Kernverwaltung & Stammdaten
Objekt- und Einheitenverwaltung: Vollständige Stammdatenpflege für Wohn-, Gewerbe- und Teileigentumseinheiten mit automatischer Historienführung bei Mieter- und Eigentümerwechseln
Mandantenfähige Finanzbuchhaltung: Doppik oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit sauberer Trennung verschiedener Verwaltungen
Abrechnung & Finanzen
Automatisierte Betriebskostenabrechnung: Miet- und WEG-Abrechnungen nach aktueller Gesetzeslage inkl. HeizkostenV-konformer Heizkostenabrechnung
Integriertes Mahnwesen: Automatische Eskalationsstufen und Fristenverfolgung zur Reduktion von Zahlungsausfällen
DATEV-Integration mit Buchungsvorschlägen: Intelligente Automatisierung, die den Abstimmungsaufwand mit Steuerberatern erheblich reduziert
Dokumentenmanagement & Digitalisierung
Revisionssicheres Archiv: GoBD-konforme Ablage mit Volltextsuche, Versionierung und unveränderlichen Dokumenten
Automatischer Rechnungseingang: Scanner-Funktion erfasst und verarbeitet eingehende Rechnungen digital
Schnittstellen & Banking
SEPA-Lastschriftverfahren & Online-Banking: Direkte FinTS-Anbindung für automatisierten Zahlungsverkehr
ELSTER-Integration: Elektronische Steuererklärungen direkt aus dem System
Kommunikation & Service
Eigentümer- und Mieter-Webportal: Transparenter Zugriff auf Abrechnungen, Dokumente und Mitteilungen
Service- und Schadensmanagement: Erfassung von Instandhaltungsanfragen mit Fristen-Tracking und Handwerker-Anbindung
Mobile Web-App: Für Wohnungsübergaben und Objektbegehungen unterwegs
Controlling & Steuerung
Individuelles Dashboard: Konfigurierbares Cockpit mit KPI-Anzeige für mehrere Mandanten auf einen Blick
Flexible Reporting-Funktionen: Standard- und frei definierbare Auswertungen für Cashflow, Leerstandsquoten und Wirtschaftspläne
Workflow-Automatisierung: Aufgaben-, Termin- und Freigabeprozesse mit automatischen Erinnerungen
Modularer Baukasten statt Paket-Zwang ermöglicht die Lizenzierung ausschließlich der tatsächlich genutzten Funktionen. Diese Flexibilität verhindert unnötige Kosten für ungenutzten Funktionsumfang und hält das System übersichtlich. Besonders für wachsende Verwaltungen bietet dieser Ansatz einen echten Vorteil gegenüber starren Komplettlösungen, da eine schrittweise Erweiterung möglich bleibt.
DATEV-Integration auf höchstem Niveau unterscheidet HVWin von vielen Wettbewerbern durch intelligente Buchungsvorschläge statt simpler Export-Funktionen. Die automatisch generierten Vorschläge reduzieren die Abstimmungsarbeit zwischen Hausverwaltung und Steuerberater spürbar. Diese tiefgreifende Integration adressiert einen der zeitintensivsten Prozesse in der Verwaltungspraxis.
Echte Wahlfreiheit zwischen Cloud und On-Premise bietet die Software durch ihre Hybrid-Architektur. Anwender entscheiden selbst, ob sie HVWin in deutscher Cloud-Infrastruktur mit ISO 27001-Zertifizierung oder auf eigenen Servern betreiben. Diese Flexibilität ist im Markt selten und adressiert sowohl Kosteneffizienz als auch Compliance-Anforderungen mit maximaler Datenkontrolle.
Entwicklung mit aktivem Kundenbeirat stellt sicher, dass nicht ausschließlich der Hersteller die Produktrichtung bestimmt. Reale Verwalter aus der Praxis steuern die Feature-Roadmap aktiv mit. Das garantiert praxisnahe Lösungen statt theoretischer Funktionen, während Updates dennoch standardisiert und voll updatefähig bleiben.
Einschränkungen: Die Bedienoberfläche ist funktional und bewährt, wirkt auf Neuanwender jedoch teils weniger modern als bei jüngeren Cloud-Produkten. Die Einarbeitungszeit beträgt realistisch 2-3 Wochen für das Team. Zudem beschränkt sich die mobile Nutzung auf eine Web-App – native iOS/Android-Anwendungen mit erweitertem Funktionsumfang fehlen derzeit.
Mittelständische Verwalter mit 500–5.000 Einheiten profitieren vom ausgewogenen Verhältnis zwischen Funktionstiefe und Handhabbarkeit. Die modulare Lizenzierung passt sich der tatsächlichen Nutzung an, während die Automatisierungsfunktionen messbar Zeit einsparen – besonders bei Abrechnungszyklen. Diese Größenordnung entspricht dem optimalen Einsatzbereich der Software.
WEG-Verwalter mit komplexen Abrechnungsanforderungen finden in HVWin eine solide Basis durch die vollständige Umsetzung des WEG-Reformgesetzes 2020. Die differenzierte Heizkostenabrechnungsfunktion nach aktueller HeizkostenV ermöglicht die rechtssichere Abwicklung anspruchsvoller Eigentümergemeinschaften ohne Zusatztools.
Immobiliengesellschaften mit Multi-Mandanten-Betrieb können verschiedene Gesellschaften oder Verwaltungen rechtlich und datenschutzkonform getrennt in einem System führen. Die mandantenfähige Architektur mit zentralem Dashboard bietet genau diese Struktur, während die Datentrennung vollständig gewährleistet bleibt.
Verwalter mit hohen Compliance-Anforderungen finden in HVWin alle wesentlichen Voraussetzungen erfüllt: revisionssichere Archivierung nach GoBD, DSGVO-konforme Datenhaltung ausschließlich in Deutschland und ISO 27001-zertifizierte Infrastruktur. Diese Standards sind von Haus aus integriert und erfordern keine zusätzlichen Module.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Modulbedarf klären – Analyse, welche Funktionen aktuell erforderlich sind und welche perspektivisch hinzukommen
✓ DATEV-Abhängigkeit prüfen – Je enger die Steuerberater-Integration, desto größer der konkrete Mehrwert von HVWin
✓ Betriebsmodell festlegen – Abwägung zwischen Cloud-Komfort und On-Premise-Kontrolle entsprechend der IT-Strategie
✓ Datenqualität bewerten – Realistische Kalkulation des Bereinigungsaufwands für vorhandene Altdaten vor der Migration
Weniger geeignet: Ein-Personen-Betriebe mit unter 100 Einheiten finden den Funktionsumfang oft überdimensioniert. Projektentwickler ohne laufende Verwaltungstätigkeit benötigen andere Spezialsoftware. Teams, die modernste Benutzeroberflächen und native Mobile Apps als unverzichtbar ansehen, sollten Alternativen prüfen.
Prozessautomatisierung als Kernkompetenz prägt die Konzeption von HVWin. Die Software reduziert manuelle Excel-Prozesse nachweislich um bis zu 70 Prozent durch durchdachte Automatisierung in Abrechnung, Mahnwesen und Finanzbuchhaltung. Diese Zeitersparnis schlägt sich besonders bei wiederkehrenden Abrechnungszyklen nieder, wo bis zu 40 Prozent der Bearbeitungszeit eingespart werden. Die Verlängerungsquote von 85 Prozent bei Bestandskunden zeigt, dass Anwender nach erfolgreicher Einarbeitung langfristig bei der Software bleiben.
Die technologische Basis ruht auf bewährten Microsoft-Technologien: .NET Core und Microsoft SQL Server bilden eine stabile, updatefähige Architektur. HVWin verzichtet auf experimentelle Ansätze zugunsten langfristiger Wartbarkeit und Zuverlässigkeit. Die für 2025 geplante Migration auf Microservices zeigt die Zukunftsorientierung, ohne bestehende Installationen zu gefährden – ein wichtiger Aspekt für Verwalter, die auf langfristige Investitionssicherheit angewiesen sind.
Compliance-Konformität ist nicht nachträglich aufgesetzt, sondern Grundprinzip der Entwicklung. Die vollständige Umsetzung von WEG-Reformgesetz 2020, HeizkostenV, GoBD und DSGVO erfolgt im Standard, nicht als kostenpflichtiges Add-on. Revisionssichere Archivierung und Audit-Trails ermöglichen lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge – eine Anforderung, die bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen entscheidend sein kann.
Die Systemlösungen Nord GmbH wurde 1998 gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Als inhabergeführtes Unternehmen mit über 20 Jahren Fokus auf Immobilienverwaltungssoftware repräsentiert der Anbieter Beständigkeit statt kurzfristiger Gewinnmaximierung. Diese Kontinuität spiegelt sich in der Produktphilosophie wider: evolutionäre Weiterentwicklung statt revolutionärer Systembrüche.
Ein aktiver Kundenbeirat aus realen Verwaltern bestimmt die Feature-Roadmap mit, nicht ausschließlich Marketing-Überlegungen. Die agile Entwicklung erfolgt in zweiwöchigen Sprints mit direktem Kundenfeedback, was die Praxisnähe der implementierten Funktionen sicherstellt. Dieser Ansatz verhindert akademische Lösungen, die in der täglichen Verwaltungsarbeit nicht funktionieren.
Das Partnernetzwerk kombiniert zentrale 24/5-Hotline plus Ticket-System mit regionalen Vor-Ort-Partnern für Implementierung und individuellen Support. Anwender heben in Bewertungen besonders die Fachkompetenz des Supports und die schnelle Reaktionszeit hervor – ein kritischer Erfolgsfaktor bei zeitkritischen Abrechnungsfristen.
Hybrid-Architektur mit echter Wahlfreiheit ermöglicht den Betrieb als On-Premise-Installation (Windows Server 2019+, SQL Server 2017+, .NET 6) oder als Cloud-Lösung in deutschen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren. Anwender bestimmen selbst, wo ihre Daten physisch liegen. Beide Betriebsmodelle bleiben voll updatefähig – ein wichtiger Unterschied zu einigen Wettbewerbern, die nur noch Cloud-Lösungen aktiv weiterentwickeln.
Die Standard-Integrationen gehen über einfache Schnittstellen hinaus. Besonders die DATEV-Anbindung mit automatisch generierten Buchungsvorschlägen hebt sich vom Markt ab. Weitere Integrationen umfassen SEPA-Zahlungsverkehr, FinTS-Banking, ELSTER für elektronische Steuererklärungen und GAEB für Leistungsverzeichnisse. RESTful APIs ermöglichen erweiterte Integrationen, wobei sich die API-Dokumentation primär an Integrationspartner richtet.
Sicherheit nach deutschem Standard prägt alle technischen Entscheidungen. Die Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten ist ebenso Standard wie regelmäßige DSGVO-Audits und AVV-Verträge. Externe Penetrationstests und kontinuierliche Compliance-Anpassungen gehören zum Sicherheitskonzept. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in Deutschland – in über 20 Jahren Unternehmensgeschichte sind keine größeren Datenschutzvorfälle bekannt geworden.
Modulare Lizenzierung unterscheidet HVWin von starren Paketpreisen vieler Wettbewerber. Anwender zahlen ausschließlich für tatsächlich genutzte Module. Das Preismodell bietet zwei Hauptvarianten: SaaS-Abonnement (geschätzt 2-3 Euro pro Einheit und Jahr je Modul) oder klassischer Lizenzkauf mit etwa 18-20 Prozent jährlicher Wartung. Exakte Modulpreise werden nicht öffentlich kommuniziert – individuelle Angebote sind erforderlich.
Die TCO-Betrachtung über 3-5 Jahre fällt je nach Unternehmensgröße unterschiedlich aus. Für kleine und mittlere Verwaltungen ist das SaaS-Modell oft wirtschaftlicher: keine Hardware-Investition, planbare monatliche Kosten und keine IT-Ressourcen für Wartung erforderlich. On-Premise lohnt bei sehr großen Installationen oder strikten Compliance-Vorgaben, die Cloud-Betrieb ausschließen. Der Break-even durch Prozessoptimierung wird typischerweise nach 12-18 Monaten erreicht.
Versteckte Kostenfallen sollten realistisch eingeplant werden. Der größte "unsichtbare" Posten ist die Datenbereinigung bei qualitativ schlechten Altdaten – dieser Aufwand übersteigt häufig die technische Migration. Weitere Faktoren: Kosten für individuelle Reports, Spezial-Integrationen und unterschätzte interne Ressourcen während der Implementierung. Eine realistische Planung verhindert böse Überraschungen im Projektverlauf.
Projektzeiträume variieren erheblich nach Verwaltungsgröße und Datenqualität. Kleine Projekte (bis 500 Einheiten, Kernmodule) benötigen 1-2 Monate. Mittlere Implementierungen (500-2.000 Einheiten) dauern 2-4 Monate. Große Multi-Mandanten-Projekte (2.000+ Einheiten) erfordern 4-8 Monate. Die Qualität der Altdaten bestimmt die Dauer maßgeblich – saubere, strukturierte Daten verkürzen das Projekt erheblich.
Datenqualität ist der kritische Erfolgsfaktor jeder Migration. Schlechte oder unvollständige Altdaten sind der häufigste Grund für Verzögerungen und Budgetüberschreitungen. Die Datenbereinigung ist oft aufwendiger als die technische Migration selbst. Eine ehrliche Bewertung der Ausgangssituation vor Projektstart und ausreichende Ressourcen für die Bereinigung sind entscheidend für den Projekterfolg.
Change-Management darf nicht unterschätzt werden, da HVWin etablierte Prozesse verändert. Top-Management-Support, klare Kommunikation des "Warum", intensive Schulung (zwei Tage Präsenzschulung plus E-Learning-Module) und aktive Einbindung von Key Usern sind entscheidend für die Nutzerakzeptanz. Intern sollten 1-2 Projektleiter (15-25 Prozent Arbeitszeit) und 2-5 Key User (10-20 Prozent Arbeitszeit) während der Implementierung eingeplant werden.
Vorteile:
Messbare Zeitersparnis: Bis zu 40 Prozent bei Abrechnungszyklen und bis zu 70 Prozent Reduktion manueller Excel-Arbeit durch konsequente Automatisierung
Compliance-Sicherheit: Vollständige Abdeckung von GoBD, DSGVO, WEG-Reformgesetz und HeizkostenV ohne kostenpflichtige Zusatzmodule
Flexible Skalierung: Modularer Aufbau wächst mit den Anforderungen ohne System-Wechsel bei Expansion
Deutsche Datenhaltung: Maximale Kontrolle und Rechtssicherheit durch ausschließliche Speicherung in Deutschland
Zuverlässiger Support: 85 Prozent Verlängerungsquote bei Bestandskunden spricht für langfristige Zufriedenheit
DATEV-Integration: Tiefgreifende Anbindung mit intelligenten Buchungsvorschlägen reduziert Abstimmungsaufwand erheblich
Herausforderungen:
Einarbeitungszeit: Realistische 2-3 Wochen für Kernfunktionen, die Benutzeroberfläche wirkt auf Neulinge weniger intuitiv als moderne Cloud-Alternativen
Mobile Einschränkungen: Nur Web-App verfügbar, keine nativen iOS/Android-Apps für erweiterte mobile Nutzung im Außendienst
KI-Features begrenzt: Erste Machine-Learning-Ansätze im Backend, aber keine vollintegrierten Chatbots oder AI-Kommunikationstools
API-Dokumentation: Solide für Integrationspartner, aber nicht so umfassend wie bei modernen Cloud-Native-Systemen
Initialer Migrationsaufwand: Datenbereinigung und Prozessanpassung erfordern Disziplin und ausreichende interne Ressourcen
Preisinformation: Fehlende öffentliche Preislisten erschweren erste Budgetplanung ohne Anbieterkontakt
Der optimale Einsatzbereich liegt bei 500-5.000 verwalteten Einheiten. Unterhalb dieser Schwelle ist der Funktionsumfang für viele Kleinverwalter überdimensioniert, während oberhalb spezialisierte Enterprise-Systeme wie DOMUS 4000 oft passender sind. HVWin bewältigt jedoch auch größere Multi-Mandanten-Installationen erfolgreich, wenn die Anforderungen im Kernbereich der Wohn- und WEG-Verwaltung liegen.
HVWin fokussiert auf die Kernprozesse der Wohn- und WEG-Verwaltung mit modularer Flexibilität und tiefgreifender DATEV-Integration. DOMUS 4000 bietet mehr Spezialfunktionen für Portfolio-Management und Gewerbeimmobilien mit höherer Komplexität. i-Haus präsentiert sich als modernere Cloud-Native-Architektur im Aareon-Ökosystem mit stärkerer Benutzerfreundlichkeit. HVWin punktet durch das Hybrid-Betriebsmodell und Kostenkontrolle durch echte Modularität.
Für eine mittelgroße Verwaltung (500-2.000 Einheiten) sollten 2-4 Monate kalkuliert werden. Der Schlüssel liegt in der Prüfung der Datenqualität vor Projektstart – schlechte Altdaten verdoppeln die Projektdauer häufig. Intern werden 1-2 Projektleiter (15-25 Prozent Arbeitszeit) und 2-5 Key User (10-20 Prozent Arbeitszeit) während der Implementierung benötigt. Eine realistische Zeitplanung mit Puffern verhindert Frustration.
Die Kosten sind modulabhängig und werden nicht öffentlich gelistet. Als Orientierung dient: SaaS-Modell circa 2-3 Euro pro Einheit und Jahr je Modul. On-Premise: Lizenzkauf im fünfstelligen Bereich plus 18-20 Prozent jährliche Wartung. Der größte "versteckte" Kostenfaktor ist die Datenbereinigung bei der Migration. Die Amortisation erfolgt typischerweise nach 12-18 Monaten durch Prozessoptimierung und Zeitersparnis.
Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung. GoBD-konforme revisionssichere Archivierung, regelmäßige DSGVO-Audits, Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten sowie standardmäßige AVV-Verträge gehören zum Sicherheitskonzept. In über 20 Jahren Unternehmensgeschichte sind keine größeren Datenschutzvorfälle bekannt geworden – ein Indikator für solide Sicherheitspraxis.
Demos und individuelle Teststellungen sind über den Vertrieb möglich. Aufgrund der Systemkomplexität gibt es keine Self-Service-Testversion für eigenständiges Ausprobieren. Interessenten werden durch einen Berater begleitet, um die für ihre spezifischen Anforderungen relevanten Module kennenzulernen. Dieser begleitete Ansatz verhindert Fehleinschätzungen durch oberflächliche Ersteindrücke.
