Terminmanagement & Patientensteuerung: Online-Terminbuchung mit intelligenter Wartelistenverwaltung ermöglicht Patienten die eigenständige Buchung verfügbarer terminer. Automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen reduzieren No-Shows um bis zu 30 Prozent. Digitaler Check-in inklusive Anamnese und DSGVO-konformer Einwilligung digitalisiert den Empfangsprozess. Ein Echtzeit-Warteschlangenmonitor optimiert den Praxisalltag und informiert über aktuelle Wartezeiten.
Recall & Prophylaxesteuerung: Automatisierte Recall-Kampagnen planen individuelle Termine basierend auf der Behandlungshistorie. Zielgruppenfilter ermöglichen spezifische Kommunikation für verschiedene Behandlungsarten wie Prophylaxe oder Kontrolle. Intelligente Kommunikationsregeln berücksichtigen Patientenpräferenzen und Behandlungsintervalle für maximale Effizienz.
Digitale Dokumentation & Kommunikation: Elektronische Formulare mit rechtssicherer digitaler Signatur ersetzen Papierformulare vollständig. Behandlungsdokumentation mit integriertem Foto- und Bildarchiv archiviert alle visuellen Befunde systematisch. Video-Konsultationen für Nachsorge und Beratungsgespräche erweitern das Servicespektrum. Mehrsprachige Patientenkommunikation auf Deutsch und Englisch erreicht internationale Patienten.
Integration & Auswertung: API-Anbindung an führende PVS-Systeme wie DS-Win und charly by solutio synchronisiert alle relevanten Daten bidirektional. KPI-Dashboard für die Praxisleitung zeigt Auslastung, Umsätze und Effizienzindikatoren in Echtzeit. Automatisierte Patientenbefragungen messen die Zufriedenheit kontinuierlich. Mobile Apps für Rezeption und Patientenzugang ermöglichen flexibles Arbeiten von verschiedenen Standorten.
Modularer Dental-Baukasten statt Einheitslösung charakterisiert den Ansatz von charly by solutio. Zahnarztspezifische Module lassen sich individuell kombinieren, sodass Zahnarztpraxen nur für tatsächlich genutzte Funktionen zahlen. Von der Einzelpraxis bis zum MVZ skaliert die Zahnarztsoftware ohne überflüssige Features, die den Arbeitsablauf komplizieren würden. Diese Flexibilität ermöglicht eine passgenaue Anpassung an unterschiedliche Praxisgrößen und Spezialisierungen in der Zahnmedizin.
PVS-Upgrade ohne Systemwechsel bietet einen entscheidenden Vorteil für etablierte Praxen. charly erweitert bestehende, auch ältere Praxissoftware um moderne Kommunikations- und Managementfunktionen. Zahnarztpraxen können ihr bewährtes PVS behalten und trotzdem die Patienteninteraktion modernisieren, ohne aufwendige Datenmigration oder Neuschulungen des gesamten Praxisteams.
Vollautomatisierte Kommunikationsketten begleiten die gesamte Patient Journey automatisch und sparen wertvolle Zeit im Praxisalltag. Von der ersten Terminbuchung über individuelle Vor- und Nachbereitung bis zum personalisierten Recall basierend auf der spezifischen Behandlungshistorie läuft alles ohne manuelle Eingriffe. Diese durchgängige Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und gewährleistet eine konsistente Patientenkommunikation.
Deutsche Cloud mit Dental-Expertise kombiniert technische Sicherheit mit branchenspezifischem Know-how. Das ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentrum erfüllt höchste Datenschutzstandards, während 15 Jahre spezieller Zahnarzt-Erfahrung der solutio GmbH & Co. KG in die Produktentwicklung einfließen.
Einschränkungen betreffen hauptsächlich die Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung und die Qualität der PVS-Schnittstelle. Bei schwacher Verbindung oder unzureichender API-Dokumentation des vorhandenen PVS können Funktionseinbußen auftreten, die die Arbeitseffizienz beeinträchtigen.
Modernisierungs-orientierte Einzelpraxen mit 1-2 Behandlern profitieren besonders von charly by solutio. Diese Praxen wollen ihre Effizienz steigern, ohne einen kostspieligen und zeitaufwendigen PVS-Wechsel durchzuführen. Sie schätzen moderne Patientenkommunikation und automatisierte Workflows, benötigen aber keine komplexen Mehrbenutzerfunktionen oder umfangreiche Standortverwaltung.
Wachsende Gemeinschaftspraxen mit 3-5 Behandlern benötigen strukturierte Mehrplatz-Kommunikation und zentrale Steuerung ihrer Prozesse. Die Zahnarztsoftware charly bietet diesen Praxen die notwendige Koordination zwischen verschiedenen Behandlern und Terminen, ohne die Komplexität größerer Enterprise-Lösungen. Die modulare Struktur ermöglicht eine schrittweise Erweiterung der Funktionalität parallel zum Praxiswachstum.
Kleine MVZ bis zu 3 Standorten suchen standardisierte, aber individuell anpassbare Workflows. Diese Organisationen benötigen einheitliche Kommunikationsstandards über mehrere Standorte hinweg, wobei jeder Standort seine spezifischen Anforderungen behalten kann. charly ermöglicht zentrale Steuerung bei lokaler Flexibilität.
Prophylaxe-fokussierte Praxen haben hohen Recall-Bedarf und wollen ihre Patientenbindung systematisieren. Diese Zahnarztpraxen leben von regelmäßigen Kontrolluntersuchungen und Prophylaxeterminen, weshalb automatisierte Recall-Systeme und effiziente Terminplanung geschäftskritisch sind. charly unterstützt diese Praxen mit spezialisierten Recall-Modulen und Kommunikationsautomatisierung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
charly positioniert sich als spezialisierte Zahnarztsoftware, die gezielt für deutsche Zahnarztpraxen entwickelt wurde. Im Gegensatz zu adaptierten Allgemeinmedizin-Lösungen berücksichtigt die Praxissoftware spezifische zahnärztliche Workflows für Recall, Prophylaxe und fachspezifische Kommunikation. Diese Fokussierung zeigt sich in Details wie automatisierten Prophylaxe-Intervallen, zahnärztlichen Formularen und dental-spezifischen Abrechnungsprozessen.
Die moderne Microservice-Architektur ermöglicht flexible Updates ohne Praxisausfälle. Einzelne Funktionsmodule können unabhängig voneinander aktualisiert oder erweitert werden, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Dies gewährleistet eine höhere Verfügbarkeit und ermöglicht es solutio, neue Features kontinuierlich zu integrieren, ohne große Systemstillstände zu verursachen.
Bidirektionale Anbindung an führende PVS-Systeme erfolgt über standardisierte und proprietäre Schnittstellen. Die Software unterstützt sowohl moderne REST-APIs als auch etablierte Standards wie BDT/GDT und VDDS-media, wodurch eine umfassende Integration in bestehende Praxislandschaften möglich wird. Diese Flexibilität bei den Schnittstellen unterscheidet charly von vielen Konkurrenzprodukten, die oft nur proprietäre oder veraltete Verbindungen anbieten.
Die solutio GmbH & Co. KG agiert seit über 15 Jahren im deutschen Dentalmarkt und beschäftigt mehr als 50 Mitarbeiter. Diese langjährige Erfahrung fließt direkt in die Produktentwicklung ein und gewährleistet ein tiefes Verständnis für die spezifischen Herausforderungen deutscher Zahnarztpraxen. Das Unternehmen konzentriert sich vollständig auf deutsche Praxen mit deren regulatorischen und praktischen Anforderungen, was eine zielgerichtete Entwicklung der Praxisverwaltungssoftware ermöglicht.
Der deutsche 24/5-Helpdesk mit garantierter Reaktionszeit unter 4 Stunden und persönlichen Key-Account-Managern bei größeren Praxen unterstreicht die Serviceorientierung. Diese lokale Betreuung ist besonders wertvoll, da deutsche Zahnarztpraxen oft spezifische rechtliche und organisatorische Anforderungen haben, die internationaler Support nicht immer verstehen kann.
Die Schnittstellenunterstützung umfasst BDT/GDT für etablierte Datenübertragung, VDDS-media für Bilddaten und moderne REST-APIs für zeitgemäße Systemanbindung. Diese Vielfalt gewährleistet, dass sowohl ältere als auch neueste PVS-Systeme integriert werden können. Besonders hervorzuheben ist die Unterstützung verschiedener PVS-Hersteller über einheitliche APIs, was Praxen Flexibilität bei zukünftigen Systementscheidungen gibt.
ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Regelmäßige Penetrationstests und vollständige DSGVO-Compliance gewährleisten den Schutz sensibler Patientendaten. Diese deutsche Datenhaltung ist für viele Zahnarztpraxen ein entscheidender Vorteil gegenüber internationalen Cloud-Anbietern mit unklaren Datenschutzrichtlinien.
Zukunftsfähige Technologie zeigt sich in der Vorbereitung auf Telematikinfrastruktur-Integration für KIM, eRezept und eAU. Die geplante Integration von KI-gestützter Workflow-Optimierung deutet auf kontinuierliche Innovation in der Praxismanagement-Software hin. Diese Forward-Compatibility ist wichtig, da sich die digitalen Anforderungen im Gesundheitswesen schnell weiterentwickeln.
Das modulare Lizenzmodell ermöglicht transparente Kostenplanung ohne versteckte Gebühren für Grundfunktionen. Praxen zahlen nur für tatsächlich genutzte Module, was besonders für kleinere Zahnarztpraxen oder schrittweise Digitalisierung attraktiv ist. Die flexible Skalierung ermöglicht Anpassungen bei Praxiswachstum ohne Vendor-Lock-in oder prohibitive Wechselkosten.
Wichtige Kostenfaktoren umfassen mögliche Schnittstellengebühren seitens des PVS-Anbieters, die nicht von charly beeinflusst werden können. SMS-Versandkosten für automatische Erinnerungen können je nach Nutzungsintensität relevant werden. Setup- und Schulungskosten fallen einmalig an, amortisieren sich aber typischerweise durch Effizienzgewinne innerhalb von 6-12 Monaten.
ROI-Berechnung basiert auf nachweislicher Reduktion von No-Shows um bis zu 30 Prozent und erhöhter Recall-Quote um bis zu 20 Prozent. Zusätzliche Einsparungen entstehen durch reduzierte Verwaltungszeit der Rezeption für Termine und Erinnerungen. Diese quantifizierbaren Verbesserungen rechtfertigen die Investition für die meisten Zahnarztpraxen bereits im ersten Jahr.
Der strukturierte 3-Phasen-Prozess beginnt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Praxisprozesse (1 Woche). Die Datenmigration aus dem vorhandenen PVS erfolgt meist über Standardschnittstellen und dauert 2-3 Tage. Die abschließende Schulung und Go-Live-Begleitung umfasst 1-2 Tage intensive Einarbeitung für das Praxisteam.
Kritische Erfolgsfaktoren sind die Qualität der Ausgangsdaten im alten System und die Zuverlässigkeit der PVS-Schnittstelle. Unvollständige oder inkonsistente Altdaten können den Migrationsprozess verlängern und zusätzlichen Bereinigungsaufwand verursachen. Eine gründliche Datenanalyse vor der Migration vermeidet spätere Probleme und optimiert die Funktionalität von charly.
Risikominimierung erfolgt durch eine strukturierte Testphase vor dem produktiven Einsatz. Parallel-Betrieb während der Übergangszeit gewährleistet, dass kritische Praxisprozesse nicht unterbrochen werden. Die begleitende Schulung adressiert nicht nur die technische Bedienung, sondern auch die Anpassung von Arbeitsabläufen an die neuen digitalen Möglichkeiten.
Hauptvorteile:
Hauptherausforderungen:
charly bietet verschiedene Integrationsebenen für gängige PVS-Systeme. Die Praxissoftware unterstützt standardisierte Schnittstellen wie BDT/GDT sowie moderne REST-APIs für eine nahtlose Datenübertragung. Patientenstammdaten, Termine und Behandlungsinformationen werden bidirektional synchronisiert, sodass beide Systeme immer den aktuellen Datenstand haben.
Die Integrationstiefe hängt von den Möglichkeiten des jeweiligen PVS ab. Bei führenden Systemen wie DS-Win oder charly by solutio ist eine vollständige Integration aller relevanten Daten möglich. Bei älteren oder weniger verbreiteten PVS kann die Integration eingeschränkt sein, wobei solutio kontinuierlich neue Schnittstellen entwickelt. Vor der Implementation erfolgt eine detaillierte Kompatibilitätsprüfung, um den Integrationsumfang zu klären.
charly ist primär als Cloud-Lösung konzipiert und benötigt eine stabile Internetverbindung für die meisten Funktionen. Bei temporären Ausfällen können grundlegende Tätigkeiten wie die lokale Patientenverwaltung im PVS weiterlaufen, jedoch fallen automatisierte Kommunikation, Online-Terminvergabe und Daten-Synchronisation aus.
Für kritische Praxisfunktionen empfiehlt sich eine redundante Internetverbindung oder ein mobiler Hotspot als Backup. Die meisten charly-Module sind darauf ausgelegt, nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch zu synchronisieren und verpasste Kommunikation nachzuholen. Offline-Szenarien sollten in der Implementierungsphase durchgespielt werden, um Notfallverfahren zu etablieren.
charly gewährleistet die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht durch mehrschichtige Sicherheitsmaßnahmen. Alle automatisierten Nachrichten enthalten nur allgemeine Terminhinweise ohne medizinische Details. Spezifische Behandlungsinformationen werden nur nach expliziter Patienteneinwilligung und über sichere, verschlüsselte Kanäle übertragen.
Die DSGVO-konforme Einverständniserklärung wird digital erfasst und dokumentiert alle Kommunikationspräferenzen des Patienten. Sensible Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung gespeichert. Zusätzlich können Praxen individuelle Kommunikationsregeln definieren, um den eigenen Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.
Zusätzliche Kosten können für SMS-Versand bei intensiver Nutzung automatischer Erinnerungen entstehen. Viele PVS-Anbieter verlangen Lizenzgebühren für die Nutzung ihrer Schnittstellen, die nicht von charly beeinflusst werden können. Einmalige Setup-Kosten für die Ersteinrichtung und individuelle Anpassungen variieren je nach Komplexität der Praxisanforderungen.
Erweiterte Funktionen wie Video-Konsultationen oder spezielle Formulare können modulspezifische Aufschläge haben. Schulungskosten für das Praxisteam können optional anfallen, wobei grundlegende Online-Schulungen meist inbegriffen sind. Eine transparente Kostenaufstellung wird vor Vertragsabschluss erstellt, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
charly unterstützt kleine MVZ bis zu 3 Standorten mit zentralisierter Verwaltung und standortspezifischen Anpassungen. Jeder Standort kann individuelle Terminpläne, Öffnungszeiten und Behandlerprofile verwalten, während zentrale Funktionen wie Patientenstammdaten und Kommunikationsrichtlinien einheitlich bleiben.
Für größere Praxisketten mit über 5 Standorten ist eine individuelle Beratung erforderlich, da die Skalierungsgrenzen von charly erreicht werden können. Die modulare Architektur ermöglicht standort-spezifische Anpassungen, jedoch müssen Performance und Systemlast bei umfangreichen Multi-Standort-Szenarien sorgfältig geplant werden. Alternative Enterprise-Lösungen könnten für sehr große Organisationen geeigneter sein.
charly bietet eine deutlich tiefere Integration in interne Praxisprozesse als reine Terminbuchungsplattformen wie Doctolib. Während diese primär die Patientenseite der Terminvereinbarung abdecken, automatisiert charly den gesamten Kommunikations- und Verwaltungsworkflow von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Nachbetreuung.
Die zahnarztspezifischen Module für Recall-Management, Prophylaxe-Planung und fachgerechte Dokumentation sind in reinen Buchungsplattformen nicht verfügbar. charly integriert sich nahtlos in bestehende PVS-Landschaften und erweitert diese um moderne Funktionen, statt ein separates System zu etablieren. Diese Integration ermöglicht einen ganzheitlicheren Ansatz für Praxisdigitalisierung und Patientenmanagement.