weclapp | CRM-Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Kundenmanagement & Vertrieb:

• 360°-Kundenansicht mit vollständiger Historie aller Kontakte, Interaktionen, Dokumente und Geschäftsvorfälle vom ersten Lead bis zur Rechnung
• Intelligentes Lead-Scoring zur automatischen Bewertung von Interessenten nach Potenzial für fokussierte Prioritätensetzung
• Kanban-basierte Pipeline-Visualisierung mit Drag & Drop-Verwaltung aller Verkaufschancen in Echtzeit
• Integrierte Angebotserstellung mit direktem Zugriff auf Live-Lagerdaten und nahtloser Überführung in Aufträge

Kommunikation & Zusammenarbeit:

• E-Mail-Integration mit automatischer Protokollierung aller Kundenkommunikation inklusive Öffnungs- und Klick-Tracking
• Strukturiertes Aufgaben- und Terminmanagement mit Teamkalender für koordinierte Kundenbetreuung
• Mobile App mit Offline-Funktionalität für vollständigen Datenzugriff auch ohne Internetverbindung

Service & Support:

• Ticketsystem mit SLA-Überwachung zur zentralen Verwaltung aller Kundenanfragen mit automatischer Eskalation
• Systematisches Feedback-Management durch integrierte Kundenzufriedenheitsabfragen

Automatisierung & Prozesse:

• Workflow-Designer ohne Programmierung zur Automatisierung von Follow-Ups, Genehmigungsprozessen und Statusaktualisierungen
• Multi-Channel-Integration für Onlineshops (Shopify, WooCommerce), Marktplätze (Amazon, eBay) und Zahlungsdienstleister

Auswertung & Steuerung:

• Konfigurierbare Echtzeit-Dashboards zu Umsätzen, Pipeline-Werten und Team-Performance
• Forecast-Reporting mit fundierten Umsatzprognosen basierend auf Verkaufschancen und Abschlusswahrscheinlichkeiten
• Custom Reports per Drag & Drop ohne erforderliche IT-Kenntnisse

Integration & Erweiterbarkeit:

• REST-API und Webhooks für umfassende Integrationsmöglichkeiten in bestehende IT-Landschaften
• Marketplace mit Zusatzmodulen für erweiterte Marketing-Automation, DMS-Funktionen oder Branchenlösungen

🟨 Besonderheiten – Was macht weclapp einzigartig?

Native ERP+CRM-Integration unterscheidet weclapp fundamental von herkömmlichen CRM-Systemen. Während andere Lösungen aufwändige Schnittstellenprojekte zur Anbindung von Warenwirtschaft und Buchhaltung erfordern, arbeitet weclapp mit einer durchgängigen Datenbasis. Der Lead wird zum Kontakt, das Angebot zum Auftrag, der Auftrag löst automatisch Lagerbewegungen aus und generiert die Rechnung – alles ohne Medienbrüche oder Doppelpflege. Handelsunternehmen und produzierende Betriebe profitieren von Zeitersparnissen bis zu 30 Prozent bei der Auftragsabwicklung.

Deutsches Cloud-Hosting mit vollständiger DSGVO-Konformität bietet rechtliche Sicherheit ohne Kompromisse. Die Daten werden ausschließlich in Frankfurt gespeichert und unterliegen deutschem Datenschutzrecht. ISO 27001-Zertifizierung und GoBD-Konformität für alle steuerrelevanten Daten sind keine Marketing-Versprechen, sondern gelebte Praxis. Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen erhalten die Gewissheit, dass keine Datentransfers in unsichere Drittländer stattfinden und keine US-Cloud-Act-Problematik besteht.

Kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt durch vier bis sechs große Updates pro Jahr, die automatisch eingespielt werden. Kundenfeedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein, was zu praxisnahen Verbesserungen führt. Die Zugehörigkeit zur proALPHA Gruppe seit 2018 sichert zusätzliche finanzielle Stabilität und langfristige Investitionssicherheit.

Modulare Wachstumsfähigkeit ermöglicht den Start mit reinen CRM-Funktionen und die spätere Erweiterung um Buchhaltung, erweiterte Warenwirtschaft oder Produktionsplanung. Die Architektur wächst mit den Anforderungen, ohne dass Migrationen, Datenverluste oder Systemwechsel erforderlich werden.

Einschränkungen: Die Marketing-Automation beschränkt sich bewusst auf Grundfunktionen. Umfassende Kampagnenplanung, mehrstufiges Lead Nurturing oder KI-gestützte Content-Personalisierung wie bei spezialisierten Marketing-Plattformen sind nur über Zusatzmodule oder Partner-Integrationen verfügbar. Großkonzerne mit über 500 CRM-Nutzern und extrem individuellen Anpassungsanforderungen finden bei Enterprise-Lösungen oft besser passende Optionen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte weclapp wählen?

KMU im Handel und E-Commerce mit 5-250 Mitarbeitern finden in weclapp die Lösung für die Integration bisher getrennter Systeme. Unternehmen, die zwischen verschiedenen Tools für Kundenverwaltung, Onlineshop und Warenwirtschaft wechseln müssen, erhalten eine durchgängige Sicht vom ersten Kundenkontakt bis zur Auslieferung. Besonders wertvoll sind Echtzeit-Lagerbestände während der Kundenberatung, automatische Bestellvorschläge und nahtlose Multi-Channel-Anbindung für verschiedene Verkaufskanäle.

Außendienstmitarbeiter mit hoher Mobilität profitieren vom schnellen Zugriff auf alle relevanten Kundendaten, Produktinformationen und der Möglichkeit zur Angebotserstellung vor Ort. Die mobile Anwendung mit Offline-Modus macht unabhängig von der Internetverbindung beim Kunden. Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Dienstleistungsunternehmen mit Service- und Projektgeschäft wie IT-Dienstleister, Agenturen oder technische Dienstleister benötigen neben CRM-Funktionen auch Zeiterfassung, Ticketing mit SLA-Überwachung und Projektabbildung bis zur Abrechnung. Die integrierte Service-Komponente macht separate Ticketsysteme oder Projektverwaltungstools überflüssig.

Kleinere Produktionsbetriebe und Großhändler mit physischen Produkten erhalten die notwendige Verbindung von Kundenmanagement, Stücklisten, Lagerführung und Nachkalkulation in einem System. Der ERP-Kern bietet deutlich mehr Funktionstiefe als reine CRM-Systeme ohne aufwändige Zusatzintegrationen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Die Integration von Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung oder Buchhaltung ist für die täglichen Prozesse zentral erforderlich
• Datenschutz und Compliance mit deutschem Hosting, DSGVO-Konformität und GoBD-Zertifizierung sind nicht verhandelbar
• Schnelle Einsatzbereitschaft in 2-4 Wochen wird einem mehrmonatigen Großprojekt vorgezogen
• Transparente SaaS-Flatrates pro Nutzer ohne versteckte Lizenzkosten oder Hardwareinvestitionen passen zur Budgetplanung

Details zur CRM-Software: weclapp

Durchgängige Prozessintegration bildet die DNA von weclapp. Anders als nachträglich an ERP-Systeme angebundene CRM-Lösungen ist weclapp von Grund auf als integrierte Business-Plattform konzipiert. Der Weg vom Lead über den Kontakt zum Angebot, weiter zum Auftrag, Lieferschein und schließlich zur Rechnung erfolgt in einem durchgängigen Prozess ohne Systemwechsel. Diese nahtlose Verbindung zwischen Vertrieb, Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung eliminiert typische Schnittstellenprobleme und Doppelpflegeaufwände.

Praxisorientierte Funktionstiefe kennzeichnet den CRM-Bereich. Die Software deckt alle Standardanforderungen solide ab: Lead-Management mit Scoring-Mechanismen, Opportunity-Pipeline mit visueller Aufbereitung, E-Mail-Integration mit Tracking-Funktionen, strukturierte Aufgabenverwaltung und aussagekräftiges Reporting. Der Ansatz vermeidet Feature-Überfrachtung zugunsten von Tools, die im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an modernen Cloud-Anwendungen mit intuitiver Bedienung.

Flexible Skalierbarkeit wird durch den Marketplace und Partner-Integrationen ermöglicht. Funktionen, die nicht standardmäßig enthalten sind – etwa erweiterte Marketing-Automation oder spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme – lassen sich über vorgefertigte Konnektoren oder individuelle API-Integrationen nachrüsten. Diese Modularität erlaubt Unternehmen, mit einem schlanken System zu starten und bei Bedarf gezielt zu erweitern, ohne die Kernarchitektur zu gefährden.

Wissenswertes zum Anbieter: weclapp GmbH

Solide Mittelstandsverankerung prägt die weclapp GmbH seit der Gründung 2008 in Münster. Mit etwa 200 Mitarbeitern und klarem Fokus auf den DACH-Markt hat das Unternehmen ein tiefes Verständnis für deutsche Geschäftsprozesse und rechtliche Anforderungen entwickelt. Die Übernahme durch die proALPHA Gruppe im Jahr 2018 – einer der größten deutschen ERP-Anbieter – brachte zusätzliche finanzielle Stabilität und Zukunftssicherheit für Bestandskunden.

Agile Entwicklungskultur zeigt sich in der Veröffentlichung von vier bis sechs Major-Releases pro Jahr. Durch konsequente Microservices-Architektur und moderne CI/CD-Pipelines können Neuerungen schnell ausgerollt werden. Kundenfeedback fließt direkt in die Produktentwicklung ein, was zu praxisnahen Verbesserungen führt statt zu theoretischen Features aus dem Entwickler-Elfenbeinturm. Ein starkes Partnernetzwerk mit über 70 zertifizierten Partnern bietet lokale Ansprechpartner für Implementierung, Branchenlösungen und Support vor Ort.

Technische Details & Integration

Moderne Cloud-native Architektur bildet das technische Fundament. Die Microservices-basierte Struktur mit Container-Orchestrierung durch Docker und Kubernetes gewährleistet hohe Ausfallsicherheit durch Multi-Mandanten-Architektur. Anders als Legacy-Monolithen, die oft noch auf veralteten Technologie-Stacks basieren, nutzt weclapp eine zeitgemäße technische Basis, die für die kommenden Jahre gerüstet ist.

Umfassende REST-API mit Webhooks ermöglicht reale Integrationsfähigkeit. Die öffentlich zugängliche Dokumentation enthält Code-Beispiele für gängige Programmiersprachen, eine Sandbox-Umgebung steht für Tests zur Verfügung. Diese Offenheit unterscheidet weclapp von Systemen mit eingeschränkten oder schlecht dokumentierten Schnittstellen.

Standardintegrationen für typische Szenarien decken die wichtigsten Anforderungen ab. Native Konnektoren existieren für E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce und Shopware, für Marktplätze wie Amazon und eBay, für Zahlungsdienstleister wie PayPal und Stripe sowie für Versanddienstleister wie DHL, DPD und GLS. Diese vorgefertigten Integrationen bedeuten, dass die wichtigsten 80 Prozent der Standardanforderungen ohne Entwicklungsaufwand abgedeckt werden.

Kosten & Preismodell

Transparente Staffelung nach Nutzeranzahl charakterisiert die Preisgestaltung. weclapp bietet abgestufte Editionen (Starter, Professional, Enterprise) mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung pro Nutzer. Der Einstieg beginnt bei etwa 49 Euro pro Nutzer und Monat. Im Vergleich zu Salesforce liegen die Kosten damit rund 40 Prozent niedriger bei vergleichbarer CRM-Funktionalität für kleine und mittlere Unternehmen.

TCO-Vorteil durch SaaS-Modell entsteht durch den Wegfall typischer On-Premise-Kosten. Investitionen in Hardware, Lizenzierung von Datenbankservern oder Beschäftigung von IT-Administratoren für Systemwartung entfallen. Wartung, regelmäßige Updates und Basis-Support sind in der Lizenzgebühr enthalten. Die Amortisation erfolgt bei vielen Anwendern innerhalb von 6 bis 24 Monaten durch Effizienzgewinne und eingesparte Personalressourcen.

Zusätzliche Implementierungskosten sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden. Während die Lizenzkosten transparent sind, können individuelle Anpassungen, Datenmigrationen aus komplexen Altsystemen oder kostenpflichtige Add-ons das Budget erhöhen. Eine realistische Planung sollte 20 bis 30 Prozent Puffer für Implementierung, Schulung und mögliche Zusatzmodule einkalkulieren.

Migration & Umstieg auf weclapp

Schneller Go-Live bei Standardprozessen ist realistisch erreichbar. Bei weitgehender Nutzung der weclapp-Standardprozesse lässt sich eine CRM-Basis-Implementierung in 2 bis 4 Wochen realisieren. Für umfassende ERP+CRM-Projekte mit vielen Integrationen, komplexen Workflows und umfangreichen Anpassungen sollten 2 bis 6 Monate eingeplant werden.

Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor bestimmt maßgeblich die Projektdauer. Die technische Migration durch CSV-Import oder API-basierte Datenübernahme ist meist weniger problematisch als die Vorbereitung der Daten. Altdaten müssen bereinigt, Dubletten eliminiert und Datenstrukturen vereinheitlicht werden. Diese Aufbereitung verursacht den größten Aufwand und birgt das größte Risiko für Projektverzögerungen.

Change Management erfordert bewusste Aufmerksamkeit. Die intuitive Oberfläche erleichtert zwar die Akzeptanz, trotzdem braucht es klares Commitment der Geschäftsführung, ausreichende Schulungsressourcen von 20 bis 60 Stunden je Nutzerrolle und aktive Einbindung von Key-Usern als Multiplikatoren im Team. Unternehmen, die diese Erfolgsfaktoren unterschätzen, erleben häufig verzögerte Einführungen oder unzureichende Systemnutzung.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Durchgängige Prozessintegration von der Leadgenerierung über Auftragsabwicklung bis zur Rechnung ohne Systembrüche
• Deutsche Datensicherheit mit ISO 27001-zertifiziertem Hosting in Frankfurt und vollständiger DSGVO-Konformität
• Wartungsfreie Updates durch automatische Einspielung neuer Versionen ohne Projektaufwand oder Zusatzkosten
• Intuitive Benutzeroberfläche mit modernem Design und kurzen Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter
• Flexible Skalierung durch modularen Aufbau vom reinen CRM bis zur vollständigen ERP-Lösung
• Transparente Kostenstruktur mit monatlichen SaaS-Gebühren ohne versteckte Lizenzfallen

Herausforderungen:

• Begrenzte Marketing-Automation erfordert bei komplexen Kampagnen zusätzliche Spezialistentools oder Add-ons
• Customizing-Grenzen bei sehr individuellen Prozessen im Vergleich zu Enterprise-Plattformen mit höherer Anpassungstiefe
• Partner-Abhängigkeit bei komplexen Anforderungen oder branchenspezifischen Anpassungen
• Lernkurve bei ERP-Funktionen für Teams ohne Warenwirtschafts-Erfahrung trotz intuitiver Oberfläche
• Marketplace-Abhängigkeit für spezialisierte Funktionen, die nicht im Standard enthalten sind
• Eingeschränkte Offline-Funktionalität der Desktop-Version im Vergleich zur mobilen App

Häufig gestellte Fragen zu weclapp

Ist weclapp wirklich DSGVO-konform und sicher?

Ja, weclapp erfüllt die DSGVO-Anforderungen durch deutsches Hosting im Rechenzentrum Frankfurt, ISO 27001-Zertifizierung und standardisierte Auftragsverarbeitungsverträge. Die Daten unterliegen ausschließlich deutschem Recht ohne US-Cloud-Act-Problematik. Regelmäßige Sicherheitsaudits und dokumentierte technisch-organisatorische Maßnahmen gewährleisten den Datenschutz auch bei Wirtschaftsprüfungen oder Betriebsprüfungen.

Können wir mit CRM starten und später ERP-Module hinzufügen?

Die modulare Architektur ermöglicht genau diesen Wachstumspfad. Der Start mit reinem CRM-Funktionsumfang ist möglich, bei Bedarf lassen sich Warenwirtschaft, Buchhaltung, Produktionsplanung oder weitere Module ergänzen. Die Datenbasis bleibt dabei identisch, es erfolgt keine Migration und kein Systemwechsel. Bestehende Workflows und Daten bleiben vollständig erhalten.

Wie aufwändig ist die Anbindung unseres Onlineshops?

Für Standardsysteme wie Shopify, WooCommerce oder Shopware existieren vorgefertigte Konnektoren, die innerhalb weniger Stunden konfiguriert werden. Die grundlegende Einrichtung erfordert keine Programmierkenntnisse. Bei individuell entwickelten Shopsystemen ist eine API-Integration über Partner notwendig, deren Aufwand je nach Komplexität zwischen 5 und 20 Entwicklertagen liegt.

Gibt es Größenbeschränkungen bei Datenmenge oder Nutzeranzahl?

weclapp skaliert grundsätzlich mit wachsenden Anforderungen. Die verschiedenen Editionen bieten unterschiedliche Ressourcenkontingente. Unternehmen mit mehreren Hunderttausend Kontakten oder sehr hohen Transaktionsvolumina sollten dies vorab mit dem Anbieter besprechen, um die passende Edition zu wählen. Für Großkonzerne mit über 500 CRM-Nutzern empfiehlt sich eine individuelle Prüfung der Eignung.

Welche Schulungsressourcen sind erforderlich?

Die Einarbeitungszeit variiert nach Rolle und Vorkenntnissen. Für Standardnutzer mit CRM-Erfahrung reichen oft 4 bis 8 Stunden Schulung, für Power-User und Administratoren sollten 20 bis 40 Stunden eingeplant werden. weclapp bietet Webinare, Dokumentation und Video-Tutorials. Viele Implementierungspartner bieten individualisierte Schulungspakete an, die auf die spezifischen Prozesse des Unternehmens zugeschnitten sind.

Wie funktioniert der Support bei technischen Problemen?

Der Basis-Support ist in den Lizenzgebühren enthalten und umfasst E-Mail- und Telefon-Support während der Geschäftszeiten. Für erweiterte Supportleistungen mit garantierten Reaktionszeiten oder 24/7-Verfügbarkeit existieren Premium-Support-Pakete. Zusätzlich steht ein umfangreiches Online-Hilfesystem mit durchsuchbarer Wissensdatenbank zur Verfügung. Bei komplexeren Anforderungen können zertifizierte Partner als Ansprechpartner fungieren.