Softdent Software | Zahnarzt Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Patientenmanagement & Dokumentation: Elektronische Patientenakte mit interaktivem Zahnstatus-Editor und umfassender Befunddokumentation für eine präzise Behandlungsplanung in der Zahnarztpraxis.

Bildintegration & Röntgensysteme: DICOM-Anbindung für digitale Bildgebung mit direkter Integration in die Patientenakte sowie Vorher-Nachher-Vergleichsfunktionen, die den Workflow in der Zahnarztpraxis effizient gestalten.

Dokumentenarchiv: Volltext-Suchfunktion und integrierte Vorlagen für Anamnesebögen und Behandlungsberichte mit revisionssicherer Archivierung für eine effiziente Praxisorganisation und -verwaltung.

Terminmanagement: Grafischer Terminkalender mit Drag&Drop-Funktionalität, Farbcodierung für unterschiedliche Behandlungsarten und automatischen Überbuchungskontrollen. Die Softdent Terminvergabe unterstützt die Ordination bei der übersichtlichen Gesamtplanung.

Recall-System: Automatisierte SMS/E-Mail-Benachrichtigungen für Prophylaxe-Termine und Nachsorge mit konfigurierbaren Intervallen. Softdent unterstützt hierbei den Zahnarzt durch innovative Funktionen zur Patientenbindung.

Ressourcenplanung: Dienstplan-Erstellung und Zeiterfassung für das Praxispersonal mit Auslastungsanalyse und Urlaubsplanung, ideal für Zahnarztpraxen mit mehreren Mitarbeitern.

GOZ/BEMA-Abrechnung: Automatisierte Abrechnung mit tagesaktuellen Honorarsätzen, Plausibilitätsprüfungen und integriertem Regelwerk. Softdent bietet hier eine effiziente Lösung für Abrechnung und Finanzverwaltung.

Telematikinfrastruktur: Vollständige Anbindung mit Integration von KIM, eGK, ePA, eAU und eRezept-Funktionen gemäß gesetzlichen Vorgaben, ein wichtiger Aspekt moderner Praxissoftware.

Labor- und Auftragsmanagement: Digitale Laboraufträge mit Standardschnittstellen (VDDS, IDTA) und integriertem Tracking-System, besonders relevant für die Zusammenarbeit mit dem Zahntechniker.

Materialverwaltung: Chargen- und Verfallsüberwachung mit automatisierten Bestellvorschlägen und Inventarverwaltung für das effiziente Handling in der Ordination.

KPI-Dashboards: Auswertung von Praxisauslastung, Umsatzentwicklung und Behandlervergleichen mit exportierbaren Berichten zur innovativen Praxissteuerung.

Multi-Standort-Funktionen: Zentrale Datenhaltung und standortübergreifende Verwaltung für kleine bis mittlere MVZ-Strukturen mit dem Softdent Modul für Zahnarztpraxen an mehreren Standorten.

🟨 Besonderheiten – Was macht Softdent einzigartig?

Vollständige TI-Zertifizierung zeichnet die Zahnarzt Software im deutschen Markt aus. Die komplette Abdeckung aller aktuellen eHealth-Anwendungen (KIM, ePA, eRezept) gewährleistet eine gesetzeskonforme Praxisführung ohne zusätzliche Module oder Systeme. Dies reduziert den Integrationsaufwand und bietet Sicherheit bei regulatorischen Änderungen, da Softdent alle Anforderungen der Telematikinfrastruktur erfüllt.

Bedarfsgerechtes Modulsystem ermöglicht den gezielten Erwerb nur tatsächlich benötigter Funktionen. Dieses Konzept erlaubt einen kostenkontrollierten Start mit Basisfunktionen sowie schrittweisen Ausbau nach Praxisbedürfnissen. Die maßgeschneiderte Lösung eignet sich besonders für Neugründer und kleinere Zahnarztpraxen und bietet finanzielle Planungssicherheit ohne Einbußen bei der Funktionalität in den gewählten Bereichen.

Erprobte Datenkonverter für die Migration von gängigen Praxissystemen stehen zur Verfügung. Die speziell entwickelten Konverter für Systeme wie Charly, CGM-ZE und Chiran ermöglichen einen Wechsel mit minimalem Datenverlust und strukturierter Übernahme historischer Patientendaten. Diese Migration folgt einem standardisierten Prozess, der Ausfallzeiten minimiert und Kontinuität in der Zahnarztpraxis sicherstellt.

Einschränkungen bestehen hauptsächlich in der technologischen Architektur. Das System basiert auf einer klassischen Client-Server-Struktur statt einem modernen Cloud-First-Ansatz, was höhere lokale IT-Anforderungen mit sich bringt. Die Benutzeroberfläche erscheint in Teilen nicht auf dem neuesten Stand der UX-Entwicklung und könnte für technikaffine Nutzer optisch veraltet wirken. Der aktuelle Webclient bietet nur Management-Dashboards, keine vollständige Browser-basierte Nutzung aller Funktionen der Dentalsoftware.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Softdent wählen?

Einzelpraxen mit 1-2 Behandlern profitieren besonders vom modularen Lizenzmodell und der Abdeckung aller rechtlichen Anforderungen. Die Softdent Zahnarztsoftware bietet für diese Zielgruppe eine optimale Balance zwischen notwendiger Funktionalität und Übersichtlichkeit ohne übermäßige Komplexität. Die standardisierten Abläufe entsprechen dem typischen Arbeitsalltag dieser Praxisform und gewährleisten eine effiziente Praxisführung in der Ordination.

Kleinere Gemeinschaftspraxen (2-4 Behandler) finden in Softdent eine Lösung, die alle Standardprozesse effizient abbildet und gleichzeitig die Zusammenarbeit mehrerer Behandler unterstützt. Die Ressourcenplanung und das Terminmanagement-Module von Softdent sind auf diese Praxisgröße ausgerichtet und ermöglichen eine koordinierte Patientenversorgung. Die gemeinsame Nutzung von Patientendaten und Ressourcen wird durch differenzierte Zugriffsrechte abgesichert.

Praxen mit Fokus auf gesetzeskonforme TI-Anbindung erhalten mit Softdent eine vollständige und zuverlässige Integration aller TI-Komponenten ohne Zusatzlösungen. Die Software für Zahnärzte erfüllt alle aktuellen und absehbaren regulatorischen Anforderungen im deutschen Gesundheitswesen und reduziert dadurch Compliance-Risiken. Die kontinuierliche Anpassung an neue TI-Spezifikationen schafft Zukunftssicherheit in diesem wichtigen Bereich.

Zahnarztpraxen mit kleinen bis mittleren MVZ-Strukturen (bis 2 Standorte) können von den standortübergreifenden Funktionen profitieren, die eine zentrale Datenhaltung bei überschaubarer Komplexität ermöglichen. Die Praxissoftware unterstützt die Koordination zwischen Standorten, gemeinsame Ressourcennutzung und einheitliche Prozesse, ohne die Anforderungen großer Klinikstrukturen zu überfordern.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• TI-Anforderungen: Benötigen Sie eine vollständig zertifizierte Lösung für alle eHealth-Anwendungen?
• IT-Infrastruktur: Verfügen Sie über die nötige IT-Kompetenz/Ressourcen für eine On-Premises-Installation?
• Investitionsplanung: Ist ein modularer Aufbau mit gezielter Funktionsauswahl für Sie wirtschaftlich sinnvoller?
• Praxisgröße: Entspricht Ihre Praxisgröße dem optimalen Einsatzbereich (1-4 Behandler)?

Details zur Zahnarzt-Software: Softdent

Praxisorientierte Grundkonzeption kennzeichnet Softdent als spezialisierte Lösung für deutsche Zahnarztpraxen. Die Dentalsoftware wurde mit dem Fokus auf die täglichen Arbeitsprozesse in der zahnärztlichen Versorgung entwickelt und berücksichtigt dabei die spezifischen regulatorischen Anforderungen des deutschen Gesundheitssystems. Dies zeigt sich besonders in der tiefen Integration der GOZ/BEMA-Abrechnung und der vollständigen Unterstützung der Telematikinfrastruktur.

Die Software basiert auf einer client-server-basierten Architektur mit Microsoft-Technologie im Hintergrund. Dieser etablierte technologische Ansatz sorgt für Stabilität im Praxisalltag und ermöglicht eine zuverlässige Performance auch bei höherer Auslastung. Das Bedienkonzept fokussiert sich auf Effizienz bei häufigen Arbeitsabläufen und bietet praxisnahe Standardprozesse für zahnärztliche Routineaufgaben.

Ein wesentliches Merkmal ist die modulare Erweiterbarkeit, die eine bedarfsgerechte Anpassung an unterschiedliche Praxisanforderungen ermöglicht. Die innovative Software-Komponenten und regelmäßigen Update-Zyklen gewährleisten die kontinuierliche Anpassung an gesetzliche Änderungen in der Abrechnung sowie an die sich entwickelnden Spezifikationen der Telematikinfrastruktur. Diese Kombination aus Stabilität und Anpassungsfähigkeit macht Softdent zu einer langfristig orientierten Lösung für den zahnärztlichen Praxisalltag.

Wissenswertes zum Anbieter: Softdent GmbH

Die Softdent GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 50-80 Mitarbeitern, das sich auf den deutschen Dentalmarkt spezialisiert hat. Als etablierter Nischenanbieter konzentriert sich das Unternehmen auf die spezifischen Anforderungen deutscher Zahnarztpraxen und kann dadurch flexibel auf regulatorische Änderungen und Marktentwicklungen reagieren. Die langjährige Präsenz im Markt spricht für eine gewisse Stabilität und Verlässlichkeit.

Die Supportstruktur basiert auf einer Kombination aus regionalen Fachhandelspartnern und einem zentralen Ticketsystem für verschiedene Supportebenen. Dieser Ansatz bietet Ordinationen oft einen direkten, persönlichen Ansprechpartner vor Ort, schafft aber auch eine Abhängigkeit von der Qualität des jeweiligen Partners. Die Kernkompetenz des Unternehmens liegt in der Softwareentwicklung für das deutsche Zahnarztwesen mit tiefem Verständnis für Abrechnung und Telematikinfrastruktur. Das Magazin für Zahnärzte "Erfolg in der Praxis" wird ebenfalls von Softdent herausgegeben und bietet zusätzliche Informationen zur effektiven Praxisführung.

Technische Details & Integration

Client-Server-Architektur bildet die technologische Basis von Softdent. Die Zahnarztsoftware verwendet einen Microsoft-Stack (.NET, MS SQL Server) für die Datenhaltung und Anwendungslogik. Diese etablierte Technologie bietet Stabilität und wird durch viele IT-Dienstleister unterstützt, was die Wartung und den Support erleichtert. Für den Betrieb werden folgende Systemvoraussetzungen empfohlen: Windows 10/11, MS SQL Server 2019+, mindestens 8 GB RAM und eine Dual-Core CPU.

Die Integrationsschnittstellen umfassen alle relevanten Standards der Dentalbranche. Softdent unterstützt HL7, DICOM für bildgebende Systeme, VDDS-Media für die Anbindung von Intraoralscannern und weiteren bildgebenden Geräten, IDTA für den Datenaustausch im Dentalbereich sowie KIM für die sichere Kommunikation im Gesundheitswesen. Besonders wichtig für viele Zahnarztpraxen ist die DATEV-Schnittstelle für den Export von Buchhaltungsdaten an den Steuerberater.

Das Sicherheitskonzept entspricht den aktuellen Anforderungen an Praxissoftware. Es umfasst TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung, ein differenziertes Rollenkonzept für Zugriffsrechte, Audit-Trail-Funktionen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen sowie BSI-Grundschutz-konforme Sicherheitsmaßnahmen. Die Softdent SD unterstützt Praxen bei der Einhaltung der DSGVO durch entsprechende Funktionen zur Zugriffsprotokollierung und Benutzerrollenverwaltung, wobei die datenschutzkonforme Konfiguration und Nutzung in der Verantwortung der Praxis bleibt.

Kosten & Preismodell

Modulare Lizenzstruktur: Softdent setzt auf einmalige Modullizenzen pro Arbeitsplatz, ergänzt durch jährliche Wartungskosten in Höhe von ca. 15-20% der initialen Lizenzkosten. Dieses Modell ermöglicht eine bedarfsgerechte Zusammenstellung der benötigten Funktionalitäten ohne Zahlung für ungenutzte Komponenten.

TCO-Faktoren: Bei der Gesamtkostenbetrachtung müssen neben den direkten Software-Kosten weitere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen Hardware-Anforderungen, SQL-Server-Lizenzen, Windows Server CALs für jeden zugreifenden Client, laufende Kosten für externen IT-Support (falls keine eigene IT-Kompetenz vorhanden), Kosten für TI-Komponenten (Konnektor-Miete/Kauf, eHBA, SMC-B) und deren Wartung, sowie Aufwendungen für Backup-Lösungen und Stromkosten für den Serverbetrieb.

Versteckte Kostenfaktoren können zusätzlich auftreten: Kosten für nicht im Standard enthaltene Schnittstellen oder deren individuelle Anpassung, Schulungsaufwand bei Personalwechsel, Erstellung individueller Berichte oder Formulare (falls möglich) sowie Datenmigrationen, die über den Standardaufwand hinausgehen. Häufig wird auch der Aufwand für die eigene IT-Administration (Updates, Backups, Sicherheit) bei On-Premise-Lösungen unterschätzt.

Wirtschaftlichkeit: Trotz dieser Kostenstruktur lässt sich eine positive ROI-Betrachtung anstellen. Messbare Vorteile entstehen durch schnellere Abrechnung (bis zu 30% Zeitersparnis), reduzierte No-Shows durch das Recall-System (bis zu 20% weniger) und effizientere Praxisabläufe. Mit dem Softdent Planungsassistent unterstützt die Software dabei, die Terminsuche zu beschleunigen und Zeit zu sparen. Die Amortisationszeit variiert je nach Praxisgröße und genutztem Funktionsumfang, liegt aber bei konsequenter Nutzung typischerweise im Bereich von 1-2 Jahren.

Migration & Umstieg auf Softdent

Standardisierter Migrationsprozess erleichtert den Wechsel zu Softdent. Die Zahnarztsoftware bietet Datenkonverter für gängige Systeme wie Charly, CGM-ZE und Chiran, was einen Umstieg mit minimalem Datenverlust ermöglicht. Der typische Zeitrahmen für Installation, Datenmigration und Basisschulung beträgt 3-5 Tage, gefolgt von 1-2 Tagen Nachbetreuung zur Feinabstimmung und Klärung erster Anwendungsfragen.

Die Komplexität der Migration steigt mit verschiedenen Faktoren: Anzahl der Arbeitsplätze und Behandler, Umfang und Qualität der zu migrierenden Altdaten, Anzahl anzubindender Geräte (Röntgen, Scanner), individuellen Anpassungswünschen sowie der Einrichtung von Multi-Standort-Funktionen. Die Einrichtung und Konfiguration der TI-Komponenten (Konnektor, Kartenleser, KIM-Client) ist oft ein separater, wenn auch verknüpfter Vorgang, der zusätzliche Zeit beanspruchen kann.

Zu den kritischen Erfolgsfaktoren zählen eine sorgfältige Planung der Migration, ausreichende Schulung des Praxispersonals, die Etablierung eines Key-User-Konzepts mit verantwortlichen Ansprechpartnern in der Praxis sowie die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Implementierungspartner. Häufige Herausforderungen sind unvollständige oder fehlerhafte Altdaten, unzureichende Hardware-Ausstattung, Widerstand im Team gegen veränderte Abläufe und die Unterschätzung des Schulungsbedarfs. Ein strukturierter Change-Management-Prozess mit regelmäßigen Feedbackrunden nach der Einführung kann die Nutzerakzeptanz deutlich erhöhen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Tiefe Integration in deutsche Abrechnungssysteme und Telematikinfrastruktur gewährleistet Gesetzeskonformität und reduziert den administrativen Aufwand bei regulatorischen Änderungen.

Modularer Aufbau ermöglicht gezielte Investitionen durch bedarfsgerechte Komponentenauswahl und überschaubare Lizenzkosten, besonders vorteilhaft für kleinere Zahnarztpraxen und Neugründer.

Stabile Performance im Praxisalltag dank bewährter technischer Basis mit Microsoft-Technologie und fokussierter Entwicklung auf Kernfunktionen.

Standardisierte Datenmigration von gängigen Altsystemen reduziert das Risiko beim Systemwechsel und sichert den Zugriff auf historische Patientendaten.

Direkte Anbindung an bildgebende Systeme und Labore durch branchenübliche Schnittstellen optimiert den digitalen Workflow in der Diagnostik und Behandlungsplanung.

Herausforderungen:

Höhere IT-Anforderungen durch On-Premises-Betriebsmodell bedeuten mehr Verantwortung und Aufwand für die Zahnarztpraxis bei Hardware, Backups und Sicherheit.

Teilweise veraltete Benutzeroberfläche entspricht nicht in allen Bereichen modernen UX-Erwartungen und kann die Einarbeitung für digital-affine Mitarbeiter weniger intuitiv gestalten.

Eingeschränkte Cloud- und Mobilitätsfunktionen im Vergleich zu neueren SaaS-Lösungen limitieren die ortsunabhängige Nutzung und moderne Arbeitsmodelle.

Abhängigkeit vom lokalen Partner für Support und Implementierung kann sich je nach Qualität des Dienstleisters positiv oder negativ auf die Nutzererfahrung auswirken.

Begrenzte Individualisierbarkeit bei sehr spezifischen Workflows oder Nischen-Anforderungen könnte für hochspezialisierte Zahnarztpraxen ein Hindernis darstellen.

Häufig gestellte Fragen zu Softdent

Was ist die Softdent-Zahnarztsoftware?

Softdent ist eine modular aufgebaute Praxisverwaltungssoftware, die speziell für den deutschen Dentalmarkt entwickelt wurde. Sie deckt alle wesentlichen Bereiche der modernen Zahnarztpraxis ab – von der Patientenverwaltung über Terminplanung und Abrechnung bis hin zur vollständigen Integration der Telematikinfrastruktur.

Die Dentalsoftware basiert auf einer Client-Server-Architektur und ist auf die regulatorischen Anforderungen des deutschen Gesundheitswesens ausgerichtet. Besonders zeichnet sie sich durch ihre modulare Struktur aus, die es ermöglicht, nur die tatsächlich benötigten Funktionen zu erwerben und später bei Bedarf zu erweitern. Das Softdent Buchungsportal und andere innovative Tools unterstützen die tägliche Arbeit in der Zahnarztpraxis effizient.

Welche Software nutzen Zahnärzte am häufigsten?

Im deutschen Markt für Zahnarztpraxissoftware gibt es mehrere etablierte Anbieter mit unterschiedlichen Marktanteilen. Zu den führenden Systemen zählen neben Softdent auch Lösungen wie Dampsoft DS-Win, CGM Z1.PRO/Charly und Evident. Die Wahl der Software hängt stark von der Praxisgröße, dem Spezialisierungsgrad und individuellen Präferenzen ab.

Während Dampsoft oft durch seinen großen Funktionsumfang und die breite Nutzbasis punktet, wird CGM häufig in größeren Strukturen eingesetzt. Softdent positioniert sich als spezialisierter Anbieter für kleinere bis mittlere Praxen mit Fokus auf deutsche Regulatorik und effiziente Standardprozesse. Die Software für Zahnärzte unterstützt besonders Kieferorthopäden und allgemeine Zahnärzte mit spezifischen Funktionen.

Die Verbreitung variiert auch regional und nach Praxistyp, eine exakte prozentuale Verteilung ist öffentlich nicht transparent dokumentiert.

Wie funktioniert die TI-Anbindung bei Softdent konkret?

Die TI-Anbindung erfolgt bei Softdent durch zertifizierte Schnittstellen zu den gängigen Konnektoren und KIM-Anbietern. Die Zahnarztsoftware integriert alle aktuellen eHealth-Anwendungen (KIM, ePA, eRezept, eAU) vollständig in den Praxisworkflow, sodass diese Funktionen direkt aus der Patientenakte heraus genutzt werden können.

Für die Einrichtung werden die praxisseitigen Komponenten (Konnektor, Kartenleser, eHBA, SMC-B) mit der Software verbunden und konfiguriert. Softdent unterstützt den gesamten elektronischen Kommunikationsprozess – vom Versand elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen über das Ausstellen von eRezepten bis hin zum Zugriff auf die elektronische Patientenakte.

Die Implementierung erfolgt meist durch zertifizierte Partner, wobei Softdent durch regelmäßige Updates die Konformität mit den sich weiterentwickelnden TI-Spezifikationen sicherstellt. Dieses innovative Aufklärungssystem hilft, das Papierchaos in der Ordination zu reduzieren und zu digitalisieren.

Wie flexibel lassen sich eigene Formulare in Softdent erstellen?

Softdent bietet die Möglichkeit, Standardformulare wie Anamnesebögen, Aufklärungsdokumente und Behandlungsberichte an die Bedürfnisse der Praxis anzupassen. Die Anpassungsmöglichkeiten umfassen in der Regel Praxislogo, Kontaktdaten, Standardtexte und grundlegende Layouts für häufig verwendete Dokumente.

Für komplexere individuelle Anpassungen oder sehr spezielle Formulare sind die Möglichkeiten jedoch begrenzt. Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern mit umfangreichen Form-Designern konzentriert sich Softdent eher auf praxiserprobte Standarddokumente, die den meisten Anforderungen gerecht werden. Die Softdent PAS (Patientenaufnahme-System) unterstützt bei der strukturierten Heilkostenplanung und digitalen Patientenaufnahme.

Zahnarztpraxen mit sehr speziellen Anforderungen an die Formulargestaltung sollten vor der Entscheidung für das System prüfen, ob die verfügbaren Anpassungsoptionen ausreichen oder ob zusätzliche externe Lösungen für spezielle Dokumente integriert werden müssen.

Welche Kosten entstehen für Updates und neue Versionen?

Updates sind in der jährlichen Wartungspauschale enthalten, die üblicherweise 15-20% der initialen Lizenzkosten beträgt. Dies umfasst sowohl regelmäßige kleinere Updates für gesetzliche Änderungen (GOZ/BEMA-Anpassungen, TI-Spezifikationen) als auch funktionale Erweiterungen und Fehlerbehebungen innerhalb der bestehenden Hauptversion.

Größere Versionswechsel, die umfangreiche neue Funktionalitäten oder grundlegende technologische Überarbeitungen beinhalten, können zusätzliche Kosten verursachen. Diese werden in der Regel gesondert angeboten und sind nicht in der regulären Wartungspauschale enthalten.

Für die Praxisplanung ist relevant, dass die regelmäßigen quartalsweise und anlassbezogenen Updates (etwa bei gesetzlichen Änderungen) keine zusätzlichen Kosten verursachen und für einen gesetzeskonformen Betrieb rechtzeitig bereitgestellt werden. Softdent bietet damit neue Wege für die moderne Zahnarztpraxis, besonders für Bereiche wie Zahnprophylaxe oder Beratung.