Werbeagentur Software: entry:project im Überblick

Die Wahl der richtigen Agentur-Software entscheidet über Effizienz und Profitabilität im Tagesgeschäft. entry:project positioniert sich als spezialisierte Lösung für Werbe- und Kreativagenturen mit Fokus auf Projektsteuerung und Zeiterfassung. Die Software vereint kaufmännische Funktionen mit kreativen Workflows in einer zentralen Plattform.

🟦 Funktionen – Was kann entry:project?

Projektverwaltung & Planung

Projektanlage und -strukturierung: Einrichten von Kundenprojekten mit individuellen Strukturen und Teilprojekten für verschiedene Kampagnenbestandteile.

Ressourcenplanung: Zuweisung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern zu Projekten mit Kapazitätsübersicht über alle laufenden Vorhaben.

Statusverfolgung: Überwachung von Projektfortschritten mittels individuell konfigurierbarer Status-Workflows und Meilensteine.

Zeiterfassung & Abrechnung

Projektzeiterfassung: Erfassung von Arbeitszeiten direkt auf Projekte, Teilprojekte oder spezifische Tätigkeiten mit Start-Stopp-Funktion.

Leistungsnachweis: Dokumentation erbrachter Leistungen als Grundlage für Abrechnungen und interne Auswertungen.

Abrechnungsmodelle: Unterstützung verschiedener Verrechnungsarten wie Festpreis, Stundensatz oder Retainer-Modelle.

Finanzmanagement

Angebotserstellung: Generierung professioneller Angebote mit Positionen, Rabatten und individuellen Konditionen.

Rechnungsstellung: Erstellung von Einzel- oder Sammelrechnungen basierend auf erfassten Leistungen und vereinbarten Abrechnungszyklen.

Budget-Controlling: Soll-Ist-Vergleich von Projektbudgets mit Echtzeit-Warnung bei Überschreitung definierter Schwellenwerte.

Dokumentenverwaltung

Zentrale Dateiablage: Strukturierte Speicherung projektbezogener Dokumente, Briefings und Freigaben in der Projektakte.

Versionierung: Nachvollziehbare Verwaltung verschiedener Dokumentversionen mit Zeitstempel und Bearbeiter-Information.

Reporting & Auswertung

Rentabilitätsanalyse: Auswertung der Profitabilität einzelner Projekte, Kunden oder Mitarbeiter anhand verschiedener Kennzahlen.

Zeitauswertungen: Berichte über Zeitverteilung nach Projekten, Kunden, Mitarbeitern oder Tätigkeitsarten für Controlling-Zwecke.

Kundenreporting: Generierung von Statusberichten für Kunden mit Übersicht über erbrachte Leistungen und Budget-Status.

🟨 Besonderheiten – Was macht entry:project einzigartig?

Spezialisierung auf Agentur-Bedürfnisse

entry:project wurde speziell für die Anforderungen von Werbe- und Kreativagenturen entwickelt. Die Software bildet die typischen Agentur-Prozesse von der Akquise über Briefing und Produktion bis zur Abrechnung nativ ab. Anders als generische Projektmanagement-Tools sind Funktionen wie Retainer-Verwaltung, kreative Freigabe-Workflows oder projektbezogene Budgetierung direkt integriert. Diese Spezialisierung bedeutet jedoch auch, dass Agenturen mit sehr individuellen Prozessen möglicherweise Anpassungsbedarf haben.

Integration kaufmännischer und operativer Ebenen

Die Software verbindet operative Projektarbeit nahtlos mit kaufmännischen Funktionen. Zeiterfassungen fließen direkt in Abrechnungen ein, Projektbudgets werden automatisch mit tatsächlichen Aufwänden abgeglichen. Diese Integration eliminiert Medienbrüche zwischen Projektteam und Buchhaltung. Allerdings setzt dies voraus, dass Mitarbeiter konsequent alle relevanten Daten im System erfassen – eine Herausforderung in kreativ geprägten Umgebungen mit wenig Affinität zu administrativen Aufgaben.

Flexible Abrechnungsmodelle

entry:project unterstützt die in Agenturen üblichen unterschiedlichen Verrechnungsformen parallel. Festpreis-Projekte, stundenbasierte Abrechnung, Retainer-Vereinbarungen und Mischformen lassen sich projektspezifisch konfigurieren. Diese Flexibilität spiegelt die Realität im Agenturgeschäft wider, wo verschiedene Kunden unterschiedliche Vertragsmodelle bevorzugen. Die Komplexität dieser Abrechnungslogik erfordert jedoch eine sorgfältige initiale Konfiguration und klare interne Regelungen.

Transparenz für Kunden und Team

Das System ermöglicht differenzierte Zugriffsrechte und Reporting-Funktionen, die sowohl interne Transparenz als auch Kunden-Reporting unterstützen. Teams erhalten Übersicht über ihre Auslastung und Projektstatus, während Kunden individuell konfigurierbare Berichte über erbrachte Leistungen erhalten können. Diese Offenheit stärkt das Vertrauen, setzt aber auch präzise Zeiterfassung und Projektdokumentation voraus.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich entry:project besonders?

Mittelgroße Werbe- und Kreativagenturen mit 10-50 Mitarbeitern: Diese Agenturen haben die kritische Größe erreicht, bei der Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation an Grenzen stoßen. Sie benötigen strukturierte Prozesse für Projektsteuerung und Abrechnung, ohne die kreative Flexibilität zu verlieren. entry:project bietet hier die richtige Balance zwischen Struktur und Anpassungsfähigkeit.

Agenturen mit komplexen Abrechnungsmodellen: Unternehmen, die parallel mit Festpreisen, Stundensätzen, Retainern und Mischformen arbeiten, profitieren von der flexiblen Abrechnungslogik. Besonders wertvoll ist die Software für Agenturen, die detaillierte Leistungsnachweise für ihre Auftraggeber erstellen müssen oder wollen.

Projektgetriebene Dienstleister mit Budget-Fokus: Agenturen, die unter Margendruck stehen und Projektrentabilität aktiv steuern müssen, finden in entry:project ein wirksames Controlling-Instrument. Die Möglichkeit, Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit durchzuführen, hilft, unrentable Projekte frühzeitig zu identifizieren.

Teams mit Bedarf an Prozessoptimierung: Agenturen, die von fragmentierten Tool-Landschaften zu einer integrierten Lösung wechseln möchten, können durch entry:project Medienbrüche reduzieren. Voraussetzung ist die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.

Wichtige Auswahlkriterien

Agenturgröße und Projektvolumen: Die Software entfaltet ihren Nutzen ab einer gewissen Komplexität. Sehr kleine Agenturen mit wenigen Parallelprojekten finden möglicherweise einfachere Lösungen ausreichend.

Integrationsbedarf: Prüfen Sie, wel