Kernverwaltung & Stammdaten: Zentrales Immobilien-Stammdatenmanagement erfasst alle Objekt-, Einheiten-, Vertrags- und Flächendaten an einem Ort und eliminiert redundante Datenpflege zwischen Abteilungen. Miet- und Nebenkostenabrechnung erfolgt automatisiert mit integrierten Plausibilitätsprüfungen, die nachweislich Fehlerquoten um etwa 20% reduzieren. Integrierte Finanzbuchhaltung deckt den gesamten Prozess vom Zahlungseingang bis zur Bilanz ab und bietet eine direkte DATEV-Anbindung für den Steuerberater.
Prozesse & Workflows: Intelligente Workflow-Engine ermöglicht die eigenständige Gestaltung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen ohne Programmierkenntnisse. Digitales Mahnwesen überwacht offene Posten automatisch und steuert rechtssichere Mahnläufe. Technische Instandhaltung reicht von der Wartungsplanung bis zur Auftragssteuerung und beinhaltet digitale Checklisten für systematische Kontrollen.
Kommunikation & Service: Mieter- und Eigentümerportale bieten Self-Service rund um die Uhr für Dokumente, Zahlungen und Mängelmeldungen. CRM mit Eskalations-Management generiert automatische Alerts bei kritischen Vorgängen wie Kündigungen. Mobile App für den Außendienst erlaubt die direkte Erfassung und Dokumentation von Mängeln vor Ort.
Auswertung & Steuerung: Business Intelligence Dashboards liefern Echtzeit-KPIs für proaktive Steuerung statt retrospektiver Analyse. Flexibles Reporting erstellt sowohl Standard-Auswertungen als auch individuelle Ad-hoc-Berichte. Revisionssicheres Dokumentenmanagement umfasst Volltextsuche, Versionierung und GoBD-konforme Archivierung.
Integration & Anpassung: Offene REST-API-Schnittstellen ermöglichen die Anbindung von Drittsystemen ohne proprietäre Zwischenlösungen. Low-Code-Designer passt Masken und Formulare an eigene Bedürfnisse an und entlastet die IT-Abteilung. Mandantenfähigkeit verwaltet mehrere Gesellschaften innerhalb einer einheitlichen Systemlandschaft.
Echte Microservices-Architektur bildet die technische Grundlage der Software. RELion basiert auf entkoppelten Services, die einzeln aktualisiert und skaliert werden können. Das bedeutet in der Praxis: Wenn ein Bereich gewartet wird, laufen die übrigen Funktionen störungsfrei weiter. Updates lassen sich schneller und mit geringeren Ausfallzeiten durchführen als bei klassischen monolithischen Systemen. Diese Architektur zeigt ihre Vorteile besonders bei Verwaltungen, die kontinuierlich neue Funktionen einführen müssen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
API-First-Philosophie macht Integrationen planbar und wartbar. Alle Funktionen sind über dokumentierte REST-APIs zugänglich, die nach OpenAPI/Swagger-Standards beschrieben sind. Externe Systeme greifen auf die gleichen Schnittstellen zu wie die eigenen RELion-Module. Das ist keine Marketing-Floskel, sondern praktisch erlebbar: Entwickler können Integrationen zuverlässig testen, Dokumentationen sind aktuell, und die Wartung bleibt auch nach Updates beherrschbar. Dieser Ansatz unterscheidet sich grundlegend von nachträglich aufgesetzten Schnittstellenlösungen.
Komplettpaket aus einer Hand umfasst ERP, CRM, BI, DMS und Portale aus einem Guss. Anwender wechseln nicht zwischen verschiedenen Tools mit unterschiedlichen Bedienlogiken. Schnittstellen-Probleme zwischen Fremdanbietern entfallen ebenso wie doppelte Datenpflegeaufwände. Für mittelgroße bis große Verwaltungen bedeutet das einen messbaren Effizienzgewinn, da Prozesse durchgängig digital abgebildet werden können. Die einheitliche Datenbasis ermöglicht konsistente Auswertungen über alle Bereiche hinweg.
Rechtssicherheit durch ISO 27001 und EU-Hosting schafft Vertrauen bei sensiblen Daten. Das zertifizierte Informationssicherheits-Management wird regelmäßig extern geprüft. Rechenzentren befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union, primär in Deutschland. Bei der Verwaltung von Mieter- und Eigentümerdaten stellt das einen entscheidenden Faktor für Compliance und Datenschutz dar.
Einschränkungen: Die Implementierung erfordert realistisch 6-12 Monate und professionelles Projektmanagement. Für Verwaltungen unter 500 Einheiten ist RELion in der Regel überdimensioniert – sowohl funktional als auch wirtschaftlich. Spezialisierte CAFM-Funktionen wie detaillierte Flächenplanung oder Energieoptimierung gehören nicht zur Kernkompetenz. Die Flexibilität des Systems erfordert fundierte Entscheidungen während der Einführung, da viele Konfigurationsoptionen existieren.
Mittelständische bis große Hausverwaltungen ab 5.000 Einheiten profitieren besonders von der durchgängigen Plattform. Organisationen, die mit mehreren Abteilungen arbeiten und heute verschiedene Systeme nutzen, erreichen durch die Integration messbare Effizienzgewinne. Die Investition amortisiert sich typischerweise in 3-5 Jahren durch Prozessoptimierung, reduzierte Schnittstellenkosten und effizientere Arbeitsabläufe. Die Konsolidierung verschiedener Einzellösungen eliminiert Medienbrüche und beschleunigt abteilungsübergreifende Prozesse.
Verwaltungen mit Wachstumsambitionen finden in der modularen Architektur einen skalierbaren Partner. Neue Module, zusätzliche Nutzer oder internationale Standorte lassen sich ohne grundlegende Systemwechsel integrieren. Das SaaS-Modell macht Skalierung planbar, da Lizenzkosten mit dem tatsächlichen Bedarf wachsen. Organisationen, die durch Übernahmen oder organisches Wachstum expandieren, können neue Portfolios systematisch in die bestehende Systemlandschaft einbinden.
Organisationen mit komplexen Freigabeprozessen nutzen die Workflow-Engine für rechtssichere Abläufe. Wenn Verträge, Rechnungen oder Kündigungen mehrere Genehmigungsinstanzen durchlaufen müssen, bildet die Software diese Prozesse transparent ab. Die Low-Code-Konfiguration ermöglicht Anpassungen ohne externe Entwickler. Dokumentierte Freigabeketten, automatische Eskalationen und revisionssichere Protokollierung schaffen Rechtssicherheit und beschleunigen gleichzeitig die Bearbeitung.
Verwaltungen mit hohen Compliance-Anforderungen erhalten systematische Unterstützung bei rechtlichen Rahmenbedingungen. WEG-Verwaltung, Betriebskostenverordnung und GoBD-Anforderungen sind systemseitig umgesetzt. Die ISO-27001-Zertifizierung stellt bei internen und externen Audits einen klaren Pluspunkt dar. Organisationen, die Wert auf nachprüfbare Prozesse und lückenlose Dokumentation legen, finden in RELion einen verlässlichen Partner.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Systemkonsolidierung hat Priorität – die Organisation will eine durchgängige Plattform statt mehrerer Speziallösungen mit Schnittstellenproblemen
✓ Langfristige Partnerbindung ist akzeptabel – Aareon als etablierter Anbieter mit Sopra Steria im Rücken bietet Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung
✓ Investitionsbereitschaft ist vorhanden – sowohl finanziell (siebenstelliger Bereich über 5 Jahre) als auch personell (dediziertes Projektteam während der Einführung)
✓ Change-Management-Kompetenz existiert – die Organisation kann einen 6-12-monatigen Umstellungsprozess mit Schulungen und Prozessanpassungen professionell begleiten
Technische Basis mit Zukunftssicherheit charakterisiert die Softwarearchitektur. RELion basiert auf einer Cloud-Native-Architektur auf Microsoft Azure mit Docker/Kubernetes-Orchestrierung. Die Entwicklung nutzt .NET Core und Java als Backend-Technologien, während moderne Angular-Frameworks die Web-Oberflächen bereitstellen. Event-Driven Architecture ermöglicht Echtzeit-Verarbeitung zwischen Services und schafft die Grundlage für responsive Anwendungen.
Branchenstandards vollständig abgebildet sichern die Integration in bestehende Prozesse. Die Software unterstützt eGEP/IXT für den Datenaustausch mit Mietportalen und Energieversorgern. EBICS-Schnittstellen automatisieren den Zahlungsverkehr. Das WEG-Reformgesetz und die Betriebskostenverordnung sind systemseitig implementiert und werden bei Rechtsänderungen zeitnah angepasst. Diese umfassende Abdeckung von Standards reduziert den Aufwand für individuelle Anpassungen erheblich.
Echte Low-Code-Plattform erweitert die Anpassungsmöglichkeiten über einfache Parametereinstellungen hinaus. Anwender können Prozesse, Masken und Berichte tiefgreifend anpassen, ohne auf externe Entwickler angewiesen zu sein. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern ermöglicht auch schnelle Reaktionen auf geänderte Anforderungen. Die Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität macht RELion für unterschiedliche Organisationsformen einsetzbar.
Aareon als europäischer Marktführer bringt substanzielle Erfahrung in die Partnerschaft ein. Als Teil der Sopra Steria Group mit 56.000 Mitarbeitern weltweit ist die finanzielle Stabilität gesichert. Aareon beschäftigt etwa 2.000 Mitarbeiter und ist in mehreren europäischen Ländern aktiv. Mit über 40 Jahren ausschließlicher Fokussierung auf Immobilien-IT verfügt der Anbieter über tiefes Branchenwissen statt oberflächlicher Quereinsteiger-Kompetenz.
Klare strategische Ausrichtung prägt die Produktentwicklung. Der Fokus liegt auf PropTech und Digitalisierung der Immobilienwirtschaft. Eine eigene Data-Science-Einheit entwickelt KI-basierte Analysen, beispielsweise für prädiktive Instandhaltung. Halbjährliche Release-Zyklen mit aktivem Kundenbeirat zur Roadmap-Gestaltung stellen sicher, dass die Software mit den Anforderungen des Marktes wächst. Das kundenorientierte Servicekonzept umfasst dedizierte Success Manager für größere Kunden, einen 24/7-Support-Desk mit gestuftem Eskalationsmodell und die Aareon Academy mit eLearning und Präsenzschulungen.
API-First ist dokumentierte Realität und keine Marketingphrase. Die vollständige OpenAPI/Swagger-Dokumentation aller Schnittstellen ermöglicht professionelle Integrationen. Externe Systeme nutzen identische APIs wie interne Module, was Entwicklern zuverlässige Tests und wartbare Implementierungen erlaubt. Diese Architekturentscheidung zahlt sich besonders bei langfristigen Integrationen aus, da Updates die Schnittstellen nicht brechen.
Sicherheit nach höchsten Standards schützt sensible Verwaltungsdaten. Das ISO-27001-zertifizierte Informationssicherheits-Management wird regelmäßig extern auditiert. DSGVO-konforme Prozesse sind systemseitig implementiert. Hosting ausschließlich in EU-Rechenzentren erfolgt primär über Azure Deutschland und Europa. Backup-Strategien, Notfallpläne und Verschlüsselung sind Teil des Standardangebots.
Bewährte Integrationen reduzieren den Einführungsaufwand. Die bidirektionale DATEV-Anbindung ermöglicht reibungslose Steuerberater-Kommunikation. IoT-Plattformen für Smart-Building-Daten lassen sich über offene APIs anbinden. Standard-DMS-Systeme wie DocuWare ergänzen die interne Dokumentenverwaltung bei Bedarf. Die Palette etablierter Integrationen wächst kontinuierlich und deckt die häufigsten Anwendungsfälle ab.
TCO realistisch einschätzen erfordert einen Blick über die reinen Lizenzkosten hinaus. Die Gesamtkosten über 5 Jahre für eine mittelgroße Verwaltung mit 10.000 Wohneinheiten bewegen sich typischerweise im siebenstelligen Bereich. Das SaaS-Modell lizenziert nach verwalteten Einheiten und Named Users und macht Kosten planbar und skalierbar. Die On-Premise-Option verursacht höhere Initialkosten, kann aber bei langfristiger Betrachtung niedrigere laufende Kosten bedeuten.
Versteckte Kostentreiber sollten in der Kalkulation berücksichtigt werden. Die Datenbereinigung des Altsystems wird oft unterschätzt und kann 20-30% der Migrationskosten ausmachen. Individuelle Schnittstellen erfordern kontinuierliche Wartung bei Updates. Der Schulungsaufwand bei Mitarbeiterfluktuation sollte als laufender Posten eingeplant werden. Externe Beratung während der Einführung verursacht zusätzliche Kosten, die je nach internem Know-how variieren.
ROI nach 3-5 Jahren ist bei professioneller Implementierung realistisch. Aareon gibt 40% kürzere Abrechnungszyklen als Durchschnittswert an. Interne Studien zeigen 30% Arbeitszeiteinsparung bei Routineaufgaben. Automatische Plausibilitätsprüfungen reduzieren Fehler um etwa 20%, was Nachbearbeitungsaufwand und Kulanzkosten senkt. Die tatsächlichen Einsparungen hängen stark von der Qualität der bisherigen Prozesse ab.
Projektdauer realistisch planen bedeutet 6-12 Monate je nach Unternehmensgröße und Komplexität des Altsystems einzukalkulieren. Eine agile Projektmethodik mit den Phasen Blueprint, Customizing, Test und Go-Live hat sich bewährt. Parallelbetriebe zur Sicherheit verlängern die Einführung, schaffen aber Vertrauen in die neue Lösung. Unterschätzte Komplexität in der Datenmigration verzögert Projekte häufiger als technische Probleme.
Erfolgsfaktoren aus der Praxis zeigen klare Muster. Top-Management-Sponsoring ist Pflicht und nicht Kür – ohne explizite Unterstützung der Geschäftsführung scheitern Projekte oder liefern nicht die erwarteten Ergebnisse. Dedizierte, zeitlich freigestellte Key-User aus den Fachabteilungen sind entscheidend für praxisnahe Konfiguration. Der Grundsatz "Standardisierung vor Digitalisierung" verhindert die 1:1-Übertragung ineffizienter alter Prozesse ins neue System.
Typischer Ressourcenbedarf umfasst intern einen Projektleiter, zwei Key-User und einen Datenbank-Administrator mit ausreichenden Zeitbudgets. Seitens Aareon arbeiten 2-4 Vollzeit-Consultants während der Hauptphasen im Projekt. Die Schulung erfordert 3-5 Tage für Key-User und 1-2 Tage für Endanwender. Zusätzlich sollte Zeit für Nachschulungen und Support in der Stabilisierungsphase eingeplant werden.
Vorteile:
✓ Durchgängige Plattform eliminiert Medienbrüche zwischen Abteilungen und reduziert Schnittstellenprobleme auf ein Minimum
✓ Moderne Microservices-Architektur macht Updates schneller und weniger störanfällig als bei monolithischen Legacy-Systemen
✓ Messbare Zeitersparnis bei Routineaufgaben wie Mahnläufen und Nebenkostenabrechnungen durch intelligente Automatisierung
✓ Flexible Anpassbarkeit durch Low-Code-Plattform reduziert Abhängigkeit von externen Entwicklern erheblich
✓ Etablierter Anbieter mit über 40 Jahren Branchenerfahrung und finanzieller Stabilität durch Sopra Steria Group
✓ Rechtssicherheit durch ISO 27001, DSGVO-Compliance und EU-Hosting schafft Vertrauen bei Audits
Herausforderungen:
⚠ Implementierungskomplexität erfordert professionelles Projektmanagement und realistische Zeitplanung von 6-12 Monaten
⚠ Change-Management-Aufwand ist substanziell – Mitarbeiter müssen neue Prozesse akzeptieren und alte Gewohnheiten ablegen
⚠ Wirtschaftliche Überdimensionierung für kleine Verwaltungen unter 500 Wohneinheiten sowohl bei Kosten als auch Funktionsumfang
⚠ CAFM-Tiefe begrenzt – spezialisierte Funktionen für technisches Gebäudemanagement sind weniger ausgeprägt als bei reinen CAFM-Systemen
⚠ Datenqualität kritisch – schlechte Altsystem-Daten verlängern Migration erheblich und verursachen zusätzliche Bereinigungskosten
⚠ Langfristige Bindung an einen Anbieter ist praktische Realität – Systemwechsel nach erfolgreicher Einführung sind aufwendig
Ja, die Software bildet sowohl WEG-Verwaltung als auch kommunale Besonderheiten systematisch ab. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht Konzernstrukturen mit mehreren Tochtergesellschaften innerhalb einer einheitlichen Systemlandschaft. Besondere Anforderungen öffentlicher Verwaltungen wie spezifische Genehmigungsverfahren lassen sich über die Workflow-Engine abbilden.
Der Aufwand hängt primär von der Datenqualität ab. Bei sauberen, konsistenten Stammdaten sind 2-4 Monate realistisch. Schlechte Datenqualität verlängert die Migration deutlich, da manuelle Bereinigung notwendig wird. Aareon bietet ETL-Tools und Templates für gängige Altsysteme, aber die Verantwortung für konsistente Daten liegt beim Anwender. Duplikate, veraltete Verträge und inkonsistente Flächenangaben sind typische Stolpersteine.
Die Low-Code-Plattform erlaubt Key-Usern nach entsprechender Schulung umfangreiche Anpassungen ohne Programmierung. Masken, Berichte und Standard-Workflows lassen sich eigenständig konfigurieren. Für komplexe Prozesslogik, neue Schnittstellen oder tiefgreifende Systemanpassungen bleibt technische Expertise erforderlich. Die Balance zwischen Selbstständigkeit und professioneller Unterstützung sollte im Einführungsprojekt definiert werden.
ESG-Funktionalität ist expliziter Schwerpunkt der aktuellen Roadmap. Basis-Erfassung von Energieverbrauch und CO₂-Emissionen ist bereits möglich. Tiefere Analysen, standardisierte Nachhaltigkeits-KPIs und EU-Taxonomie-konforme Reports werden sukzessive ausgebaut. Organisationen mit unmittelbarem ESG-Reporting-Bedarf sollten den aktuellen Entwicklungsstand im Auswahlprozess konkret erfragen und Roadmap-Commitments vereinbaren.
Der 24/7-Support-Desk arbeitet mit gestuftem Eskalationsmodell. Kritische Störungen mit Systemausfall werden priorisiert behandelt. Konkrete Response- und Resolution-Zeiten variieren je nach Supportvertrag. Größere Kunden mit dedizierten Success Managern erhalten erweiterte SLAs. Die genauen Garantien sollten im Vertrag eindeutig definiert werden, da sie geschäftskritisch sind.
Ja, Parallelbetriebe sind üblich und empfohlen, verursachen aber doppelten Pflegeaufwand. Typischerweise laufen alte und neue Systeme für 1-3 Monate parallel, wobei zunächst nur Testdaten im neuen System verarbeitet werden. Nach erfolgreicher Validierung erfolgt der harte Cut-Over, meist zu einem Abrechnungsstichtag. Die Parallelphase gibt Sicherheit, erfordert aber zusätzliche personelle Kapazitäten.
Fazit: RELion stellt eine leistungsfähige, zukunftssichere Komplettlösung für professionelle Hausverwaltungen dar. Die moderne Architektur, durchgängige Integration und umfassende Funktionalität rechtfertigen die substanzielle Investition – vorausgesetzt, die Organisation bringt die notwendige Größe, Investitionsbereitschaft und Change-Management-Kompetenz mit. Für Verwaltungen ab 5.000 Einheiten mit Wachstumsambitionen und dem Wunsch nach Systemkonsolidierung ist RELion eine ernstzunehmende Option im Auswahlprozess.
