Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen
🟩 Funktionen – Was kann die Software?
Terminmanagement: Online-Buchung mit Ressourcen- und Raumverwaltung, automatische Erinnerungen per SMS und E-Mail zur Reduzierung von Ausfällen
Digitale Patientenakte: Zentrale Verwaltung aller Patientendaten mit integrierter Bildergalerie, Dokumenten-Management und Verlaufskontrolle
DICOM-Viewer für 2D/3D: Vollintegrierte Betrachtung von DVT, OPG und Intraoral-Aufnahmen ohne Zusatzlizenz oder externe Viewer
GOZ/BEMA-Abrechnung: Automatische Rechnungserstellung mit Plausibilitätsprüfung und regionalen Honorarvorschlägen der kassenzahnärztlichen Vereinigungen
Telematikinfrastruktur: Komplette Anbindung für eRezept, eAU, KIM und eArztbrief aus einer Hand durch eigenes Hub-Modell
QS-Praxis-Modul: Zertifizierungsfähige QM- und Hygienedokumentation mit offiziellen Checklisten und Audit-Trails
Materialwirtschaft: Automatische Bestellvorschläge, Lagerbestandsüberwachung und Lieferanten-Management für optimierte Kostenstrukturen
Recall-Management: Systematische Patientenerinnerung und Fristenüberwachung für präventive Behandlungsplanung
Labor-Anbindung: Digitale Auftragsübermittlung und Befundempfang über Edifact-Schnittstellen
Controlling-Dashboard: Detaillierte Umsatzauswertungen nach Behandlern, Leistungen und Kennzahlen wie Patienten pro Stunde
Zahnstatus-Grafik: Visueller Zahnstatus mit Farbcodierung und umfassender Verlaufsdokumentation für bessere Behandlungsplanung
Hybrid-Betrieb: Flexibler On-Premise- oder Cloud-Betrieb mit Zero-Downtime-Updates und DSGVO-konformem Hosting
🟨 Besonderheiten – Was macht DENSoffice einzigartig?
Vollintegrierter DICOM-Viewer ohne Zusatzkosten stellt ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal dar. Während andere Praxisverwaltungssysteme oft teure Zusatzlizenzen für die Betrachtung von DVT, OPG oder Intraoralaufnahmen erfordern, bietet DENSoffice diese Funktionalität standardmäßig an. Über 500 Zahnarztpraxen nutzen bereits diese integrierte 2D/3D-Bildbetrachtung, was sowohl Kosten spart als auch die Workflow-Effizienz steigert.
QS-Praxis-Modul mit Kammer-Zertifizierung geht weit über Standard-QM-Funktionen hinaus. Das System umfasst vollständige Hygienedokumentation, Audit-Trails und Berichtswesen nach den Vorgaben verschiedener Zahnärztekammern. Diese tiefe Integration macht externe QM-Tools überflüssig und reduziert den administrativen Aufwand für Zahnarztpraxen mit Zertifizierungsanforderungen erheblich.
GOZ-Plausibilitäts-Engine mit Kammerdaten bietet automatische Honorarvorschläge basierend auf regionalen Referenzdaten der Landeszahnärztekammern. Diese einzigartige Funktion unterstützt eine marktgerechte Honorargestaltung und reduziert das Risiko von Honorarausfällen durch unrealistische Gebührensätze.
Hybrid-Cloud-Architektur ermöglicht die flexible Bereitstellung als On-Premise-Lösung, Cloud-System oder als Mischform. Zero-Downtime-Updates und die Möglichkeit zur schrittweisen Cloud-Migration bieten eine Balance zwischen Datenhoheit und modernen Cloud-Vorteilen, die nicht alle Wettbewerber in dieser Form anbieten.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich die mobile Funktionalität, da die App-Features noch nicht vollumfänglich ausgebaut sind. Zudem ist die Individualisierung von Formularen im Vergleich zu manchen High-End-Softwarelösungen begrenzt.
🟥 Empfehlung – Wer sollte DENSoffice wählen?
Einzelpraxis mit 2-4 Behandlungsplätzen profitieren besonders von der integrierten Lösung ohne komplexe Zusatzmodule. Die moderne Benutzeroberfläche und der integrierte DICOM-Viewer bieten einen kosteneffizienten Einstieg in die digitale Praxisführung. Besonders geeignet für Praxen, die Wert auf Qualitätsmanagement legen, aber keine überladenen Enterprise-Softwareprodukten benötigen.
Gemeinschaftspraxis bis 8 Behandlungsplätze finden in DENSoffice eine skalierbare Lösung für koordiniertes Arbeiten. Die Ressourcenplanung und das rollenbasierte Berechtigungskonzept unterstützen strukturierte Teamarbeit. Das QS-Praxis-Modul erweist sich als besonders wertvoll für Praxis mit mehreren Behandlern und entsprechenden Dokumentationsanforderungen.
MVZ und Praxisketten können die mandantenfähige Architektur für mehrere Standorte nutzen. Die Hybrid-Bereitstellung ermöglicht standortspezifische Konfigurationen bei zentraler Datenhaltung. Controlling-Funktionen bieten die notwendige Transparenz für betriebswirtschaftliche Steuerung größerer Organisationsstrukturen.
Praxen mit ausgeprägten QM-Anforderungen erhalten mit dem zertifizierungsfähigen QS-Praxis-Modul einen erheblichen Mehrwert. Die systematische Hygienedokumentation und Audit-Trail-Funktionen reduzieren den Aufwand für Qualitätssicherung und Zertifizierungsverfahren deutlich.
Entscheidende Auswahlkriterien: • Notwendigkeit eines integrierten DICOM-Viewers ohne Zusatzkosten • Bedarf an zertifizierungsfähiger QM-Dokumentation (QS-Praxis) • Präferenz für Hybrid-Betrieb zwischen On-Premise und Cloud • Wunsch nach "Alles-aus-einer-Hand"-Lösung statt Best-of-Breed-Ansatz
Details zur Zahnarzt-Software: DENSoffice
DENSoffice verfolgt konsequent eine zahnärztliche Ausrichtung und konzentriert sich auf die Kernprozesse moderner Zahnarztpraxen. Im Gegensatz zu breit aufgestellten Praxissoftware-Lösungen wurde das System von Grund auf für die besonderen Anforderungen der Zahnmedizin entwickelt. Diese Fokussierung zeigt sich in Details wie der nahtlosen GOZ/BEMA-Integration, der bildgebungsoptimierten Benutzeroberfläche und den zahnmedizinischen Workflow-Optimierungen.
Die modulare Systemarchitektur basiert auf modernen Microservice-Komponenten, was sowohl Wartbarkeit als auch Skalierbarkeit verbessert. Updates können dadurch ohne Systemausfälle eingespielt werden, und einzelne Funktionsbereiche lassen sich bedarfsgerecht erweitern. Diese technische Grundlage unterscheidet DENSoffice von vielen monolithischen Altsystemen im Markt.
Workflow-Integration steht im Mittelpunkt der Produktphilosophie. Statt isolierter Funktionsmodule bietet DENSoffice durchgängige Prozesse vom ersten Patientenkontakt bis zur fertigen Abrechnung. Die enge Verzahnung von Terminmanagement, Behandlungsdokumentation, Bildgebung und Abrechnung reduziert Medienbrüche und minimiert Fehlerquellen im Praxisalltag.
Wissenswertes zum Anbieter: DENS GmbH
Die DENS GmbH blickt auf über 30 Jahre Spezialisierung im Dentalbereich zurück und hat sich bewusst gegen eine Ausweitung auf andere Medizinsegmente entschieden. Diese Fokussierung ermöglicht eine tiefe Branchenkompetenz und enge Zusammenarbeit mit Zahnärztekammern und Fachverbänden. Das mittelständische Unternehmen mit Sitz in Teltow bei Berlin beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter und setzt auf agile Entwicklungsmethoden mit monatlichen Release-Zyklen.
Die Unternehmensphilosophie orientiert sich stark an der Praxisnähe und dem direkten Anwenderfeedback. Regelmäßige Updates basieren auf konkreten Anforderungen aus dem Praxisalltag, was zu einer hohen Praxistauglichkeit der implementierten Funktionen führt. Diese Agilität unterscheidet DENS von größeren Konkurrenten, die oft längere Entwicklungszyklen haben.
Technische Details & Integration
Systemarchitektur von DENSoffice basiert auf einer Windows Server-Umgebung mit SQL Server-Datenbank für On-Premise-Installationen. Für Cloud-Bereitstellung nutzt DENS die Microsoft Azure-Infrastruktur, was etablierte Sicherheits- und Verfügbarkeitsstandards gewährleistet. Die Hybrid-Architektur ermöglicht eine flexible Kombination beider Bereitstellungsarten nach individuellen Praxisanforderungen.
Schnittstellen-Integration umfasst alle relevanten Standards des Gesundheitswesens: DICOM für Bildgebung, HL7 für Datenaustausch, Edifact für Labor-Kommunikation und die vollständige Telematikinfrastruktur-Anbindung. Das eigene Hub-Modell für TI-Komponenten reduziert die Abhängigkeit von Drittanbietern und ermöglicht direktere Support-Prozesse. FHIR-Schnittstellen sind für 2024/25 in der Entwicklungsroadmap vorgesehen.
Sicherheitskonzept erfüllt DSGVO-Anforderungen durch rollenbasierte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Datenübertragung und umfassende Audit-Trails. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, was zusätzliche Rechtssicherheit für Praxisbetreiber schafft. Regelmäßige Sicherheitsupdates sind Teil des Standard-Wartungskonzepts.
Kosten & Preismodell
Das Preismodell von DENSoffice positioniert sich im mittleren Marktsegment zwischen kostengünstigen Basis-Lösungen und High-End-Enterprise-Systemen. On-Premise-Lizenzen starten bei etwa 6.000 Euro für kleine Praxisinstallationen, während Cloud-Mietmodelle ab 250 Euro pro Arbeitsplatz und Monat beginnen. Die exakten Preise variieren je nach gewünschtem Modulumfang und Praxisgröße.
Wartungskosten belaufen sich auf etwa 15 Prozent der Investitionssumme jährlich und umfassen regelmäßige Updates, technischen Support und rechtliche Anpassungen. Im Cloud-Modell sind diese Kosten bereits in den monatlichen Gebühren enthalten. Zusätzliche Kosten können für individuelle Anpassungen, erweiterte Schulungen oder Schnittstelle zu Spezialsystemen entstehen.
ROI-Betrachtungen zeigen typische Amortisationszeiten von 12 bis 18 Monaten, die hauptsächlich durch Effizienzsteigerungen bei Abrechnung und Dokumentation sowie eingesparte Kosten für externe QM-Tools erreicht werden. Die integrierte Bildgebung eliminiert zudem Lizenzkosten für separate DICOM-Viewer, was bei bildgebungsintensiven Zahnarztpraxis erhebliche Einsparungen bedeutet.
Migration & Umstieg auf DENSoffice
Der Migrationsprozess beginnt mit einer ausführlichen Bestandsaufnahme der vorhandenen Datenstrukturen und Workflow-Anforderungen. Datenübernahme aus gängigen Altsystemen erfolgt über standardisierte CSV/Excel-Formate oder verfügbare API-Schnittstelle. Eine Testmigration in einer Sandbox-Umgebung ermöglicht die Validierung der Datenqualität vor dem produktiven Umstieg.
Implementierungszeiten variieren je nach Praxisgröße: Einzelpraxis benötigen typischerweise drei bis fünf Tage für Installation, Konfiguration und Basisschulung, während MVZ-Installationen zwei bis vier Wochen in Anspruch nehmen können. Die Projektbegleitung durch DENS-Techniker vor Ort gewährleistet einen reibungslosen Übergang und minimiert Ausfallzeiten.
Kritische Erfolgsfaktoren für eine gelungene Migration umfassen die frühzeitige Einbindung aller Teammitglieder, ausreichende Zeitpuffer für Schulungen und die Bereitschaft zur Prozessoptimierung. Häufige Herausforderungen entstehen durch unvollständige Altdatenbereinigung oder unterschätzte Schulungsbedarfe, die entsprechend eingeplant werden sollten.
Vorteile und Herausforderungen im Überblick
Zentrale Vorteile: • Integrierte Bildgebung ohne Zusatzkosten reduziert sowohl Lizenzgebühren als auch Workflow-Komplexität • Zertifizierungsfähiges QM-Modul eliminiert den Bedarf externer Qualitätsmanagement-Tools • Hybrid-Cloud-Flexibilität ermöglicht maßgeschneiderte Bereitstellungskonzepte nach individuellen Anforderungen • Praxisnahe Entwicklung durch monatliche Updates basierend auf direktem Anwenderfeedback • Vollständige TI-Integration aus einer Hand durch eigenes Hub-Modell reduziert Schnittstelle-Komplexität • Skalierbare Architektur wächst von der Einzelpraxis bis zum mandantenfähigen MVZ-Betrieb mit
Wesentliche Herausforderungen: • Begrenzte Mobile-Funktionen schränken die Flexibilität für unterwegs oder im Homeoffice ein • Eingeschränkte Formular-Individualisierung kann bei sehr spezifischen Workflow-Anforderungen limitierend wirken • Kleinere Marktverbreitung im Vergleich zu Platzhirschen erschwert die Suche nach erfahrenem Praxispersonal • Abhängigkeit von Einzelanbieter könnte bei zukünftigen Marktkonsolidierungen zum Risiko werden • Migrationskomplexität bei proprietären Altsystemen kann zusätzliche Nachbearbeitungskosten verursachen • Versteckte Zusatzkosten für individuelle Anpassungen oder spezielle Schnittstelle sind möglich
Häufig gestellte Fragen zu DENSoffice
Welche Vorteile bietet DENSoffice gegenüber anderen Zahnarzt-Software-Lösungen?
DENSoffice unterscheidet sich durch drei entscheidende Kernvorteile von der Konkurrenz. Der integrierte DICOM-Viewer für 2D- und 3D-Bildgebung ist ohne Zusatzlizenz verfügbar und eliminiert damit sowohl Kosten als auch Integrationskomplexität bei DVT, OPG und Intraoralaufnahmen. Das QS-Praxis-Modul bietet zertifizierungsfähige Qualitätsmanagement-Funktionen, die externe QM-Tools überflüssig machen und damit operative Effizienz steigern.
Die Hybrid-Cloud-Architektur ermöglicht flexible Bereitstellungsmodelle zwischen On-Premise und Cloud-Betrieb, was nicht alle Wettbewerber in dieser Form anbieten. Zero-Downtime-Updates und die Möglichkeit zur schrittweisen Cloud-Migration bieten eine optimale Balance zwischen Datenhoheit und modernen IT-Vorteilen. Diese technologische Flexibilität unterstützt verschiedene Praxisgrößen und -strukturen gleichermaßen.
Die praxisnahe Entwicklung mit monatlichen Updates basiert auf direktem Anwenderfeedback und gewährleistet eine kontinuierliche Optimierung der Software. Im Gegensatz zu großen Anbietern mit längeren Entwicklungszyklen kann DENS schnell auf Marktveränderungen und spezifische Anforderungen der zahnmedizinischen Praxis reagieren.
Wie erfolgt die Datenmigration von einem anderen Praxisverwaltungssystem zu DENSoffice?
Die Datenmigration beginnt mit einer detaillierten Analyse der vorhandenen Datenstrukturen im Altsystem. DENS unterstützt standardisierte Exportformate wie CSV und Excel sowie direkte API-Anbindungen zu gängigen Praxisverwaltungssysteme wie CGM Z1, Charly oder Dampsoft. Eine Testmigration in einer separaten Sandbox-Umgebung ermöglicht die Validierung der Datenqualität und -vollständigkeit vor dem produktiven Umstieg.
Kritische Datenbereiche umfassen Patientenstammdaten, Behandlungshistorien, Abrechnungsinformationen und digitale Dokumente. Besondere Aufmerksamkeit erfordern medizinische Bilder und Befunde, da hier verschiedene Formate und Kompressionsstufen berücksichtigt werden müssen. Die DICOM-Kompatibilität von DENSoffice erleichtert die Übernahme radiologischer Daten erheblich.
Der Migrationszeitplan sollte ausreichend Puffer für Datennachbearbeitung und Teamschulungen einplanen. Typische Herausforderungen entstehen durch unvollständige oder inkonsistente Altdaten, die vor der Migration bereinigt werden sollten. DENS bietet umfassende Begleitung durch erfahrene Migrationsspezialisten, die auch bei komplexen Datenstrukturen proprietärer Altsysteme Lösungen entwickeln können.
Welche Kosten entstehen für eine DENSoffice-Implementation in einer mittelgroßen Zahnarztpraxis?
Die Gesamtkosten für eine mittelgroße Praxis mit 4-6 Arbeitsplätzen setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Lizenzkosten starten bei etwa 8.000 bis 12.000 Euro für On-Premise-Installationen, während Cloud-Mietmodelle monatlich 1.200 bis 2.000 Euro kosten. Die Wahl zwischen den Modellen hängt von strategischen IT-Präferenzen und Cash-Flow-Überlegungen ab.
Implementierungskosten umfassen Installation, Konfiguration und Basisschulungen mit etwa 3.000 bis 5.000 Euro. Hardware-Anforderungen können zusätzliche Investitionen in Server-Infrastruktur oder Arbeitsplatz-Updates bedeuten, typischerweise 5.000 bis 8.000 Euro. Bei Cloud-Bereitstellung entfallen diese Hardware-Kosten größtenteils.
Laufende Kosten für On-Premise-Systeme betragen etwa 15 Prozent der Investitionssumme jährlich für Wartung und Updates. Hidden Costs können durch Datenmigration aus komplexen Altsystemen, individuelle Formularanpassungen oder spezielle Schnittstelle entstehen. Eine realistische Gesamtkalkulation über drei Jahre sollte 25.000 bis 35.000 Euro für On-Premise oder 50.000 bis 70.000 Euro für Cloud-Betrieb einplanen.
Wie gut ist die Integration von DENSoffice in die Telematikinfrastruktur?
DENSoffice bietet eine vollständige TI-Integration durch ein eigenes Hub-Modell, das alle relevanten Komponenten der Telematikinfrastruktur umfasst. eRezept, eAU und KIM sind standardmäßig integriert und werden durch DENS-eigene oder eng verbundene TI-Anbieter bereitgestellt. Diese vertikale Integration reduziert Schnittstelle-Komplexität und ermöglicht direktere Support-Prozesse bei TI-bezogenen Problemen.
Die elektronischen Patientenakte-Anbindung ist vollständig implementiert und ermöglicht sowohl das Lesen als auch das Schreiben von Patientendaten nach den gematik-Standards. Besondere Stärken zeigt DENSoffice bei der Integration zahnärztlicher Befunde und Bildgebung in die elektronischen Patientenakte, was bei anderen PVS-Anbietern oft nur rudimentär umgesetzt ist.
Zertifizierungen durch die KZBV (Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung) gewährleisten die Konformität mit allen gesetzlichen Anforderungen. Die Zero-Downtime-Update-Architektur ermöglicht es, TI-Updates ohne Praxisausfall einzuspielen, was bei kritischen sicherheitsrelevanten Patches von erheblichem Vorteil ist. DENS übernimmt dabei die komplette TI-Betreuung als Single Point of Contact für alle telematikbezogenen Anfragen.
Welche Schulungen und Support-Leistungen bietet DENS für DENSoffice an?
Das Schulungskonzept von DENS umfasst mehrstufige Ausbildungsmodule für verschiedene Nutzerrollen in der Zahnarztpraxis. Präsenzschulungen vor Ort dauern typischerweise zwei Tage für Grundfunktionen sowie zusätzliche Spezialtage für Abrechnung, QM-Dokumentation und Admin-Funktionen. Diese rollenspezifische Herangehensweise gewährleistet praxisnahe Lerninhalte ohne Informationsoverload.
E-Learning-Komponenten ergänzen die Präsenzschulungen durch eine umfassende Online-Plattform mit interaktiven Modulen, LernVideos und Praxisübungen. Webinare zu aktuellen Themen wie GOZ-Änderungen oder neuen TI-Funktionen halten das Praxisteam kontinuierlich auf dem neuesten Stand. Diese digitalen Formate ermöglichen flexible Weiterbildung ohne Praxisausfall.
Support-Struktur umfasst eine Hotline mit Antwortzeiten unter einer Stunde während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 8-18 Uhr), Remote-Support für direkte Problembehebung und Vor-Ort-Services bei komplexeren technischen Herausforderungen. Besonderheit ist die Verfügbarkeit fester Ansprechpartner statt eines anonymen Ticketsystems, was kontinuierliche Betreuungsqualität und tiefere Systemkenntnisse der Support-Mitarbeiter ermöglicht. Diese persönliche Betreuung wird von Anwendern häufig als deutlicher Vorteil gegenüber größeren Anbietern genannt.
Eignet sich DENSoffice für Praxisneugründung oder empfiehlt es sich erst für etablierte Praxen?
DENSoffice eignet sich hervorragend für Praxisneugründung, da das System von Grund auf für moderne digitale Workflows konzipiert wurde. Neugründer profitieren besonders von der integrierten Lösung ohne historische Altlasten oder komplexe Migrationsprozesse. Die modulare Architektur ermöglicht einen kostenbewussten Start mit Grundfunktionen und bedarfsgerechte Erweiterung mit dem Praxiswachstum.
Besondere Vorteile für Startups umfassen die vollständige TI-Integration von Beginn an, was bei Praxisneugründung gesetzlich erforderlich ist, sowie das integrierte QM-Modul für eine strukturierte Praxisorganisation. Die Cloud-Option reduziert Anfangsinvestitionen in IT-Hardware erheblich und ermöglicht einen flexiblen Start ohne große Kapitalbindung. Kalkulierbare monatliche Kosten erleichtern die Finanzplanung in der Aufbauphase.
Wachstumsmöglichkeiten sind durch die skalierbare Architektur optimal unterstützt: Von der Ein-Personen-Praxis über Gemeinschaftspraxis bis hin zum MVZ können alle Entwicklungsstufen abgebildet werden. Die Hybrid-Flexibilität ermöglicht sogar den späteren Wechsel zwischen Cloud- und On-Premise-Betrieb je nach strategischer Ausrichtung der gewachsenen Praxis. Etablierte Praxen profitieren gleichermaßen, müssen jedoch Migrationsaufwand und Changemanagement für bestehende Workflows einkalkulieren.