apollonia Software | Software für Zahnärzte | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Terminmanagement & Patientenverwaltung: Digitaler Terminkalender mit Drag-&-Drop-Funktion, automatisiertem Recall-System und integrierter Wartelistenverwaltung. SMS- und E-Mail-Erinnerungen reduzieren No-Shows nachweislich um bis zu 30 Prozent.

Abrechnung & Dokumentation: Vollständige GOZ/BEMA-Abrechnung mit direkter KV-Online-Anbindung ermöglicht zertifizierte Kassenabrechnung ohne Umwege. Automatische Rechnungserstellung und strukturiertes Mahnwesen optimieren den Zahlungseingang.

Elektronische Patientenakte: Umfassende digitale Dokumentation mit nahtloser Integration von Röntgensystemen (SIDEXIS, DVT) und anderen bildgebenden Verfahren. Vollständige Behandlungshistorie mit rechtssicherer Archivierung.

Behandlungsplanung & Visualisierung: Digitale Behandlungspläne mit grafischer Darstellung ermöglichen bessere Patientenaufklärung und strukturierte Therapieplanung. Kostenvoranschläge werden automatisch aus der Planung generiert.

Prophylaxe-Management: Integriertes Recall-Tracking mit individuellen Prophylaxe-Intervallen und automatischer Terminvorschlagsgenerierung. Systematische Dokumentation des Mundgesundheitsstatus für jeden Patienten.

Qualitätsmanagement: Audit-fähiges QM-System mit vollständigem Audit-Trail speziell für zahnärztliche Aufsichtsbehörden entwickelt. Alle qualitätsrelevanten Prozesse werden systematisch dokumentiert und nachverfolgbar gespeichert.

Materialwirtschaft: Automatische Lagerbestandskontrolle mit Mindestmengen-Überwachung und intelligenten Bestellvorschlägen. Chargenverwaltung und Kostencontrolling pro Behandlung oder Patienten.

Controlling & Praxismanagement: Umfassende Dashboards für Umsatzanalysen, Leistungsträger-Auswertungen und Kennzahlen-Monitoring. Detaillierte Auswertungen zu Behandlungsarten, Materialverbrauch und Praxiseffizienz.

Patientenkommunikation: Sicheres Patientenportal für Dokumentenaustausch und Terminanfragen. Integrierte Kommunikationstools für verschlüsselte Nachrichten und Befundübermittlung.

TI-Integration: Vollständige Anbindung an die Telematikinfrastruktur mit ePA, E-Rezept, KIM und Notfalldatenmanagement. Regelmäßige Updates gewährleisten Konformität mit aktuellen TI-Vorgaben.

API-Schnittstellen: Offene REST-API ermöglicht individuelle Integrationen von Drittsystemen wie Online-Terminbuchungstools, Telefon­anlagen oder spezialisierte Analyse-Software.

Formulargenerierung: Flexibler Formular-Generator für Anamnese­bögen, Einverständniserklärungen und QM-Dokumentation mit automatischer Datenübernahme in die Patientenakte.

Mehrmandantenfähigkeit: Unterstützung von MVZ-Strukturen und Praxisverbünden mit getrennter Datenhaltung und mandantenspezifischen Auswertungen bei zentraler Verwaltung.

Labor-Integration: Nahtlose Anbindung an Fremdlabore mit digitaler Auftragsübermittlung und automatischer Kostenverrechnung. Interne Leistungsverrechnung für praxiseigene Labortätigkeiten.

Backup & Datensicherheit: Hybride Datensicherung mit lokalem Backup und optionaler Cloud-Synchronisation in deutsche Rechenzentren. DSGVO-konforme Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.

🟨 Besonderheiten – Was macht apollonia einzigartig?

Einzigartige Hybrid-Architektur kombiniert die Vorteile lokaler Datenhaltung mit moderner Cloud-Technologie. Das On-Premise-Kernsystem gewährleistet maximale Datensouveränität und Kontrolle, während die optionale Cloud-Backup-Assistenz höchste Ausfallsicherheit bietet. Praxen erhalten damit einen optimalen Mittelweg zwischen reiner Cloud-Lösung und klassischem On-Premise-Betrieb. Diese Architektur ist besonders wertvoll für Zahnarztpraxen, die sensible Patientendaten bevorzugt lokal verwalten möchten, aber dennoch von Cloud-Vorteilen profitieren wollen.

Tiefste KV-Integration im deutschen Markt zeichnet apollonia durch vollständige KZBV-Zertifizierung und direkte KV-Online-Abrechnung aus dem System heraus aus. Während viele Mitbewerber Umwege über Zusatztools oder Export-Import-Verfahren erfordern, ermöglicht apollonia die nahtlose Übermittlung direkt aus der Behandlungsdokumentation. Diese umfassende Integration reduziert Fehlerquellen erheblich und beschleunigt Abrechnungsprozesse merklich. Regelmäßige Zertifizierungsupdates gewährleisten dabei kontinuierliche Konformität mit aktuellen kassenzahnärztlichen Abrechnungsbestimmungen.

Audit-fähiges QM-System mit vollständigem Audit-Trail wurde speziell für zahnärztliche Aufsichtsbehörden entwickelt und geht über Standard-Dokumentationsfunktionen hinaus. Jede Änderung an Patientendaten, Behandlungsplänen oder Abrechnungsinformationen wird automatisch protokolliert und nachverfolgbar gespeichert. Das System unterstützt Zahnärzte proaktiv bei der Erfüllung von Qualitätsmanagement-Anforderungen und bereitet alle relevanten Nachweise systematisch für Prüfungen auf.

Offene API für Praxis-Ökosysteme ermöglicht durch dokumentierte REST-Schnittstellen individuelle Integrationen weit über Standard-Anbindungen hinaus. Während sich derzeit KI-Analysen in der Pilotphase befinden, können bereits heute spezialisierte Tools für Terminbuchung, Patientenkommunikation oder Business Intelligence nahtlos angebunden werden. Diese Flexibilität unterstützt Zahnarztpraxen beim Aufbau individueller Software-Landschaften nach spezifischen Anforderungen.

Einschränkungen betreffen hauptsächlich die mobile Nutzung, da aktuell nur Remote-Desktop-Zugriff verfügbar ist und eine native Mobile-App erst als geplante Companion-App in Entwicklung steht. Das Windows-basierte System erfordert zudem kontinuierliche IT-Wartung der On-Premise-Komponenten, die sich kompatibel mit modernen Browser-Standards zeigt.

🟥 Empfehlung – Wer sollte apollonia wählen?

Einzelpraxis mit KV-Fokus profitiert besonders von apollonias spezialisierter Abrechnungs-Integration. Praxen mit 1-2 Behandlern und hohem Kassenanteil finden in der direkten KV-Online-Anbindung einen klaren Effizienzgewinn. Die präzise Abbildung deutscher Abrechnungslogik (GOZ, BEMA, ZE, KFO) reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Honorareingang erheblich. Solche Zahnarztpraxen schätzen die Kombination aus lokaler Datenhaltung und optionaler Cloud-Sicherung besonders.

Mittelgroße MVZ mit 5-10 Behandlern und komplexen Controlling-Anforderungen finden in apollonia eine skalierbare Praxissoftware. Die Mehrmandantenfähigkeit ermöglicht getrennte Abrechnung bei zentraler Verwaltung. Umfassende Dashboard-Funktionen bieten detaillierte Auswertungen zu Umsatz, Leistungsträger-Verteilung und Materialeffizienz. Die offene API unterstützt dabei die Integration spezialisierter Business-Intelligence-Tools für erweiterte Analysen.

QM-orientierte Zahnarztpraxen mit Schwerpunkt auf Qualitätsmanagement und Compliance-Anforderungen profitieren vom integrierten, audit-fähigen QM-System. Praxen, die regelmäßige Aufsichtsprüfungen erwarten oder proaktives Qualitätsmanagement betreiben möchten, finden alle notwendigen Werkzeuge bereits im System integriert. Der vollständige Audit-Trail ersetzt separate QM-Software und integriert sich nahtlos in tägliche zahnärztliche Arbeitsabläufe.

Hybrid-affine Zahnarztpraxen mit dem Wunsch nach lokaler Datenhaltung kombiniert mit Cloud-Backup-Sicherheit erhalten eine einzigartige Architektur. Besonders geeignet für Praxen mit hohen Datenschutz-Anforderungen, die dennoch von Cloud-Vorteilen wie automatischer Datensicherung und Remote-Zugriff profitieren möchten. IT-affine Praxen oder solche mit zuverlässigen IT-Dienstleistern finden hier optimale Balance zwischen Kontrolle und Komfort der modernen Zahnmedizin.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• KV-Integration: Bedarf an direkter, zertifizierter Kassenabrechnung ohne Zusatztools
• Datenhaltung: Präferenz für Hybrid-Modell gegenüber reiner Cloud-Lösung oder klassischem On-Premise
• Anpassbarkeit: Anforderungen an individuelle Workflows und API-basierte Integrationen
• IT-Ressourcen: Verfügbarkeit interner IT-Kompetenz oder etablierter externer IT-Dienstleister

Details zur Software für Zahnärzte: apollonia

Modularer Systemaufbau ermöglicht Zahnarztpraxen die flexible Auswahl nur benötigter Funktionsbereiche wie Abrechnung, QM oder Materialwirtschaft. Diese Modularität reduziert sowohl Anschaffungskosten als auch Systemkomplexität erheblich und erlaubt schrittweise Erweiterungen bei wachsenden Anforderungen. Zahnarztpraxen können mit Kernfunktionen starten und das System organisch ausbauen, ohne grundlegende Systemwechsel durchführen zu müssen.

Deutsche Spezialisierung zeigt sich in der vollständigen Abbildung deutscher Abrechnungslogik mit allen Besonderheiten von GOZ, BEMA, Zahnersatz und Kieferorthopädie. Die regelmäßige KZBV-Zertifizierung gewährleistet kontinuierliche Konformität mit aktuellen Bestimmungen und Gebührenordnungsänderungen. apollonia versteht dabei nicht nur die Abrechnungsmechanismen, sondern auch die spezifischen Dokumentationsanforderungen und Qualitätsstandards des deutschen Gesundheitswesens.

Die nahtlose Workflow-Integration verbindet Terminplanung, Behandlungsdokumentation, Materialverbrauch und Abrechnung in einem durchgängigen Arbeitsablauf. Daten werden einmal erfasst und automatisch in allen relevanten Modulen verfügbar gemacht, was Redundanzen vermeidet und Fehlerquellen minimiert. Diese Integration erstreckt sich auch auf externe Systeme durch die offene API-Architektur, die eine optimale digitale Vernetzung der gesamten Zahnarztpraxis ermöglicht.

Wissenswertes zum Anbieter: procedia gmbh

Etablierte Expertise kennzeichnet die Procedia GmbH als seit 1999 ausschließlich im deutschen Dentalmarkt tätigen Spezialisten. Diese langjährige Fokussierung hat zu tiefem Verständnis branchenspezifischer Anforderungen und enger Zusammenarbeit mit Zahnärzten geführt. Die kontinuierliche Spezialisierung auf Zahnarztpraxis-Software unterscheidet Procedia von Generalisten mit breiteren Softwareportfolios.

Zertifizierte Sicherheit belegt die ISO 27001-Zertifizierung des Unternehmens, die nachgewiesene Standards im Informationssicherheits-Management dokumentiert. Diese Zertifizierung ist besonders relevant angesichts der sensiblen Patientendaten und regulatorischen Anforderungen im Gesundheitswesen. Regelmäßige externe Audits gewährleisten kontinuierliche Einhaltung höchster Sicherheitsstandards.

Technische Details & Integration

Hybrid-Architektur basiert auf einem Windows/.NET-Client mit SQL-Server-Datenbank für die lokale Datenhaltung, ergänzt durch optionale Cloud-Backup-Funktionen in deutschen Rechenzentren. Diese Kombination bietet maximale Datensouveränität bei höchster Ausfallsicherheit. Der lokale Betrieb gewährleistet schnelle Zugriffe und Unabhängigkeit von Internetverbindungen, während Cloud-Backup automatische Datensicherung und Remote-Zugriff ermöglicht.

TI-Integration umfasst die vollständige Anbindung an alle Komponenten der Telematikinfrastruktur einschließlich elektronischer Patientenakte (EPA), E-Rezept, KIM-Kommunikation und Notfalldatenmanagement (NFDM). Kontinuierliche Updates gewährleisten dabei Kompatibilität mit neuen TI-Fachdiensten und -Versionen. Die Integration ist dabei so gestaltet, dass neue TI-Module nahtlos integriert werden können.

API-Flexibilität durch eine dokumentierte RESTful API ermöglicht Integrations­partnern die Anbindung spezialisierter Lösungen von Online-Terminbuchung bis zu KI-gestützten Analysewerkzeugen. Ein Entwicklerportal unterstützt Partnerschaften und individuelle Anpassungen für größere Implementierungen, was apollonia als umfassendes Programm für die gesamte Praxis etabliert.

Kosten & Preismodell

Einmallizenz mit Wartung charakterisiert das Preismodell von apollonia, wobei sich die Gesamtkosten über drei Jahre für eine mittelgroße Einzelpraxis zwischen 10.000 und 20.000 Euro bewegen. Diese Kalkulation umfasst Software­lizenz, Datenmigration, Erstschulung und jährliche Wartungsgebühren. Größere MVZ-Strukturen mit mehr Arbeitsplätzen und komplexen Anforderungen erfordern entsprechend höhere Investitionen.

Versteckte Kostenfaktoren können durch Schnittstellen zu seltenen oder veralteten Fremdsystemen entstehen, die individuelle Anpassungen erfordern. Individualprogrammierung für spezifische Formulare oder Auswertungen verursacht zusätzliche Kosten. Hardware-Upgrades für Server oder Arbeitsplätze müssen einkalkuliert werden, falls die bestehende IT-Infrastruktur nicht den Systemanforderungen entspricht.

ROI durch Effizienz manifestiert sich typischerweise in verbesserter Abrechnungsgenauigkeit mit bis zu 5 Prozent Umsatzsteigerung durch reduzierten Honorarausfall. Zeitersparnis von 2-4 Stunden pro Woche in der Verwaltung amortisiert Lizenzkosten durch Freiräume für behandelnde Tätigkeiten. Optimierte Materialwirtschaft reduziert Schwund und verbessert Kostengenauigkeit erheblich.

Migration & Umstieg auf apollonia

Standard-Migration für Einzelpraxen mit üblichen Datenstrukturen erfordert typischerweise 4-6 Wochen von der Planung bis zum produktiven Betrieb. Komplexe MVZ-Strukturen mit mehreren Vorsystemen oder umfangreichen Altdaten können 2-6 Monate in Anspruch nehmen. Die Migrationsdauer hängt dabei wesentlich von der Datenqualität und -struktur der Vorsysteme ab.

Kritische Erfolgsfaktoren umfassen proaktives Change Management mit frühzeitiger Einbindung aller Mitarbeiter sowie ausreichende interne Ressourcen für die Projektbegleitung. Ein erfahrener interner Projektverantwortlicher ist essentiell für den erfolgreichen Übergang. Parallelbetrieb-Planungen oder intensive Betreuungsphasen nach Go-Live gewährleisten kontinuierliche Praxis­funktionalität während der Umstellung.

Support-Intensität wird durch 24/7-Hotline mit 85 Prozent Erstlösungsquote und regionale Partner vor Ort gewährleistet. Besonders in den ersten Wochen nach der Migration steht intensiver Support für schnelle Problemlösung und Anwenderbetreuung zur Verfügung.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Tiefe KV-Integration ermöglicht direkte, zertifizierte Kassenabrechnung ohne Umwege über Export-Import-Verfahren oder Zusatztools, was Fehlerquellen minimiert und Abrechnungsgeschwindigkeit erhöht.

Flexibler Hybrid-Ansatz bietet einzigartige Kombination aus lokaler Datensouveränität und Cloud-Backup-Sicherheit, optimal für Zahnarztpraxen mit hohen Datenschutzanforderungen.

Umfassendes QM-System mit integriertem Audit-Trail ersetzt separate Qualitätsmanagement-Software und bereitet alle notwendigen Nachweise für Aufsichtsbehörden systematisch auf.

Modulare Skalierbarkeit erlaubt bedarfsgerechte Systemerweiterung ohne grundlegende Architekturänderungen oder Systemwechsel bei wachsenden Anforderungen.

API-basierte Offenheit ermöglicht individuelle Integrationen und Anpassungen für spezifische Praxisanforderungen durch dokumentierte Schnittstellen.

Herausforderungen:

Höhere Lernkurve erfordert intensivere Einarbeitung besonders für komplexe Module wie QM oder Materialwirtschaft im Vergleich zu vereinfachten Cloud-Lösungen.

IT-Wartungsaufwand für On-Premise-Komponenten wie SQL-Server und Windows-Server erfordert interne IT-Kompetenz oder zuverlässige externe IT-Dienstleister.

Optisch veraltete Oberfläche wird gelegentlich im Vergleich zu modernen SaaS-Lösungen als weniger zeitgemäß empfunden, obwohl die Funktionalität umfassend ist.

Begrenzte mobile Funktionen durch fehlende native Mobile-App, aktuell nur Remote-Desktop-Zugriff verfügbar bei geplanter Companion-App in Entwicklung.

Individuelle Preisgestaltung erschwert transparente Budgetplanung und Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern durch notwendige Angebotserstellung.

Häufig gestellte Fragen zu apollonia

Funktioniert apollonia auch ohne Cloud?

Ja, apollonia ist primär als On-Premise-Lösung konzipiert und funktioniert vollständig ohne Cloud-Anbindung. Das Kernsystem läuft lokal auf Windows-Servern mit SQL-Server-Datenbank und gewährleistet damit maximale Datensouveränität. Die Cloud dient ausschließlich als optionale Backup-Lösung für zusätzliche Ausfallsicherheit.

Diese Architektur bietet Zahnarztpraxen die Kontrolle über ihre sensiblen Patientendaten und Unabhängigkeit von Internetverbindungen im täglichen Betrieb. Gleichzeitig können Praxen bei Bedarf von Cloud-Vorteilen wie automatischer Datensicherung an externen Standorten und Remote-Zugriff profitieren, ohne auf lokale Datenhaltung verzichten zu müssen.

Wie aufwändig ist die Datenmigration?

Die Datenmigration erfordert bei Standard-Einzelpraxen typischerweise 4-6 Wochen Vorlaufzeit von der ersten Datenanalyse bis zum produktiven Start. Bei komplexen Altdatenstrukturen oder größeren MVZ mit mehreren Quellsystemen sollten jedoch 2-6 Monate eingeplant werden. Kritische Faktoren sind dabei die Datenqualität der Vorsysteme und der Umfang historischer Dokumentation.

Procedia unterstützt den Migrationsprozess durch erfahrene Teams, standardisierte Import-Routinen für gängige Vorsysteme und begleitende Tests. Parallelbetrieb mit dem Altsystem ist möglich, um kontinuierliche Praxisfunktionalität zu gewährleisten. Ein interner Projektverantwortlicher in der Praxis ist allerdings essentiell für erfolgreiche Koordination und Change Management.

Gibt es eine mobile App?

Aktuell bietet apollonia noch keine native Mobile-App für iOS oder Android. Der Zugriff auf das System erfolgt über Remote-Desktop-Verbindungen auf mobile Geräte, was grundlegende Funktionen ermöglicht, aber nicht die Benutzerfreundlichkeit einer nativen App bietet. Die Bedienung über Remote-Desktop kann besonders auf kleineren Smartphone-Bildschirmen umständlich werden.

Procedia arbeitet jedoch an einer abgespeckten mobilen Companion-App, die als Ergänzung zur Desktop-Anwendung geplant ist. Diese soll Basisfunktionen wie Terminübersicht, grundlegende Patienteninformationen und Status-Updates bieten. Ein konkreter Veröffentlichungszeitpunkt steht allerdings noch nicht fest, und der Vollzugriff wird weiterhin den Windows-Client erfordern.

Welche Systemvoraussetzungen benötigt apollonia?

apollonia erfordert eine Windows-basierte IT-Infrastruktur mit Windows 10 oder 11 an den Arbeitsplätzen und Windows Server für die zentrale Datenhaltung. Microsoft SQL Server 2017 oder höher dient als Datenbankplattform, wobei mindestens 4 GB RAM pro gleichzeitigem Nutzer empfohlen werden. VPN-Zugang ermöglicht Remote-Arbeitsplätze oder Praxisverbünde.

Die Server-Hardware sollte entsprechend der Praxisgröße dimensioniert werden, wobei auch die Integration bildgebender Systeme zusätzliche Speicher- und Rechenkapazitäten erfordert. Regelmäßige Wartung der Windows- und SQL-Server-Komponenten durch IT-Fachkräfte ist für optimalen Betrieb unerlässlich. Bei der Cloud-Backup-Option kommen Anforderungen an stabile Internetverbindung hinzu.

Wie erfolgt der Support bei apollonia?

apollonia bietet 24/7-Hotline-Support mit einer Erstlösungsquote von 85 Prozent für kritische Systemprobleme. Regionale Partner vor Ort ergänzen den telefonischen Support durch direkte Unterstützung bei komplexeren Problemen oder Schulungsbedarf. Ein Online-Kundenportal mit Wissensdatenbank und FAQ-Bereich ermöglicht Selbsthilfe bei häufigen Fragen.

Service Level Agreements definieren Reaktions- und Lösungszeiten je nach Problemkategorie, wobei systemkritische Ausfälle höchste Priorität erhalten. Wartungsverträge beinhalten neben Support auch regelmäßige Updates und Sicherheitspatches. Schulungen und Webinare unterstützen Anwender bei neuen Funktionen oder Systemerweiterungen kontinuierlich.

Was unterscheidet apollonia von anderen Zahnarzt-Software-Lösungen?

Die einzigartige Hybrid-Architektur unterscheidet apollonia fundamental von reinen Cloud-Lösungen oder klassischen On-Premise-Systemen. Während Wettbewerber meist einen Ansatz verfolgen, kombiniert apollonia lokale Datenhaltung mit optionalen Cloud-Funktionen. Diese Flexibilität spricht besonders Zahnarztpraxen mit hohen Datenschutzanforderungen an, die dennoch Cloud-Vorteile nutzen möchten.

Die tiefe KV-Integration mit direkter Abrechnung aus dem System heraus übertrifft viele Konkurrenzlösungen in der Abrechnungseffizienz. Das integrierte QM-System mit vollständigem Audit-Trail ist speziell für deutsche Zahnarztpraxen entwickelt und geht über Standard-Dokumentationsfunktionen hinaus. Die offene API ermöglicht zudem individuelle Anpassungen und Integrationen, die bei geschlossenen Systemen nicht möglich sind.