1. Übersicht Funktionen

"Hausverwaltung digital" ist vorerst mal ein Begriff. Aber wo kommen auf einmal diese ganzen Funktionen und Begriffe her? Marketingstrategie? Nein, einfach erklärt: Eigentümer, Hausverwalter und Eigentümer sowie Dienstleister haben alle eines gemeinsam: Sie müssen Daten und Prozesse verwalten. Dies führt zu einer enormen Ansammlung von Daten. Vor 20 Jahren, waren die Datensammlungen noch größtenteils papiergestützt und konnten nicht ausgewertet werden. Die Datensammlung heutzutage ist eher computergestützt und die Auswertung dessen hat erst vor kurzem zu einer Revolution geführt.

Daher könnten wir Prinzipiell 2 Hersteller erkennen:

• Softwarehersteller die Arbeitsschritte digitalisieren, zur Unterstützung IHRES eigenen Prozesses

• Softwarehersteller die IHREN Prozess digitalisieren, anhand von zuvor digitalisierten Arbeitsschritten und damit bereits in einer höheren Ebene agieren.

In diesem Kapitel geht es um Letzteres und nicht darum, dass ein 1-Mann-Unternehmen, was 10 Einheiten verwaltet und die Software eigentlich nur einsetzt, weil es eine Nebenkostenabrechnung braucht.

 Übersicht Funktionen Online-Hausverwaltung im Detail

Ein gutes Programm für Vermieter hat folgende Funktionen:

• Dokumentenverwaltungssystem

• Digitales Postfach

• Kommunikation

• Telefonfunktionen

• Vorgangsbearbeitung

• Eigentümerversammlungsfunktion

• Umlaufbeschluss

• Kundenverwaltung

• Aufgabenprogramm

• Belegprüfung für Beiräte

• Knowledge-Datenbank 

• Terminkoordination

• Hausverwaltungs-App

Um einen Prozess Optimal zu digitalisieren, ist ein gutes Management notwendig, was den Prozess aufrecht erhält, ohne Zuarbeit der Benutzer und vielen Vorteilen. Ein Vorteil dabei sollte sein, dass das Programm mitdenkt. Beispiel: Sie suchen etwas und das Programm kann Ihnen in der Suchmaske bereits dementsprechende Autovervollständigungsvorschlage machen, ohne dass Sie wieder Enter drücken müssen, um den Prozess der Suche überhaupt zu starten.

Ein weiterer wichtiger Fakt ist, dass Sie Informationen wie Aufwände, Dashboards, Kosten, Stammdaten und Aufgaben immer im Schnellzugriff haben oder dementsprechend sehen können.

Einen Überblick über alle laufenden Dokumente, alle laufenden Arbeiten, Objekte deren Schadensmeldungen, der Kommunikation an sich – also auch digitale Post und nicht nur einfach ein E-Mail Programm, dieser Variante haben.

Ablauf Digitale Post

Die Post wird eingescannt oder Sie lassen diese sofort an einen digitalen Posteingangs-Scan-Service laufen. Das Programm erkennt Sie per OCR und ordnet sie dem richtigen Eigentümer – Mieter – Dienstleister oder sonstig beteiligten je nach Struktur des Programmes zu. Hier geht es sogar ähnlich wie bei Anwälten noch einen Tick weiter. Jetzt kommt eine Postmappe, die den Beteiligten automatisch die Information zukommen lässt.

Beispiel - Digitale Post: Beispiel Versand von Anschreiben, Abrechnung, Wirtschaftsplan und Co.

Viele Verwaltungen drucken Ihre Dokumentenstapel noch aus und sortieren die einzelnen Dokumente für jeden Kunden einzeln zusammen, falten, kuvertieren und bringen den Brief dann zur Post. Dieser Prozess geht digital viel einfacher. Ein gutes Programm sortiert die einzelnen Dokumente für jeden Kunden selbst zu einem digitalen Stapel bezüglich der Immobilie zusammen. Der Versand erfolgt für Online-Kunden natürlich digital. Dabei wird in ein digitales Postfach zugestellt, wie man es von anderen Lebensbereichen, wie der Handyrechnung, kennt. Den Versand per Post kann ein Postdienstleister übernehmen. So sourcen Verwaltungen das Handling mit dem Papier komplett aus.

2. Top 3 Workflows für digitale Hausverwaltung

Digitale Hausverwaltung, deckt natürlich die WEG Verwaltung der Immobilie mit ab. Auch die Rolle aller Beteiligten ist inbegriffen. Die Online-Hausverwaltung sorgt dafür, dass in der Immobilienverwaltung weltweit zeit- und ortsunabhängig gearbeitet werden kann bzw. die Arbeit und Art der Arbeit so erleichtert werden, dass Sie nicht mehr auf die Uhr schauen müssen, egal ob noch eine Übergabe, eine Schadensmeldung oder sonstige Dinge anstehen. Um dies zu verdeutlichen haben wir hier die 3 most wanted Beispiele gemacht.

 In den folgenden Prozessen können die meisten Einsparungen gemacht werden.

Prozesse mit ihren Lösungen für Eigentümer, Hausverwalter und Mieter

A: Kommunikation digitalisieren und Informationen transparent & digital gestalten.

Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten Parteien frisst viel Zeit. Häufig gibt es telefonische Rückfragen zu den gleichen Themen. Beispiel: Ist der Aufzug defekt, melden die Bewohner das Problem der Hausverwaltung. Das Nachbar Müller den Schaden schon vor 2 Stunden gemeldet hat, kann in der analogen Welt natürlich keiner wissen. Bei einer digitalen Hausverwaltung wird jedoch die mehrfache Kommunikation abgeschafft, denn die Hausverwaltung informiert direkt alle Bewohner über eine Online-Kommunikationsplattform, dass die Störung bekannt ist und der Wartungsdienst bald kommt. Kommen doch noch Anrufe rein, sollte eine clevere Telefonfunktion zur Verfügung stehen, mit der die Hausverwaltung direkt erkennt, wer anruft. Dadurch läuft das Telefonat effizienter ab, denn Anrufender und deren Zugehörigkeit zu einer Immobilie ist dank Telefonfunktion direkt klar. So werden alle Informationen und neue Informationen auf einen Blick ersichtlich.

B: Vorgänge digital abarbeiten

Insbesondere bei der Abarbeitung von Schäden ist die transparente Darstellung der aktuellen Sachlage wichtig. Mit einer digitalen Vorgangsbearbeitung sparen sich Verwaltungen aber nicht nur Rückfragen zum aktuellen Bearbeitungsstand, sondern bearbeiten Vorgänge wie Schäden oder Sanierungen einfach effizienter. In einer digitalen Hausverwaltung kann über ein Programm alles rund um den Vorgang abgearbeitet werden. Der Wartungsdienst kann umgehend beauftragt werden, die Beteiligten werden informiert und der Handwerker meldet den Fortschritt ebenfalls digital. Im besten Fall werden Standardvorgänge sogar automatisiert, sodass die Verwaltung spürbar entlastet ist und der zeitliche Aufwand erheblich minimiert wird.

C: Beschlussfassung in der WEG-Verwaltung

Die jährliche Eigentümerversammlung ist immer mit viel Aufwand verbunden. Tagesordnung vorbereiten, Einladung versenden, Vollmachten verwalten, Versammlung und Abstimmung durchführen, Stimmen auswerten, Protokoll verfassen und so weiter. Sie merken eine lange Prozesskette, die viel Potential birgt. Außerdem kommt noch hinzu, dass Eigentümer eine hybride Versammlung fordern können. Das bedeutet, die Möglichkeit zur Online-Teilnahme an der Versammlung muss die Verwaltung einräumen. Seine Hausverwaltung digital aufzustellen, ist für diesen Prozess also mehr als ratsam. Dabei sollte der gesamte Prozess in einem Programm abgebildet werden können. Von der Vorbereitung, über die Verwaltung der Vollmachten bis hin zur digitalen Versammlung und Protokollerstellung.

Tipp: Wir testen jeden Monat ein neues Programm. Diesen veröffentlichen wir zeitverzögert nach einer Qualitätskotrolle. Es kann also sein, dass wenn Sie heute den Artikel lesen eine wichtige Information fehlt. Bitte stellen Sie daher hier eine Anfrage.

3. Der Papierlose Hausverwalter und Eigentümer

Ich war vor kurzem bei einer Wohnungsübergabe. Hierbei hat mich der Hausverwalter um eine originale papiergebundene Unterschrift gebeten, nachdem wir schon bereits im Vorfeld die Unterschriften ausgetauscht haben per Mail. Einige Wochen zuvor hatte ich ein Appartement gemietet. Das Mietverhältnis wurde vollständig digital abgebildet. Ein Automat mit Display begrüßte mich an der Tür. Ich willigte per Zahlung und tätigte eine Unterschrift am Display.

Beides ist für den Kunden keine ideale Lösung, dennoch ist der Mix die Lösung und der Mix ist einfach.

Hat der derjenige ein Angebot getätigt oder ein Angebot wahrnimmt eine Art Display bei sich, auf dem man eine Unterschrift tätigen kann?

Ja – Das Handy!

Hat der Verwalter dieses Vorgangs – mal völlig branchenunabhängig gesehen einen Computer?

Ja – jeder Haushalt hat i Durchschnitt 2,5 Computer, die Anzahl Handy ist momentan schon höher pro Person – je nach Land…

Ergo – ist die Lösung doch einfach: Software am PC plus Handy zur Unterschrift = App.

In der folgenden Übersicht finden Sie die Hersteller, die eine App einsetzen mit den Funktionen:

4. Funktionen für Dienstleister

Dienstleister sind eine der wichtigsten Elemente in einem Eigentümer, Mieter oder Hausverwaltergemeinschaft. Wir kennen das alle, wenn der Strom ausfällt, es ein Problem mit Wasser gibt oder das Türschloss hängt. Nun A informiert B und B informiert C und so weiter…Das Problem an solchen analogen Ketten ist: Wer kontrolliert A und wer kontrolliert B. Eine Prozesskette kann nur dann funktionieren, wenn es A eine Frist ist und B es ein Controlling gibt. Problem: Niemand übernimmt dafür die Verantwortung, Dinge laufen schief und dauern länger. Der Überblick geht verloren und die Prozesse stocken. Bis hin zum „Notfall“, den dann Herr oder Frau X wieder lösen und sich so unabdingbar für das Unternehmen machen und dann meistens die Personen sind, die auch andere Entscheidungen treffen, einschließlich der Digitalisierung im Unternehmen. Problem: Wenn sie dies tun würden, würden sie ja zumeist ihre unabdingbare Position im Unternehmen aufgeben und eventuell Macht verlieren. Schade, dass genau das Gegenteil der Fall wäre, wenn genau diese Personen sich für eine Testphase von 4 Wochen entscheiden. Mieter, Kunden, Eigentümer, Buchhalter alle würden profitieren, wenn genau diese Kette Zentrale zu sehen wäre, wenn die Last der Verantwortung auf das Programm übertragen wird, was die notwendigen Benachrichtigungen ausführt.

• Kommunikation mit einem Dienstleister für den Verwalter im gleichen Programm, über das auch die Störung/der Schaden vom Eigentümer oder Mieter gemeldet wird

• Angebotsanfragen an Dienstleister über das Programm verschicken können

• Dienstleister kann Angebote digital abgeben

• Verwalter kann Angebote verwalten und vergleichen und eines annehmen

• Verwalter kann Aufträge über das Programm erteilen

• Dienstleister kann seinen Fortschritt bei der Bearbeitung bspw. des Schadens kommunizieren

5. „Must-have“ für Vermieter

Die Frage der richtigen Betreuung steht hier im Mittelpunkt. Informationen müssen einfach und schnell zu übertragen sein und die Übertragung muss sichergestellt sein. Welche Rolle nehmen sie dabei ein und was ist tatsächlich wichtig?

Das Management sollte wissen was passiert, nicht im Sinne von ständiger Kontrolle sondern im Kontext von Focus und Beobachtung sowie Bewusstsein.

Was für den Vermieter wichtig ist:

• Überblick über Geschehnisse im Objekt – Werterhalt als Vermieter wichtig

• alle Dokumente zur Immobilie an einem Ort

• Mieter-Portal, Einfache Kommunikation für die Mieter mit der Verwaltung

Anbei finden Sie hier den Link zur Hausverwaltungssoftware Übersichtsseite, dort können sie eine Anfrage mit dem Assistenten stellen.

Die Marktdigitalsierung zeigt, das Anbieter wie ETG hier schon sehr weit fortgeschritten sind und es anscheinend echte digitalisierte Lösungen gibt. Was Sie nun genau benötigen, können wir nachfolgend durch unseren Softwareassistenten anbieten, da dieser auf eine Datenbank von über 1.400 Softwareanbietern zugreifen kann, um Ihnen dann den richtigen Anbieter vorzuschlagen.