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E-Mail Programm | Software | Test | Windows | Mac | Vergleich | beides

E-Mail-Software für Unternehmen: 11 Programme für Windows & Mac im Test/Vergleich

Falls Sie sich für Newsletter-Software interessieren, dann finden Sie hier unseren Vergleich von Anbietern verschiedener E-Mail-Marketing Tools.

Wenn Sie auf der Suche nach einer E-Mail-Software für Ihr Unternehmen sind, kann Ihnen unser Vergleich von 10 verschiedenen Anbietern bei der Entscheidung für die richtige Software helfen. Viele E-Mail-Programme werden kostenlos angeboten. Zu den beliebtesten gehört beispielsweise Mozilla Thunderbird – aber auch Outlook von Microsoft als kostenpflichtige E-Mail-Software ist in Unternehmen häufig vertreten. Im folgenden Vergleich stellen wir Ihnen die bekannten E-Mail-Software-Giganten, aber auch gute kleinere Alternativen vor. Sollte Ihnen die Entscheidung für eine der Lösungen schwerfallen, beraten wir Sie gerne auch persönlich und bieten Ihnen Unterstützung bei der Wahl der für Ihre Firma optimalen E-Mail-Software. Unsere Beratung erfolgt dabei unabhängig von den verschiedenen Anbietern: Unser Fokus liegt darauf, für Sie und Ihre Anforderungen gemeinsam das passende E-Mail-Programm zu finden.

 

Ratgeber Das solltest du wissen, bevor du dich entscheidest!

Was sollte eine E-Mail Software leisten?

Funktionen einer E-Mail-Software

E-Mail-Programme können ganz verschiedene Leistungen aufweisen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen Standardfunktionen wie Verschieben, Löschen, Antworten und Markieren. Aber auch eine Suchfunktion, verschiedene Kalender-Funktionen zur Terminverwaltung, eine Notizen- und Aufgabenverwaltung sollten ebenso wie eine umfassende Kontakt-Datenbank und Kontaktverwaltung integriert sein. Personalisierte E-Mails sollten an mehrere Kunden verschickt werden können. Sicherheitskriterien wie Verschlüsselung, Spam-Filter sowie Schutz vor Malware und Viren sollten ein weiteres Merkmal einer E-Mail-Software sein, damit Ihr System nicht fahrlässig Risiken ausgesetzt wird. Der Aspekt der Speicherkapazität – besonders bei Online-Lösungen – ist ebenfalls nicht zu vernachlässigen, da sich in Unternehmen schnell viele Mails anhäufen.

Tipp: Wichtig bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Software: IMAP-Funktionalität und Sicherheits-Mechanismen sollten gegeben sein.

11 E-Mail-Programme für Unternehmen im Vergleich/Test

Es gibt zahlreiche E-Mail-Programme oder auch E-Mail-Clients, die sich nicht nur hinsichtlich ihrer Funktionen unterscheiden, sondern auch in Bezug auf die Preise, welche Hersteller für ihre Lösung verlangen. Beim Technikportal Chip Online finden Sie eine Auflistung der 100 beliebtesten E-Mail Programme. Im folgenden Text finden Sie unseren Vergleich von zehn E-Mail-Software-Lösungen, die sich besonders für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen eignen. Wenn Sie nach der richtigen E-Mail-Software für Ihr Unternehmen suchen oder Sie mit Ihrem aktuellen E-Mail-Programm unzufrieden sind, können Sie auf Grundlage der Informationen, die wir für Sie zusammengestellt haben, die richtige Wahl treffen.

TecArt®

Die E-Mail-Management Software von TecArt bietet Ihnen alle gängigen Funktionen eines herkömmlichen E-Mail Clients und ist hinsichtlich ihrer Handhabung und Optik an der bekannten Benutzeroberfläche von Outlook angelehnt. Einen kompletten Vergleich von TecArt vs. Outlook erhalten Sie im eBook „Darum setzt der Mittelstand auf CRM statt Outlook!“. Im Unterschied zu Microsoft und anderen kostenfreien Lösungen wie Thunderbird ist das E-Mail-Management speziell für den B2B Gebrauch entwickelt. Kontakte lassen sich nach verschiedenen Kategorien, wie Kunden, Partner und Lieferanten anlegen. Darüber hinaus organisiert der E-Mail-Client die Kontaktzuordnung zu Terminen und Aufgaben, sowie weiterer Zusatzfunktionen. So ist es möglich den E-Mailverlauf nahtlos über alle Stufen nachzuverfolgen, um die Sicherheit und Transparenz im Geschäftsumfeld zu wahren. Textbausteine, Serienmailfunktion und Push auf Ihr iOS oder Android Smartphones bzw. Tabletts komplettieren dieses E-Mail-Managementsystem.

Das TecArt E-Mail-Management ist als Cloud- und Server-Lösung eine sichere Alternative zu US-Anbietern. Das Hosting der Daten erfolgt in der deuschen Cloud nach ISO 27001. E-Mails lassen sich nach dem S/MIME-Standard verschlüsseln, versenden und empfangen. Die komplette Software ist ISO 27001 und 9001 kompatibel und erfüllt damit höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Dokumente können mit dem E-Mail Management live bearbeitet werden und auch teamübergreifendes Arbeiten wird ermöglicht.

Google, Microsoft & Mozilla

Gmail von Google für Unternehmen

Die Webapplikation Gmail von Google gehört zu den beliebtesten Programmen, wenn es um E-Mail-Dienstleistungen geht. Speziell für Unternehmen bietet Google ein E-Mail und Office Paket namens G Suite an. Es handelt sich hierbei um eine Cloud-basierte Lösung, die als kostenpflichtiges Abonnement angeboten wird. Neben Gmail sind in diesem Paket Google Kalender, Google Drive, Hangouts, Google Docs, Tabellen, Formulare, Goolge Sites, Präsentationen und Goolge+ inbegriffen. Zur Verwaltung beruflicher E-Mail-Konten können Sie zwischen zwei Preismodellen wählen: G Suite Basic kostet 4 Euro pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.), G Suite Business kostet monatlich pro Nutzer 8 Euro (zzgl. MwSt.). Bereits in dem Basic Modell sind geschäftliche E-Mail-Adressen, Video- und Sprachanrufe, ein Online-Kalender und 30 GB Online-Speicherplatz enthalten. Gmail ermöglicht Ihnen eine einfache Konfiguration durch ein fortschrittliches Bedienkonzept. Mit der Cloud geht ein wesentlicher Vorteil einher: Alle Informationen können von überall aus abgerufen werden. Gleichzeitig besteht hierin ein Nachteil: auf Mails kann nur online zugegriffen werden.

Outlook: Office 365 Business von Microsoft

Auch das Office Paket von Microsoft gibt es speziell für Unternehmen: Die Standardversion ist Microsoft Office 365 Business für knapp 9 Euro pro Nutzer und Jahr, Business Essentials ist für gut 4 Euro monatlich pro Nutzer erhältlich und Business Premium kostet 10,50 Euro pro Benutzer im Monat. Office 365 Business Essentials und Premium haben neben vielen anderen Funktionen eine E-Mail-Funktion auf Unternehmensniveau mit einem 50 GB-Postfach inbegriffen. Das Verwaltungsprogramm für mehrere E-Mail-Konten von Microsoft nennt sich Outlook und verfügt außerdem über eine Terminverwaltung. Über den Exchange-Server können Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, indem die Terminkalender aller Teilnehmer verglichen und Überschneidungen angezeigt werden. Outlook ermöglicht außerdem umfassende Kontakt-Datenbanken, Kalender-Funktionen sowie eine Notizen- und Aufgabenverwaltung. Die Software Microsoft Exchange stellt Möglichkeiten zur Teamarbeit bereit. Daher wird Microsoft Outlook auch meistens als E-Mail-Software genutzt. Die übergreifenden Kalenderfunktionen, Besprechungsanfragen per Mail und andere Funktionen zur Teamarbeit, wirken nur dann effektiv, wenn die Nutzer auch privat Outlook verwenden. Mittlerweile unterstützen viele mobile E-Mail-Clients Exchange zumindest teilweise. Wenn Sie bei der Einrichtung Hilfe benötigen, kann Sie eine kompetente IT-Abteilung unterstützen. Bei Interesse können Sie gern jederzeit ein kostenfreies Gespräch mit unseren IT-Beratern anfordern.

Mozilla Thunderbird

Eine beliebte kostenlose Alternative zu Microsoft Outlook ist Mozilla Thunderbird. Diese Software bietet Ihnen alle wichtigen Funktionen und ist dabei komplett kostenlos. Weil der Programmcode dieser E-Mail-Software frei zugänglich ist (Open Source genannt), können Entwickler Zusatzprogramme veröffentlichen. Auf diese Weise kann der Umfang der Software vergrößert werden und Benutzer sich ihren E-Mail-Client auf die eigenen Anforderungen zuschneiden. An dieser Stelle finden Sie eine Liste der Add-ons, mit denen Sie den Funktionsumfang von Thunderbird erweitern können. Beispielsweise können Sie Ihre E-Mails sicherer verschlüsseln oder personalisierte Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden, ohne dass diese davon etwas mitbekommen. Die Software verfügt außerdem über einen lernfähigen Spamfilter, dessen Trefferquote nach einer kürzeren Lernphase schon hoch ist und dessen Effektivität mit der Zeit weiter ansteigt. Mit den richtigen Einstellungen können Sie Thunderbird perfekt konfigurieren und auf Ihre Bedürfnisse optimiert einrichten. Auch virtuelle Ordner, Verschlüsselung der Benutzerdatenbank und eine außerordentliche Individualisierbarkeit sprechen für Thunderbird als E-Mail-Programm.

Alternativen

Zu den drei großen und bekanntesten Anbietern gibt es viele weniger bekannte Alternativen, die sich gut als E-Mail Software für Unternehmen eignen. Im Folgenden stellen wir Ihnen sieben E-Mailprogramme vor, die mit zahlreichen ausgereifte Funktionen überzeugen.

Amazon WorkMail

Anfang 2015 hat Amazon seinen E-Mail-Dienst aus der Cloud vorgestellt, dessen Ausrichtung an Unternehmen erfolgt. WorkMail lässt sich mit bereits bestehenden Infrastrukturen in Ihrem Unternehmen verbinden und verwenden. WorkMail soll seinen Kunden das lokale Aufsetzen und Betreiben von E-Mail-Plattformen abnehmen. Sie können diesen Service in Anspruch nehmen, wenn Sie bereits eine andere E-Mail-Software verwenden – genauso eignet sich Amazon WorkMail aber auch dann, wenn Sie keine eigene Umgebung zur Verwaltung von E-Mails aufgesetzt haben. Der Dienst von Amazon ist auf das E-Mail-Programm Outlook ausgelegt – egal, ob Windows oder Mac OS X. Neben der E-Mail-Funktion enthält WorkMail einen Kalender. Auch andere Amazon Work Services wie WorkDocs können verwendet werden. Mehr dazu finden Sie hier. Amazon WorkMail mit 50 GB Speicherplatz kostet pro Nutzer monatlich 4 US-Dollar. Mehr zu den Preisen erfahren Sie bei Amazon.

IBM Notes

IBM Notes ist eine Lösung zur Kommunikation moderner Unternehmen über E-Mail. In dem E-Mail-Programm speziell für Unternehmen sind Messaging, Geschäftsanwendungen und Social Collaboration in einem benutzerfreundlichen Arbeitsbereich integriert. Die Software unterstützt Sie, sodass Sie intelligenter und schneller arbeiten und somit bessere Geschäftsergebnisse erzielen können. Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten mit mobilen Geräten wird Ihnen ebenso wie ein zentraler Zugriff auf relevante Geschäftsinformationen bei einem weltweiten Wirkungskreis ermöglicht. Um nötiges Personal und Inhalte schneller zu finden, schöpft das E-Mail-Programm Ihre Netzwerke effektiv aus. Sie können Ihren Fokus wieder auf Ihr Kerngeschäft legen, weil Aufgaben einfacher und schneller erledigt werden. Zu den Funktionen zählen umfangreiche Datenbanken mit artikelförmigen Inhalten und die Einlagerung beliebiger Dateianhänge. Zu den Standardanwendungen gehören eine Mail-Datenbank und eine Kalender- und Aufgabenverwaltung, in der Termine verwaltet und Einladungen an die Teilnehmer geschickt werden können. Auch die verfügbaren Zeiten der Teilnehmer können überprüft sowie Räume und Geräte wie Projektoren und Firmenwagen nach Bedarf reserviert werden. Eigene Anwendungen können mit dem Domino Designer entwickelt werden. Die Daten und die Gestaltung einer Anwendung werden in einer gemeinsamen Datenbank in sogenannten Dokumenten gespeichert, woher auch der Name der E-Mail-Software stammt: Notes steht für viele Dokumente. Diese Funktion ist eine der am stärksten hervorstechenden Eigenschaften, weil alle wichtigen Informationen in einem Dokument zu finden sind. Das System ist mit mehreren Mechanismen geschützt. Mehr zu den Preisen erfahren Sie auf Anfrage.

Einblick in IBM Notes:

Novell GroupWise

Die E-Mail-Software Novell GroupWise ist eine sichere und zuverlässige Arbeitsgrundlage für die Produktivität einer Belegschaft. Das Arbeiten mit E-Mails wird Ihnen durch verschiedenste Funktionen und eine dynamische sowie schlichte Benutzeroberfläche ermöglicht. Sie können mit Tools für E-Mail, Kalender, Aufgaben- und Kontaktverwaltung arbeiten, die Sie von überall aus nutzen können. Administratoren können mithilfe einer übersichtlichen, webbasierten Verwaltungskonsole von unterwegs das System überwachen und nach Bedarf aktiv eingreifen. Mehr Details zu den Funktionen des E-Mail-Programms Novell GroupWise finden Sie hier. Ab einem Preis von etwa 143 US-Dollar zuzüglich Priority Maintenance für 36 US-Dollar (auch 33 US-Dollar für Standard-Maintenance möglich) können Sie diese E-Mail-Software erstehen. Weitere Details zu den Technischen Daten finden Sie auf der Homepage des Herstellers.

Opera Mail

Opera Mail als eigenständiges Tool ist der kostenlose E-Mail- und News-Client vom Entwickler Opera Software, von dem auch der Internetbrowser Opera stammt. Die Software besticht durch Einfachheit beim Lesen, Kennzeichnen und Filtern von Nachrichten. Sie können mehrere Mails gleichzeitig in verschiedenen Tabs öffnen, anschauen und zwischen den einzelnen Nachrichten ganz leicht hin und her wechseln. Die Organisation Ihrer E-Mails erfolgt durch Threads, mit deren Hilfe Sie den Kontext einer Nachricht sofort erfassen und andere E-Mails in derselben Korrespondenz anschauen können. Mit verschiedenen Labels können Sie alle Nachrichten sortieren. Den Eingang der Nachrichten kontrollieren Sie durch Regeln, die dem automatischen Aussortieren von E-Mails dienen. Eine zusätzliche Funktion besteht darin, dass Sie von einem integrierten RSS-Feed-Leser automatisch über Neuigkeiten einer bevorzugten Webseite informiert werden. Für Umsteiger besonders interessant: Der Import aus Opera, Thunderbird und Outlook wird Ihnen ermöglicht. Insgesamt handelt es sich hierbei um einen übersichtliche und leicht zu bedienende E-Mail-Software, die über die wesentlichen Funktionen verfügt und schnell arbeitet. Die Software kann auch mit IMAP-Postfächern arbeiten und fasst mehrere zusammengehörige E-Mails direkt zu Unterhaltungen zusammen, sodass Sie besser den Überblick behalten können.

SeaMonkey

SeaMonkey ist der Nachfolger der Mozilla-Suite, der sowohl als Internetbrowser als auch als E-Mail-Client genutzt werden kann. Das Internet-Anwendungspaket ist ebenfalls ein Open-Source-Projekt, welches aus den Bausteinen Browser, Mail-Client, Webeditor und Chatprogramm besteht. Hiermit werden alle wichtigen Internetfunktionen in einem Tool zusammengeführt. Die Software funktioniert auf Grundlage der aktuellen Firefox-Version. Ein integrierter Add-on-Manager ermöglicht Ihnen die Installation, Updates, Deaktivierungen und Entfernungen von Erweiterungen, Themes und Plug-ins, wobei die gleichen Mechanismen wie beim Browser Firefox verwendet werden. Die integrierte E-Mail-Software ist ein herausragendes Merkmal von SeaMonkey. Der E-Mail-Client dient der bequemen Abwicklung Ihres E-Mailverkehrs. Es werden mehrere Konten unterstützt, auch ein lernfähiger Spam-Filter und ein flexibles Adressbuch sind inbegriffen. Des Weiteren werden Ihnen Signaturen und das automatische Abrufen von Mails in festgelegten Intervallen ermöglicht. E-Mails können aus Gründen der Übersichtlichkeit farblich gekennzeichnet und individuelle Anzeigefilter angelegt werden. Das Anwendungspaket steht kostenlos auf der Seite des Herstellers zum Download bereit.

Pegasus Mail

Ein weiteres kostenloses E-Mail-Programm ist Pegasus Mail, das sich schon seit Längerem als Mail-Client bewähren konnte. Mailinglisten und das Sortieren nach verschiedenen Kriterien sowie die Umleitung von Mails stellen für die Software kein Problem dar. Des Weiteren kann das E-Mail-Programm auf Wunsch codierte Nachrichten schreiben und bis zu sieben verschiedene Signaturen anhängen. Besonders wichtige E-Mails können via SSL verschlüsselt werden und Spam-Filter sortieren entsprechende Nachrichten direkt aus. Die Entwicklung des E-Mail-Programms Pegasus Mail wird seit 2007 durch Spenden finanziert, das heißt, dass es grundsätzlich kostenfrei zum Download bereitsteht.

The Bat

The Bat ist eine leistungsstarke E-Mail-Software, mit der beliebig viele E-Mail-Accounts verwaltet werden können. Über Jahre hinweg wurde dieses Programm auf Kundenwünsche hin weiterentwickelt. Auf diese Weise entstand ein kompaktes und sowohl für Einsteiger als auch für Profis praktisches E-Mail Programm. Viren und Spam-Mails werden vor dem Download aussortiert. Mit verschiedenen Plug-ins kann The Bat erweitert werden: Eine Übersicht der Tools, die zu mehr Sicherheit und einer leichteren Bedienbarkeit beitragen, finden Sie hier. Die The Bat! Professional Edition verfügt zusätzlich über eine EMail-Datenbankverschlüsselung, biometrische Authentifizierung und Hardware-Authentifizierung gegenüber Mailservern und kann ab einem Preis von knapp 50 Euro erworben werden.

3 weitere E-Mail-Programme für Apple

Auf Apple-Rechnern ist bereits eine Mail-Software vorinstalliert. Wenn die App richtig funktioniert, können Apple-Nutzer von vielen Vorteilen des hauseigenen E-Mail-Programms profitieren. Oftmals funktioniert die Software jedoch nicht so, wie die Nutzer es sich wünschen würden. Neben den bereits vorgestellten Programmen wie Thunderbird, Outlook, Opera Mail und SeaMonkey sind auch andere Software-Lösungen mit Ihrem Mac-Computer kompatibel.

Postbox

Postbox ist ein weiterer Anbieter, der Lösungen für Mac-User bereithält. Es handelt sich hierbei um einen E-Mail-Client auf Mozilla-Basis, der Sie vor Malware und Phishing-Software schützt, indem Absender- und Webadressen mit einer Sicherheitsdatenbank verglichen werden. Die Suchfunktion ist im Gegensatz zu der entsprechenden Funktion bei anderen Anbietern darum erweitert, dass nach Bildern und Anhängen gesucht werden kann. Hier finden Sie alle Funktionen des Anbieters. Die E-Mail-Software ist ab einem Preis von etwa 32 US-Dollar erhältlich.

Airmail

Der Fokus von Airmail hingegen liegt direkt auf Apple Usern. Die App dient der Organisation auf iPhone, iPad und Mac. Neben den normalen Verwaltungsaufgaben von neuen Nachrichten wie Verschieben, Weiterleiten und Antworten gibt es auch die Schlummer-Funktion, die es erlaubt, Mails so lange zu verschieben, bis sie wieder relevant werden. Wird der Schlummer-Modus aktiviert, bekommen Sie nur Benachrichtigungen, wenn wichtige E-Mails von beispielsweise VIP-Kontakten eintreffen. Für 9,99 Euro können Sie die App für Ihren Mac im App Store erstehen, die iOS App für iPad und iPhone kostet 4,99 Euro.

Unibox

Bei dem E-Mail-Programm Unibox ersetzen Konversationen lange E-Mail-Listen: Eintreffende Mails werden nicht nur nach Eingangsdatum sortiert, sondern auch nach Absendern. Dabei werden sie in Konversationen zusammengestellt. Umfangreiche IMAP-Ordner werden von der E-Mail-Software unterstützt – werden den im Mittelpunkt stehenden Konversationen aber untergeordnet und sind in einem Aufklappmenü abrufbar. Auch die Standardfunktionen Weiterleiten, Antworten und Löschen werden im Lesefenster ein- und ausgeblendet. Unterstützt werden Postfach-Anbieter wie Apple, Google oder Yahoo sowie Exchange-Postfächer, die auf IMAP basieren. Im Mac Apple Store kostet die Unibox 15,99 Euro.

Fazit

Die verschiedenen E-Mail-Software-Lösungen der verschiedenen Anbieter weisen alle die wichtigsten Funktionen zur Verwaltung von E-Mails auf. Sie unterscheiden sich in speziellen Leistungen, die sich teilweise in den Kosten der einzelnen Programme bemerkbar machen. Trotzdem sind auf dem Markt auch gute kostenlose Anbieter wie zum Beispiel Thunderbird von Mozilla, SeaMonkey und Mail Opera vertreten. Sie sollten sich vor der Entscheidung für eines dieser Programme in jedem Fall überlegen, welche Anforderungen Sie an eine E-Mail-Software für Ihr Unternehmen stellen. Sollten Sie sich bei der Wahl des richtigen E-Mail-Clients unsicher sein, können Sie uns gern kontaktieren, damit wir Sie persönlich beraten können und gemeinsam die beste Lösung für Sie finden.

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