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Individuelles Dashboard
Diese Collaborations-Software erlaubt Ihnen, Ihr Dashboard so zu gestalten, dass Sie alle für Sie relevaten Fakten & Daten so auswählen und anordnen können, damit Sie sich mit einem Blick über den aktuellen Stand informieren können.
Aufgaben erstellen & managen
Mit dieser Collaborationssoftware können Sie schnell & einfach Aufgaben für sich selbst oder Kollegen erstellen und managen.
Projekte erstellen & managen
Weiterhin können Sie mit dieser Software schnell & einfach Projekte erstellen und managen, an denen sich mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen beteiligen und denen jeweis eigene Teil-Aufgaben zugewiesen werden können.
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Projekte erstellen & managen
Weiterhin können Sie mit dieser Software schnell & einfach Projekte erstellen und managen, an denen sich mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen beteiligen und denen jeweis eigene Teil-Aufgaben zugewiesen werden können.
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Weiterhin können Sie mit dieser Software schnell & einfach Projekte erstellen und managen, an denen sich mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen beteiligen und denen jeweis eigene Teil-Aufgaben zugewiesen werden können.
Video-Calls & -Meetings
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, mit Kollegen einen Videocall oder ein Videomeeting abzuhalten, in denen die Teilnehmer ihren Bildschrim teilen oder auch chatten können.
FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Auf was sollten Sie auf jeden Fall bei der Zusammenarbeit in Teams mit einem Collaboration Tool achten?
Wenn Sie in kostenfreien oder kostenpflichtigen Collaboration Tools arbeiten, sollten Sie darauf achten, dass Informationen richtig platziert werden können und leicht aufgefunden werden. Daher sind zentrale Collaboration Tools perfekt, da die Kommunikation, Dokumenten- sowie Projektverwaltung an einem Ort stattfinden und über Suchfunktionen auch zu einem späteren Zeitpunkt leicht über ein einziges Tool auffindbar sind.
Möchten Sie Collaboration Tools großflächig einsetzen und dabei Daten verwalten wollen, die nur einzelne im Team sehen dürfen, sollten Sie sicherstellen, dass die Aufgabenverwaltung entsprechend zugeordnet und der Zugriff durch andere ausgeschlossen werden kann.
Ist das Tool für alle zugänglich und sind dort Aufgaben aus dem gesamten Team zu sehen, wird das Tool schnell unübersichtlich und Teammitglieder müssen stets mit Filtern arbeiten, um Ihre Aufgaben zu selektieren. Besser ist es, wenn das Tool bereits beim Einloggen auf den User zugeschnitten ist und dieser nur seine Aufgaben sieht bzw. die Aufgaben, in denen er als Beobachter hinterlegt ist.
Welche Vorteile haben Kollaborationstools?
Collaboration Tools haben den Vorteil, dass alle Details aus dem Projekt, Aufgaben, Meilensteine, Ziele, Beteiligte, etc. in einem gemeinsamen Tool hinterlegt werden können. Oft werden Aufgaben in Outlook verwaltet, Meilensteine und Ziele in einer Präsentation vom Projekt-Manager präsentiert und per Email verschickt und die Kommunikation untereinander findet bspw. in Outlook, Gruppenchats, etc. statt.
Alle Informationen liegen an verschiedenen Stellen und teilweise ohne dass andere darauf Zugriff haben. Hier würde erst bei einer Projektbesprechung über den aktuellen Stand des einzelnen gesprochen werden. Ggfs. würden auch alle Informationen an den Projektmanager in verschiedenen Medien gehen. Fällt der Projektleiter aus, fehlen diese Informationen.
Daher sollte der Projektmanager eine Vertretung einrichten, damit im Falle eines Ausfalles, bspw. durch Krankheit, das Projekt ungehindert weiterlaufen kann. Allerdings ist bzw. Berechtigungen oft schwierig, da die Daten viele verschiedene Systeme oder Orte betreffen. Bspw. das Teamlauferk, auf dem auch andere Dokumente liegen, auf die die Vertreung keinen Zugriff haben darf. Zudem benötigt das Update für die Vertretung Zeit.
Ebenso die Abstimmung im Team, wenn jemand auf eine Aufgabe eines anderen wartet und wissen möchte, wann diese Aufgabe fertig ist. Verschiebt sich eine Aufgabe aus wichtigen Gründen, kann dies große Auswirkungen haben. Nachfolgende Aufgaben und Deadlines können betroffen sein und im schlimmsten Fall auch der Zieltermin des Projektes. Der Mitarbeiter, der nur die einzelne Aufgabe bearbeitet, sieht in der Regel auch nicht, wer die Folgeaufgabe bearbeitet.
Damit alle Ist-Stände der Aufgaben im Projekt auf einen Blick ersichtlich sind, ist es sinnvoll ein Collaboration Tool einzusetzen. Dies hat auch den Vorteil, dass gemeinsam an den Aufgaben gleichzeitig gearbeitet werden kann. Der Projektleiter sieht zudem, wie die Aufgaben in Abhängigkeit stehen und wo ggfs. ein Puffer ist, der im Falle einer Verzögerung genutzt werden kann. Ebenfalls sieht dieser jederzeit den aktuellen Stand der Bearbeitung.
Welche Arten von Collaboration Tools gibt es?
Collaboration Tools gibt es in verschiedenen Ausprägungen. Hierbei kommt es auf den Fokus an, den Sie mit dem Tool verfolgen.
Wenn für Sie der Fokus auf der Kommunikation liegt, sollten Sie ein Social Software Tool wählen, dass ein breitgefächertes Angebot an Kommunikationswegen hat. So sollte ein Einzel- oder Gruppenchat, Videocalls, Diskussionsforen, ein Teilen des Bildschirms, etc. möglich sein.
Ist Ihnen die gemeinschaftliche Bearbeitung von Dokumenten wichtig, ist es erforderlich, dass Dokumente einfach und übersichtlich gespeichert, anderen zugänglich gemacht und Änderungen nachvollzogen werden können. Ggfs. ist es für Ihr Unternehmen dort auch relevant an Quellcodes zu arbeiten.
Arbeiten Sie viel in Projekten mit anderen Kollegen, Teams, Externen, etc. zusammen, sollte die Collaboration Software mehr auf Projektmanagement ausgerichtet sein. Hier sollten Sie darauf Wert legen, dass Sie Meilensteine, Teilziele, das Gesamtziel, Puffer und Abhängigkeiten eingeben können und Projektmanager eine übersichtliche Gesamtübersicht erhalten. Auch die Ansicht sollte flexibel sein. So sind Kanban-Ansichten, eine Darstellung im Kalender oder als Zeitleiste hilfreich. Ebenfalls eine Übersicht, die zeitliche und menschliche Ressourcen planen und messen kann.
Ebenfalls gibt es für IT-Entwickler spezielle Software für Collaboration, wenn diese bspw. gerade an der Entwicklung an einer neuen Software oder App arbeiten.
Ist die Anschaffung eine kostenfreien oder kostenpflichtigen Software sinnvoll?
Wenn Sie die Anschaffung eines Collaboration Tools planen, ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen mit der Software arbeiten werden. Oft ist die Anzahl bei den kostenfreien Versionen der jeweiligen Anbieter auf eine Person oder wenige Personen begrenzt.
Ebenfalls sind die Funktionen eingeschränkt. So ist bei manchen Anbietern kein Export möglich, es steht kein Support zur Verfügung oder manche Ansichten, Filter, etc. sind nicht aktiv. Auch ist oft der Zeitraum der kostenfreien Nutzung begrenzt.
Wollen Sie in Team über einen längeren Zeitpunkt eines der Collaboration Tools nutzen, ist die Anschaffung einer kostenpflichtigen Software sinnvoll und in vielen Fällen unausweichlich und empfehlenswert.
Welche Vorteile hat die Anschaffung einer Collaboration Software mit integrierter Zeiterfassung?
Arbeiten Sie als Freiberufler oder in Ihrem Unternehmen an unterschiedlichen Projekten, ist es wichtig, dass die Arbeitszeit, die Sie für Ihre Kunden bzw. Auftraggeber erfasst werden. Da Sie in dem Collaborationtool arbeiten und chatten, ist es von Vorteil, wenn auch die Zeiterfassung in der Software stattfinden kann.
Dies hilft auch, damit der Projektleiter die Kosten für Personal und Externe je Projekt im Auge behalten kann. So weiß dieser jederzeit, ob das Projekt weiterhin im geplanten Kostenrahmen bleibt oder das Budget nachverhandelt oder andere Maßnahmen eingeleitet werden müssen.
Empfehlungen
Nach umfangreicher Marktrecherche haben wir die 10 besten Collaboration Tools ermittelt und Informationen zu den jeweiligen Herstellern und Task Management Tools zusammengestellt. Unser Vergleich hat alle Produkte gegenübergestellt und Vor- und Nachteile im täglichen Einsatz in Bezug auf Funktionalitäten, Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit ausgewertet.
Viele der Produkte haben hier sehr gute Ergebnisse erzielt. So u.a. Mircosoft 365, Nextcloud Hub, humbee, monday.com, Stackfield und Slack. Fordern Sie unsere Sofort-Empfehlung an, um unsere Bewertungen auf einen Blick zu sehen. Binnen 24 Stunden liegt Ihnen der Vergleich vor und Sie können leichter eine Einschätzung treffen, welche Software am Besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular.
Ratgeber
Was versteht man unter Collaboration Tool?
Um Projekte umzusetzen oder Aufgaben zu erledigen, braucht es meist das Know-How von mehreren Personen. Je komplexer die Aufgabenstellung oder das Projekt ist, desto mehr Personen bzw. unterschiedliches Wissen wird benötigt. Werden Aufgaben bspw. per E-Mail verschickt, befinden sich diese in den Postfächern der Personen und der Bearbeitungsstand auf dem Rechner oder dem Laufwerk der jeweiligen Person, Abteilung oder des Projektes.
Dies macht es schwierig den Überblick zu behalten. Gleiches gilt, wenn eine Person im Projekt bspw. krankheitsbedingt auffällt, was evtl. dazu führt, dass die Bearbeitung der Aufgabe stockt. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll eine Project Management Software bzw. Kollaborationssoftware im Unternehmen für die Zusammenarbeit zu nutzen. Dies ermöglicht eine zentrale Aufgabenverwaltung und einen stets tagesaktuellen Überblick über den Stand der Aufgaben und Projekte.
Ein Collaboration Tool vereint bestenfalls alle Kommunikationswege, die in einem Projekt oder zur Erfüllung von Aufgaben benötigt werden. So erfolgt die Dokumentation und der Austausch auf einer Collaboration Plattform und jeder Beteiligte kann sich stets über den Stand erkundigen bzw. seine fälligen Aufgaben sehen und bearbeiten.
Warum Ihr Tool auf jeden Fall Backups erstellen sollte!
Manche Kollaborationssoftware Anbieter bieten die Möglichkeit an, Kollaborationstools kostenfrei zu nutzen. Dabei steht nicht immer ein Backup der Daten zur Verfügung. Achten Sie daher bei der Auswahl von Kollaboration Tools darauf, dass Sie die Daten darin ausreichend sichern können und ein Backup zur Verfügung stehen, sollte dieses benötigt werden.
Lesen Sie, warum ausreichender Support die Produktivität steigert!
Wenn Sie mit Ihrem Team überwiegend oder ausschließlich mit der Software arbeiten, sollten Sie jederzeit Zugriff auf die Software haben und technische Fehler schnell lösen können. Daher sollte Ihre Software einen ausreichenden Support anbieten. So stellen Sie sicher, dass der Workflow in Ihrem Unternehmen nicht unterbrochen, Termine eingehalten werden und der Betrieb in Ihrem Tagesablauf nicht stockt.
Arbeiten Sie mit Kollegen aus anderen Ländern oder in anderen Sprachen zusammen, sollten die Oberfläche der Software nach Möglichkeit in Englisch oder bestenfalls in der Sprache des jeweiligen Users vorhanden sein. Dies erspart das Erstellen von Schulungsunterlagen in anderen Sprachen sowie das Erlernen der Bedienung der Software durch anderssprachige Anwender.
Arbeiten Sie rund um die Uhr oder aus verschiedenen Zeitzonen in der Collaboration Software, sollte der Support zu der jeweiligen Zeit zur Verfügung stehen. Achten Sie auch darauf, dass der Support in dieser Zeit auch in der Sprache des Anwenders möglich ist. Manche Unternehmen haben keinen 24-Stunden-Support und wenn Sie diesen haben, ist dieser manchmal in Englisch. Ein jederzeit erreichbarer Support in der benötigten Sprache erspart Zeit und schont Ressourcen, da Probleme schneller gemeldet und damit gelöst werden können.
Für wen es Sonderkonditionen gibt!
Wenn Sie für Non-Profit Organisationen und Bildungseinrichtungen bieten manche der Collaboration Software bzw. Projektmanagement Software Anbieter Sonderkonditionen an. Dies ist bspw. bei Stackfield und Slack der Fall. Fragen Sie einfach bei den in Frage kommenden Unternehmen an, ob es Sonderkonditionen gibt, wenn Sie in diesem Sektor arbeiten.
Können Inhalte aus dem Collaboration Tool auch auf Ihrer Website dargestellt werden?
Ja, mit vielen Collaborations Tools ist es möglich Inhalte aus der Projektmanagement Software bzw. der Social Software auch auf Ihrer Website darzustellen. Dafür reicht in der Regel eine REST-API oder ein PlugIn vom Hersteller, bspw. für WordPress. Dies spart Zeit und reduziert Fehlerquellen, wenn es um das Übertragen von Informationen geht.
Informationen müssen nur einmal eingepflegt werden und verknüpfte Plattformen erhalten umgehend Zugriff auf die geänderten Daten und können diese in der geänderte Form abbilden. Dieses Verknüpfen reduziert auch die Gefahr, dass eine Seite, auf der der Inhalt ebenfalls abgebildet wurde, bei der Aktualisierung vergessen wird.
Was ist zum Thema Import und Export zu beachten!
Haben Sie Dokumente aus bestehenden Aufgaben und Projekten, sollten die Collaboration Tools diese fehlerfrei und vollständig importieren können. Achten Sie daher darauf, dass die jeweiligen Formate daher durch einen Import anbinden können. Bspw. im docx-Format bei Word-Dokumenten oder xlsx bei Tabellen.
Auch ist es wichtig, dass geklärt wird, ob und wenn ja, wie und in welchem Format ein Export bei Vertragsende möglich ist. Klären Sie ebenfalls, wie das Resultat gestaltet ist, da es um die Archivierung der Dokumente für die Einhaltung des Datenschutzes und der Archivierungspflicht geht. Ggfs. steht auch ein Import in eine neue Software an.
Auf welchen Geräten sollte die Collaboration Software laufen?
Wenn Sie die Anforderungen an Ihre Collaboration Software zusammenstellen, betrachten Sie auch die Endgeräte und Betriebssysteme, auf denen die Software laufen soll. Arbeiten Ihre Mitarbeiter ausschließlich mit einem Rechner, bspw. mit einem Windows Betriebssystem, ist eine Software ausreichend, die dieses Betriebssystem abdeckt.
Arbeiten Ihre Mitarbeiter auch mit mobilen Endgeräten, wie Tablets und Smartphones, sollte die Software auch Apps zur Verfügung stellen oder über den Webbrowser auch dem jeweiligen Bildschirm komfortabel bedienbar sein.
Benutzen Sie Apple- und Android-Geräte, werden Collaboration Tools benötigt, die auf beiden Betriebssystemen laufen. Beziehen Sie auch Dritte ein, die jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt die Software nutzen werden. Auch auf deren Endgerät sollte die Software optimal laufen können, damit die Vorteile eines Collaboration Tools vollständig zum Tragen kommen.
Warum Vorlagen in Collaboration Tools die Einrichtung Ihres Collaboration Tools effektiver machen!
Viele Collaboration Tools bieten bereits Vorlagen an, die Sie direkt nutzen können. Die Vorlagen ersparen Ihnen das Erstellen und ggfs. Programmieren einer eigenen Vorlage.
Ebenfalls ermöglichen manche der Collaboration Tool Anbieter die Anpassung der Vorlagen an Ihre CI. Darüber hinaus können oft Felder, die Sie in der Vorlage über die Standardfelder hinweg benötigen, ergänzt werden. Dies kann bspw. für die Aufgabenverwaltung oder in der Verwaltung von Projekten sinnvoll sein und erspart Ihnen bzw. Ihrer IT-Abteilung viel Zeit.
Was Sie bei einem Software Test ausprobieren sollten
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie einen Text machen. Legen Sie am Besten ein Testprojekt oder Testaufgaben in der Software an, die den Aufgaben entsprechen, die später über die Software abgebildet werden sollen.
Machen Sie Tests mit einer große Gruppe an Mitarbeitern und testen Sie die Qualität des Videochats, die Menge an Daten, die für einen Videochat benötigt werden und ob das System über einen längeren Zeitraum bei der Besprechung standhält.
Erstellen Sie Aufgaben und legen Sie einen Workflow an, der mehrere Personen umfasst. Lassen Sie diese dabei an einem Dokument gleichzeitig arbeiten und betrachten Sie, wie gut die vorgenommenen Änderungen nachvollzogen werden können. Dabei sind folgende Fragen hilfreich:
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Ist erkennbar, wer was geändert hat?
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Ist ersichtlich, was der aktuelle Stand ist?
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Ist es einfach möglich auf den Stand vorher zurückzugehen, wenn den Beteiligten im Prozess die Änderung nicht gefällt?
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Kann das Dokument auch an Dritte versendet werden, wenn in einem Schritt des Prozesses eine Meinung von einem Außenstehenden, bspw. Berater benötigt wird?
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Ist die Dokumentation und Ablage gemäß den Compliance und Datenschutz-Richtlinien?
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Können Dokumente importiert und ggfs. in anderen Formaten gespeichert werden?
Diese und weitere Fragen helfen dabei die passende Collaboration Software Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Führen Sie auch einen Import der Daten durch, damit Sie sehen, ob alle Umlaute, Sonderzeichen, etc. fehlerfrei übernommen werden. Dies erspart Ihnen viel Arbeit bei der Umstellung auf das neue System, wenn dieses einen reibungslosen Import und auch Export der Daten gewährleisten kann. Ist das nicht der Fall, bedeutet das viel manuelle Nacharbeit, was zu mehr Personalkosten führt.
Daher am Besten gleich in die für Ihr Unternehmen passende Software investieren. Wenn Sie Fragen haben und wissen möchten, welcher der Anbieter am besten zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen passt, rufen Sie uns an. Oder fordern Sie unseren kostenfreien und neutralen Vergleich an. Sie erhalten diesen binnen 24 Stunden zugeschickt. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Anforderungen.
Warum eine Cloud-Software viele Vorteile für Ihr Unternehmen hat
Wenn Sie an verschiedenen Standorten oder mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, ist die Arbeit in der Cloud sinnvoll. Vor allem, wenn Sie zeitgleich an einem Projekt und Dokument arbeiten müssen. Mit einer Cloud Lösung können Sie Änderungen, die ein anderer Kollege oder Mitarbeiter gerade gemacht hat, sofort einsehen und berücksichtigen.
Perfekt ist es, wenn Sie einsehen können, wer gerade online ist und an welchem Teil des Dokumentes gearbeitet wird. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht Änderungen machen, die jemand anderes zur gleichen Zeit umschreibt, da dieser die Aufgabe hat bspw. den anwaltlichen Teil zu prüfen und evtl. nicht rechtzeitig fertig wurde.
Haben Sie oder Ihr Mitarbeiter die Folgeaufgabe in Bearbeitung, sollten Sie bzw. Ihr Mitarbeiter informiert sein, wenn erforderliche Vorarbeiten noch unbearbeitet oder in Bearbeitung sind. Das erspart Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern Zeit und dem Unternehmen Personalkosten.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Je nach Bedarf gibt es Collaboration Tools mit verschiedenen Ausprägungen. So fokussieren sich manche Produkte auf die Kommunikation untereinander, manche auf die Abwicklung von Aufgaben in Projekten und manche sich auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Nehmen Sie daher in Ihrer Auswahl Anbieter auf, die sich auf Ihr Einsatzgebiet spezialisiert hat. Sind alle drei Bereiche für Sie wichtig, sollte die Collaboration Software in allen drei Bereichen ausreichend Funktionen anbieten.
Achten Sie darauf, dass die Bedienung einfach ist und die Beteiligten Freude und nicht unangenehme Zusatzarbeit haben. Dies macht die Einführung im Unternehmen wesentlich einfacher. Ebenso sollte Sie eine Mehrwert fürs Unternehmen und jeden Einzelnen bringen, damit die Software gerne genutzt wird.
Machen Sie unseren Vergleich, damit Sie die Vor- und Nachteile auf einen Blick sehen und in Ihre Entscheidung einbeziehen können. So sparen Sie Zeit bei der Recherche und können gleich tiefer in den Vergleich und den Anforderungen Ihres Unternehmens einsteigen. Unser Vergleich ist kostenfrei und neutral. Hinterlassen Sie uns einfach Ihre Anforderungen und wir senden Ihnen den Vergleich binnen 24 Stunden zu.
Finden Sie die richtige Kollaborationssoftware, die Ihnen hilft Ihre Compliance Richtlinien umzusetzen!
Compliance Richtlinien sind sehr wichtig für Unternehmen geworden. Sie helfen dabei sich an geltendes Recht und Gesetze zu halten und Strafen vorzubeugen. Dies erfolgt durch Vorgaben zum angemessenen Vorgehen in bestimmten Situationen (Code of Conduct) und durch Richtlinien. So zum Beispiel zum Thema Gleichberechtigung, Antidiskriminierung und Gesundheit sowie Sicherheit am Arbeitsplatz. Auch das Thema Social Media spielt immer mehr eine Rolle im täglichen Büroalltag, welche in die Compliance Richtlinen aufgenommen werden sollten.
Mit einer Kollaborationsplattform können Vorgehen digitalisiert und bspw. mit Workflows hinterlegt werden. So können Sie durch digitale Prozesse Verstöße kommunizieren und Ansprechpartnern, die sich um die Klärung kümmern, umgehend einbinden und transparent nachverfolgen. Ebenso können Sie Abläufe Richtlinien-konform in vielen Systemen hinterlegen, so dass einem Verstoß vorgebeugt wird. Manche der Collaboration Tools können Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten und Dateien auch benutzerdefiniert hinterlegen und umsetzen.
Was Ihr Collaboration Tool unbedingt zum Thema Datenschutz können sollte!
Arbeiten Sie mit einer Workflow Management Software, sollten Sie auf den Datenschutz achten. Prüfen Sie das Rechte- und Rollensystem. Es sollte so eingerichtet werden können, dass Mitarbeiter nur die entsprechenden Informationen einsehen und bearbeiten können sollen, die für deren tägliche Arbeit relevant sind.
Arbeitet zum Beispiel die Buchhaltung ebenfalls mit der Team Collaboration Software und trägt dort Unternehmenszahlen ein, sollten Sie sicherstellen, dass diese Zahlen nicht für alle zugänglich sind. Auch sollten Personendaten der Nutzer geschützt sein. So die Personalnummer, Geburtstage, Wohnorte, private Telefonnummern oder Emailadressen. Ebenso sollten Sie sicherstellen, dass Externe bspw. nicht über die Weiterleitung eines Links in das System kommen.
Achten Sie auch, wo Ihre Daten der Kollaborationssoftware gespeichert werden. Nicht jedes Land hat den gleichen Anspruch an die Sicherheit von Daten wie Deutschland bzw. die EU. Daher sollten Sie darauf Wert legen, dass die Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen beim Software Anbieter in der Cloud oder bei Ihnen abgespeichert werden. Um die Produkte der Collaboration Software Anbieter zu vergleichen, nutzen Sie einfach unseren Produktkalkulator. Diese stellt alle Tools anhand Ihrer Anforderungen gegenüber und erspart Ihnen wertvolle Zeit.
Warum Ihnen eine Collaboration Software mit passendem Rechte- und Rollenkonzept viel Geld und Ärger ersparen wird!
Wenn mehrere Menschen an einem Projekt oder eine Aufgabe arbeiten, kommen diese oft aus verschiedenen Abteilungen und haben verschiedene Funktionen. So kann ein Mitarbeiter der IT-Abteilung beteiligt sein, der Leiter der Abteilung für Human Resources, ein externer Berater, der Betriebsrat, etc. Jeder dieser Personen benötigt nicht alle Informationen umgleichen Umfang.
So ist es wichtig, dass je nach Rolle Berechtigungen unterschiedlich vergeben werden können. Die Zugriffsrechte sollten so gestaltet sein, dass auch die Tiefe des Informationsgrades angepasst werden kann. Es reicht daher nicht den Zugriff nur nach Lese-, Schreib- bzw. Änderungsrechten oder Vollzugriff zu unterscheiden.
Sind Personendaten in den Projektinformationen sollten diese bspw. besonders geschützt werden. So Daten zur Person, wie Anschrift oder Geburtstag. Ebenso jedoch auch Stundenlöhne und Gehälter oder Stundensätze von externen Beratern. Auch sollte sichergestellt sein, dass kein Download auf den Rechner von Mitarbeitern oder Externen stattfinden kann.
Welche Schnittstellen in der Kollaborationssoftware die Arbeit in Ihrem Unternehmen effektiver machen!
Damit Sie mit Collaboration Tools optimal arbeiten können, sollten diese in Ihre bestehende IT-Landschaft passen. So sollten diese Schnittstellen zu Systemen haben mit denen Sie arbeiten und diese beibehalten wollen. Auch von Ihnen eingesetzte Apps sollten integrierbar sein. So bspw.
Zoom
Dropbox
Google Drive
Office 365
Evernote
Confluence
Google Kalender
etc.
Haben sich bereits manche Apps oder Softwareprodukte etabliert, macht es ggfs. Sinn diese in die Software zu integrieren und dies so, dass es keinen Datenverlust gibt oder Lücken in der Dokumentation entstehen.
Finden Sie die Collaboration Software, die sich Ihren Bedürfnissen im Unternehmen anpasst!
Als Unternehmen, das auf der Suche nach der besten Software für die Zusammenarbeiten im Team oder in Projekten ist, sollten Sie alle Ihre Anforderungen und Bedürfnisse definieren. Dazu gehört auch der Komfort und die Anpassbarkeit der Oberfläche an die Rollen in Ihrem Unternehmen und die Informationen, die darin verarbeitet werden sollen. So reicht es nicht aus, dass die Oberfläche bunt ist und ansprechend aussieht.
Die Oberfläche sollte auch individualisierbar sein. Vor allem, wenn es um komplexere Themen oder größere Teams und Projekte geht. Projektleiter und Führungskräfte sollten hier Ihre Mitarbeiter, Teilziele, Fälligkeiten, verantwortlichen Ansprechpartner, etc. in einem Blick haben. Ggfs. möchten Sie auch von Ihrer IT oder dem Anbieter weitere Felder in die Oberfläche, bspw. dem Dashboard aufnehmen lassen. Klären Sie vorher mit dem Software Anbieter, die sich in der näheren Auswahl befinden, dass dieser die Anforderungen abbilden kann.
Warum eine Wissensdatenbank Ihrem Unternehmen Personalkosten spart!
Sind alle Informationen aus Chats, Diskussionen, Aufgaben, Projekten, etc. in einer Plattform gebündelt, bietet es sich an, dass diese Collaboration Plattform auch als Wissensdatenbank genutzt werden kann. Sie können dort alle Antworten und Fragen sowie Informationen hinterlegen, die auch andere Mitarbeiter benötigen werden.
Das spart Ihnen die Erstellung von Schulungsunterlagen von Ausbildern, Trainern, Führungskräften, etc. Informationen stehen über die Suchfunktion bzw. die Wissensdatenbank in Sekunden zur Verfügung. Ein Suchen in verschiedenen Software-Produkten oder Orten, wie Outlook, das eigene oder Abteilungslaufwerk, etc. entfällt. Dies spart Zeit und auch Geld.
Zudem können Informationen stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden, da jeder User gleich Feedback geben kann, wenn sich im laufenden Betreib etwas ändert. Das Vorgehen sollte in das Änderungsmanagement Ihres Unternehmens aufgenommen werden, damit jeder im Unternehmen weiß, was im Falle einer Änderung, die noch nicht dokumentiert ist, zu tun ist. Benennen Sie bspw. Verantwortliche, die sich um Fragen und der Prüfung von Änderungen kümmern, bevor sie unternehmensweit bekannt gegeben werden und das Vorgehen geändert wird. Machen Sie unseren Preisvergleich und nutzen sie unseren Preiskalkulator. Dieser erstellt Ihnen eine Übersicht der für Sie interessanten Collabration Software Anbieter.