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Warenwirtschaftssystem (WaWi-Software) - Test & Vergleich von JTL, SelectLine, Shopware, plentymarkets, e-vendo

Sie planen oder besitzen bereits einen Online-Shop für Ihr Unternehmen? Dann empfehlen wir Ihnen die Kombination mit einem passenden Warenwirtschaftssystem, um Ihre Bestellungen und Abrechnungen immer im Blick zu behalten. Die Auswahl von geeigneten Warenwirtschaftssystemen ist gigantisch und stellt Laien vor große Herausforderungen. Denn nicht nur die Anschaffung, sondern vor allem die Pflege bzw. die Datenintegration ist je nach Software unterschiedlich aufwendig. Daher gibt es zahlreiche professionelle Softwareagenturen in Deutschland, welche Betreibern bei der Umsetzung helfen. Wir von Systemhaus.com haben ebenfalls die richtigen Partner für unterschiedliche WaWi’s in unserem Netzwerk. Wir empfehlen Ihnen daher, eine entsprechende Anfrage an uns zu stellen, damit wir Sie ausführlich zu Ihren Möglichkeiten beraten können. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt!

Warenwirtscaftssystem - WaWi

Was ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi)?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Unternehmenssoftware, die bestimmte Geschäftsprozesse in einem Betrieb erfasst und für den Nutzer bereitstellt. Es erhebt alle Daten, die im Zusammenhang mit den Warenströmen eines Handelsunternehmens entstehen und stellt diese den Anwendern in einer grafischen Benutzeroberfläche dar. Diese Programme sammeln in der Regel Informationen in den Bereichen Ein- und Verkauf, Wareneingang und Warenausgang sowie der Lagerwirtschaft. Es schließt dabei auch die Rechnungskontrolle und Kassenabwicklung mit ein und übernimmt automatische Aufgaben der Disposition. Das alles dient dem Zweck, die Prozesse in einem Unternehmen zu verbessern, indem es sie beschleunigt und vereinfacht. Neben den typischen Bestandteilen können die Systeme noch individuell erweitert werden und zusätzliche Unternehmensbereiche unterstützen, wie das Personalmanagement oder die Produktion. Häufig werden Warenwirtschaftssysteme auch in Verbindung mit Online-Shops eingeführt und automatisieren dabei Bestell- und Verkaufsabwicklungen. Deshalb besitzen nahezu alle Programme eine Schnittstelle zur externen Anwendungen, wie bspw. für Amazon, ebay oder auch zu Ihrem eigenen Ticketsystem.

Unterschieden werden kann zudem noch zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen. Offene Systeme betrachten lediglich die Wareneingänge und Warenausgänge, während geschlossene Systeme den kompletten Kreislauf eines Produktes im Unternehmen analysieren. Integrierte Systeme gehen dabei noch einen Schritt weiter und stehen in Verbindung mit anderen Informationssystemen, wie z. B. Banken oder Marktforschungsinstituten.

Die Verwendung von Warenwirtschaftssystemen bleibt heutzutage nicht mehr nur den großen Unternehmen mit einem hohen Jahresumsatz und einer hohen Anzahl von Mitarbeitern vorbehalten, die viel Geld für eine individuell auf sie zugeschnittene Software ausgeben können. Vielmehr haben sich solche Systeme auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen etabliert. Besonders im Zeitalter des Online-Handels hat dies zunehmend an Bedeutung gewonnen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, angefangen bei Freeware bis hin zu günstigen Lösungen für wenige Arbeitsplätze.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems für Unternehmen, bzw. Online-Shops

Warenwirtschaftssysteme werden die Abläufe Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen und verbessern können. Es erleichtert nicht nur viele Arbeitsschritte, die Sie sonst von Hand ausführen müssten, sondern vollzieht diese auch schneller, exakter und umfangreicher.

Vorteile WaWi - Warenwirtschaftssystem

Zweck eines Warenwirtschaftssystems ist letztendlich, die Geschäftsprozesse in Hinsicht auf Produkte zu analysieren, zu überwachen und Sie bei Ihren Entscheidungen zu unterstützen. Es vereinfacht Ihnen die alltägliche Arbeit im Unternehmen, da Aufgaben teilweise automatisch übernommen und somit erheblich erleichtert werden. Das Erstellen einer Rechnung kann mit nur wenigen Klicks in der Benutzeroberfläche durchgeführt werden. Wareneingänge und Warenausgänge können in Echtzeit vom System kontrolliert werden und es gibt Ihnen jederzeit Auskunft über Lagerbestände, Verbrauch oder Verkaufszahlen. Somit haben Sie immer einen Überblick, was Sie wann benötigen oder nachbestellen müssen. Auch diese Vorgänge können ggf. vom Computer übernommen werden, sodass Sie sich keine Sorgen über zu wenig verfügbare Waren in Ihrem Lager machen brauchen. Des Weiteren gibt Ihnen das Warenwirtschaftssystem Aufschluss, welche Produkte und Waren sich wie gut verkaufen und zeigt Ihnen auf, in welchen Bereichen Sie sich um eine Verkaufsförderung bemühen sollten.

Ein zusätzlicher Vorteil eines einheitlichen Warenwirtschaftssystems ist die Verwaltung der Informationen an einem Ort. Damit ist gemeint, dass alles in einer Datenbank gespeichert wird, die von jedem integrierten Arbeitsplatz abrufbar ist. Somit entsteht zusätzlich eine bessere Kommunikation einzelner Unternehmensbereiche. Darüber hinaus verfügen die bekanntesten Warenwirtschaftssysteme über Schnittstellen zu weiteren Systemen. Das kann bspw. die Anbindung an die Software Ihres Steuerberaters oder Ihrer Hausbank sein. In allen Fällen sparen Sie sich dadurch Aufwand, Zeit und Kosten. Doch das Wichtigste ist: Schnittstellen sind nötig für eine Anbindung des Warenwirtschaftssystems an einen Web-Shop. Da kleine und mittelständische Unternehmen zunehmend auf den Verkauf über das Internet setzen, macht es nur Sinn, dass solche Systeme direkt mit deren Online-Shops interagieren können und für eine reibungslose Abwicklung der entstehenden Geschäftsprozesse sorgen.

Leistungen & Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme

Ein gutes Warenwirtschaftssystem ist meistens auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Doch auch für kleinere Betriebe besteht die Möglichkeit, eine solche Software in unterschiedlichen Ausführungen zu erwerben. Üblicherweise hat aber jedes Warenwirtschaftssystem die folgenden Bestandteile:

Leistungen WaWi - Warenwirtschaftssystem

Das Einkaufssystem unterstützt die Beschaffung von Waren. In diesem werden alle Produkte verwaltet, die Ihrem Unternehmen von bestehenden Lieferanten angeboten werden. Alle Aufträge, die Warenbestellungen betreffen, werden hierüber gebündelt und weiterverarbeitet. Ein Bestellvorgang kann über dieses System ohne großen Aufwand abgewickelt werden, indem es bspw. das Erstellen von Aufträgen automatisch übernimmt. Teilweise wird ein solcher Bestellvorgang bei bestimmten Artikeln sogar selbständig durchgeführt. Produkte, die einer hohen Umschlagshäufigkeit unterliegen, müssen so nicht „von Hand“ kontrolliert und im richtigen Augenblick nachbestellt werden, sondern stehen sofort wieder bereit, wenn sie zur Neige gehen. Diese automatisierten Aufgaben der Disposition funktionieren natürlich nur im ständigen Austausch mit den anderen Bestandteilen im Warenwirtschaftssystem, die regelmäßig über Lagerbestände und Verbrauch oder Verkauf von Artikeln berichten. Des Weiteren werden über das Einkaufssystem Reklamationen entgegengenommen und bearbeitet.

Das Gegenstück zum Einkaufssystem ist das Verkaufssystem. Dieses unterstützt alle Aufgaben, die im Zuge des Verkaufs anfallen. Das Verwalten von Kundendaten gehört dabei genauso dazu, wie das Bereitstellen von Verkäuferdaten. Vor allem im Online-Handel ist die automatische Angabe von Kontoverbindungen oder Versandstatus eine erhebliche Erleichterung, besonders bei einer großen Anzahl von Kunden. Aber nicht nur das operative Geschäft profitiert vom Verkaufssystem. Ein möglicher Bestandteil ist auch die strategische Ausrichtung, wie z. B. das Planen und Überwachen von Verkaufsaktionen. Hierfür ist der Austausch mit anderen Systemen, wie dem Einkauf oder dem Lager, natürlich wieder unabdingbar, da eventuell ein höherer Bedarf an Vorprodukten oder anderer Artikel besteht. Das Verkaufssystem ist des Weiteren für Retouren oder das Schreiben von Rechnungen zuständig.

Wareneingangssysteme befassen sich, wie der Name schon sagt, mit dem Zugang von Artikel in Ihrem Lager. Es übernimmt die Überprüfung der Rechnungen oder Bestellungen und gleicht diese mit den gelieferten Produkten ab. In der Hinsicht wird auch die Anlieferung der Artikel vom System überwacht. Eine scannergestützte Warenannahme automatisiert diesen Vorgang und weiß zu jeder Zeit Bescheid, welche Menge, zu welchem Zeitpunkt in das Lager eingeht. Es stellt somit die Richtigkeit jeder Bestellung fest und vermerkt deren Anlieferung.

Zwischen dem Einkauf und Eingang sowie dem Verkauf und Ausgang liegt im Geschäftsprozess das Lager, auf unsere Betrachtung genauer bezogen, das Lagerwirtschaftssystem. Von diesem werden alle Waren erfasst, die in das Lager ein- und ausgehen. Die Aufzeichnung des Lagerbestands ist daher die Hauptaufgabe dieses Systems. Tiefergehend regelt es dann die Ordnung innerhalb des Lagers. Zuweisung bestimmter Lagerplätze für verschiedene Artikel, notwendige Umlagerungen oder der Ausweis verfügbarer Mengen, die entnommen werden können, sind Leistungen, mit denen das Lagerwirtschaftssystem den Unternehmensalltag erheblich erleichtert. Zudem unterstützt es die Inventur, da Daten bereits durchgängig im laufenden Geschäftsbetrieb erhoben werden.

WICHTIGER HINWEIS: Ein nicht zu unterschätzender Bestandteil ist die Fähigkeit, das System erweitern zu können, d. h. dass es Schnittstellen besitzt. Damit besteht die Möglichkeit, weitere Programme zu integrieren. So können Sie bspw. optional das Personalmanagement oder Produktionsprozesse mit in das Warenwirtschaftssystem einbeziehen und erreichen einen höheren Grad an Kontroll- und Steuerfähigkeit in Ihrem Unternehmen. Beliebt ist es auch, eine Schnittstelle zur Buchführung einzurichten. Damit werden Käufe und Verkäufe in der Rechnungslegung automatisch berücksichtigt und ersetzt somit eine manuelle Erfassung. Natürlich können Sie die Schnittstellen auch für die Anbindung an externe Systeme nutzen. Das erleichtert Ihnen den Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater, Ihrer Hausbank o. ä. Besonders für den Online-Handel spielen diese Schnittstellen eine überaus wichtige Rolle, denn es bedeutet eine Anbindung an Web-Shops. Sei es Ihr eigener Online-Shop oder eine externe Plattformen, wie Amazon und ebay. Wenn Sie ein Warenwirtschaftssystem für den Versandhandel über das Internet planen, ist es unabdingbar, über solche Schnittstellen zu verfügen. Informieren Sie sich vorher, welche Möglichkeiten dahingehend mögliche Anbieter haben. In der Regel verfügen Anbieter bereits über diese Schnittstellen in der Software, bzw. bieten diese gegen einen Aufpreis an.

Beliebte WaWi-Software für Online-Shops und Unternehmen

1. JTL-WaWi (kostenfrei)

Der wohl beliebteste Anbieter von Warenwirtschaftssystemen für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland ist JTL. Die Software ist dabei sehr stark auf den Online-Versandhandel ausgerichtet. Obwohl JTL-WaWi kostenlos verfügbar ist, wartet es doch mit einem hohen Umfang an Funktionen und Möglichkeiten auf, darunter auch Module zur Buchhaltung oder Darstellung von unternehmensrelevanten Statistiken. Besonderer Wert wird auch auf die Schnittstellen zu Ihrem Web-Shop gelegt. Eine Kompatibilität mit gängigen Shopsystemen, wie WooCommerce, Oxid, Shopware oder PrestaShop binden das JTL-WaWi ganz einfach in Ihr System ein. Dazu kommen Schnittstellen zu ebay und Amazon, die je nach Tarif und Transaktionen für 15,99 € bis 134,99 € monatlich gebucht werden können. Natürlich bietet Ihnen JTL auch eine eigene Webshop-Software an, die das System komplettieren.

2. SelectLine

Bei dem Warenwirtschaftssystem des Anbieters SelectLine handelt es sich aufgrund der Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensbedürfnisse und der hohen Usability um die ideale Lösung für den Mittelstand. Eine Adressverwaltung, Artikelverwaltung, Offene-Posten-Verwaltung, Projekt- und Vertragsverwaltung sowie Serien- und Chargenverwaltung optimieren neben Auswertungsmöglichkeiten verschiedenste Geschäftsprozesse. Weitere Schwerpunkte der Software liegen auf der Zahlungsabwicklung mit Kunden und Lieferanten sowie der Angebots- und Lagerverwaltung. Belege können schnell und unkompliziert erstellt und versendet werden. Die Preiskalkulation unterliegt einer Routine. Das in die Software integrierte Mahnwesen zeichnet sich zudem durch seine Mehrsprachigkeit aus.

Auch Rücksendungen können professionell verwaltet werden. Die SelectLine Warenwirtschaft deckt von der Angebotserstellung bis hin zur Garantieabwicklung sämtliche Bereiche ab. Ein weiterer Vorteil der SelectLine Software besteht in der Flexibilität: Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst die Software mit Ihnen. Als Grundlage hierfür dient in erster Linie der modulare Aufbau, aber auch die verschiedenen Ausprägungen und die enorme Anpassbarkeit. All diese Eigenschaften prädestinieren SelectLine als Unternehmenssoftware. Als zentraler Teil der SelectLine ERP Software ist das Warenwirtschaftssystem modular erweiterbar: Das Programm bietet dabei in allen für KMU relevanten Bereichen wie beispielsweise der Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, CRM (Kundenbeziehungsmanagement) sowie Projektverwaltung professionelle Unterstützung.

Weitere Informationen zum Produkt und anderen Lösungen von SelectLine finden Sie auf der Internetseite des ERP-Herstellers.

Einblick in SelectLine Warenwirtschaftssystem:

https://youtu.be/e2G_Pkz6Koo

3. BüroWare/ShopWare

Viele Online-Händler nutzen als Lösung für ihren Web-Shop die Software „Shopware“ von der Firma SoftENGINE. Dieser Anbieter bietet auch das umfassende Warenwirtschaftssystem BüroWare an, welches perfekt auf die Bedürfnisse der Shopware-Nutzer zugeschnitten ist. Des Weiteren legt SoftENGINE aber auch großen Wert auf die Anbindung zu anderen Web-Shops, wie z. B. Magento, xt-commerce oder afterbuy. BüroWare gibt es in drei Ausprägungen: basic, medium und premium und kann dabei entweder gekauft oder monatlich gemietet werden. Preislich gesehen liegen die verschiedenen Varianten bei ca. 600 €, 1.000 € und 2.000 € als Kaufpreis pro Einzellizenz und zwischen 35 € und 80 € für Mietpreise pro Einzellizenz. Zusätzlich können diverse Optionen und Module dazu gebucht werden, wie Kassensoftware oder Buchhaltungssysteme.

Einblick in BüroWare Warenwirtschaftssystem:

https://youtu.be/ScG2YOLhzMk

4. e-vendo

Eine All-in-one-Lösung bietet Ihnen das Warenwirtschaftssystem von e-vendo. Dieses verfügt von Haus aus über viele Funktionen, die Ihr Unternehmen in allen Bereichen unterstützt. So ist in diesem WaWi bereits ein eigener Online-Shop, ein Kassensystem zur Abwicklung der Zahlungsmodalitäten und eine Schnittstelle zu den großen Online-Plattformen Amazon und ebay integriert. Damit ist es sowohl für den Einsteiger als auch für den Profi ideal geeignet und entsprechend für den Verkauf von Waren über das Internet konzipiert. Auch wenn e-vendo größtenteils Lösungen für den Einzelhandel bietet, ist es auch für den B2B-Markt von Bedeutung. Nach diesem Muster geschieht auch die preisliche Gestaltung der Software-Pakete. Vom günstigsten Angebot ab 49 €, über Business-Varianten ab 89 € und 199 € monatlich, können Sie sich für Ihr Unternehmen eine individuelle Anpassung machen lassen.

5. plentymarkets

Ähnlich verhält es sich beim Anbeiter plentymarkets. Für Neulinge im Online-Handel, bis hin zu etablierten Anbietern werden unterschiedliche Lösungen mit unterschiedlichem Umfang angeboten. Das Warenwirtschaftssystem mit integriertem Web-Shop ist unterteilt für Händler mit unterschiedlich hohen Auftragsvolumina. Die Pakete Starter, Advanced und Professional sind auf eine unterschiedliche Anzahl an Aufträgen zugeschnitten, die abgewickelt werden und erhältlich ab 35 €, ab 190  € oder ab 560 €  pro Monat. Plentymarkets setzt dabei auf eine stark wachsende Community, die sich bei Problem gegenseitig hilft und für eine kontinuierliche Verbesserung der Software sorgt.

Zusammenfassung – Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme sind dazu gedacht, Geschäftsprozesse in Unternehmen zu erfassen und zu analysieren. Dabei sollen sie helfen, die täglich anfallenden Aufgaben zu erleichtern oder zu automatisieren. Für große Unternehmen mit mehreren hundert oder sogar tausend Mitarbeitern sind solche Systeme schon lange unabdingbar, da die verschiedenen Unternehmensbereiche aufeinander abgestimmt werden müssen und zu jederzeit einen Überblick der Warenbestände, etc. geben. Doch auch für kleine und mittelständische Unternehmen sind diese Warenwirtschaftssysteme mittlerweile ein passendes Werkzeug, um den Geschäftsalltag zu optimieren. Dahingehend haben sich viele Anbieter entsprechender Software auf KMU spezialisiert und bieten passende Lösungen zu erschwinglichen Preisen. Die Warenwirtschaftssysteme sind dabei in der Regel ähnlich aufgebaut, bzw. besitzen meist die einzelnen Systeme für Ein- und Verkauf, Wareneingang und Warenausgang sowie Lagerwirtschaft. Vor allem Handelsunternehmen, die im Online-Bereich tätig sind, profitieren von Warenwirtschaftssystemen, die in Anbindung an ihren Web-Shop Prozesse analysieren und helfen, die anfallenden Aufgaben schneller, einfacher und kostengünstiger zu übernehmen.