Software Hardware IT-Dienstleistungen Service

Vorlagenverwaltung | DATEV Eigenorganisation | Steuerberater

Vorlagenverwaltung mit DATEV – Eigenorganisation für Steuerberater (Einfache Vorlage)

In unserem heutigen Blog-Beitrag widmen wir uns der Frage, „Warum sollte man Vorlagen vom Kanzleisoftware-Hersteller, wie zum Beispiel DATEV, verwenden?“. Die Antwort dazu ist prinzipiell recht einfach, denn Menschen machen Fehler und diese sind vermeidbar! Jede Arbeit, die durch eine Vorlage standardisiert bzw. vereinfacht wird sollte man im Unternehmen sinnvollerweise nutzen.

So werden zum Beispiel einfache Kontaktdaten des Mandanten per Hand eingetragen, was nicht selten dazu führt, dass nicht aktuelle Daten verwendet werden. Diese werden jedoch über das Kanzleiprogramm ständig gepflegt. Darüber hinaus können sämtliche Daten aus der Stammakte übernommen werden. Das einzige was man dafür benötigt, sind entsprechende Vorlagen, die dies vollkommen automatisiert erledigen. So müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter diese Daten wie Betreff, Informationen bei Zahlungsaufforderung, Informationen zur Benachrichtigung (z.B. Steuerbescheide mit Ausfertigung der jeweiligen Zahlen & Co.) nicht selbst per Hand übernehmen. Logischerweise erspart Ihnen das viel Zeit, Nerven und somit auch Geld!

Im Nachfolgenden Tutorial, wollen wir Sie nun über die Vorlagenverwaltung aufklären. Darüber hinaus stehen wir von Winbit-IT Ihnen gern jederzeit mit Rat und Tat hierbei zu Seite. Nutzen Sie zur Kontaktaufnahme unser Anfrageformular oder rufen Sie uns direkt an.

 

Wie legt man Vorlagen bei DATEV ArbeitsplatzPro neu an?

 

  1. Rufen Sie zuerst die Vorlagenverwaltung im DATEV Arbeitsplatz Pro auf (Nutzen Sie hierfür unter anderem die „Programmsuche“ –> Eingabe: „Vorlagenverwaltung“). –> Klicken Sie in der Vorlagenverwaltung auf „ -> NEU“ im rechten Bereich.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro

2. Vergeben Sie einen Namen für die zu erstellende Vorlage wie beispielsweise „Standardschreiben“

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro1

3. Klicken Sie danach auf „Ordner auswählen…“ unten rechts, um den Speicherort für die neu zu erstellende Vorlage zu bestimmen.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro2

Wie legt man Vorlagen bei DATEV Eigenorganisation auf Basis bestehender Vorlagen an?

 

  1. Rufen Sie zuerst die Vorlagenverwaltung im DATEV Arbeitsplatz Pro auf (Nutzen Sie hierfür unter anderem die „Programmsuche“ –> Eingabe: „Vorlagenverwaltung“). Klicken Sie in der Vorlagenverwaltung auf „ -> NEU“ im rechten Bereich. Öffnen Sie Anschließend den Reiter „Anwendungen“ links oben, dann „Vorlagen zur Schriftguterstellung“, dann „alle Vorlagen“ dann rechts im Fenster zum Beispiel die Vorlage – „Brief Allgemein“

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro3

2. Rechtsklick auf die Vorlage und den ersten Befehl „Neu auf Basis markierter Vorlage“ auswählen.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro4

3. Vergeben Sie einen Namen für die zu erstellende Vorlage wie z.b. „Standardschreiben“

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro5

4. Klicken Sie danach auf „Ordner auswählen…“ und wählen Sie unten rechts den Speicherort aus.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro6

WICHTIGER HINWEIS: Bei „Ordner auswählen…“ ist die linke Struktur in der Vorlagenverwaltung gemeint. Die dort erstellen Ordner werden dann Links angezeigt.

Wie zum Beispiel der Ordner „Kanzlei“ mit der Vorlage „Brief“ die in der Abbildung zu sehen ist. Da die standardmäßige Vorgabe von DATEV relativ selten so umfassend genutzt wird – erstellen sich viele Kanzleien einen eigenen Bereich mit benötigten Vorlagen.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro7

 

Wie erstellt man Vorlagen bei DATEV auf Basis bestehender Vorlagen?

 

  1. Klicken Sie rechts unten auf „Dokument erstellen“. Um diese Ansicht zu erhalten müssen Sie vorher die Mandantenübersicht geöffnet und einen aktiven Mandanten ausgewählt haben.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro8

2. Nun erscheint ein Fenster zur Vorlagenauswahl. Bitte wählen Sie nun den zuvor erstellten Ordner „Kanzlei“ aus und öffnen Sie die Vorlage „Brief“.

Vorlagenverwaltung DATEV Arbeitsplatz Pro9

3. Danach erscheinen einige Datensätze, die nur zur Bestätigung abgefragt werden. An dieser Stelle haben Sie erneut die Möglichkeit direkten Einfluss auf die Abspeicherung zu nehmen. Ebenfalls entscheiden Sie hier, welche Daten von der Akte übernommen werden sollen.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass heutzutage keiner ohne angepasste Vorlagen arbeiten sollte. Ohne diese nützlichen Hilfsmittel verbraucht man im Durchschnitt zwei bis dreimal so viel Zeit in der Bearbeitung des Schriftverkehrs. Das muss nicht sein, da somit unnötig Zeit verschwendet wird. Bei einer durchschnittlichen Kanzleigröße von vier bis sechs Mitarbeitern, ergibt sich somit ein Zeitverlust von zwei bis vier Wochen. Dabei sind die Überarbeitung von gemachten Fehlern nicht mit einbezogen. Ersparen Sie sich diese Mühe und nutzen Sie unseren Vorlagenservice für Ihr Unternehmen. Jetzt anfrage stellen und Vorlagenlösungen erstellen lassen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Vorlagen, welche in Ihrer Kanzlei nicht fehlen sollten:

  • Bescheid an Mandant mit Option Gewerbesteuer Umsatzsteuer Lohnsteuer
  • Widerspruch an Gemeinde mit Option betriebliche oder private Steuer Steuerbescheide
  • Erklärung an Mandant mit allen oben genannten Optionen
  • Erklärung an Finanzamt – privat oder betrieblich