, Dokumenten
- Geräte-unabhängig – identische Ansicht auf Handy, Tablet, Desktop
Was ein gutes Dashboard ausmacht:
A. Alles auf einen Blick – Sie sehen sofort, was heute wichtig ist
B. Direkter Zugriff – Von dort aus arbeiten, nicht nur planen
C. Zentrale Verlinkung – Alle Programme und Tools dort eingebunden
Warum erfolgreiche Unternehmer Dashboards nutzen
Viele erfolgreiche Unternehmer arbeiten mit genau diesem Prinzip: Ein zentraler Ort für alles.
Sie arbeiten in Zeitblöcken. Sie bringen Notizen und Ideen sofort zusammen. Sie teilen Aufgaben programm-unabhängig mit anderen – egal in welcher Branche sie arbeiten.
Der Vorteil: Keine Abhängigkeit von einzelnen Programm-Herstellern. Ihre Struktur bleibt, auch wenn sich Tools ändern.
Was Notion kostet und wie schnell Sie starten können
Kosten: Notion ist kostenfrei für Einzelpersonen und Teams bis 10 Personen.
Sie benötigen einmalig eine Registrierung – dann können Sie sofort loslegen.
Einführungszeit: 20 Minuten pro Person.
Mit einem kurzen Video können Sie Ihr gesamtes Team einarbeiten.
Die wichtigsten Dashboard-Funktionen
→ Mein Fokus
Enthält die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie täglich zur selben Zeit im selben Ablauf erledigen müssen.
Beispiele für Büroverwaltung:
- E-Mail-Posteingang sichten und priorisieren (täglich 8:00 Uhr)
- Terminkontrolle und Unterlagen vorbereiten (täglich 8:30 Uhr)
- Offene Aufgaben in Projekt-Tools prüfen (täglich 16:00 Uhr)
💡 Tipp: "Raus aus dem Kopf"
Nutzen Sie das "Raus aus dem Kopf"-Feld, um Ihren mentalen Arbeitsspeicher zu leeren.
Wichtig: Nicht als Verdrängungstool nutzen! Arbeiten Sie diese Dinge unter "Tägliche Routine" ab – nehmen Sie sie per Drag & Drop in Ihre Aufgaben auf. Das kann buchstäblich Leben retten, wenn wichtige Dinge sonst untergehen würden.
→ Meine Hauptziele
Enthält Ihr kurzfristiges, mittelfristiges und langfristiges Ziel.
Zweck: Das Unterbewusstsein daran erinnern, warum Sie zur Arbeit gehen.
Dies ist nicht für tägliche Ziel-Bearbeitung gedacht. Diese Ziele bleiben stabil und dienen der Orientierung.
→ Klarheit (Kanban-Board)
Ihr zentrales Kanban-Board als Mix zwischen "Was will ich erreichen" und konkreten Aufgaben.
Prinzip: Nicht jede kleine Aufgabe erfassen, wenn Sie sie im Kopf haben. Aber den Überblick bewahren über laufende Projekte.
Beispiele für Büroverwaltung:
- Zu erledigen: Reisekostenabrechnung für Herrn Meier
- In Bearbeitung: Vorbereitung Jahresbericht 2024
- Warten auf Rückmeldung: Angebot für Büromaterial bei Lieferant X
💡 Tipp für Entscheider:
Nutzen Sie diese Funktion, um täglich dynamisch Prioritäten neu zu ordnen.
Nutzen Sie diese Funktion auch, um Mitarbeiter-Aufgaben zu überwachen. Sie können Aufgaben von Teammitgliedern hier einbinden und sehen sofort den Status.
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Das Wichtigste: Alle Programme an einem Ort
Der Game-Changer: Sie können jegliche Cloud-Anwendungen, die über eine Browser-URL funktionieren, in Ihr Dashboard einbinden.
Was das bedeutet:
- Kein Wechseln zwischen Programmen mehr
- Alles aus einer Oberfläche heraus erledigen
- Riesen-Mehrwert in der Übersichtlichkeit
Erweiterte Integration:
Sie können sogar Schnittstellen einbinden und Daten direkt in die Notion-Datenbank importieren. Holen Sie sich Daten aus Ihren anderen Systemen direkt auf Ihr Dashboard.
Für Büroverwaltung:
- Outlook – Wichtige E-Mails direkt im Dashboard sehen und priorisieren, ohne das E-Mail-Programm zu wechseln
- Microsoft Teams – Schneller Zugriff auf relevante Channels und Projekte ohne lange Suche
- SharePoint – Verlinkungen zu wichtigen Ordnern und Dokumenten für aktuelle Aufgaben
Brauchen Sie individuelle Integrationen?
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Timeline & Projektübersicht
Mit der Umsetzungsleiste erhalten Sie eine grafische Übersicht über Ihre laufenden Projekte und deren Zeitplan.
Ideal für längerfristige Projekte mit Meilensteinen und Deadlines.
Was Sie noch mit Notion machen können
Weitere Funktionen, die Ihr Dashboard ergänzen:
- Angebote erstellen – Direkt im System, mit Vorlagen
- E-Mail-Postfach einbinden – Im Dashboard-Frame sichtbar
- Seiten teilen – Mit Kunden oder Mitarbeitern live zusammenarbeiten
- Aufgabenverwaltung – Inkl. Zuweisung, Fristen, Status
- Übersichten & Reports – Automatisch generiert aus Datenbanken
- Tabellen einbinden – Auch als eingebetteter Frame wie Excel oder Google Sheets
- Dokumente einbinden – PDFs, Verträge, Pläne direkt sichtbar
- Daten per Schnittstelle importieren – Automatisierte Daten-Synchronisation
In welchen Bereichen wird Notion eingesetzt?
Kurze Antwort: In allen Bereichen. Es gibt keine Begrenzung.
Wichtig zu verstehen:
Notion ist kein Ersatz für Ihre branchenspezifische Software.
Für Büroverwaltung:
Notion ersetzt nicht Ihre Kernsysteme wie SAP, Ihre E-Mail-Kommunikation oder Ihre spezialisierten Fachanwendungen. Es ist kein vollwertiges Projektmanagement-System und kein Dokumentenmanagementsystem.
Aber: Sie können es als zentrale Kommandozentrale nutzen. Es kann Informationen aus verschiedenen Systemen aggregieren, Aufgaben aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Workflows klar visualisieren und als persönliche oder Team-Übersicht dienen.
Die Frage ist: Wollen Sie eine zentrale Schaltstelle für Ihren Informationsfluss und Ihre Prozesse, auch wenn die Datenquelle extern bleibt?
→ Fragen Sie hier nach einem Berater, der Ihnen den Aufwand transparent darlegt.
Jetzt starten
Option 1: Kostenfreie Vorlage herunterladen
→ DOWNLOAD: Workflow-Dashboard für Büroverwaltung
Was Sie bekommen:
- Vorgefertigtes Dashboard (Mein Fokus, Hauptziele, Klarheit)
- Setup-Anleitung (5-Minuten-Video)
- Profession-spezifische Anpassungen für Büroverwaltung
Benötigt: Name, E-Mail (optional: Rufnummer für Rückfragen)
Option 2: Kostenfreie Beratung buchen
Unsicher, ob Notion für Ihre Workflows passt? Brauchen Sie individuelle Anpassungen?
→ Kostenfreie Dashboard-Beratung buchen (30 Min)
Wir zeigen Ihnen:
- Wie Ihr individuelles Dashboard aussehen könnte
- Welche Integrationen sinnvoll sind
- Welcher Aufwand für Ihre Anforderungen realistisch ist
Kosten: €0
Dauer: 30 Minuten
Format: Video-Call oder vor Ort (nach Verfügbarkeit)