sevDesk Warenwirtschaft | Warenwirtschaftssysteme | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann sevDesk Warenwirtschaft?

Bestandsverwaltung & Lagerwirtschaft

• Echtzeit-Bestandsführung – Lagerbestände werden automatisch mit Chargen, Seriennummern und Projekten synchronisiert
• Multilagerverwaltung – Verfügbarkeit über mehrere Standorte hinweg zentral einsehen und steuern
• Automatische Lagerbuchungen – Warenein- und -ausgang erfolgt ohne manuelle Erfassungsschritte
• Inventurverwaltung – Bestandsaufnahmen digital durchführen und Differenzen automatisch verbuchen

Planung & Nachbestellungen

• Mindest- und Meldebestände – Schwellenwerte definieren und automatische Bestellvorschläge erhalten
• Rahmenbestellungen – Lieferantenverträge hinterlegen und Abrufe zentral verwalten
• ABC-Analyse – Schnelldreher und langsame Artikel auf Basis von Umschlagberichten identifizieren
• Bestellwesen – Bestellungen erstellen, verfolgen und mit Wareneingang abgleichen

Mobile & Scannung

• Barcode-Scanning per App – Wareneingang und Kommissionierung direkt am Smartphone abwickeln
• Mobile Lagerverwaltung – Lagerbestände unterwegs prüfen und Buchungen durchführen

Vertrieb & Versand

• Shop-Anbindung – Shopify, WooCommerce und Shopware mit automatischem Bestandsabgleich verbinden
• Versanddienstleister-Integration – DHL, DPD und Hermes für Pick-and-Pack-Workflows nutzen
• Dokumentenmanagement – Lieferscheine, Verpackungslisten und Belege vollautomatisch erstellen und archivieren

Partnerverwaltung & Stammdaten

• Artikel-Variantenverwaltung – Mehrfachpreise, Lieferanten-SKUs und Stücklisten zentral pflegen
• Kunden- und Lieferantenverwaltung – Alle Geschäftspartner mit Stammdaten und Konditionen verwalten
• Rollen- und Rechtemanagement – Zugriffe für Lager-, Einkaufs- und Vertriebsteams differenziert steuern

Integration & Automatisierung

• API-First-Schnittstellen – REST-API v3 für eigene Integrationen und RPA-Lösungen nutzen
• DATEV-Export – Bestands- und Finanzdaten nahtlos an Steuerberater übergeben
• EDI-Schnittstellen – Grundfunktionen für elektronische Lieferantenkommunikation verfügbar

🟨 Besonderheiten – Was macht sevDesk Warenwirtschaft einzigartig?

Einheitliche Plattform: Buchhaltung und Warenwirtschaft aus einer Hand

sevDesk verbindet Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft in einem System ohne Schnittstellen-Bruchstellen. Die GoBD-Konformität ist systemimmanent, nicht das Ergebnis komplexer Workarounds. Diese Integration ist in der Preisklasse unter 50 Euro pro Monat einzigartig. Wettbewerber bieten Warenwirtschaft meist als externes Zusatzmodul an, das aufwendig integriert werden muss.

Einschränkung: Die tiefe Integration bedeutet auch, dass eine getrennte Nutzung nur der Warenwirtschaft ohne Buchhaltung nicht sinnvoll ist. Unternehmen mit bestehenden Finanzsystemen müssen Doppelstrukturen in Kauf nehmen.

Cloud-Native Architektur für schnelle Implementierung

Die Microservices-Architektur ermöglicht Implementierungen in ein bis zwei Wochen bei Neugründungen. Keine IT-Infrastruktur ist erforderlich, Updates erfolgen kontinuierlich ohne Ausfallzeiten. Die Realität zeigt: Mit Altdaten-Migration sind drei bis vier Wochen realistischer, aber immer noch deutlich schneller als bei klassischen ERP-Systemen.

Einschränkung: Die reine Cloud-Lösung bedeutet absolute Internetabhängigkeit. Bei Verbindungsabbrüchen sind Lagervorgänge nur eingeschränkt möglich. Ein Offline-Betrieb ist nicht vorgesehen.

Deutsche DSGVO- und GoBD-Zertifizierung mit ISO 27001

Alle Daten bleiben in Frankfurt auf AWS-Servern. Die Software verfügt über offizielle Prüfbestätigungen statt bloßer Marketingversprechen. Dies schafft höheres Vertrauen als bei ausländischen Anbietern, besonders im deutschen Mittelstand.

Einschränkung: Trotz Zertifizierungen ersetzt sevDesk keine Speziallösungen für hochregulierte Branchen wie Pharma oder Lebensmittelproduktion. Spezifische Audit-Trails und Validierungsprozesse fehlen.

Öffentliche Produktroadmap mit Community-Beteiligung

Nutzer können auf der öffentlichen Roadmap für Features abstimmen. Feature-Requests werden transparent priorisiert und umgesetzt. Dies signalisiert langfristige Stabilität und ermöglicht schnellere Innovationszyklen als bei großen Legacy-ERP-Anbietern.

Einschränkung: Die Community-basierte Entwicklung bedeutet, dass Nischenfunktionen für kleine Nutzergruppen möglicherweise lange warten müssen oder gar nicht umgesetzt werden.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich sevDesk Warenwirtschaft besonders?

Zielgruppen mit konkreter Begründung

Online-Händler und E-Commerce-Startups mit 1 bis 20 Mitarbeitern profitieren besonders von der direkten Shop-Anbindung an Shopify, WooCommerce und Shopware. Die schnelle Implementierung von ein bis zwei Wochen und die monatliche Kündbarkeit senken das Einstiegsrisiko erheblich. Der automatische Bestandsabgleich verhindert Überverkäufe und spart täglich Stunden manueller Arbeit.

Handelsunternehmen mit 2 bis 5 Lagerorten und 20 bis 150 Mitarbeitern nutzen die Multilagerverwaltung für zentrale Bestandsübersicht. Die ABC-Analyse und Bestandsoptimierung reduzieren die Kapitalbindung messbar. Die Integration von Versanddienstleistern beschleunigt die Auftragsabwicklung spürbar.

Dienstleister mit Materiallager und 10 bis 100 Mitarbeitern benötigen grundlegende Lagerbestandsverfolgung ohne Overengineering. Die Kombination aus einfacher Warenverwaltung und vollständiger Finanzbuchhaltung deckt alle Anforderungen ab. Die intuitive Bedienung minimiert den Schulungsaufwand.

Selbstständige und kleine Agenturen mit 1 bis 5 Mitarbeitern erhalten eine kostengünstige All-in-one-Lösung für Rechnungen und einfache Warenverwaltung. Der minimale Support-Bedarf und die niedrigen Einstiegskosten passen zum Budget von Gründern und Einzelunternehmern.

Wichtige Auswahlkriterien

Budget und Wachstumsperspektive: Unternehmen mit einem Budget unter 100 Euro pro Monat für zwei bis drei Nutzer finden in sevDesk eine passende Lösung. Bei geplantem Wachstum auf über 200 Mitarbeiter sollte rechtzeitig die Skalierbarkeit geprüft und eventuell ein Wechsel zu größeren ERP-Systemen eingeplant werden.

Cloud versus On-Premise: sevDesk ist ausschließlich cloudbasiert. Unternehmen müssen Cloud-Lösungen akzeptieren und über stabile Internetverbindung verfügen. Für IT-arme KMU ohne eigene Server-Infrastruktur ist dies ideal. Wer On-Premise bevorzugt, muss Alternativen prüfen.

Branchenzugehörigkeit: Handel, E-Commerce und Dienstleistungen sind perfekt abgedeckt. Produktionsunternehmen mit komplexen Stücklisten, Pharma-Hersteller oder Lebensmittelproduzenten mit speziellen Compliance-Anforderungen sollten Branchenlösungen bevorzugen.

Integrationsbedarf: Wenn Shop-Anbindung, Versand und Buchhaltung kritische Anforderungen sind, bietet sevDesk eine Komplettlösung ohne Schnittstellen-Brüche. Unternehmen mit EDIFACT-Massenanbindung an Großkunden benötigen spezialisierte EDI-Lösungen.

Details zur Warenwirtschaftssoftware

sevDesk Warenwirtschaft ist eine integrierte Cloud-Lösung, die Echtzeitbestandsführung, Multilagerverwaltung und automatisierte Nachbestelllogik vereint. Die Software arbeitet als modulare Ergänzung zur Buchhaltung, nicht als isoliertes System. Lagerbestände, Verfügbarkeiten und Bestandswerte werden live berechnet und sind überall im System synchron verfügbar – in Shop-Anbindungen, Rechnungen und Reports. Schnittstellen-Fehler zwischen verschiedenen Modulen sind damit ausgeschlossen.

Die Arbeitsfluss-Automatisierung erstreckt sich von Wareneingang über Kommissionierung bis Pick-and-Pack. Viele manuelle Schritte entfallen komplett. Das Barcode-Scanning beschleunigt Lagerprozesse um 40 bis 50 Prozent. Lager- und Verkaufsteams arbeiten mit identischer Echtzeit-Bestandsinformation – Excel-Listen und Überverkäufe gehören der Vergangenheit an.

Typische Einsatzszenarien umfassen Start-ups mit Online-Shop und Versandlogistik, Einzelhandelsketten mit bis zu fünf Lagerstandorten sowie Online-Marktplätze mit Amazon- und eBay-Integration. Nicht geeignet ist sevDesk für Fertigungsunternehmen mit komplexen Stücklisten und Produktionsplanung, Großkonzerne mit Performance-Anforderungen jenseits der 50.000 Artikel sowie Pharma- und Lebensmittelunternehmen mit speziellen Compliance-Anforderungen.

Die Benutzeroberfläche ist webbasiert und erfordert nur einen aktuellen Browser. Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen Lagervorgänge unterwegs. Die Lernkurve ist flach – neue Mitarbeiter sind laut Herstellerangaben nach wenigen Stunden produktiv. Die Menüführung folgt gängigen Konventionen und vermeidet Fachjargon.

Wissenswertes zum Anbieter

Die sevDesk GmbH wurde 2013 in Offenburg gegründet und beschäftigt über 100 Mitarbeiter. Das Unternehmen wird von renommierten Investoren wie Capnamic und Global Founders Capital finanziert und hat eine stabile, wachsende Marktposition im deutschsprachigen KMU-Segment. Die Spezialisierung liegt auf Cloud-Buchhaltung und Warenwirtschaft für Freiberufler, Handwerker, E-Commerce und kleine Handelsbetriebe. Der Fokus: einfache Selbstbedienung ohne externe IT-Berater.

Vertrauen und Transparenz werden durch mehrere Zertifizierungen untermauert. Die ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheit, das GoBD-Testat durch unabhängige Wirtschaftsprüfer und die DSGVO-Konformität mit Hosting in Frankfurt schaffen klare Rechtsgrundlagen. Die öffentliche Produktroadmap ist ungewöhnlich transparent – Nutzer können Features vorschlagen und darüber abstimmen. Dies gibt Einblick in die Entwicklungsrichtung.

Das Support-Modell ist nach Tarifen gestaffelt. Standard-Tarife bieten E-Mail-Support mit Reaktionszeiten von 24 bis 48 Stunden. Premium-Tarife umfassen Chat und Telefon-Support. Eine umfangreiche Wissensbasis mit Tutorials, FAQ und Community-Forum ermöglicht Selbsthilfe bei häufigen Fragen.

Die Kundenzufriedenheit liegt bei Capterra bei 4,5 von 5 Sternen und bei Trustpilot bei 4,1 von 5 Sternen. Positive Bewertungen heben besonders die Usability und schnelle Implementierung hervor. Kritische Punkte betreffen teilweise längere Support-Reaktionszeiten im Standard-Support sowie Einschränkungen bei Spezialmodulen für Nischenbranchen.

Technische Details und Integration

Die Architektur basiert auf Cloud-SaaS auf AWS Frankfurt mit Microservices-Struktur. Eine On-Premise-Option existiert nicht. Ein aktueller Browser und Internetverbindung reichen aus. sevDesk folgt einem kontinuierlichen Deployment-Modell mit monatlichen Feature-Updates und wöchentlichen Bugfixes. Das klassische Versions-Update-Modell mit großen Release-Sprüngen entfällt damit.

Die REST-API v3 ist öffentlich dokumentiert und über Swagger zugänglich. Webhooks ermöglichen Echtzeit-Events für externe Systeme. Dies erlaubt Integration mit RPA-Tools, Custom-Anwendungen oder zusätzlichen Marktplatz-Anbindungen. Die API-Dokumentation ist umfassend und enthält Beispielcode für gängige Programmiersprachen.

Standard-Integrationen umfassen Shop-Systeme wie Shopify, WooCommerce und Shopware mit automatischem Bestandsabgleich. Versanddienstleister wie DHL, DPD und Hermes sind für Pick-and-Pack-Workflows integriert. Der DATEV-Export übergibt Buchhaltungsdaten nahtlos an Steuerberater. EDI-Unterstützung ist vorhanden, aber begrenzt – EDIFACT wird nicht vollständig unterstützt, was für kleinere Lieferantennetzwerke ausreichend ist.

Die Sicherheit umfasst TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen, tägliche Backups mit mehrfacher Redundanz und Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO als Standardleistung. Laut Herstellerangaben gab es keine dokumentierten größeren Datenschutzvorfälle. Penetration-Tests sind Standard, Details werden aus Sicherheitsgründen nicht öffentlich kommuniziert. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Accounts verfügbar und wird für sensible Berechtigungen empfohlen.

Kosten und Preismodell

Die Tarifstruktur beginnt mit einem Basis-Tarif für Buchhaltung ab etwa 9,90 Euro pro Monat. Das Warenwirtschafts-Addon kostet zusätzlich ab 29,90 Euro monatlich. Die Preise staffeln sich nach Nutzeranzahl und reduzieren sich bei Jahresbezahlung. Die monatliche Kündbarkeit bietet hohe Flexibilität, besonders für KMU mit schwankenden Anforderungen.

Die Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre zeigt für KMU mit zwei Warenwirtschafts-Nutzern etwa 5.000 bis 8.000 Euro Lizenzkosten plus 500 bis 2.000 Euro für Implementierung und Integration. Im Vergleich: On-Premise-ERP-Systeme verursachen 50.000 bis 150.000 Euro im gleichen Zeitraum.

Versteckte Kosten können durch Premium-Support entstehen, der bis zu 500 Euro monatlich kosten kann. Zusätzliche Benutzerlizenzen, Marktplatz-Konnektoren für Amazon oder eBay (etwa 10 bis 30 Euro monatlich) sowie Custom-API-Entwicklung durch externe Dienstleister (100 bis 200 Euro pro Stunde) sollten eingeplant werden.

Das ROI-Potenzial ist messbar. Die Automatisierung manueller Buchungen spart laut Nutzerfeedback bis zu 50 Prozent Zeit. Optimierte Bestände reduzieren Überbestände um 20 bis 30 Prozent. Schnellere Inventuren und weniger Fehler durch Echtzeit-Bestandsführung amortisieren die Investition oft innerhalb von 6 bis 12 Monaten.

Preislich positioniert sich sevDesk deutlich günstiger als SAP Business One oder Microsoft Dynamics mit initialen Kosten von 10.000 bis 50.000 Euro plus laufender Wartung. Gleichzeitig ist es umfangreicher als Basis-Tools wie Billbee oder FastBill, aber weniger spezialisiert als JTL-Wawi für Desktop-Power-User.

Migration und Umstieg

Der Migrationsablauf beginnt mit dem CSV-Import von Stammdaten wie Artikeln, Adressen, Lieferanten und Anfangsbeständen. Automapper für gesetzliche Kontenrahmen SKR03 und SKR04 vereinfachen die Buchhaltungsübernahme. Die typische Dauer beträgt ein bis vier Wochen, abhängig von Altdaten-Qualität und Datenvolumen.

Die empfohlene Vorbereitung umfasst eine vollständige Bestandsaufnahme durch Inventur, Datenbereinigung mit Eliminierung von Duplikaten und ungültigen Formaten sowie Prozessdokumentation der aktuellen Warenflüsse. Diese Vorarbeit entscheidet maßgeblich über den Migrationserfolg.

Kritische Erfolgsfaktoren sind oft unterschätzt: Die reine Datenmigration macht nur 50 Prozent des Aufwands aus. Die Prozessanpassung ist die andere Hälfte, da sevDesk andere Logik als Legacy-Systeme verwendet. Change-Management ist entscheidend – Mitarbeiter müssen früh einbezogen, geschult und von den Vorteilen überzeugt werden. Ein Parallel-Betrieb von ein bis zwei Wochen mit altem und neuem System minimiert Risiken.

Die Datenvalidierung nach dem Import erfolgt durch Stichproben bei mindestens 10 Prozent der Artikel, Lieferanten und Bestände. Mapping-Fehler sind die häufigste Fehlerquelle und müssen systematisch geprüft werden. Support und Schulungen umfassen fünf bis zehn Stunden pro Abteilung durch Webinare, Online-Dokumentation und Community-Forum.

Laut Herstellerangaben werden 95 Prozent der Migrationen innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen. Die verbleibenden fünf Prozent verzögern sich meist durch unzureichende Datenvorbereitung oder komplexe Legacy-Systeme mit proprietären Formaten.

Vorteile und Herausforderungen

Die großen Vorteile beginnen mit der Benutzerfreundlichkeit. Die intuitive Web-Oberfläche erfordert geringe Schulungszeiten und erzielt hohe Mitarbeiterakzeptanz. Die Implementierung dauert ein bis vier Wochen statt zwei bis drei Monate bei On-Premise-ERP-Systemen. Die End-to-End-Lösung vereint Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Shop-Anbindung und Versand auf einer Plattform ohne Schnittstellen-Brüche.

Die Skalierbarkeit ohne Infrastruktur-Investition ermöglicht Wachstum von einem auf 100 Mitarbeiter ohne Hardware-Umbau. Automatisierung reduziert manuelle Buchungen um bis zu 50 Prozent, Lagerprozesse um 40 Prozent und automatisiert Bestellprozesse weitgehend. Echtzeit-Transparenz liefert jederzeit aktuelle Bestände, Verfügbarkeiten und Finanzpositionen. Die deutsche Compliance mit DSGVO, GoBD und ISO 27001 schafft Vertrauen im Mittelstand.

Die Herausforderungen beginnen mit der Datenqualität von Altsystemen. Schlechte Datenqualität führt zu fehlgeschlagenen Importen oder unsauberen Beständen. Vorherige intensive Datenbereinigung mit CSV-Checks und Duplikat-Elimination ist essentiell. Prozessanpassungen sind notwendig, da alte Workflows nicht zu sevDesk-Logik passen. Prozesse müssen neu dokumentiert werden, gegebenenfalls mit externer Beratung.

Der fehlende Offline-Betrieb blockiert Lagervorgänge bei Internetausfall. Backup-Prozesse mit Papierformularen oder redundante Internetanbindungen sollten geprüft werden. Der technische Support im Standard-Tarif reagiert erst nach 24 bis 48 Stunden. Bei kritischen Anforderungen ist Premium-Support nötig.

Spezialisierte Anforderungen wie Branchenlösungen für Pharma oder komplexe BOM-Strukturen sind nicht abgedeckt. Hier muss evaluiert werden, ob Speziallösungen notwendig sind. Skalierungsgrenzen zeigen sich möglicherweise bei über 50.000 SKUs mit Performance-Einbußen, was rechtzeitig mit dem Anbieter geklärt werden sollte.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich sevDesk offline nutzen? Nein, sevDesk ist eine reine Cloud-Lösung und erfordert ständige Internetverbindung. Offline-Modi existieren nicht, auch nicht für mobile Lagervorgänge. Die mobile App kann Scans zwischenspeichern und später synchronisieren, aber vollständige Offline-Funktionalität ist nicht vorgesehen.

Eignet sich sevDesk für Fertigung mit Stücklisten? Nur eingeschränkt. sevDesk verfügt nicht über ausgefeilte BOM- oder Produktionsplanungsfunktionen. Für einfache Zusammenstellungen wie Verpackungen oder Bundles ist es geeignet. Für komplexe Arbeitspläne oder Material Requirements Planning würden JTL-Wawi oder größere ERP-Systeme besser passen.

Wie lange dauert der Umstieg vom alten System? Die Datenmigration benötigt ein bis vier Wochen je nach Komplexität. Schulung und Prozessanpassung erfordern weitere ein bis zwei Wochen. Ein empfohlener Parallel-Betrieb verlängert den Prozess um ein bis zwei Wochen. Die realistische Gesamtdauer von Entscheidung bis Vollbetrieb beträgt vier bis acht Wochen.

Ist sevDesk GoBD-konform für die Steuererklärung? Ja, sevDesk verfügt über ein GoBD-Testat durch Wirtschaftsprüfer. Bestandsbewertungen, Inventurprozesse und Buchungsprotokolle erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Lieferscheine und Rechnungen sind digital revisionssicher archivierbar. Voraussetzung ist die korrekte und konsequente Nutzung der Software.

Was kostet eine Shop-Anbindung an Shopify? Die Standard-Anbindung an Shopify ist im Warenwirtschafts-Addon enthalten. Zusätzliche Marktplatz-Konnektoren für Amazon oder eBay kosten etwa 10 bis 30 Euro monatlich extra. Die Einrichtung erfolgt meist ohne zusätzliche Implementierungskosten.

Kann ich die Software per API erweitern? Ja, die REST-API v3 ist öffentlich dokumentiert und ermöglicht Anbindung externer Systeme wie CRM, Versandautomatisierung oder RPA-Tools. Die Entwicklungskosten hängen von der Komplexität ab und liegen bei externen Dienstleistern zwischen 100 und 5.000 Euro.

Wie sicher sind meine Daten bei sevDesk? Die Datensicherheit ist hoch. Hosting erfolgt auf AWS in Frankfurt unter deutscher DSGVO-Gesetzgebung. TLS-Verschlüsselung, tägliche Backups und ISO 27001-Zertifizierung sind Standard. Öffentliche Berichte über Sicherheitsvorfälle existieren nicht. Auftragsverarbeitungsverträge sind Standardleistung.

Kann ich nach sevDesk wieder zu einem anderen System wechseln? Ja, durch monatliche Kündbarkeit ist ein Wechsel jederzeit möglich. Datenexport erfolgt per CSV, aber die Details hängen vom Zielsystem ab. Der Migrationsaufwand ist ähnlich wie beim ursprünglichen Umstieg auf sevDesk.

Für wie viele Artikel ist sevDesk geeignet? Laut Nutzerfeedback ist sevDesk bis etwa 10.000 SKUs optimal. Bei sehr hohem Volumen von 50.000 oder mehr Artikeln plus Millionen Transaktionen monatlich können Performance-Grenzen erreicht werden. Offizielle Limits sind nicht dokumentiert, sollten aber bei Großprojekten vorab mit dem Anbieter geklärt werden.

Gibt es eine kostenlose Testphase? Ja, in der Regel können alle Funktionen 30 Tage kostenlos getestet werden. Eine Kreditkarte wird für die Registrierung benötigt. Nach Ablauf der Testphase erfolgt automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Tarif, sofern nicht gekündigt wird.