Ticketsysteme Kostenlos 2025: Die 10 besten Lösungen im Vergleich
Professioneller Kundensupport entscheidet heute über den Erfolg eines Unternehmens. Kleine und mittlere Betriebe stehen vor der Herausforderung: Wie lässt sich strukturierter Support aufbauen, ohne das Budget zu belasten? Kostenlose Helpdesk-Systeme bieten hier die Lösung.
Diese Übersicht konzentriert sich auf Ticketsysteme, die dauerhaft kostenfrei einsetzbar sind, sowie drei besonders empfehlenswerte Systeme mit detaillierter Analyse.
Unterschied zwischen kostenlosen Ticketsystemen: Zwei Kategorien verstehen
Bei kostenlosen Ticketsoftware-Lösungen existieren zwei grundlegende Kategorien, die Unternehmen kennen sollten:
Kategorie 1: Freemium-Modelle mit Begrenzungen Die meisten professionell aussehenden Ticket Systeme sind Cloud-basierte Lösungen, die eine bestimmte Anzahl Tickets und Grundfunktionen kostenlos anbieten. Die Hersteller gestalten dies geschickt - Kunden erreichen schnell die Grenzen bei Funktionsumfang oder Nutzeranzahl.
Kategorie 2: Komplex anpassbare Open-Source-Systeme Diese basieren auf freien Programmiersprachen und sind bausteinartig aufgebaut. Sie bieten unbegrenzte Möglichkeiten, erfordern jedoch komplexe Anpassungen oder werden sehr teuer in der Implementierung.
Unsere Lösung: WordPress-basiertes System Nach ausführlichen Tests haben wir uns für ein WordPress-basierendes Ticketsystem entschieden. Es bietet drei entscheidende Vorteile:
Umfangreiche Standardfunktionen ohne Beschränkungen
Einfache Betreuung durch Webagenturen oder Programmierer (weit verbreitete Technologie)
Keine Bindung an spezialisierte Software-Anbieter
Abgrenzung: Ticketsystem vs. Lead-Management Ticketsysteme unterscheiden sich grundlegend von reinen Lead-Management-Systemen. Während Lead-Management auf Vertrieb und Anfragen spezialisiert ist, decken Ticketsysteme alle Support-Bereiche ab: Service, technischen Support, Kaufanfragen, Produktanfragen bis hin zu Eintrittskarten-Anfragen.
Ticketsysteme haben traditionell keine SMS- oder WhatsApp-Anbindung und zu 70% keinen Abrechnungsmodul - höchstens eine Zeiterfassung. Lead-Systeme wie Bitrix24 bieten dagegen vollautomatisierte Follow-Up-Marketing-Ketten bis zur Rechnungsstellung für deutlich weniger als professionelle Systeme wie SAP (durchschnittlich 2.500 € pro User von Einführung bis Inbetriebnahme).
Unsere Top 3 dauerhaft kostenfreie Empfehlungen
A. Jira Service Management - Kostenlos für bis zu 3 Benutzer
Jira Service Management kann kostenfrei auf der Website des Herstellers heruntergeladen werden und ist für jeden bis 3 User völlig kostenlos nutzbar. Ab dem 4. User kostet es 19 € monatlich.
Das macht das System besonders sympathisch: Es wird vom Anbieter selbst DSGVO-konform bereitgestellt. Eine IT-Firma kann durch Aktivierung eines speziellen "Datenschutzmodus" und entsprechende Dokumentation vollständige DSGVO-Konformität erreichen.
https://www.atlassian.com/software/jira/service-management/features
Hervorzuheben ist: Das System kann schlichtweg alles und ist kein Versuch einer Software-Lösung. Es wird von tausenden Kunden weltweit eingesetzt und hat sich in den letzten Jahren hervorragend entwickelt.
Voraussetzungen: 10 Stunden Grundeinrichtung
DSGVO-Kompatibilität: Muss eingerichtet werden - 10 Stunden für Einstellungen und Dokumentation
B. Support Candy - WordPress-Erweiterung ohne Benutzerbegrenzung
Support Candy ist ein freies System, das auf WordPress-Basis installiert wird. WordPress ist allgemein bekannt und weit verbreitet für Webanwendungen und kann sich auch mit der Website verbinden.
Voraussetzungen: WordPress-Installation DSGVO-Konformität: Ja gegeben, natürlich im Kontext des Hosters
Die wichtigsten Funktionen laut Hersteller:
Unbegrenzte Anzahl von Tickets und Agenten
Unbegrenzte Anzahl von Kunden und Agentenrollen
Unbegrenzte Tags, Kategorien und benutzerdefinierte Status
Dashboard für Agenten mit Aktivitätsprotokollen
Erweiterte benutzerdefinierte Filter- und Suchfunktionen
Gespeicherte Filter für Kunden und Agenten
Private Notizen für interne Team-Kommunikation
Agenten können im Namen des Kunden Tickets erstellen
Über 16 benutzerdefinierte Feldtypen
Benutzerregistrierung und Ticketfelder für zusätzliche Informationen
Rich-Text-Editor (anpassbar)
E Mail-Benachrichtigungen
Arbeitszeiten, Ausnahmen und Feiertage für Support Teams
Google reCaptcha-Integration
DSGVO-Kompatibilität mit Datenaufbewahrung und -löschung
Checkbox für Allgemeine Geschäftsbedingungen
Unbegrenzte Dateianhänge mit verwaltbaren Dateitypen
REST-API-Unterstützung
Anpassbares Erscheinungsbild passend zum Theme
Automatisches Löschen geschlossener Tickets
C. Zammad - Etablierter Cloud-Anbieter ab 5 Euro
Zammad gehört zu den Anbietern, die es am längsten im Cloud-Bereich gibt. Der Anbieter bietet auch eine Installationsvariante an, diese ist jedoch ab 2.999 € aufwärts zu finden. Daher wird für viele das System als Cloud-Version interessanter bleiben, da es ab 5 € pro Monat verfügbar ist.
Voraussetzungen: Hosting-Paket DSGVO-Konformität: Ja gegeben unter Voraussetzung einer dokumentierten Prüfung
Gesamtübersicht der besten kostenlosen Ticketsysteme
Moderne ticketsysteme kostenlos ermöglichen es selbst Startups und Kleinbetrieben, Kundenanfragen strukturiert zu verwalten, automatisierte Workflows einzurichten und die Effizienz ihres Support Teams erheblich zu steigern. Diese Systeme haben sich von einfachen E Mail-Verwaltungstools zu vollwertigen Helpdesk-Lösungen entwickelt.
Die wichtigsten Anbieter im Überblick
Freshdesk führt mit seinem KI-gestützten System, das 24/7 E Mail-Support und eine öffentliche Wissensdatenbank bietet. Die Freddy-KI automatisiert nicht nur Antworten, sondern erkennt auch Markenerwähnungen in sozialen Medien.
Zoho Desk unterstützt bis zu 3 Nutzer kostenlos und punktet mit grundlegender Ticketverwaltung sowie anpassbaren Feldern. Besonders die Integration in das Zoho-Ökosystem macht es für kleine Teams attraktiv.
Spiceworks Cloud hebt sich als 100% kostenloses System hervor - ohne versteckte Kosten oder Benutzerbegrenzungen. Das macht es zur idealen Wahl für Organisationen mit knappen Ressourcen.
HubSpot Service Hub bietet kostenlose Ticketverwaltung für bis zu 3 Agenten mit vorgefertigten Antworten und nahtloser CRM-Integration.
LiveAgent überzeugt mit seiner 7-Tage-Ticket-Verlaufsspeicherung im kostenlosen Plan und einer umfassenden Live Chat-Funktion für direkte Kundenkommunikation.
Was sind kostenlose Ticketsysteme und wie funktionieren sie
Kostenlose Helpdesk-Systeme sind Software-Lösungen zur Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenanfragen ohne Lizenzkosten. Diese Ticket Systeme haben sich zu unverzichtbaren Tools für modernen Kundenservice entwickelt.
Automatische Ticketerstellung aus verschiedenen Kanälen
Die Funktionsweise basiert auf automatischer Tickets-Generierung: E Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt, Webformulare auf der Website generieren strukturierte Anfragen, und Live Chats werden nahtlos in das System integriert. Mitarbeiter können dadurch alle Anfragen zentral bearbeiten, ohne zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln.
Zentrale Verwaltung und Automatisierung
Die zentrale Verwaltung erfolgt über eine einheitliche Benutzeroberfläche, die alle Supportanfragen sammelt und organisiert. Moderne Systeme bieten automatisierte Kategorisierung - das System erkennt beispielsweise anhand von Schlüsselwörtern, ob es sich um eine technische Anfrage oder ein Abrechnungsproblem handelt.
Die Priorisierung erfolgt regelbasiert: kritische Anfragen von wichtigen Kunden werden automatisch höher eingestuft, während Routine-Fragen in der Warteschlange eingereiht werden. Die Zuweisung an Support-Mitarbeiter geschieht ebenfalls automatisch - basierend auf Expertise, Arbeitsauslastung oder Verfügung.
Diese Automatisierung reduziert manuelle Arbeit um 60% und ermöglicht es Teams, sich auf die tatsächliche Problemlösung zu konzentrieren.
Top 10 kostenlose Ticketsysteme im Detail
Freshdesk - Umfassende KI-gestützte Lösung
Freshdesk setzt neue Maßstäbe bei kostenlosen Helpdesk Ticketsystem-Lösungen. Die Freddy-KI automatisiert nicht nur E Mail-Antworten, sondern analysiert auch die Stimmung in Nachrichten und schlägt passende Aktionen vor. Die KI erkennt Markenerwähnungen in sozialen Medien und erstellt automatisch Tickets für potenzielle Probleme.
Die integrierten Analyse-Tools identifizieren Engpässe im Support-Prozess und schlagen Optimierungen vor. Teams können so ihre Leistung kontinuierlich verbessern und Reaktionszeiten verkürzen.
Besonders wichtig für deutsche Unternehmen: Freshdesk bietet Standortwahl des Rechenzentrums für DSGVO-konforme Datenspeicherung in Europa. Die Integration funktioniert nahtlos mit E Mail-Systemen, sozialen Medien und Telefonsystemen.
Der kostenlose Plan umfasst unlimitierte Tickets, ist aber auf 10 Agenten beschränkt - für die meisten kleinen Unternehmen völlig ausreichend.
Zoho Desk - Flexible Anpassungsoptionen
Zoho Desk überzeugt durch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten im kostenlosen Plan. Drei Nutzer können grundlegende Ticketverwaltung und Live Chat nutzen - ideal für Micro-Unternehmen.
Die anpassbaren Tabs, Formularfelder und Landingpages ermöglichen Automatisierung repetitiver Aufgaben. Das System lernt aus vergangenen Aktionen und schlägt ähnliche Lösungen vor.
Eine Besonderheit ist die private Wissensdatenbank im Gratisplan - während die öffentliche Version nur in kostenpflichtigen Versionen verfügbar ist. Das ermöglicht interne Dokumentation und Wissensaustausch im Team.
Die SLA-Verwaltung mit automatischen Erinnerungen und Eskalationsregeln sorgt dafür, dass keine Anfrage vergessen wird. Überschreitet ein Ticket die definierte Bearbeitungszeit, werden automatisch Vorgesetzte benachrichtigt.
Spiceworks Cloud Help Desk - Vollständig kostenlos
Spiceworks hebt sich durch sein vollständig kostenloses Modell ab - keine versteckten Kosten, keine Benutzerbegrenzungen, keine Funktionseinschränkungen. Das macht es zur attraktivsten Option für budget-bewusste Organisationen.
Die mobile App mit Push-Benachrichtigungen ermöglicht es Support-Mitarbeitern, auch unterwegs auf Ticket-Updates zu reagieren. Das ist besonders wertvoll für kleine Teams, die Flexibilität benötigen.
Das Reporting-Dashboard bietet umfassende Metriken zu Ticketaktivität und Reaktionszeiten. Führungskräfte können so den Überblick über die Support-Leistung behalten und Verbesserungspotenziale identifizieren.
Der Community-Support durch ein Netzwerk von IT-Experten kompensiert den fehlenden kommerziellen Support. Die Community ist aktiv und hilfsbereit bei technischen Fragen.
HubSpot Service Hub - CRM-integrierte Lösung
HubSpot punktet mit seiner Gmail-ähnlichen Benutzeroberfläche, die die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich verkürzt. Die meisten Nutzer fühlen sich sofort wohl, da die Bedienung intuitiv ist.
Vordefinierte Antwortvorlagen und automatische Ticketkategorisierung sparen Zeit bei der Bearbeitung von Standard-Anfragen. Das System schlägt basierend auf dem Inhalt passende Antworten vor.
Die Integration von Tickets aus anderen Plattformen wie Zendesk ist möglich, was Migration und Parallelbetrieb erleichtert. Unternehmen können schrittweise wechseln, ohne Daten zu verlieren.
Zusätzlich bietet HubSpot kostenlose CMS-Tools zur Website-Verwaltung und Geschäftsprozessoptimierung - eine All-in-One-Lösung für wachsende Unternehmen.
LiveAgent - Multichannel-Support
LiveAgent bietet eine einheitliche Ansicht aller Kundenanfragen aus E Mail, Chat, Telefon und Social Media-Kanälen. Agenten müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln, was die Effizienz erheblich steigert.
Die automatisierten Workflows mit regelbasierten Aktionen und Zuweisungen reduzieren manuelle Arbeit. Verwendet beispielsweise ein Kunde das Wort "dringend", wird das Ticket automatisch höher priorisiert.
Skriptbasierte Antworten und eine mehrsprachige Wissensdatenbank unterstützen internationale Teams. Gamification-Funktionen motivieren das Support Team durch Punktesysteme und Leistungsvergleiche.
Der kostenlose Plan ist auf 7-Tage-Ticket-Verlaufsspeicherung begrenzt, was für die meisten Anwendungsfälle ausreicht.
Jira Service Management - IT-fokussierte Lösung
Jira Service Management richtet sich speziell an IT-Teams und bietet im kostenlosen Plan Platz für 3 Agenten mit bis zu 100 E Mail-Benachrichtigungen pro Monat.
Die Automatisierung von IT-Vorfällen und das Self Service-Portal für Endbenutzer reduzieren die Arbeitsbelastung des IT-Supports erheblich. Nutzer können häufige Probleme selbst lösen.
Die Integration mit Entwicklungstools und DevOps-Workflows macht es zur idealen Wahl für Tech-Unternehmen. Bugs können direkt aus Support-Tickets in Entwicklungsaufgaben umgewandelt werden.
Vision Helpdesk - Multi-Brand-Unterstützung
Vision Helpdesk glänzt durch regelbasierte Automatisierung für verschiedene Marken und Produktlinien. Unternehmen mit mehreren Produkten können separate Support-Bereiche verwalten.
Der Omnichannel-Support mit zentraler Verwaltung aller Kommunikationskanäle vereinfacht die Arbeit für Agenten. Alle Konversationen werden in einem einheitlichen Interface angezeigt.
Die Wissensdatenbank mit öffentlichen und privaten Artikeln sowie Kommentare-Funktion fördert Kollaboration und Wissensaustausch. Gamification-Features steigern die Motivation der Support Teams.
ProProfs Help Desk - Gmail-ähnliche Oberfläche
ProProfs überzeugt durch sein zentrales Postfach mit vertrauter Gmail-Benutzerführung. Die Lernkurve ist minimal, da die meisten Nutzer bereits mit ähnlichen Interfaces vertraut sind.
Erweiterte Ticketzuweisungsregeln ermöglichen automatische Verteilung basierend auf komplexen Kriterien wie Kundentyp, Problemkategorie oder Agenten-Expertise.
Automatisierte Kundenbefragungen mit Feedback-Analyse helfen dabei, die Servicequalität kontinuierlich zu verbessern. Die nahtlose Integration der ProProfs-Wissensdatenbank rundet das Angebot ab.
Warum kostenlose Ticketsysteme für Unternehmen sinnvoll sind
Kosteneinsparungen für Start-ups und KMUs
Der Verzicht auf Lizenzkosten ermöglicht es selbst kleinsten Unternehmen, professionellen Kundensupport aufzubauen ohne Anfangsinvestition. Diese kostenfreie Basis ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger als 10 Support-Mitarbeitern.
Die Möglichkeit zum schrittweisen Upgrade bei wachsenden Anforderungen bietet Flexibilität. Unternehmen können mit kostenlosen Systemen starten und bei Bedarf auf kostenpflichtige Pläne wechseln, ohne Daten zu verlieren.
Studien zeigen: Gesamtbetriebskosten werden durch automatisierte Prozesse um bis zu 40% reduziert. Das gesparte Geld kann in andere Bereiche investiert werden.
Professionalisierung des Kundensupports
Strukturierte Ticketverwaltung verhindert, dass Kundenanfragen verloren gehen oder vergessen werden. Jede Anfrage wird systematisch erfasst, verfolgt und dokumentiert.
Automatische Weiterleitung und Priorisierung verbessern Reaktionszeiten erheblich. Dringende Probleme werden sofort an verfügbare Experten weitergeleitet, während Routine-Anfragen effizient abgearbeitet werden.
SLA-Tracking gewährleistet termingerechte Bearbeitung kritischer Anfragen. Das System erinnert automatisch an überfällige Tickets und eskaliert bei Bedarf an Vorgesetzte.
Reporting-Funktionen ermöglichen datenbasierte Verbesserungen. Teams können Trends erkennen, häufige Probleme identifizieren und präventive Maßnahmen ergreifen.
Steigerung der Teamproduktivität
Automatisierung reduziert manuelle Sortierung um 60%. Mitarbeiter können sich auf tatsächliche Problemlösung konzentrieren statt auf administrative Aufgaben.
Self Service-Wissensdatenbanken verringern einfache Anfragen um 40%. Kunden finden Antworten selbstständig, was sowohl Kundenzufriedenheit als auch Team-Entlastung steigert.
Kollaborationsfunktionen verbessern interne Kommunikation. Teams können sich bei komplexen Problemen austauschen, ohne das Tool zu wechseln.
Mobile Apps ermöglichen flexibles Arbeiten und schnelle Reaktionen. Support-Mitarbeiter können auch unterwegs oder im Homeoffice auf Tickets zugreifen.
Auswahlkriterien für das richtige kostenlose Ticketsystem
Funktionsumfang und Benutzerbegrenzungen
Bei der Auswahl sollten Unternehmen zunächst die maximale Anzahl von Nutzern im kostenlosen Plan prüfen. Die meisten Anbieter limitieren auf 1-5 Agenten - für kleine Teams ausreichend.
Verfügbare Integrationen mit bestehenden Tools sind entscheidend. Das System sollte sich nahtlos in vorhandene E Mail-, CRM- und Telefonie-Infrastrukturen einfügen.
Automatisierungsmöglichkeiten für wiederkehrende Aufgaben sparen langfristig Zeit und Ressourcen. Je mehr Prozesse automatisiert werden können, desto effizienter wird der Support.
Datenexportfunktionen sind wichtig für spätere Migration. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre Daten jederzeit exportieren können.
Skalierbarkeit und Upgrade-Optionen
Der nahtlose Übergang zu kostenpflichtigen Plänen ohne Datenverlust ist essentiell für wachsende Unternehmen. Migration sollte automatisch und ohne Unterbrechung möglich sein.
Transparente Preisstruktur für zukünftige Erweiterungen hilft bei der Budgetplanung. Versteckte Kosten oder plötzliche Preissprünge können problematisch werden.
Die Möglichkeit zur Integration zusätzlicher Kanäle wie Social Media oder Live Chat erweitert Einsatzmöglichkeiten mit dem Unternehmenswachstum.
Erweiterte Reporting-Funktionen in kostenpflichtigen Versionen bieten tiefere Einblicke für strategische Entscheidungen.
Benutzerfreundlichkeit und Support
Intuitive Benutzeroberfläche mit geringer Einarbeitungszeit ist besonders für kleine Teams wichtig, die nicht viel Zeit für Schulungen haben.
Verfügbarkeit von Dokumentation und Video-Tutorials ermöglicht selbstständiges Lernen und reduziert Supportkosten.
Community-Support oder E Mail-Hilfe auch im kostenlosen Plan zeigt, dass der Anbieter seine Nutzer ernst nimmt.
Mobile Apps für iOS und Android sind Standard und ermöglichen flexibles Arbeiten.
Implementierung und erste Schritte
Vorbereitung der Ticket-Kategorien
Vor der Implementierung sollten Unternehmen ihre Support-Kategorien definieren. Typische Bereiche sind technischer Support, Abrechnung und allgemeine Anfragen. Klare Kategorisierung hilft bei automatischer Zuweisung und Reporting.
Festlegung von Prioritätsstufen (niedrig, normal, hoch, kritisch) ermöglicht es dem System, wichtige Anfragen bevorzugt zu behandeln. Kritische Probleme sollten sofort eskaliert werden.
Erstellung von Standard-Antwortvorlagen für häufige Anfragen spart Zeit und gewährleistet konsistente Kommunikation. Diese Vorlagen können kontinuierlich verfeinert werden.
Import bestehender Kundendaten und E Mail-Kontakte erleichtert den Übergang und stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
Team-Onboarding und Workflows
Schulung der Mitarbeiter in der neuen Software nimmt meist nur 1-2 Stunden in Anspruch, da moderne Systeme intuitiv bedienbar sind. Investitionen in ordentliches Onboarding zahlen sich schnell aus.
Einstellungen automatischer Zuweisungsregeln basierend auf Expertise verhindert, dass Tickets an ungeeignete Mitarbeiter weitergeleitet werden. Technische Probleme gehen automatisch an IT-Experten.
Definition von SLA-Zeiten für verschiedene Ticket-Typen stellt sicher, dass Kunden angemessene Erwartungen haben und Probleme rechtzeitig gelöst werden.
Testversion-Phase mit internen Tickets vor dem Live-Gang hilft dabei, Prozesse zu verfeinern und Mitarbeiter mit dem System vertraut zu machen.
Integration und Automatisierung
Verbindung des Ticketsystems mit bestehender E Mail-Infrastruktur ist meist der erste Schritt. E Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt und Kunden erhalten automatische Bestätigungen.
Webhook-Integrationen für externe Tools erweitern die Funktionalität. Das System kann beispielsweise automatisch Slack-Nachrichten senden oder CRM-Einträge aktualisieren.
Automatische Benachrichtigungen für Kunden und interne Teams halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Kunden wissen jederzeit über den Status ihrer Anfrage Bescheid.
Regelmäßige Backup-Einstellungen für Ticketdaten schützen vor Datenverlust und erfüllen Compliance-Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen zu kostenlosen Ticketsystemen
Welches Ticketsystem ist das beste? Das beste Ticketsystem hängt von den spezifischen Anforderungen ab. Für Teams bis 3 Personen ist Jira Service Management ideal. Unternehmen ohne Benutzerbegrenzung sollten Support Candy auf WordPress-Basis wählen. Für professionelle Cloud-Lösungen ab 5 € bietet Zammad die beste Balance.
Wie nennt man Software, die kostenlos ist? Kostenlose Software wird als "Freeware", "Open Source" oder "Free Software" bezeichnet. Bei Ticketsystemen unterscheidet man zwischen vollständig kostenlosen Lösungen und "Freemium"-Modellen mit kostenpflichtigen Erweiterungen.
Ist Zammad kostenlos? Zammad bietet eine Cloud-Version ab 5 € pro Agent monatlich. Die Open Source-Version für eigene Server ist kostenfrei, erfordert jedoch technische Expertise für Installation und Verwaltung.
Ist OTRS kostenlos? OTRS Community Edition ist als Open Source-Lösung kostenfrei verfügbar. Kommerzielle Funktionen und professioneller Support sind kostenpflichtig. Die Testversion ermöglicht unverbindliches Ausprobieren der Software.
Die richtige Auswahl und Implementierung eines kostenlosen Ticketsystems macht den Unterschied zwischen chaotischem Support und professionellem Kundenservice. Mit den vorgestellten Optionen und Richtlinien können Unternehmen jeder Größe strukturierten, effizienten Support aufbauen - ohne ihr Budget zu belasten.