Werbeagentur Software – PROAD im Praxis-Check

PROAD ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die speziell für die Anforderungen von Werbeagenturen, Marketingabteilungen und Kreativteams entwickelt wurde. Die Lösung kombiniert Projektplanung, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement und Abrechnung in einer integrierten Plattform. Besonders im Fokus steht dabei die Verwaltung komplexer Kundenprojekte mit mehreren Beteiligten, unterschiedlichen Budgets und parallelen Workflows.

Die Software richtet sich primär an mittelständische Agenturen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, die ihre Projekte professionell steuern und transparent abrechnen möchten. PROAD verfolgt dabei einen ganzheitlichen Ansatz: Von der ersten Angebotserstellung über die Projektdurchführung bis zur finalen Rechnungsstellung bildet die Software den kompletten Agenturalltag ab. Dabei verzichtet der Hersteller auf überladene Funktionsmenüs und konzentriert sich auf praxisrelevante Werkzeuge für die tägliche Agenturarbeit.

🟦 Funktionen – Was kann PROAD?

PROAD deckt die zentralen Arbeitsbereiche einer Werbeagentur mit spezialisierten Funktionen ab. Die Module sind aufeinander abgestimmt und greifen nahtlos ineinander.

Projektmanagement & Planung

• Projekt-Übersicht: Zentrale Ansicht aller laufenden und geplanten Projekte mit Statusanzeige
• Meilenstein-Planung: Definition von Projektphasen mit Deadlines und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
• Aufgabenverwaltung: Zuweisung von Tasks an Teammitglieder mit Prioritäten und Fälligkeitsdaten
• Kanban-Boards: Visuelle Darstellung des Projektfortschritts in anpassbaren Workflow-Spalten

Ressourcen & Kapazitäten

• Ressourcenplanung: Übersicht über Auslastung aller Mitarbeiter in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
• Skillmanagement: Zuordnung von Kompetenzen zu Mitarbeitern für optimale Teamzusammenstellung
• Urlaubsplanung: Integrierter Kalender für Abwesenheiten mit automatischer Kapazitätsanpassung
• Auslastungsampel: Farbcodierte Warnung bei Über- oder Unterauslastung einzelner Ressourcen

Zeiterfassung & Controlling

• Digitales Timesheet: Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf Projekte und Teilaufgaben
• Mobile Zeiterfassung: App für iOS und Android zur Erfassung unterwegs oder beim Kunden
• Soll-Ist-Vergleich: Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlich angefallenen Stunden
• Automatische Pausenregelung: Konfigurierbare Regeln für gesetzliche und betriebliche Pausen

Finanzen & Abrechnung

• Angebotserstellung: Vorlagen-basierte Generierung von Kundenangeboten mit hinterlegten Stundensätzen
• Budgetverwaltung: Projekt-Budgets mit Echtzeit-Überwachung des Verbrauchs
• Rechnungsstellung: Automatische Erstellung von Ausgangsrechnungen basierend auf erfassten Leistungen
• Lieferantenmanagement: Verwaltung von Fremdleistungen und externen Dienstleistern

Die Funktionen sind modular aufgebaut, sodass Agenturen schrittweise weitere Bereiche aktivieren können. Die Bedienung erfolgt über eine webbasierte Oberfläche, die ohne Installation im Browser läuft.

🟨 Besonderheiten – Was macht PROAD einzigartig?

Agenturspezifische Workflows statt generischer Projektmanagement-Tools PROAD wurde ausschließlich für die Werbebranche entwickelt und nicht aus einer allgemeinen Projektmanagement-Software adaptiert. Das zeigt sich in Details wie der Unterscheidung zwischen kreativen und konzeptionellen Leistungen, der Abbildung von Pitch-Prozessen oder der Verwaltung von Copyrights und Nutzungsrechten. Allerdings bedeutet diese Spezialisierung auch, dass sich PROAD weniger flexibel an branchen-fremde Anforderungen anpassen lässt als universelle PM-Tools.

Integrierte Betriebswirtschaft ohne Zusatzsoftware Anders als viele Wettbewerber kombiniert PROAD operatives Projektmanagement mit kaufmännischen Funktionen in einer Lösung. Stundenerfassung, Budgetüberwachung und Rechnungsstellung greifen ohne Medienbrüche ineinander. Die Finanzbuchhaltung selbst muss allerdings weiterhin über externe Tools wie DATEV oder Lexoffice abgewickelt werden – PROAD ersetzt keine Buchhaltungssoftware, sondern liefert strukturierte Daten für diese.

Transparenz für Kunden durch optionale Projektzugänge Agenturen können ihren Auftraggebern beschränkte Zugänge zur Plattform einrichten. Kunden sehen dann den aktuellen Projektstand, bereits erbrachte Leistungen und den Budgetverbrauch in Echtzeit. Diese Transparenz kann Rückfragen reduzieren und Vertrauen aufbauen, erfordert aber auch saubere Datenpflege – denn die Kunden sehen ungefiltert, was im System erfasst wird.

Deutsche Datenhaltung mit GoBD-Konformität Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und erfüllen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Für Agenturen, die mit sensiblen Kundendaten oder noch nicht veröffentlichten Kampagnen arbeiten, ist dies ein relevanter Sicherheitsaspekt. Die GoBD-Konformität ist allerdings nur bei Nutzung der Standard-Einstellungen gewährleistet – individuelle Anpassungen können die Zertifizierung beeinträchtigen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich PROAD besonders?

Mittelständische Werbeagenturen mit 10-50 Mitarbeitern PROAD trifft den Sweet Spot für etablierte Agenturen, die dem Excel-Chaos entwachsen sind, aber noch keine Enterprise-Lösung benötigen. Die Software bietet genug Struktur für professionelles Projektcontrolling, ohne mit Funktionen zu überfordern. Die Einarbeitung dauert für neue Mitarbeiter etwa 2-3 Tage, sodass auch bei wechselndem Personal schnell Produktivität erreicht wird.

Full-Service-Agenturen mit diversen Gewerken Wenn Konzeption, Design, Text, Programmierung und Media-Planung unter einem Dach stattfinden, unterstützt PROAD die koordinierte Zusammenarbeit durch transparente Ressourcenplanung. Jedes Gewerk kann seine spezifischen Leistungen erfassen, während die Projektleitung den Gesamtüberblick behält. Allerdings sollte die Agentur bereits etablierte Prozesse haben – PROAD bildet Workflows ab, entwickelt sie aber nicht neu.

**Agenturen mit projektbasierter