Werbeagentur Software: Troi im Überblick

Troi ist eine umfassende Business-Software, die speziell für die Anforderungen von Werbeagenturen, Marketingabteilungen und Kreativdienstleistern entwickelt wurde. Die Lösung verbindet Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling und CRM in einer integrierten Plattform. Seit über 25 Jahren am Markt, versteht der deutsche Hersteller die besonderen Herausforderungen der Kreativbranche. Troi richtet sich an Agenturen zwischen 5 und 500 Mitarbeitern, die ihre Prozesse digitalisieren und transparent gestalten wollen.

Die Software deckt den gesamten Agenturalltag ab – von der ersten Anfrage über Angebotserstellung und Projektabwicklung bis zur Abrechnung. Besonders für Agenturen mit komplexen Projekten, die verschiedene Gewerke koordinieren müssen, bietet Troi durchdachte Workflows. Die Lösung läuft wahlweise als Cloud-Version oder als Server-Installation im eigenen Rechenzentrum.

🟦 Funktionen – Was kann Troi?

Projektverwaltung & Planung

• Projektanlage mit Vorlagen: Neue Projekte schnell aufsetzen mit vorkonfigurierten Templates für wiederkehrende Auftragstypen
• Budget- und Kostenkalkulation: Geplante und tatsächliche Kosten transparent gegenüberstellen mit Ampelfunktion für kritische Projekte
• Ressourcenplanung: Mitarbeiter und Kapazitäten teamübergreifend planen und Auslastung in Echtzeit überwachen

Zeiterfassung & Leistungsnachweis

• Stundenerfassung: Zeiten pro Projekt, Tätigkeit und Kunde erfassen, auch mobil per App oder Browser
• Leistungsnachweis für Kunden: Detaillierte Tätigkeitsberichte automatisch generieren und als PDF exportieren für transparente Abrechnung
• Zeitauswertungen: Umfangreiche Reports zu Produktivität, Auslastung und Projektzeiten auf Mitarbeiter- und Teamebene

Finanzmanagement & Abrechnung

• Angebotserstellung: Professionelle Angebote mit Kalkulation von Stundensätzen, Pauschalbeträgen und Fremdkosten erstellen
• Rechnungsstellung: Automatische Rechnungsgenerierung basierend auf erfassten Zeiten und genehmigten Leistungen mit DATEV-Export
• Einkauf und Fremdleistungen: Lieferantenrechnungen erfassen, Projekte belasten und Margen transparent darstellen

CRM & Kundenmanagement

• Kontaktverwaltung: Zentrale Kundendatenbank mit Ansprechpartnern, Kommunikationshistorie und Dokumentenablage
• Opportunity-Management: Verkaufschancen tracken mit Wahrscheinlichkeiten, Phasen und voraussichtlichen Volumina

Controlling & Reporting

• Echtzeit-Dashboard: Aktuelle Kennzahlen zu Umsatz, Deckungsbeitrag, Liquidität und Projektrentabilität auf einen Blick
• Standard-Reports: Vorgefertigte Auswertungen für alle Geschäftsbereiche mit Export zu Excel oder PDF
• Soll-Ist-Vergleiche: Budgetabweichungen frühzeitig erkennen und gegensteuern durch automatische Warnmeldungen

Workflow & Zusammenarbeit

• Freigabe-Workflows: Mehrstufige Genehmigungsprozesse für Angebote, Rechnungen und Budgetanpassungen digital abbilden
• Dokumentenmanagement: Projektbezogene Ablage von Briefings, Entwürfen und finalen Dateien mit Versionierung

🟨 Besonderheiten – Was macht Troi einzigartig?

Spezialisierung auf die Agenturbranche

Troi ist keine generische Business-Software, sondern wurde von Anfang an für Werbeagenturen konzipiert. Das zeigt sich in Details wie der agenturspezifischen Terminologie, branchenüblichen Abrechnungsmodellen und vordefinierten Workflows für typische Agenturprozesse. Die Software versteht Konzepte wie Retainer, Media-Kommissionen oder Produktionsabschläge ohne komplexe Anpassungen. Allerdings bedeutet diese Spezialisierung auch, dass Troi für andere Branchen weniger geeignet ist und teilweise überdimensioniert wirken kann, wenn Agenturen nur einfache Zeiterfassung benötigen.

Integrierter Gesamtansatz statt Insellösungen

Anders als bei der Kombination verschiedener Tools sind alle Funktionen nativ integriert. Eine einmal erfasste Stunde fließt automatisch in die Projektkalkulation, die Ressourcenplanung, die Abrechnung und das Controlling ein. Mediadaten müssen nicht mehrfach gepflegt werden. Diese durchgängige Datenhaltung reduziert Fehlerquellen und Doppelarbeit erheblich. Der Nachteil: Wer bereits spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen für Teilbereiche nutzt, muss entweder auf deren Funktionstiefe verzichten oder Schnittstellen pflegen.

Flexible Deployment-Optionen

Troi bietet sowohl Cloud-Hosting als auch On-Premise-Installation an. Agenturen mit strengen Datenschutzanforderungen oder spezieller IT-Infrastruktur können die Server-Version im eigenen Rechenzentrum betreiben. Cloud-Kunden profitieren von automatischen Updates und geringerem Administrationsaufwand. Beide Varianten bieten den gleichen Funktionsumfang. Die Wahlfreiheit ist jedoch mit unterschiedlichen Preismodellen und Wartungsaufwänden verbunden, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden müssen.

Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten

Die Software lässt sich an individuelle Prozesse anpassen, ohne dass Programmierung erforderlich ist. Felder, Formulare, Reports und Workflows können konfiguriert werden. Für komplexere Anforderungen steht eine API zur Verfügung. Diese Flexibilität ermöglicht es, gewachsene Agenturprozesse digital abzubilden, statt sich dem System anpassen zu müssen. Allerdings erfordert die Konfiguration Einarbeitungszeit und kann bei unsachgemäßer Umsetzung zu unnötiger Komplexität führen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Troi besonders?

Inhabergeführte Werbeagenturen mit 10-50 Mitarbeitern profitieren besonders von Troi. Diese Größe benötigt professionelle Prozesse und Transparenz, hat aber oft keine IT-Abteilung. Troi bietet hier den richtigen Funktionsumfang ohne Überkomplexität. Die Cloud-Variante reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum, während die integrierten Controlling-Funktionen dem Management die nötigen Steuerungsinformationen liefern.

Agenturen mit komplexen Projektstrukturen und Fremdleistungen finden in Troi ein durchdachtes System. Die Möglichkeit, Projekte mehrstufig zu gliedern, verschiedene Kostenarten zu verwalten und Fremdleistungen transparent abzubilden, macht die Software ideal für Full-Service-Agent