Actaport Software | Kanzleisoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Digitale Aktenverwaltung: Actaport ermöglicht die zentrale Organisation aller mandatsbezogenen Informationen mit Stammdaten, Dokumenten, E-Mails und Notizen in einer strukturierten digitalen Akte. Die Kanzleisoftware sorgt für einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Fristenverwaltung & Wiedervorlagen: Die Actaport Software bietet automatische Fristenberechnung mit übersichtlicher Darstellung nach Status (fällig, erledigt, überfällig) sowie ein integriertes Wiedervorlagensystem für die strukturierte Nachverfolgung von Vorgängen – ein essentieller Bestandteil jeder zuverlässigen Kanzleisoftware.

Dokumentenmanagement: Mit Actaport profitieren Sie von Versionierung von Dokumenten, Volltext-Suchfunktion, strukturierter Ablage mit automatischer Aktenverknüpfung und Vorlagenmanagement mit Textbausteinen. Alle Dokumente sind jederzeit verfügbar und lassen sich auch als offline Akte nutzen.

beA-Integration: Die Kanzleisoftware bietet eine direkte Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach durch die beA-Schnittstelle für den Versand und Empfang von Nachrichten direkt aus der Akte heraus.

E-Mail-Management: Actaport gewährleistet die nahtlose Integration mit Microsoft Outlook für die automatische Zuordnung von E-Mails zu den entsprechenden Akten. Dies optimiert die Kommunikation und sorgt für eine lückenlose Dokumentation. Neben der E-Mail-Adresse der Mandanten können auch alle relevanten Kontaktdaten zentral verwaltet werden.

Zeiterfassung: Die integrierte Erfassung abrechenbarer Zeiten mit direkter Aktenzuordnung ist auch mobil via Actaport App verfügbar, was flexibles Arbeiten ermöglicht.

Rechnungsstellung: Actaport unterstützt die automatisierte Erstellung von Rechnungen nach RVG, Stundensatz oder Pauschalen mit integriertem Forderungsmanagement für eine effiziente Kanzleiorganisation.

Kalenderintegration: Die Software synchronisiert Fristen, Termine und Wiedervorlagen mit persönlichem und kanzleiweitem Kalender, sodass alle wichtigen Daten stets im Blick bleiben.

Mandantenportal: Das optionale sichere Portal bietet einen geschützten Bereich für den Austausch von Dokumenten und Informationen mit Mandanten und verbessert so die Kommunikation zwischen Anwalt und Mandanten. Optional lässt sich auch ein Live-Chat für direkten Austausch aktivieren.

Teamarbeit: Actaport unterstützt die Aufgabenverteilung, bietet einen gemeinsamen Kanzleikalender und verfügt über ein differenziertes Rechtemanagement für den Aktenzugriff – ideal für die moderne Kanzleiorganisation.

Mobile Nutzung: Mit Actaport haben Sie Zugriff auf Akten, Fristen und Zeiterfassung via Smartphone oder Tablet durch dedizierte Apps für iOS und Android. So können Sie auch unterwegs flexibel arbeiten.

Vorlagenverwaltung: Die zentrale Erstellung und Verwaltung von Dokumentvorlagen mit Platzhaltern ermöglicht die automatische Befüllung mit Mandanten- und Aktendaten für effizienteres Arbeiten.

Reporting: Die Kanzleisoftware bietet übersichtliche Auswertungen zu Umsätzen, Zeiten und offenen Posten für einen kontinuierlichen Überblick über die Kanzleikennzahlen.

🟨 Besonderheiten – Was macht Actaport einzigartig?

Konsequente Cloud-Native-Lösung: Actaport wurde von Grund auf als Webanwendung entwickelt und nicht nachträglich "cloudfähig" gemacht. Diese Cloud-Architektur führt zu besserer Performance, schnelleren Updates und einer moderneren Benutzeroberfläche als bei vielen Wettbewerbern. Die Kanzleisoftware benötigt keine eigenen Server, Updates und Backups erfolgen automatisch und die Kanzlei ist sofort betriebsbereit. Für viele Anwaltskanzleien ist dies eine der besten Lösungen, um IT-Aufwand zu minimieren.

Tiefe Integration des elektronischen Rechtsverkehrs: Die beA-Schnittstelle in Actaport geht über eine einfache Anbindung hinaus. Sie ist nahtlos in die Aktenverwaltung eingebettet, sodass Nachrichten direkt aus der Akte versandt und empfangen werden können. Dies macht den obligatorischen elektronischen Rechtsverkehr deutlich praktikabler und reduziert das Risiko von Fristversäumnissen – ein entscheidender Vorteil dieser Kanzleisoftware.

Plattformübergreifendes Arbeiten ohne Einschränkungen: Actaport ermöglicht die vollständige Nutzbarkeit auf allen Betriebssystemen wie Windows, Mac, Linux und mobilen Geräten mit iOS oder Android. Anders als bei einigen Wettbewerbern gibt es keine funktionalen Einschränkungen bei der Nutzung über Edge, Firefox oder Safari, was die Flexibilität im Arbeitsalltag deutlich erhöht und ortsunabhängiges Arbeiten für Anwälte ermöglicht.

Mandanten-Extranet für sichere Kommunikation: Actaport bietet einen rechtskonformen Austausch von Dokumenten und Informationen mit den Mandanten. Dies reduziert den E-Mail-Verkehr, verbessert die DSGVO-Konformität und kann durch den direkten Zugriff die Mandantenbindung stärken. Die Clients schätzen die Möglichkeit, jederzeit Einblick in ihre Mandate zu erhalten.

Einschränkungen: Actaport stellt keine vollständige Buchhaltungslösung dar. Die Software unterstützt zwar die Rechnungsstellung und grundlegende Zahlungsverfolgung im Forderungsmanagement, ersetzt aber keine komplette Finanzbuchhaltung. Für umfassendere Buchhaltungsfunktionen ist eine Anbindung an externe Systeme wie DATEV erforderlich. Bei der Wahl dieser Kanzleisoftware sollten diese Anforderungen berücksichtigt werden.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Actaport wählen?

Digitalisierungswillige Kanzleien mit 2-50 Mitarbeitern profitieren besonders von Actaport. Die Kanzleisoftware entfaltet ihr volles Potenzial in kleinen bis mittelgroßen Teams, die ihre Prozesse digitalisieren möchten. Die klare Aufgabenverteilung, der gemeinsame Zugriff auf Akten und das durchdachte Rechtesystem unterstützen teamorientierte Arbeitsabläufe optimal. Actaport ist besonders geeignet für Anwaltskanzleien, die von Papierakten auf eine digitale Arbeitsweise umstellen wollen.

Hybrid- und Remote-Work-Kanzleien finden in Actaport die ideale Lösung aufgrund der konsequenten Cloud-Architektur. Homeoffice, mobile Arbeit am Gericht oder unterwegs auf dem Laptop – der volle Funktionsumfang steht über jeden Browser zur Verfügung. Die zentrale Datenhaltung verhindert Informationssilos und ermöglicht echte Zusammenarbeit. Actaport ist besonders wertvoll für Kanzleien mit verteilten Standorten oder flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Microsoft 365-nutzende Rechtsberater profitieren von der tiefen Integration von Actaport mit dem Microsoft-Ökosystem. Die Schnittstelle zu Microsoft Outlook, Office und Teams reduziert Medienbrüche und Doppelerfassungen erheblich. E-Mails und Anhänge lassen sich direkt der Akte zuordnen, Termine synchronisieren und Dokumente bearbeiten. Ideal für Anwälte und Notare, die bereits intensiv mit Microsoft-Produkten arbeiten.

Neugründungen und wachsende Kanzleien können mit Actaport schnell starten ohne Hardware-Investitionen in Server oder komplexe Einrichtung. Die flexible Skalierung mit dem Kanzleiwachstum erlaubt eine bedarfsgerechte Anpassung der Lizenzen. Actaport ist ideal für Existenzgründer, die von Anfang an digital arbeiten und ihre IT-Kosten kalkulierbar halten wollen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Digitalisierungsbereitschaft: Der Wechsel zu Actaport erfordert die Bereitschaft, Prozesse zu digitalisieren und papierbasierte Abläufe aufzugeben.

2. Stabile Internetverbindung: Als Cloud-Lösung ist Actaport auf eine zuverlässige Internetverbindung angewiesen. Eine offline Akte steht nur eingeschränkt zur Verfügung.

3. Standardisierbarkeit der Prozesse: Kanzleien mit sehr speziellen, individualisierten Arbeitsabläufen sollten prüfen, ob diese in der Standardsoftware abbildbar sind.

4. IT-Ressourcen: Actaport reduziert den Bedarf an eigener IT-Infrastruktur und -Personal deutlich im Vergleich zu On-Premise-Lösungen.

Details zur Kanzlei: Actaport

Actaport ist eine moderne, cloudbasierte All-in-One-Lösung, die speziell für die digitale Kanzleiorganisation entwickelt wurde. Die mandatszentrierte Arbeitsweise prägt das Grundkonzept dieser Kanzleisoftware, bei der digitale Akten im Mittelpunkt stehen und alle relevanten Informationen und Prozesse mit diesen verknüpft werden.

Die Actaport Software basiert auf einem durchgängigen Digitalisierungsansatz, der Medienbrüche vermeidet und papierlose Arbeitsabläufe fördert. Actaport ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von Mandanten, Akten, Fristen, Dokumenten und Abrechnungen – alle wesentlichen Elemente der Kanzleiarbeit sind in einem System integriert und über verschiedene Endgeräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone zugänglich.

Der modulare Aufbau von Actaport erlaubt eine bedarfsgerechte Zusammenstellung der Funktionen, wobei eine Standardversion mit den wichtigsten Kernfunktionen als Basis dient und optionale Erweiterungen wie das Mandantenportal, erweiterte Analysen oder spezielle Integrationen hinzugebucht werden können. Diese Flexibilität macht die Software sowohl für kleine als auch für mittelgroße Anwaltskanzleien attraktiv. Ein unverbindlicher Test von Actaport gibt Interessenten die Möglichkeit, die Vorzüge der Software kennenzulernen.

Wissenswertes zum Anbieter: dokSAFE GmbH

Die dokSAFE GmbH hat sich als deutscher Anbieter auf digitale Lösungen für juristische Berufsträger spezialisiert. Sicherheit und Compliance stehen im Mittelpunkt der Unternehmensstrategie, was sich im ausschließlichen Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren nach ISO 27001 widerspiegelt. Damit erfüllt Actaport die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, die für Anwaltskanzleien elementar sind.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Actaport mit regelmäßigen Updates und neuen Funktionen zeigt das Engagement des Anbieters, mit den sich ändernden regulatorischen Anforderungen und technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Besonders der elektronische Rechtsverkehr und die Integration mit Microsoft-Produkten stehen dabei im Fokus der Entwicklung. Die dokSAFE GmbH stellt ihre Kanzleisoftware zur Verfügung, um den Arbeitsalltag von Anwälten zu erleichtern und die Effizienz in Kanzleien zu steigern.

Technische Details & Integration

Actaport ist eine reine Cloud-Lösung ohne lokale Installation. Der Zugriff erfolgt über Webbrowser wie Edge, Firefox oder Safari, wobei die responsive Oberfläche auf allen Endgeräten funktioniert. Dies eliminiert die Notwendigkeit für eigene Server oder komplexe IT-Infrastrukturen in der Kanzlei.

Die Kanzleisoftware Actaport ist plattformunabhängig konzipiert und unterstützt Windows, Mac und Linux-Systeme gleichermaßen. Für die mobile Nutzung stehen dedizierte Apps für iOS und Android zur Verfügung, die zentrale Funktionen wie Aktenzugriff, Zeiterfassung und Kalendereinsicht auch unterwegs ermöglichen. Diese Flexibilität gibt Anwälten die Freiheit, von jedem Ort aus zu arbeiten.

Bei den Integrationen sind besonders die nahtlose beA-Schnittstelle für den elektronischen Rechtsverkehr und die Microsoft 365-Integration hervorzuheben. Letztere ermöglicht die direkte Übernahme von E-Mails und Anhängen in die Aktenstruktur sowie die Synchronisation mit dem Outlook-Kalender. Weitere wichtige Schnittstellen bestehen zu DATEV für den Buchhaltungsexport, zu Diktier- und Scannsystemen sowie optional zu bestimmten Telefonanlagen für die CTI-Integration. Diese umfassenden Integrationsmöglichkeiten machen Actaport zu einer der besten Kanzleisoftware-Lösungen auf dem Markt.

Kosten & Preismodell

Actaport folgt einem SaaS-Preismodell mit monatlicher Abrechnung pro Nutzer. Die transparente Kostenstruktur ermöglicht eine genaue Kalkulation der laufenden Ausgaben ohne versteckte Zusatzkosten.

Basistarif: Ab ca. 59 € pro Nutzer/Monat mit Grundfunktionen von Actaport wie Aktenführung, Dokumentenmanagement und beA-Integration.

Professionelle Edition: Ab ca. 79 € pro Nutzer/Monat mit erweitertem Funktionsumfang inklusive Zeiterfassung, Rechnungsstellung und erweiterten Reporting-Funktionen.

Enterprise-Paket: Ab ca. 99 € pro Nutzer/Monat mit allen Funktionen von Actaport, Premium-Support und erweiterten Anpassungsmöglichkeiten.

Für die Einrichtung und Datenmigration zu Actaport fallen in der Regel einmalig 399-899 € an, abhängig vom Umfang und der Komplexität der Umstellung. In regelmäßigen Aktionszeiträumen kann diese Gebühr teilweise entfallen. Die flexible Lizenzstruktur von Actaport ermöglicht es, genau die benötigte Anzahl an Lizenzen zu erwerben.

Zusätzliche Kosten können für erweiterten Speicherplatz (über das inkludierte Basisvolumen hinaus), Premium-Support-Optionen oder individuelle Integrationen anfallen. Eine kostenlose Testphase von etwa 14 Tagen ermöglicht das unverbindliche Kennenlernen der Kanzleisoftware vor dem Kauf von Lizenzen. Dieser Test bietet die beste Möglichkeit, die Eignung von Actaport für die spezifischen Anforderungen der eigenen Kanzlei zu prüfen.

Migration & Umstieg auf Actaport

Die Migration zu Actaport beginnt typischerweise mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Datenstruktur. Das Team von dokSAFE unterstützt bei der Planung und Durchführung des Umstellungsprozesses, was eine reibungslose Einrichtung und Datenübernahme gewährleistet.

Die Datenmigration aus Vorgängersystemen wie RA-MICRO, AnNoText oder anderen Kanzleisoftware-Lösungen ist grundsätzlich möglich. Der Aufwand für den Wechsel variiert je nach Qualität und Umfang der zu migrierenden Daten. Während Stammdaten, Kontakte und Dokumente in der Regel gut übertragen werden können, ist bei komplexeren Daten wie historischen Fristen oder Zeiterfassungen teilweise manuelle Nacharbeit erforderlich.

Die Einarbeitungszeit für Anwender ist moderat: Grundfunktionen von Actaport können innerhalb weniger Tage erlernt werden, für die volle Effizienz im Umgang mit allen Funktionen sollten mehrere Wochen eingeplant werden. Die Umstellung wird durch persönliche Ansprechpartner, Online-Schulungen und eine umfangreiche Dokumentation unterstützt, was den Wechsel zu Actaport erleichtert. Für den Wechsel bietet der Anbieter kontinuierliche Unterstützung und Beratung an.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Moderne Benutzeroberfläche von Actaport mit intuitiver Bedienung erleichtert den Einstieg und reduziert die Einarbeitungszeit im Vergleich zu vielen traditionellen Kanzleisystemen.

Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Akten und Informationen ermöglicht flexibles Arbeiten im Büro, im Homeoffice, am Gericht oder unterwegs – ein entscheidender Vorteil der Actaport Kanzleisoftware für moderne Arbeitsmodelle.

Automatische Updates und Wartung ohne eigenen IT-Aufwand sorgen dafür, dass die Software stets aktuell ist und gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.

Nahtlose Integration von beA-Schnittstelle, Microsoft 365 und anderen wichtigen Tools reduziert Medienbrüche und steigert die Effizienz im Kanzleialltag.

Skalierbare Lizenzen von Actaport ermöglichen ein flexibles Wachstum der Kanzlei ohne große Vorabinvestitionen.

Internetabhängigkeit ist eine der größten Herausforderungen, da bei fehlender Verbindung nur ein eingeschränkter Zugriff auf die offline Akte möglich ist.

Begrenzte Individualisierungsmöglichkeiten im Vergleich zu On-Premise-Lösungen können für Kanzleien mit sehr speziellen Anforderungen problematisch sein.

Cloud-Datenhaltung erfordert Vertrauen in den Anbieter bezüglich Datenschutz, Datensicherheit und Verfügbarkeit, auch wenn die Server in Deutschland stehen.

Keine vollständige Buchhaltungslösung bedeutet, dass für umfassendere Finanzbuchhaltung weiterhin eine Anbindung an Systeme wie DATEV nötig ist.

Häufig gestellte Fragen zu Actaport

Wie hoch sind die Preise für Actaport?

Die Preise für Actaport beginnen bei etwa 59 € pro Nutzer und Monat für die Basisversion der Kanzleisoftware. Je nach benötigtem Funktionsumfang können die Kosten auf bis zu 99 € pro Nutzer und Monat für die Enterprise-Edition steigen. Hinzu kommt in der Regel eine einmalige Einrichtungsgebühr zwischen 399 € und 899 €, abhängig vom Umfang der Datenmigration und Konfiguration. Actaport bietet flexible Lizenzen, die an die Größe und Bedürfnisse der Kanzlei angepasst werden können.

Wie kann ich Actaport kündigen?

Die Kündigung von Actaport erfolgt in der Regel schriftlich mit einer Kündigungsfrist von einem bis drei Monaten zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit. Die genauen Konditionen sind im jeweiligen Lizenzvertrag festgelegt. Nach der Kündigung bietet Actaport Unterstützung beim Export der Kanzleidaten, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Der Umstieg auf eine andere Kanzleisoftware wird durch standardisierte Exportformate erleichtert.

Wer ist der CEO von Actaport?

Actaport wird von der dokSAFE GmbH entwickelt und betrieben. Spezifische Informationen zur aktuellen Geschäftsführung können auf der offiziellen Unternehmenswebsite eingesehen werden. Für Anwaltskanzleien ist jedoch weniger die Person des CEOs relevant als vielmehr die Verlässlichkeit und Kontinuität des Unternehmens als Ganzes, die durch das Hosting in Deutschland und die Spezialisierung auf den rechtlichen Sektor gewährleistet wird.

Wann darf man sich Kanzlei nennen?

Die Bezeichnung "Kanzlei" ist im deutschen Sprachgebrauch traditionell mit rechtsberatenden Berufen verbunden. Rechtlich geschützt ist der Begriff jedoch nicht. Eine Anwaltskanzlei darf sich so nennen, wenn mindestens ein zugelassener Rechtsanwalt dort tätig ist. Auch Steuerberater, Notare und Wirtschaftsprüfer bezeichnen ihre Praxen häufig als Kanzlei. Die Berufsbezeichnung "Rechtsanwalt" ist hingegen gesetzlich geschützt und darf nur mit entsprechender Zulassung geführt werden. Actaport als Kanzleisoftware ist speziell für die Anforderungen dieser Berufsgruppen konzipiert.

Wer arbeitet in der Kanzlei?

In einer typischen Anwaltskanzlei arbeiten neben Rechtsanwälten auch Rechtsanwaltsfachangestellte, Sekretariatskräfte, Auszubildende und zunehmend auch Legal Tech-Spezialisten. In größeren Kanzleien kommen oft noch Buchhaltungs- und Marketingmitarbeiter, IT-Fachkräfte und Office-Manager hinzu. Die Actaport Kanzleisoftware ist so konzipiert, dass alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Rolle und Berechtigung damit arbeiten können. Das differenzierte Rechtesystem ermöglicht eine passgenaue Zuweisung von Zugriffsrechten auf Akten und Funktionen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen.

Wie wird man Partner in der Kanzlei?

Der Weg zum Partner in einer Anwaltskanzlei variiert je nach Kanzleistruktur. In traditionellen Kanzleien erfolgt die Partnerschaft meist nach mehrjähriger Tätigkeit als angestellter Anwalt (oft 5-8 Jahre), durch Einladung der bestehenden Partner und manchmal verbunden mit einer finanziellen Einlage. In moderneren Strukturen gibt es auch Modelle ohne Kapitalbeteiligung ("Salary Partner"). Entscheidend sind fachliche Exzellenz, wirtschaftlicher Erfolg durch Mandatsakquise und Passung zur Kanzleikultur. Eine effiziente Kanzleisoftware wie Actaport kann angehenden Partnern helfen, ihre Produktivität und damit ihre Karrierechancen zu verbessern.

Wie hoch sind die Kosten für Kanzleisoftware?

Die Kosten für Kanzleisoftware variieren erheblich je nach Anbieter, Funktionsumfang und Lizenzmodell. Cloud-basierte Lösungen wie Actaport liegen typischerweise zwischen 30 € und 150 € pro Nutzer und Monat. On-Premise-Lösungen haben oft hohe Anfangsinvestitionen (mehrere tausend Euro) plus laufende Wartungskosten. Bei der Kostenbewertung sollten immer auch indirekte Faktoren wie IT-Infrastruktur, Wartungsaufwand und Effizienzgewinne berücksichtigt werden. Actaport positioniert sich mit seinem Preismodell im mittleren Segment und bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Kosten.

Welche kostenlose Kanzleisoftware gibt es für Mac?

Vollwertige kostenlose Kanzleisoftware speziell für Mac ist selten. Einige Anbieter bieten Basisfunktionen kostenlos an, jedoch meist mit starken Einschränkungen. Für Mac-Nutzer sind browserbasierte Lösungen wie Actaport vorteilhaft, da sie unabhängig vom Betriebssystem funktionieren. Actaport selbst bietet keine dauerhaft kostenlose Version, aber einen kostenlosen Test für 14 Tage. Für sehr kleine Kanzleien können allgemeine Projektmanagement-Tools wie Trello oder Notion als Einstieg dienen, erreichen aber nicht den Funktionsumfang spezialisierter Kanzleisoftware wie Actaport, die auch auf dem Mac vollständig nutzbar ist.

Was sind die wichtigsten Anforderungen an eine moderne Kanzleisoftware?

Die wichtigsten Anforderungen umfassen digitale Aktenführung, Dokumentenmanagement, Fristenkontrolle, Zeiterfassung, sichere Kommunikation (insbesondere beA-Schnittstelle), Rechnungsstellung sowie Mobilitätsunterstützung. Zunehmend wichtig werden auch Cloud-Fähigkeit für ortsunabhängiges Arbeiten, intuitive Benutzeroberflächen für effiziente Einarbeitung, starke Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools (besonders Microsoft 365) sowie DSGVO-Konformität. Actaport deckt diese Kernbereiche ab und eignet sich daher gut für zukunftsorientierte Kanzleien. Für viele Anwälte ist auch die Möglichkeit eines umfassenden Tests vor dem Kauf entscheidend, um die Eignung im Kanzleialltag zu prüfen.