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Vollmachtsdatenbank | 2.0 | DATEV | Änderungen | 2017

Vollmachtsdatenbank 2.0 – Neuerungen 2017 (DATEV)

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte können Steuerdaten, die bei der Finanzverwaltung gespeichert sind, elektronisch abrufen. Dafür müssen ihnen ihre Mandanten jedoch jeweils im Voraus die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen erteilt haben. Dies wird in der Vollmachtsdatenbank festgehalten und an die Finanzverwaltung übermittelt. Mit der Vollmachtsdatenbank 2.0 wurde die bisherige Vollmachtsdatenbank um neue Funktionen erweitert. Welche Neuerungen es gibt und was genau sich mit der VBD 2.0 ändert, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine Vollmachtsdatenbank & was sind ihre Funktionen?

Die Vollmachtsdatenbank ist ein Baustein der digitalen Kanzlei, über den steuerliche Berater wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder auch Rechtsanwälte bei der Finanzverwaltung auf gespeicherte Steuerdaten zugreifen können, nachdem ihre Mandanten ihnen die entsprechende Vollmacht dazu erteilt haben, diese erfasst und der Finanzverwaltung übermittelt wurde. Wenn die Vollmacht das Recht beinhaltet, die vorausgefüllte Steuererklärung und die Daten des Steuerkontos abzurufen, dann wird durch die Finanzverwaltung automatisch die Berechtigung für sämtliche Vertretungsberechtigten sowie deren unterbevollmächtigten Vertreter innerhalb weniger Tage freigeschaltet. Die Vollmacht liegt persönlich unterschrieben in der Kanzlei vor und muss dem Finanzamt nur auf Nachfrage zugeschickt werden.

Das Unternehmen DATEV übernimmt im Auftrag der Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Rechtsanwaltskammern den Betrieb der Vollmachtsdatenbank. Eine Mitgliedschaft der DATEV-Genossenschaft ist keine Voraussetzung, um die Datenbank nutzen zu können.

DATEV Vollmachtsdatenbank im Überblick:

https://youtu.be/RHc49xGxdEs

Bei der Vollmachtsdatenbank handelt es sich um eine internetbasierte Software-Lösung für steuerliche Berater. Mithilfe dieser Software können die von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten elektronisch verwaltet und die Stellung als Bevollmächtigter des Mandanten gegenüber der betroffenen Finanzverwaltung legitimiert werden. Gleichzeitig dient sie als Berechtigung für den Zugriff auf die elektronisch bei der Finanzverwaltung gespeicherten mandantenbezogenen Daten. Der Abruf der Daten von der Finanzverwaltung erfolgt dabei über die Programme, die in der Kanzlei verwendet werden – insofern diese über die passende Schnittstelle verfügen.

Zu den Funktionen gehört, neben dem Abrufen der vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt), auch das Abrufen des Steuerkontos.

Bevollmächtigte können bei der Finanzverwaltung die vorausgefüllte Steuererklärung abrufen, um sich für ihre Mandanten über die von Dritten gemeldeten Steuerdaten zu informieren. Zu diesen Steuerdaten gehören Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnersatzleistungen, Rentenbezugsmittleilungen, Beiträge zur privaten/freiwilligen gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie Beiträge zur Altersvorsorge. Der Abruf dieser Informationen wird ihnen über die Vollmachtsdatenbank oder alternativ über die von der Finanzverwaltung angebotenen Verfahren ermöglicht. Beim Abrufen von Informationen des Steuerkontos der Mandanten können bevollmächtigte Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte Steuerdaten wie offene Beträge, geleistete Zahlungen und Sollstellungen einsehen. Sobald die Vollmacht hierzu erteilt wurde, können alle Steuerkonten der angegebenen Steuernummern des entsprechenden Mandanten eingesehen werden.

Vollmachtsdatenbank 2.0: Neue Funktionen im Überblick

Im April 2017 wurde die Vollmachtsdatenbank mit der Version 2.0 vollständig an das System der Finanzverwaltung angepasst, sodass jetzt alle Vollmachtsinhalte problemlos übermittelt und verarbeitet werden können. War es Bevollmächtigten vorher möglich, Daten der vorausgefüllten Steuererklärung abzurufen, können jetzt neben der Bekanntgabevollmacht auch Unternehmensvollmachten elektronisch erfasst und übermittelt werden. Sobald die Mandantenvollmachten eine Bekanntgabevollmacht enthalten, stehen die Informationen automatisch den Finanzämtern zur Einsicht offen, sodass dem Finanzamt keine gesonderte Bekanntmachung der Vollmacht mehr zugesendet werden muss. Außerdem entfällt sowohl das Anschreiben an den Mandanten als auch die 37-tägige Wartefrist. Die neue Version der Vollmachtsdatenbank beinhaltet die Vollmachtsvermutung gemäß § 80a Abs. 2 AO: Die Finanzverwaltung schreibt die Mandanten nicht mehr an. Spätestens drei Werktage nach der Übermittlung der Vollmacht erfolgt die Freischaltung sämtlicher berechtigter Datenabrufe. Neuerdings wird auch die Freischaltung des Datenabrufs des Steuerkontos erlaubt, wenn dieses Recht in der Vollmacht inbegriffen ist.

Um eine Unternehmensvollmacht in der Datenbank zu erfassen, müssen steuerliche Berater beim Einholen und Erfassen der Mandantenvollmacht den Namen des Unternehmens so verwenden, wie er bei der Finanzverwaltung bereits bekannt ist. Zusätzlich dazu gilt es, bei der elektronischen Vollmacht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Erkennungsmerkmal anzugeben. Dadurch ist es der Finanzverwaltung möglich, die Zuordnung und Verarbeitung automatisiert durchzuführen. Auf der Mandantenvollmacht muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dafür nicht ergänzt werden.

Mit der VDB 2.0 ist es – wie bereits erwähnt – nun auch möglich, die Berechtigung für den Abruf der Daten des Steuerkontos zu beantragen. Die bisher geltenden länderspezifischen Verfahren zur Registrierung des Steuerkontos entfallen fortan. Berechtigungen, die bereits über das länderspezifische Verfahren eingeholt worden sind, haben auch weiterhin ihre Gültigkeit. Beim elektronischen Abrufen der Steuerkonten wird künftig geprüft, ob eine Berechtigung über die Vollmachtsdatenbank oder nach dem bisherigen Länderverfahren vorliegt. Vollmachten, die über das länderspezifische Verfahren erteilt worden sind, werden nicht automatisch in die neue Vollmachtsdatenbank übernommen – dazu ist die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen erforderlich.

Mehr Informationen zur neuen Vollmachtsdatenbank 2.0 finden Sie hier.

Was war der Anlass zur Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0?

Weil man bei der Finanzverwaltung GINSTER (Grundinformationsdienst Steuern) einführte, wurde am 18. April 2017 die Vollmachtsdatenbank 2.0 freigegeben. Die Einführung von GINSTER diente als Grundlage dafür, dass die Vollmachtsdatenbank ganzheitlich an das System der Finanzverwaltung angebunden und in ihrem Funktionsumfang erweitert werden konnte. Bestehende Vollmachten müssen daher in das neue Verfahren überführt werden.

Wie erfolgt der Übergang der Vollmachten in das neue Verfahren & wie lange dauert die Überführung?

Mit der Freischaltung des neuen Verfahrens auf Seite der Finanzverwaltung mussten die Vollmachten, die bereits über die Vollmachtsdatenbank übertragen worden sind, erneut übermittelt werden: Zuvor wurde lediglich das Recht zum Datenabruf für die vorausgefüllte Steuererklärung übermittelt. Nun müssen zusätzlich alle weiteren Vollmachtsinhalte übertragen werden. Dieser Vorgang wurde automatisch von DATEV durchgeführt. Weil eine gleichzeitige Übernahme und Übermittlung aller Kanzleien und deren Vollmachten nicht möglich war, begann Mitte April die etwa dreimonatige Übergangsphase. DATEV hat alle Kanzleien informiert, sobald die zu übermittelnden Vollmachten in das neue Verfahren überführt worden sind. Seit Ende Juni 2017 können die neuen Funktionen mit der VDB 2.0 genutzt werden.

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