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Über welche Grundfunktionen sollte eine Meeting Software verfügen?

Zu den Grundfunktionen einer Meeting-Software gehören Audio- und Videofunktionen sowie ein Chat. Diese Grundfunktionen sind bei nahezu allen gängigen Softwarelösungen für Online-Meetings gegeben. Darüber hinaus verfügen die meisten Videokonferenzsysteme über weitere Funktionen bzw. Tools, wie beispielsweise das Teilen von Dateien oder vom Bildschirm. Ob Sie für Ihren Anwendungsbereich diese zusätzlichen Tools für ein Onlinemeeting benötigen, können nur Sie beurteilen. Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien bietet sich vor allem dann an, wenn Teilnehmer gemeinsam Dateien oder Inhalte bearbeiten müssen.

Auf welche Details sollten Sie bei der Anschaffung einer Meeting-Software achten?

Von besonderer Relevanz bei der Software-Entscheidung für Online-Meetings sind Ihre persönlichen Anforderungen. Sie sollten deshalb vor der Anschaffung auf jeden Fall einen Kriterienkatalog für Ihre Online-Meeting-Lösung erstellen. Benötigen Sie zusätzlich eine Chatfunktion oder ist ein Videokonferenz-Tool ausreichend? Benötigen Sie weitere Zusatzfunktionen für Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen? Als zusätzlicher Punkt muss beherzigt werden, ob ebenfalls von weiteren Standorten wie dem Homeoffice auf die Video-Konferenz-Software und die Daten zugegriffen werden muss. In diesem Fall sollten Sie beim Erwerb darauf achten, dass Ihre Videokonferenz Software ebenfalls über eine Cloud-Funktion oder zumindest über eine entsprechende App verfügt. Aber das ist bei den meisten Anbietern Standard. Sie haben Schwierigkeiten bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung? Dann beraten wir Sie gerne unentgeltlich und suchen mit Ihnen gemeinsam nach dem richtigen Produkt für virtuelle Meetings und Video Telefonie.

Welche Vorzüge hat eine Online-Anwendung für Videokonferenzen?

Eine Online-Softwarelösung hat gleich mehrere Vorteile zu bieten, welche wir im Folgenden ein wenig detaillierter darstellen.

  zeit- sowie ortsunabhängiger Zugriff: Ein Vorzug von Online-Software liegt darin, dass jeder Mitarbeiter gleichzeitig unabhängig vom Ort an der Videokonferenz teilnehmen kann.

  Reduzierung von Kosten: Da eine Online-Lösung keinen Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur erforderlich macht, entfallen die Anschaffungskosten hierfür.

  Automatisches Einspielen von Updates: Das Einspielen von Updates erfolgt automatisch sowie oft kostenfrei.

  Datensicherung, Wartung sowie Administration zählen ebenso zum Aufgabenbereich des Softwareanbieters der Webkonferenz-Software.

Kann eine kostenfreie Freeware mit kostenpflichtigen Online Meeting Tools mithalten?

Viele Anbieter haben Online-Meeting-Software in ihrem Portfolio. Bezogen auf die Grundfunktionen gibt es zwischen den Anwendungen eine große Ähnlichkeit. Diese Grundfunktionen finden Sie auch bei den Freeware-Produkten. Dennoch sollte Berücksichtigung finden, dass kostenpflichtige Online-Meeting-Anwendungen gegenüber der Freeware mehrere Vorteile aufweisen. Neben einem größeren Funktionsumfang und Zusatzfunktionen dürfen sich Anwender häufig über einen guten Kunden-Support sowie kostenfreie Updates freuen. Auch die Teilnehmeranzahl ist bei den kostenpflichtigen Produkten meist größer. Gerade im Unternehmensbereich sollte eher auf eine Business-Software gesetzt werden.

Auf welche Zusatzfunktionen sollten Sie bei Online Meeting Tools achten?

Die Zusatzfunktionen sind selbstverständlich von dem Einsatz Ihres Online-Meeting-Programms abhängig. Wenn Sie nur eine Software zum Abhalten von Meetings oder Telefonkonferenzen benötigen, ohne das Dateien oder Inhalte geteilt werden müssen, sind die Standardfunktionen für diesen Zweck vollkommen ausreichend. Sobald das Programm allerdings zum interaktiven Austausch mit den Teilnehmern eingesetzt werden soll, sind Zusatzfunktionen wie File-Sharing und Screen-Sharing als Funktionen dringend erforderlich. Soll die Online-Meeting-Anwendung auch im Rahmen der Zusammenarbeit in Teams genutzt werden, müssen die Teilnehmer nicht nur die Dokumente sehen, sondern auch Änderungen in diesen vornehmen können. Kurz und knapp: Soll die Anwendung auch die Zusammenarbeit im Team unterstützen, sollten Sie eine Software mit den folgenden Zusatzfunktionen auswählen:

File-Sharing

Screen-Sharing

gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Auch wenn Sie heute noch nicht sicher sind, ob Sie diese Zusatzfunktionen zukünftig benötigen werden, sollten Sie sich vielleicht vorsorglich doch für eine Software mit diesen Funktionen entscheiden, wenn die Kostenunterschiede nicht zu groß sind. Andernfalls müssen Sie sich später wieder in eine neue Software einarbeiten.

Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co

Virtuelle Meetings haben in den letzten Jahren unabhängig von der Branche zunehmend an Bedeutung gewonnen. Ob innerhalb des Unternehmens, mit Mitarbeitern anderer Niederlassungen oder im Homeoffice aber auch unternehmensübergreifend kommen Videokonferenzen fast täglich zum Einsatz. Auch Startups, Neugründer sowie Kleinbetriebe sollten hier den Anschluss nicht verlieren, denn Effizienzsteigerung sowie Kosteneinsparung lassen sich auch durch Webkonferenzen erreichen. Aus Kostengründen können Sie eventuell vorerst auf ein kostengünstiges oder ein Freeware-Programm setzen. Die Tools sowie Funktionen auch auch die Teilnehmerzahl sind dabei aber nicht selten eingeschränkt.

Das sind die Vorteile eines Online-Meetings

Online-Meetings sind nicht nur zeit- und kosteneffizient, da Anfahrtszeiten und Reisekosten eingespart werden können, sondern Sie bieten trotz der räumlichen Entfernung dennoch einen direkten persönlichen Kontakt. Ebenso fallen in diesem Zusammenhang keine teuren Telefonkosten für Auslandsgespräche an, da über die Software weltweit ohne Zusatzkosten kommuniziert werden kann. Zudem ist mit diesen Tools eine standortunabhängige Zusammenarbeit gegeben und alle Teilnehmer können meist plattformunabhängig an der Videokonferenz bzw. Telefonkonferenz teilnehmen, beispielsweise über einen PC, ein Tablet oder das Smartphone.

So sparen Sie mit Videokonferenz-Tools Kosten

Durch den Einsatz von Videokonferenz-Software können Sie vorwiegend Reisekosten einsparen, da Sie ohne lange Anreisezeiten und hohe Kosten für die Reise oder Telefonverbindungen auch mit anderen Teilnehmern Meetings abhalten und Details abstimmen können. Je nach Häufigkeit der Meetings und der Entfernung der Meeting-Teilnehmer können so schnell Kosten im mehrstelligen Tausenderbereich eingespart werden. Eine Videokonferenz-Software verursacht nur einen Bruchteil dieser Kosten.

Das sind die Anwendungsbereiche von Meeting-Software

Meeting-Software, wie beispielsweise GoToMeeting und Cisco Webex, werden für ganz verschiedene Online-Events eingesetzt. Zu diesen gehören unter anderem:

Online-Meetings

Präsentationen

Schulungen

Veranstaltungen

Sportkurse

Beratungen

Über diese Funktionen verfügen erstklassige Online-Meeting-Tools

Neben den Grundfunktionen Audio, Video und Chat verfügen einige professionelle Softwareprodukte für Online-Meeting über weitere Funktionen, welche vor allem bei geschäftlichen Konferenzen von Vorteil sind. Zu diesen Online-Meeting-Tools gehören:

Screen-Sharing - zum Teilen des Bildschirms

File-Sharing - zum Teilen von Dateien und Dokumenten

Whiteboard-Funktion für Notizen und Skizzen der Teilnehmer

Markierungs- und Zeichenwerkzeuge

Übertragung der Kontrolle (Remote-Desktop)

Aufzeichnung

Protokollfunktion

Diese Vorteile bietet das Screen- und Filesharing

Über die Funktionen des Screen- und Filesharing können innerhalb des Online-Meetings nicht nur die Bildschirme (Desktop) mit anderen Teilnehmern geteilt werden, sondern auch spezielle Dateien. In letzteren kann durch das File-Sharing auch gemeinsam gearbeitet werden - trotz der räumlichen Distanz. Diese beiden Tools leisten einen positiven Beitrag zu professionellen Online-Meetings und zur gelungenen Zusammenarbeit auch über räumliche Grenzen hinweg.

Wie funktioniert eine Webkonferenz?

Die Teilnahme an Videokonferenzen ist mit dem richtigen Softwareprodukt eine Leichtigkeit. Falls Sie bisher noch keine Erfahrung mit Webkonferenzen haben, helfen Ihnen vielleicht die folgenden drei Schritte zur Durchführung einer Webkonferenz:

1. Webkonferenz erstellen
2. Einladung und eventuelle Zugangsdaten an Teilnehmer verschicken
3. Webkonferenz beitreten

Wie können Sie Online-Meetings effizient gestalten?

Wie auch bei persönlichen Meetings sollte auch ein Online-Meeting möglichst effizient gestaltet werden. Die Effizienz kann vor allem dadurch erhöht werden, wenn die Agenda vorher genau festgelegt ist und sich jeder Teilnehmer im Vorfeld auf die Veranstaltung vorbereiten kann. Zudem sollte es einen Gesprächsführer im Meeting geben, der dann eingreift, wenn Teilnehmer von Thema abweichen oder zu weit ausholen. In einem Meeting-Protokoll können alle besprochenen Punkte festgehalten werden. Das erleichtert das Nachfassen und Umsetzen der besprochenen Themen bzw. Maßnahmen im Nachhinein. Sollte es sich um wiederkehrende Teammeetings handeln, kann im nächsten Meeting das Protokoll vom vorherigen Meeting als Grundlage genutzt werden - ergänzt um neue Meeting-Punkte.