Werbeagentur Software: WorkBook im Praxis-Check

WorkBook positioniert sich als spezialisierte Agentursoftware für die Projektsteuerung und Ressourcenplanung in kreativen Dienstleistungsunternehmen. Die cloudbasierte Lösung richtet sich an Werbeagenturen, die ihre Workflows digitalisieren und Projekte transparenter steuern möchten.

🟦 Funktionen – Was kann WorkBook?

Projektmanagement & Zeiterfassung

• Projektanlage und -strukturierung: Erfassung von Projekten mit individuellen Phasen und Meilensteinen
• Zeiterfassung: Stundenbasierte Erfassung auf Projekte und Aufgaben mit Exportfunktion
• Aufgabenverwaltung: Zuweisung von Tasks an Teammitglieder mit Fälligkeitsdaten
• Projektübersicht: Dashboard zur Darstellung aktiver Projekte und deren Status

Ressourcenplanung & Team-Management

• Kapazitätsplanung: Visualisierung verfügbarer Mitarbeiterkapazitäten über Zeiträume
• Ressourcenauslastung: Übersicht zur Auslastung einzelner Mitarbeiter und Teams
• Urlaubsverwaltung: Erfassung und Genehmigung von Abwesenheiten
• Skill-Management: Zuordnung von Fähigkeiten und Kompetenzen zu Mitarbeitern

Finanzen & Controlling

• Budgetplanung: Festlegung und Kontrolle von Projektbudgets in Echtzeit
• Rechnungsstellung: Erstellung von Ausgangsrechnungen basierend auf erfassten Zeiten
• Profitabilitätsanalyse: Auswertung der Rentabilität einzelner Projekte und Kunden
• Kostenverfolgung: Erfassung von Fremdkosten und Ausgaben pro Projekt

Reporting & Auswertung

• Standard-Reports: Vordefinierte Berichte zu Zeiten, Projekten und Auslastung
• Exportfunktionen: Datenexport in gängige Formate für Weiterverarbeitung

🟨 Besonderheiten – Was macht WorkBook einzigartig?

Spezialisierung auf Agentur-Workflows WorkBook wurde gezielt für die Anforderungen von Werbe- und Kreativagenturen entwickelt. Die Software bildet typische Agenturbegriffe wie Pitches, Kampagnen und Etats nativ ab. Anders als generische Projektmanagement-Tools verzichtet WorkBook auf unnötige Komplexität und fokussiert auf die agenturrelevanten Prozesse. Diese Spezialisierung kann jedoch zur Einschränkung werden, wenn Ihr Unternehmen sehr individuelle Prozesse außerhalb des Agentur-Standards abbilden möchte.

Integration von Zeit und Finanzen Die nahtlose Verknüpfung zwischen Zeiterfassung, Budgetierung und Abrechnung ermöglicht durchgängige Transparenz vom ersten Projektstundeneintrag bis zur Rechnung. Erfasste Zeiten fließen automatisch in die Profitabilitätsberechnung ein und können direkt für die Fakturierung verwendet werden. Allerdings ist die Finanzbuchhaltungs-Integration eingeschränkt – für vollständige Finanzverwaltung wird eine Anbindung an externe Buchhaltungssysteme erforderlich.

Deutscher Anbieter mit lokalem Support Als deutsches Unternehmen mit Sitz in Hamburg bietet WorkBook DSGVO-konforme Datenhaltung auf europäischen Servern. Der Support erfolgt in deutscher Sprache während erweiterten Geschäftszeiten. Dies vereinfacht rechtliche und Compliance-Aspekte erheblich. Die internationale Skalierbarkeit ist dadurch begrenzt – für Agenturen mit globalen Standorten außerhalb Europas können Antwortzeiten und mehrsprachige Funktionen eingeschränkter sein.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich WorkBook besonders?

Kleine bis mittelgroße Werbeagenturen mit 5-50 Mitarbeitern WorkBook ist optimal dimensioniert für Agenturen, die professionelle Projektsteuerung benötigen, aber keine Enterprise-Komplexität wünschen. Der Funktionsumfang deckt die Kernprozesse ab, ohne Teams mit Funktionstiefe zu überfordern. Die Einarbeitungszeit bleibt überschaubar, während gleichzeitig ausreichend Kontrolle über Projekte und Ressourcen gewährleistet wird.

Agenturen mit Fokus auf Transparenz und Rentabilität Wenn Sie die Profitabilität einzelner Projekte und Kunden kontinuierlich überwachen möchten, bietet WorkBook die notwendigen Werkzeuge. Die direkte Verknüpfung von Aufwand und Budget ermöglicht frühzeitige Erkennung von Kostenüberschreitungen. Besonders geeignet für Agenturen, die von reaktivem zu proaktivem Projektcontrolling wechseln wollen.

Unternehmen mit Präferenz für deutsche Anbieter Organisationen, die Wert auf DSGVO-Compliance, deutschsprachigen Support und europäische Serverstandorte legen, finden in WorkBook eine passende Lösung. Die lokale Anbindung erleichtert auch regulatorische Anforderungen und verkürzt Kommunikationswege bei Supportfragen.

Wichtige Auswahlkriterien für WorkBook:

• Projektvolumen: Am besten geeignet für 20-200 parallele Projekte pro Jahr
• Integrationsbedarf: Prüfen Sie vorhandene Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Software-Landschaft
• Wachstumsperspektive: Skalierbarkeit für geplantes Team-Wachstum in den nächsten 3 Jahren
• Budget: Monatliche Kosten pro User sollten im Verhältnis zum Projekt-Volumen stehen

Details zur Werbeagentur Software

WorkBook basiert auf einer cloudbasierten Architektur und ist als Software-as-a-Service über jeden modernen Webbrowser zugänglich. Die Anwendung setzt auf eine zentrale Datenbank, in der alle projektrelevanten Informationen zusammenlaufen. Im Kern organisiert WorkBook Projekte hierarchisch: Ein Kunde kann mehrere Etats haben, ein Etat enthält mehrere Projekte, und Projekte gliedern sich in einzelne Aufgaben und Phasen.

Die Zeiterfassung bildet das Herzstück der Lösung. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten entweder manuell über Eingabemasken oder nutzen eine Timer-Funktion für laufende Tätigkeiten. Jeder Zeiteintrag wird einem Projekt, einer Phase und optional einer Kostenart zugeordnet. Diese Granularität ermöglicht später detaillierte Auswertungen darüber, wo tatsächlich Aufwand anfällt. Laut Herstellerangaben liegt die durchschnittliche Erfassungszeit pro Eintrag bei unter 30 Sekunden.

Die Ressourcenplanung visualisiert Mitarbeiterkapazitäten über konfigurierbare Zeiträume. Projektleiter können sehen, wer wann verfügbar ist, und Aufgaben entsprechend zuweisen. Das System berücksichtigt dabei Urlaubstage, Krankheitszeiten und bereits gebuchte Stunden. Allerdings fehlt eine KI-gestützte Empfehlung für optimale Ress