weclapp | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann weclapp?

Bestandsverwaltung

Echtzeit-Multi-Warehouse-Inventartracking – Live-Bestandsübersicht über alle Lagerstandorte in zentraler Ansicht verfügbar

Automatisierte Meldebestände & Nachbestellvorschläge – System schlägt Bestellungen vor, reduziert Personalaufwand um 30 Prozent

ABC-Analyse & Lagerwertberichte – Artikel werden nach Umsatz klassifiziert, Lagerstrategie lässt sich optimieren

Chargen- und Seriennummern-Tracking – Vollständige Rückverfolgbarkeit für Lebensmittel, Pharma und Automotive-Teile

Auftragsabwicklung & Versand

Multi-Channel-Auftragsmanagement – E-Commerce, Kassensysteme und Marktplätze wie Amazon oder Shopify zentral verwalten

Versand-Integration mit automatischem Labeldruck – DHL, UPS, DPD und GLS direkt angebunden, Labels automatisch generiert

Rückstands- und Teilbelieferungsmanagement – Intelligente Abwicklung unvollständiger Lieferungen ohne manuelle Nacharbeit

Drop-Shipment & Konsignationsprozesse – Spezialisierte Workflows für direkte Lieferung vom Lieferanten zum Kunden

Planung & Disposition

Materialbedarfsplanung (MRP) – Automatische Berechnung von Fertigungsbedarf und optimalen Nachbestellzeitpunkten

Mobile Datenerfassung per Barcode – Wareneingang, Ausgang und Umlagerungen mit Scanner vor Ort erfassen

Lieferantenportal – Lieferanten bestätigen Bestellungen online, Medienbrüche werden minimiert

Controlling & Finanzen

Automatische Rechnungsstellung mit Margenkalkulation – Rechnungen werden automatisch erstellt, Gewinn pro Artikel berechnet

Bestandsbewertung nach FIFO oder LIFO – Verschiedene Bewertungsmethoden je nach betriebswirtschaftlicher Anforderung

Verfallsdatum-Management – Ablaufdaten werden überwacht, FIFO-Kommissionierung automatisch gesteuert

Backorder-Reporting & Liefertreue-Analyse – Ausstände und Lieferantenperformance transparent dokumentiert

🟨 Besonderheiten – Was macht weclapp einzigartig?

Komplettpaket ERP + WWS + CRM + Buchhaltung in einer Cloud-Plattform

weclapp vereint alle Geschäftsprozesse in einem System – vom Webshop über die Lagerverwaltung bis zur Buchhaltung. Manuelle Buchungsfehler sinken laut Herstellerangaben um bis zu 85 Prozent, da Daten nur einmal erfasst werden. Viele Wettbewerber setzen auf getrennte Systeme, die über Schnittstellen kommunizieren müssen.

Einschränkung: Für Konzerne mit über 100 Lagerstandorten und hochkomplexen Strukturen stößt das System an Grenzen. Hier sind spezialisierte Enterprise-Lösungen besser geeignet.

No-Code-Workflow-Engine mit offener REST-API

Fachanwender können Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse anpassen – etwa Freigabeworkflows oder automatische Benachrichtigungen. Die umfangreich dokumentierte REST-API ermöglicht Entwicklern nahezu unbegrenzte Individualentwicklungen. Diese Kombination aus Business-User-Freundlichkeit und Entwicklerflexibilität ist im KMU-Segment selten.

Einschränkung: Sehr spezifische Auswertungen oder komplexe Business-Intelligence-Anforderungen erfordern externe BI-Tools oder Entwicklungsaufwand.

ISO/IEC 27001-Zertifizierung mit ausschließlich deutscher Datenhaltung

Die Daten liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren, DSGVO-Konformität ist durch Zertifizierung nachgewiesen. Für datenschutzsensible Branchen oder deutsche Mittelständler mit strengen Compliance-Anforderungen bietet dies eine sichere Rechtsgrundlage. Viele Wettbewerber nutzen US-Cloud-Dienste oder verzichten auf Zertifizierungen.

Einschränkung: Premium-Sicherheitsstandards verursachen höhere Betriebskosten, die sich im Preis widerspiegeln.

Agile Release-Zyklen ohne Systemausfälle

Monatliche bis quartalsweise Updates werden automatisch eingespielt, während das System weiterbetrieben wird. Neue Funktionen, Bugfixes und Performance-Verbesserungen stehen kontinuierlich zur Verfügung. Das Zero-Downtime-Deployment verhindert Unterbrechungen im Tagesgeschäft.

Einschränkung: Häufige Änderungen erfordern regelmäßige Schulungen, damit Anwender neue Funktionen auch nutzen können.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich weclapp besonders?

KMU-Händler mit Multi-Channel-Vertrieb profitieren von der zentralen Bestandsführung über alle Verkaufskanäle hinweg. Ob Shopware-Shop, Amazon-Marktplatz oder stationäres Geschäft – alle Bestände werden automatisch synchronisiert. Manuelle Abgleiche entfallen komplett.

Fertigungsbetriebe mit Chargen- oder Serienpflicht erhalten vollständige Rückverfolgbarkeit und automatisierte Materialbedarfsplanung. Besonders für Betriebe mit 50 bis 200 Mitarbeitern, die Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, bietet das System die richtige Balance aus Funktionstiefe und Bedienbarkeit.

Onlinehändler mit hohem Bestellvolumen sparen durch automatisierte Auftragsabwicklung und Versandintegration bis zu 30 Stunden Personalaufwand pro Monat. Die Dropshipping-Funktionen ermöglichen direkten Versand vom Lieferanten, ohne dass Ware das eigene Lager durchläuft.

Logistikzentren mit ein bis fünf Standorten steuern Bestände in Echtzeit über mobile Datenerfassung. Das Rückstands-Management sorgt für transparente Abwicklung unvollständiger Lieferungen. Die zentrale Übersicht verhindert Über- oder Unterbestände.

Auswahlkriterien – Was muss zutreffen?

Bedarf an integriertem Cloud-ERP ohne Medienbruch: Das System eignet sich für Unternehmen, die bisher mit getrennten Lösungen für Shop, Lager und Buchhaltung arbeiten. Wer bereits ein optimal integriertes Altsystem mit hohem Anpassungsaufwand nutzt, sollte die Wechselkosten genau kalkulieren.

DSGVO und deutsche Datenhaltung als Muss-Kriterium: Deutsche Hersteller oder regulatorisch sensible Branchen finden hier einen verlässlichen Partner. Für internationale Konzerne mit verteilter Datenhaltung über mehrere Kontinente ist das System weniger passend.

Budget für SaaS-Abo im mittleren Preissegment: Bei 20 bis 50 Lizenzen entstehen monatliche Kosten zwischen 1.000 und 6.500 Euro. Großunternehmen mit über 1.000 Anwendern sollten Enterprise-Systeme prüfen, sehr preissensitive Betriebe finden günstigere Alternativen.

Schnelle Implementierung mit niedriger IT-Komplexität: Unternehmen, die innerhalb von zwei bis vier Monaten produktiv sein wollen und begrenzte IT-Ressourcen haben, treffen eine gute Wahl. Für Großprojekte mit sechs bis zwölf Monaten Laufzeit gibt es spezialisierte Enterprise-Lösungen.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

weclapp ist ein integriertes Cloud-ERP mit Fokus auf KMU-Warenwirtschaft. Das System bildet Bestandsverwaltung, Multi-Channel-Auftragsabwicklung, Materialbedarfsplanung und automatisierte Disposition in einer Plattform ab. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen: Vom Webshop-Auftrag über die Kommissionierung bis zur Rechnung erfolgen alle Schritte ohne Medienbruch.

Die E-Commerce-Integration gehört zu den Kernstärken. Out-of-the-Box-Connectoren zu Shopware, Shopify, Amazon und eBay sind verfügbar. Versanddienstleister wie DHL, UPS und DPD lassen sich direkt anbinden, Versandlabels werden automatisch generiert. Die DATEV-Schnittstelle sorgt für durchgängige Prozesse bis in die Finanzbuchhaltung. Diese Durchgängigkeit reduziert manuelle Eingaben und damit auch Fehlerquellen erheblich.

Das System unterstützt Echtzeit-Inventartracking über mehrere Lager hinweg. Automatisierte Meldebestände lösen Nachbestellvorschläge aus, sobald definierte Schwellenwerte unterschritten werden. Die ABC-Analyse klassifiziert Artikel nach Umsatzbedeutung und ermöglicht so eine strategische Lageroptimierung. Chargen- und Seriennummern-Tracking gewährleistet vollständige Rückverfolgbarkeit – eine Grundanforderung für Lebensmittel-, Pharma- und Automotive-Branchen.

Bei aller Funktionsvielfalt gibt es klare Grenzen: weclapp ist kein spezialisiertes Warehouse-Management-System. Voice-Picking, automatische Slotting-Strategien oder komplexe 3PL-Cross-Docking-Szenarien werden nicht unterstützt. Für hochautomatisierte Großlager mit über zehn Lagermitarbeitern pro Schicht sollten spezialisierte WMS-Lösungen geprüft werden. Das System positioniert sich bewusst als integrierte Gesamtlösung für den gehobenen Mittelstand, nicht als Spezialwerkzeug für Logistikdienstleister.

Wissenswertes zum Anbieter

Die weclapp GmbH wurde 2008 in München gegründet und beschäftigt rund 200 Mitarbeiter. Das Unternehmen konzentriert sich auf den DACH-Markt und betreut über 4.000 aktive Kunden. Seit 2021 ist weclapp Teil der Standard Group, was finanzielle Stabilität und kontinuierliche Investitionen in Produktentwicklung sicherstellt. Die Eigentümerstruktur bietet Planungssicherheit für langfristige Kundenprojekte.

Die Kundenzufriedenheit spiegelt sich in Bewertungen wider: Auf Capterra erreicht weclapp 4,5 von 5 Sternen, insbesondere bei Bedienbarkeit und Support-Qualität. Die Abo-Verlängerungsrate liegt laut Herstellerangaben über 90 Prozent – ein Indikator für erfolgreiche Produktnutzung. Regelmäßige Anwenderkonferenzen und Feature-Releases zeigen die aktive Weiterentwicklung. Der Support ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr telefonisch und per E-Mail erreichbar, optional sind Premium-SLA-Verträge verfügbar.

Die Unternehmensphilosophie setzt auf drei Säulen: Kundenorientierung, agile Entwicklung und offene Plattform-Architektur. Der API-First-Ansatz bedeutet, dass jede Funktion über die REST-API zugänglich ist – nicht nur ausgewählte Schnittstellen. Die Microservice-Architektur ermöglicht schnelle Updates einzelner Module ohne Systemausfälle. Monatliche bis quartalsweise Release-Zyklen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen. Diese technische Modernität unterscheidet weclapp von vielen etablierten ERP-Anbietern mit monolithischen Systemen und jährlichen Updates.

Technische Details & Integration

Das System basiert auf einer Cloud-Architektur in europäischen Rechenzentren, hauptsächlich bei Hetzner und AWS EU. Die Microservice-Infrastruktur nutzt Kubernetes und Docker für Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit. Anwender arbeiten browserbasiert über Chrome, Edge oder Firefox, für mobile Erfassung stehen iOS- und Android-Apps zur Verfügung. Hardware-Investitionen beschränken sich auf Barcode-Scanner und gegebenenfalls mobile Endgeräte.

Die REST-API mit Webhooks bildet das Herzstück der Integrationsfähigkeit. Die Dokumentation ist für das KMU-Segment ungewöhnlich umfangreich und entwicklerfreundlich aufbereitet. OAuth2 und OpenID Connect gewährleisten sichere Authentifizierung bei externen Integrationen. Standard-Connectoren zu E-Commerce-Plattformen, Versanddienstleistern und Buchhaltungssystemen sind vorkonfiguriert verfügbar. Individuelle Anbindungen lassen sich dank klarer API-Struktur mit überschaubarem Aufwand realisieren.

Die Sicherheitsarchitektur erfüllt höchste Standards: ISO/IEC 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und GoBD-Compliance sind nachgewiesen. SSL/TLS-Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, tägliche Backups sichern gegen Datenverlust. Regelmäßige Penetrationstests prüfen die Infrastruktur auf Schwachstellen. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in Deutschland und der EU, ohne Ausnahmen. Diese Transparenz bei Datenschutz und Datenhaltung ist im Cloud-Markt nicht selbstverständlich und bietet rechtliche Sicherheit für deutsche Unternehmen.

Kosten & Preismodell

weclapp nutzt ein SaaS-Abo-Modell mit nutzerbasierter Lizenzierung. Die Basis-Edition kostet etwa 49 Euro pro Nutzer und Monat, die Professional-Edition rund 79 Euro und die Enterprise-Edition circa 129 Euro. Add-ons für zusätzliche Versandintegration oder E-Commerce-Connectoren schlagen mit 10 bis 30 Euro monatlich zu Buche. Die Preise verstehen sich als Richtwerte, konkrete Konditionen hängen von Nutzeranzahl und Funktionsumfang ab.

Einmalige Implementierungskosten beginnen bei 2.000 Euro für minimales Onboarding. Realistischer sind 10.000 bis 30.000 Euro für mittlere Komplexität mit Datenmigration, Integrationen und Schulungen. Hardware wie Barcode-Scanner kostet 500 bis 2.000 Euro pro Gerät, abhängig von Robustheit und Funktionsumfang. Diese Investitionen sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Der Return on Investment liegt typischerweise bei 12 bis 18 Monaten. Zeitersparnisse durch Automatisierung, Fehlerreduktion um bis zu 85 Prozent bei manuellen Buchungen und optimierte Lagerhaltung amortisieren die Investition. Für 20 Nutzer über fünf Jahre ergibt sich eine geschätzte Total Cost of Ownership von rund 150.000 Euro – inklusive Lizenzen, Implementierung und Hardware. Im Vergleich zu On-Premise-ERP-Systemen entfallen Kosten für Serverinfrastruktur, Administration und Major-Upgrades. Die laufenden Kosten sind kalkulierbar, Skalierung bei Wachstum erfolgt linear durch zusätzliche Lizenzen.

Migration & Umstieg

Die Implementierung gliedert sich in vier Phasen: Sollanalyse, Konfiguration, Test mit Schulung und Go-Live. Jede Phase dauert zwei bis sechs Wochen, je nach Komplexität. Für einfache Szenarien sind zwei bis vier Monate realistisch, komplexe Projekte benötigen vier bis sechs Monate. Im Vergleich zu SAP Business One mit typischen sechs bis neun Monaten ist das deutlich schneller.

Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Datenqualität. Der Import von Altdaten über CSV oder XML ist standardmäßig möglich. Die Bereinigung fehlerhafter oder inkonsistenter Daten dauert jedoch oft länger als geplant – zwei bis vier Wochen zusätzlich sind keine Seltenheit. Key-User sollten 80 bis 120 Stunden Projektzeit einplanen. Diese Zeit ist gut investiert, denn saubere Stammdaten sind die Grundlage für alle automatisierten Prozesse.

weclapp unterstützt den Umstieg durch mehrere Maßnahmen: Die weclapp Academy bietet E-Learning-Module zu allen Funktionsbereichen. Webinare erklären neue Features und Best Practices. Ein Partnernetzwerk mit Implementierungsagenturen steht zur Verfügung. Schulungen dauern je nach Rolle vier bis acht Stunden. Nach dem Go-Live folgt eine ein- bis zweiwöchige Hypercare-Phase mit intensivem Support, um Anlaufschwierigkeiten schnell zu beheben. Diese strukturierte Vorgehensweise minimiert Produktivitätsverluste während der Umstellung.

Vorteile und Herausforderungen

Die intuitive Bedienoberfläche ermöglicht kurze Einarbeitungszeiten. Neue Mitarbeiter sind nach wenigen Tagen produktiv einsetzbar. Die Multi-Channel-Integration funktioniert out-of-the-box – Shop-Systeme, Marktplätze und Kassensysteme lassen sich ohne Programmierung anbinden. Automatisierte Prozesse wie Materialbedarfsplanung oder Meldebestände reduzieren manuelle Fehler nach Herstellerangaben um bis zu 85 Prozent. Die ISO-27001-Zertifizierung mit EU-Datenhaltung bietet rechtliche Sicherheit für datenschutzsensible Unternehmen. Agile Updates ohne Downtime sorgen für kontinuierliche Verbesserungen ohne Betriebsunterbrechungen.

Herausforderungen liegen in den fehlenden Spezial-WMS-Funktionen. Voice-Picking, automatisches Slotting oder komplexe 3PL-Prozesse werden nicht unterstützt. Die Reporting-Tiefe im Standard ist begrenzt – für Business Intelligence sind externe Tools oder Eigenentwicklungen nötig. Die Offline-Funktion für mobile Scanner ist eingeschränkt, stabiler Internetzugang im Lager ist Voraussetzung. Anpassungen für sehr spezifische Workflows erfordern Entwicklungsaufwand über die No-Code-Möglichkeiten hinaus. Die Datenmigration dauert oft länger als geplant, da Altdatenqualität meist unterschätzt wird.

Die schnelle Return-on-Investment-Berechnung basiert auf realen Zeiteinsparungen: Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern spart durch Automatisierung etwa 30 Prozent Bearbeitungszeit bei Routineaufgaben. Das entspricht sechs Vollzeitstellen oder rund 300.000 Euro Personalkosten pro Jahr. Selbst wenn nur ein Drittel dieser Einsparung realisiert wird, amortisiert sich die Investition innerhalb von 18 Monaten. Die Fehlerreduktion bei Auftragserfassung und Lagerbuchungen verhindert Fehllieferungen und Reklamationen, was zusätzlich Kosten und Kundenunzufriedenheit reduziert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist weclapp auch für kleine Einzelhandelsketten geeignet? Ja, das System eignet sich optimal für Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern und ein bis drei Filialen plus Onlineshop. Die zentrale Bestandssteuerung, POS-Integration und das Multi-Channel-Management gehören zu den Kernstärken. Filialen greifen auf denselben Bestand zu, Über- oder Unterbestände werden vermieden.

Kann ich weclapp On-Premise betreiben? Die Standard-Lösung ist cloudbasiert. On-Premise-Installation ist nur auf Anfrage über Partner möglich und wirtschaftlich meist nicht sinnvoll für KMU. Die Cloud-Variante bietet höhere Verfügbarkeit, automatische Updates und keine Infrastrukturkosten.

Wie lange dauert die Datenübernahme aus unserem alten System? Vier bis sechs Wochen sind typisch, abhängig von Datenmenge und -qualität. Datenbereinigung kann weitere zwei bis vier Wochen in Anspruch nehmen. Eine gründliche Vorbereitung mit Datenanalyse verkürzt diese Phase erheblich.

Welche Support-Sprachen gibt es? Primär Deutsch, optional Englisch. Der Support ist montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr über Telefon und E-Mail erreichbar. Premium-SLA-Verträge mit erweiterten Reaktionszeiten sind verfügbar.

Kann ich weclapp mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden? Ja, eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle ist vorhanden. Weitere Buchhaltungssysteme lassen sich über die REST-API anbinden. Die API-Dokumentation unterstützt Entwickler bei individuellen Integrationen.

Passt weclapp für Herstellungsbetriebe? Für kleinere bis mittlere Fertigung mit Materialbedarfsplanung, Chargen-Tracking und Komponentenverwaltung ist das System geeignet. Nicht passend für komplexe Make-to-Order-Prozesse oder Prozessindustrie mit kontinuierlicher Produktion.

Wie sicher sind meine Daten? ISO/IEC 27001-Zertifizierung, ausschließlich EU-Datenhaltung, SSL/TLS-Verschlüsselung und tägliche Backups bieten höchste Sicherheitsstandards für das KMU-Segment. Regelmäßige Penetrationstests prüfen die Infrastruktur kontinuierlich.

Gibt es Branchenlösungen oder Vorlagen? Basierend auf Nutzerfeedback bietet weclapp Best-Practice-Konfigurationen für Handel, E-Commerce und leichte Fertigung. Diese Vorlagen beschleunigen die Implementierung, individuelle Anpassungen bleiben möglich.