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FAQ - Das sind 10 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!

Empfehlungen

Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die Buchhaltungs-Programme von sevdesk ADDISON FiBu, buchhaltungsbutler und Agenda. Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.

Ratgeber

Lesen Sie hier, was eine gute Buchhaltungssoftware zu leisten im Stande sein sollte?

Eine zuverlässige und leistungsfähige Buchhaltungssoftware sollte mehr können, als lediglich Ihre eingetragenen Zahlen zusammenzurechnen. Sie sollte Sie bei Abrechnungs- sowie Dokumentationsprozessen unter die Arme greifen, Ihre Steuererklärung vorbereiten und auch alle wichtigen Kennzahlen übersichtlich darstellen können:

Buchung von Belegen und Rechnungen

Grundsätzlich sollte jede Buchhaltungssoftware natürlich die Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützen können. Um auf die Vielfalt der Kundenanforderungen eingehen zu können, sollten außerdem verschiedene Eingabeverfahren (beispielsweise Stapel- und Dialogbuchungen) möglich sein.

Erstellung von Abschlüssen und Bilanzierungen

Die gängigsten Abrechnungsformate sollte jedes Buchhaltungsprogramm beherrschen. Dazu gehören unter anderem die Betriebswirtschaftliche Auswertung, Gewinn- und Verlustrechnung oder die Einnahmen-Überschussrechnung. Natürlich benötigt jeder Nutzer nur einen Teil der Formate für seine Abrechnungen. Wichtig ist jedoch, dass das Programm die gesetzlich von Ihrem Unternehmen geforderten Abschlüsse erstellen kann. Einige Programme können darüber hinaus außerdem die Vermögensverteilung Ihres Unternehmens abbilden und Finanzreports erstellen. Die entsprechenden Zahlen sind bei Unternehmensentscheidungen von essentieller Bedeutung und bilden eine wichtige Basis für das Controlling eines Unternehmens.

Digitale Unterstützung bei Verwaltungsprozessen

Ein leistungsfähiges Buchhaltungsprogramm sollte darüber hinaus Belege – als wohl wichtigste Dokumente in der Buchhaltung - einscannen, umwandeln und verwalten können. Intelligente Buchhaltungssoftware kann beispielsweise alle für eine Buchung wichtigen Angaben von einem eingescannten Beleg ablesen und automatisch in das richtige Konto übertragen. Essentiell für die Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen für steuerrelevante Belege ist dabei, dass sich die Belegdaten lückenlos – mit der ganzen Versionshistorie - abspeichern lassen. Eine weitere nützliche Funktion der Softwares kann beispielsweise das automatische Versehen der Belege mit einem Eingangsstempel sein. In jedem Fall entfällt mit der richtigen Software und der elektronischen Verarbeitung die gesamte Verwaltung der Belege in Papierform. Mit Hilfe dieser und weiterer Automatisierungen in der Organisation spart der Nutzer somit viel Verwaltungsaufwand.

Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmer die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen – meist monatlich oder einmal im Quartal - eine elektronische Voranmeldung bei ihrem zuständigen Finanzamt einreichen. Demnach sollte eine leistungsfähige, digitale Buchhaltungsslösung zwei Funktionen in jedem Fall ausführen können: Für die elektronische Steuererklärung ELSTER werden eine Schnittstelle und ein Tool benötigt, die diesen Verwaltungsprozess unterstützen und somit erleichtern. Die erforderlichen Beträge zieht die Software dann entsprechend selbstständig aus den bestehenden Buchungen. Buchhaltungsprogramme mit einem breiteren Leistungsspektrum bieten darüber hinaus noch Funktion an, die Datenangaben selbstständig auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Außerdem kann der Nutzer ganz leicht mit Hilfe der Software eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe beim Finanzamt beantragen.

DATEV-Schnittstelle

Häufig geben Unternehmer ihre komplette Buchhaltung samt Belegen an ihren Steuerberater weiter, der dann die Abschlüsse erstellt. In den meisten Fällen arbeiten Steuerberater mit der Software von DATEV. Deshalb ist in Buchhaltungsprogrammen in aller Regel eine DATEV-Schnittstelle integriert, so dass die Übergabe und die Weiterverarbeitung der Daten in der DATEV-Steuersoftware problemlos vorgenommen werden können. Grundsätzlich ist der Im- und Export von Daten im Buchführungsprogramm eine hilfreiche Funktion und deswegen in den meisten Fällen Bestandteil dieser.

weitere Funktionen

Neben diesen Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware, ne nach Zielgruppe, weitere Funktionen haben, wie z.B. eine einfache, intuitive Bedienung sowie Funktionen wie Umsatzsteuer-Voranmeldung via ELSTER, Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), verschiedene Schnittstellen, eine Kontaktverwaltung und Sicherheitsmechanismen wie eine Verschlüsselung der Daten beherrschen. Je nach Anspruch zählen auch Datenimport und -export und Online-Banking zu den grundlegenden Aufgaben von Buchhaltungssoftware. Vorlagen und Druckfunktionen sollten ebenfalls integriert sein. Des Weiteren helfen Statistiken und Auswertungen, die Kontrolle über die Buchhaltung zu behalten.

Kriterien zum Vergleich verschiedener Softwares

Um die verschiedenen Anbieter von Buchhaltungssoftwares miteinander vergleichen zu können und den passenden Anbieter für die eigenen Anforderungen zu finden, gilt es, die oben genannten Merkmale und Funktionen der entsprechenden Softwares genauer unter die Lupe zu nehmen. Zu diesem Zweck empfehlen wir Ihnen den Vergleich insbesondere folgender Kriterien: Module Wie bereits dargestellt, bieten die Buchhaltungssoftwares mit unterschiedlichen Leistungspaletten verschiedene Module und Features (Kassenbuch,Fakturastellung etc.) an. Der Vergleich der angebotenen Module bildet bei der Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware damit ein zentrales Kriterium. Beispielsweise wird die Funktion zur Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird zwar nahezu von jedem Buchhaltungsprogramm angeboten, die Durchführung von Gewinn- und Verlustrechnung samt Bilanz findet sich jedoch in Softwares mit einem geringen Leistungsumfang meist nicht. Bei Bedarf sollte demnach im Vorhinein geprüft werden, ob diese Funktion angeboten wird. Weitergabe der Daten Es gilt in jedem Fall vor dem Kauf einer Software zu überprüfen, welche Schnittstellen und Exportfunktionen (Excel, E-Bilanz etc.) das Programm unterstützt, um die Daten reibungslos weitergeben und weiterverarbeiten zu können. Umsatzsteuervoranmeldung Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können auf eine Funktion zur Meldung der Umsatzsteuerdaten an ELSTER nicht verzichten. Buchhaltungssoftware zur Installation oder als Cloud-Software Immer mehr Buchhaltungsprogramme sind auch ohne Installation direkt über den Webbrowser erhältlich und einsetzbar. Beide Möglichkeiten bringen Vor- und Nachteile mit sich und somit gilt es abzuwägen, welche Lösung besser zu Ihnen passt. Benötigen Sie Beratung zur passenden Lösung? Dann wenden Sie sich gerne an uns und unsere erfahrenen IT-Experten helfen Ihnen kostenlos weiter. Kosten Je nach Funktionspalette und Modulangebot können die jährlichen Kosten stark variieren. Ihr persönlicher Anforderungsbedarf entscheidet darüber, mit wie hohen Kosten für die Software Sie rechnen müssen. Kundensupport Gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige ohne buchhalterische Vorkenntnisse kann sich die Bedienung einer solchen Software besonders am Anfang schwierig gestalten. Schnelle und bezahlbare Hilfe (beispielsweise per E-Mail oder Telefon) von einem zuverlässigen Kundendienst ist in solchen Fällen von zentraler Bedeutung und sollte damit ebenfalls ein Auswahlkriterium sein. Cloudbasiert Moderne Programme bieten durch Ihre Cloudbasiertheit flexiblen Zugriff von überall und jedem Device, sei es Smartphone oder Tablet. Rechnungen können ganz leicht eingescannt werden und per Schnittstelle automatisiert ins Programm transferiert werden. Dies erspart einem in letzter Konsequenz viel Zeit und Nerven. Kostenfreie Testphase Einige Buchhaltungssoftwares bieten die Option einer Testphase des Programms an. In diesem Zeitraum können Sie sich kostenlos und unverbindlich mit der entsprechenden Software vertraut machen und im Nachgang dann eine wohlüberlegte Entscheidung treffen.

Welcher Leistungsumfang eignet sich für Ihre Anforderungen?

Die in unserer Übersicht aufgelisteten Buchhaltungsprogramme verfügen über ganz unterschiedliche Leistungsprofile. Die Leistungsniveaus, Produktpaletten aber auch die Preise der Anbieter unterscheiden sich so gravierend voneinander, wie auch die Anforderungsprofile ihrer Kunden. Grundsätzlich sollte eine solide und zuverlässige Buchhaltungssoftware immer alle nötigen Funktionen beinhalten und dabei für den Anwender bedienerfreundlich und übersichtlich bleiben. Bei Selbständigen oder bei kleinen Unternehmen ohne Mitarbeiter sind die Anforderungen an die Buchhaltungs-Software vergleichsmäßig gering, da diese in den häufig nicht buchführungspflichtig sind und in vielen Fällen auch keine Umsatzsteuervoranmeldung nötig ist. Somit benötigt diese Nutzergruppe lediglich grundlegende Funktionen wie die Buchung von Einnahmen und Ausgaben, die Archivierung von Belegen oder aber die Datenweitergabe an den Steuerberater. Suchen Sie also als Einzelunternehmer nach einem geeigneten Buchhaltungsprogramm, dann sollten Sie bei der Auswahl zum einen auf preisliche Aspekte und zum anderen auf eine intuitive Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit der Lösung achten. Kleine Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, haben dagegen andere Anforderungen an die Buchhaltung: Das System sollte sowohl bei der Umsatzsteuervoranmeldung unterstützen als auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Abschreibungen richtig verbuchen. Trotzdem sollte das Programm nicht allzu komplex angelegt sein, da die Buchhaltung häufig vom Inhaber selbst erledigt wird und dabei in vielen Fällen keine kaufmännische Ausbildung vorhanden ist. Diese Nutzergruppe sollte somit auf eine benutzerfreundliche und erschwingliche Software zurückgreifen, die die oben beschriebenen Funktionen erfüllt. Mittelgroße bis große Unternehmen mit vielen Angestellten verfügen hingegen in den meisten Fällen auch über mindestens einen Mitarbeiter, der sich ausschließlich mit der Buchhaltung des Unternehmens befasst. Eine für mittelständische und große Unternehmen passende Buchhaltungssoftware sollte demnach für eine professionale, kaufmännische Buchführung ausgelegt sein und unteranderem bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen sowie mit einer lückenlosen Funktionalität überzeugen. Bei der Auswahl einer Software mit einer solch komplexen Leistungspalette sollten nicht die Kosten das erste Entscheidungskriterium sein, sondern vielmehr die Eignung der Software für Ihr individuelles Anforderungsprofil, denn das richtige Programm kann enorme Arbeitseinsparungen und damit auch enorme Kostenersparnisse bedeuten.

Welche Vorteile bietet kostenpflichtige Buchhaltungssoftware im Vergleich zu kostenlosen Freeware-Lösungen?

Freeware ist in erster Linie für Existenzgründer und kleine Unternehmen reizvoll, da das Produkt kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Das war aber auch schon der einzige Vorteil dieser Softwareart. In der Regel stehen Freeware-Angebote ihren kostenpflichtigen Varianten an Funktionalität in mehr oder weniger großem Umfang nach. Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Vertragsbindung an einen Anbieter, da ja kein Kauf vollzogen wurde und somit auch keine Sicherheiten, Regressansprüche und Ansprüche auf regelmäßige Updates der Software. Außerdem sind Sicherheitsaspekte wie bei kostenpflichtigen Vollversionen nicht immer optimal enthalten und erhalten wenn doch, nicht immer aktualisiert. Es ist empfehlenswert, das Nutzen-Risiko gut abzuwiegen.

Was sollten Kleinunternehmen (Handwerker & Co.) und Freiberufler bei der Auswahl geeigneter Rechnungsprogramme beachten?

Kleinunternehmer wie Handwerker konzentrieren sich gern auf ihr Kerngeschäft und überlassen Ihre Buchhaltung professionellen Dienstleistern wie Buchhaltungsbüros oder Steuerberatern. Sollten Sie als Kleinunternehmer sich dennoch in das Abenteuer Buchhaltung stürzen wollen, ist eine kleine, modular aufgebaute Software die beste Lösung. Als Selbständiger und Kleinunternehmer sind Sie in der Regel nicht bilanzierungspflichtig. Es reicht regelmäßig eine EÜR. Weiterhin sind eine einfache und übersichtliche Bedienoberfläche, die ohne Schnickschnack auskommt und auch eine mobile App zum Einscannen von Belegen mitbringt oder deren Anbindung erlaubt.

Wann benötige ich Buchhaltungsprogramme mit einer DATEV-Schnittstelle?

DATEV ist ein genossenschaftlich organisierter Hersteller von Steuerberater-Software sowie weiter Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungs-Programme. Die DATEV-Software hat aufgrund ihrer besonderen Qualität eine hohe Verbreitung unter Steuerberatern und in Unternehmen. Deshalb hat sich auch die sog. DATEV-Schnittstelle als Standard bei der elektronischen Übertragung von Daten durchgesetzt. Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen wollen, müssen Sie noch während und auch nach Abschluss Ihres Geschäftsjahres Daten an Ihren Steuerberater übermitteln. Wollen Sie Steuerberaterkosten sparen und einen besonderen Aufwand durch persönliche Übergabe Ihrer Unterlagen vermeiden, kommen Sie an einer DATEV-Schnittstelle nicht herum.

Zeit ist Geld: Das Fazit

Auf dem Markt gibt es zahlreiche – auch kostenlose – Buchhaltungsprogramme zur Auswahl. Für den Einstieg und zur Orientierung kann sich auch eine kostenfreie Software als hilfreich erweisen. Wenn Sie in einem größeren Unternehmen tätig sind, sollten Sie über den Kauf einer professionellen und kostenpflichtigen Software nachdenken. Sollten Sie sich trotz unseres Vergleichs bei der Entscheidung dennoch unschlüssig sein, beraten wir Sie gern, damit wir zusammen für Sie die am besten passende Buchhaltungssoftware finden. Wenden Sie sich dazu einfach an uns, damit wir uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen können.