Werbeagentur Software: a.i.s AgenturInformationsSystem im Detail

Die Verwaltung von Kundenprojekten, Etats und kreativen Prozessen stellt Werbeagenturen vor besondere Herausforderungen. Gesucht wird eine Software, die kaufmännische Anforderungen mit agenturspezifischen Workflows verbindet. a.i.s AgenturInformationsSystem positioniert sich als Branchenlösung speziell für Werbe-, Media- und Kommunikationsagenturen.

Die Software wurde bereits 1984 entwickelt und wird kontinuierlich an die Anforderungen der Agenturbranche angepasst. Der Fokus liegt auf vollständiger Integration aller Geschäftsprozesse – von der ersten Kundenanfrage über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung.

🟦 Funktionen – Was kann a.i.s AgenturInformationsSystem?

Kaufmännische Grundfunktionen

• Finanzbuchhaltung: Vollständige FIBU mit DATEV-Schnittstelle und doppelter Buchführung
• Angebotserstellung: Automatische Kalkulation mit Stundenverrechnungssätzen und Materialkosten
• Rechnungsstellung: Sammelrechnungen, Teilrechnungen und Akontozahlungen für komplexe Projekte
• Mahnwesen: Automatisierte Mahnläufe mit individuellen Eskalationsstufen

Projektmanagement & Etatverwaltung

• Etatplanung: Jahresetats mit Teilbudgets und Kostenkontrolle in Echtzeit
• Projektzeiterfassung: Minuten- oder stundengenaue Erfassung mit Projektzuordnung
• Aufgabenverwaltung: To-Do-Listen mit Prioritäten und Fälligkeitsdaten
• Freigabeworkflows: Mehrstufige Genehmigungsprozesse für Kostenüberschreitungen

Agenturspezifische Module

• Mediadisposition: Planung und Buchung von Werbemitteln mit Belegungskalendern
• Provisionsverwaltung: Automatische Berechnung von Agenturprovisionen und Rabatten
• Lieferantenverwaltung: Druckereien, Fotografen und andere externe Dienstleister zentral verwalten

Ressourcenplanung

• Kapazitätsplanung: Mitarbeiterverfügbarkeit und Auslastung visualisieren
• Urlaubsverwaltung: Integration mit Projektplanung für realistische Terminierung

Reporting & Auswertung

• Etatübersichten: Soll-Ist-Vergleiche mit grafischer Darstellung
• Deckungsbeitragsrechnung: Profitabilität einzelner Projekte und Kunden analysieren
• Auswertungen: Über 100 vordefinierte Reports für verschiedene Geschäftsbereiche

🟨 Besonderheiten – Was macht a.i.s AgenturInformationsSystem einzigartig?

Spezialisierung auf Agenturprozesse

Das System bildet die komplette Wertschöpfungskette von Werbeagenturen ab – von der ersten Kundenanfrage bis zur Provisionsgutschrift. Besonders die Mediadisposition und die Verwaltung von Fremdhonoraren entsprechen den spezifischen Abrechnungsmodellen der Branche. Die Software berücksichtigt beispielsweise automatisch Agenturprovisionen bei der Mediaplanung und unterstützt die üblichen 15%-Regelungen. Allerdings ist diese Spezialisierung auch eine Einschränkung: Für andere Dienstleistungsunternehmen ist die Software weniger geeignet.

Vollintegration ohne Schnittstellenprobleme

Alle Module greifen auf eine zentrale Datenbank zu. Zeiterfassungen fließen automatisch in die Projektkalkulation, die wiederum direkt in die Rechnungsstellung mündet. Änderungen im Etat werden sofort in allen Übersichten sichtbar. Diese durchgängige Integration vermeidet Medienbrüche und doppelte Datenpflege. Die Kehrseite: Der Umstieg erfordert meist eine Komplettmigration, Teillösungen sind kaum realisierbar.

Jahrzehntelange Branchenerfahrung

Seit 1984 am Markt, kennt der Anbieter die speziellen Anforderungen von Werbeagenturen im Detail. Updates berücksichtigen regelmäßig Änderungen in Abrechnungsstandards und Branchenkonventionen. Der Support verfügt über tiefes Agentur-Know-how. Diese Erfahrung bedeutet jedoch auch: Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise konventionell und weniger modern als neuere Cloud-Lösungen.

Mandantenfähigkeit für Agenturgruppen

Mehrere rechtlich selbstständige Agenturen können in einer Installation verwaltet werden. Jeder Mandant hat eigene Buchungskreise, kann aber übergreifende Auswertungen erstellen. Besonders für Agenturnetzwerke mit zentraler Verwaltung relevant. Für Einzelagenturen ist diese Funktion überflüssig und erhöht nur die Komplexität.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich a.i.s AgenturInformationsSystem besonders?

Etablierte Werbe- und Mediaagenturen mit 10-50 Mitarbeitern profitieren von der Branchenspezialisierung und dem integrierten Ansatz. Die Software deckt alle kaufmännischen und operativen Prozesse ab, ohne dass zusätzliche Systeme erforderlich sind. Die Investition lohnt sich besonders, wenn komplexe Etatstrukturen und Mediabuchungen zum Tagesgeschäft gehören.

Agenturen mit intensiver Mediaplanung finden in a.i.s eine der wenigen Lösungen, die Mediaplanung, Provisionsverwaltung und Abrechnung nativ integrieren. Die Verwaltung von Belegungskalendern und automatische Provisionsberechnung sparen erhebliche Zeit gegenüber Excel-Lösungen oder separaten Tools.

Agenturgruppen und Holdings nutzen die Mandantenfähigkeit für zentrale Verwaltung bei gleichzeitiger rechtlicher Trennung. Konzernweite Auswertungen bei individueller Projektabwicklung werden dadurch möglich. Die gemeinsame Ressourcenplanung über Agenturstandorte hinweg optimiert die Auslastung.

Agenturen mit hohen Compliance-Anforderungen schätzen die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorgänge. Die integrierte FIBU und das Rechnungswesen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen. Für Agenturen mit öffentlichen Auftraggebern ist die lückenlose Dokumentation besonders wichtig.

Auswahlkriterien für die Entscheidung:

• Projektvolumen: Ab ca. 50 aktiven Projekten jährlich rechtfertigt sich der Implementierungsaufwand
• Mediadisposition: Wird regelmäßig Werbefläche eingekauft und weitervermittelt?
• Integrationsbedarf: Wie wichtig ist die Vermeidung von Schnittstellenproblemen?
• IT-Ressourcen: Ist internes Know-how für Windows-Server-Umgebungen vorhanden?

Details zur Werbeagentur Software