Kundenmanagement & CRM:
Vertrags- & Angebotsmanagement:
Maklerpool-Integration:
Workflow & Automatisierung:
Dokumenten- & Kommunikationsmanagement:
Technische Features & Mobilität:
Maklerpool-Integration ohne Middleware Die Pool-Anbindung erfolgt direkt und nativ, ohne zusätzliche Vermittlungssoftware. Dies reduziert Fehlerquellen, beschleunigt die Prozesse und eliminiert Schnittstellenprobleme. Besonders wertvoll ist diese Funktion für Versicherungsmakler, die mit mehreren Pools zusammenarbeiten, da die nahtlose Integration einen reibungslosen Datenfluss für Courtage-Abrechnungen und Vertragsabgleiche gewährleistet.
Modulares "Pay-per-Module"-Lizenzmodell Anders als bei Paketlösungen zahlen Nutzer nur für tatsächlich genutzte Funktionen. Die Möglichkeit, mit Basismodulen zu beginnen und nach Bedarf zu erweitern, macht die Versicherungsmaklersoftware ideal für wachsende Maklerbetriebe mit sich entwickelnden Anforderungen. Die Kostentransparenz und Skalierbarkeit ermöglichen eine präzise Anpassung an individuelle Geschäftsmodelle ohne Investitionen in ungenutzte Funktionalitäten.
Praxisnahe Standardprozesse mit schnellem Einstieg Vorkonfigurierte Maklerworkflows ermöglichen einen Produktivstart in nur 4-6 Wochen - deutlich schneller als bei 80% der Wettbewerbslösungen. Die Standardisierung reduziert Implementierungsrisiken und -kosten erheblich. Die Workflows basieren auf Best Practices der Versicherungsbranche und decken die wichtigsten Geschäftsprozesse vom Erstgespräch bis zur laufenden Betreuung ab.
Compliance by Design für den deutschen Markt Von Grund auf für DSGVO, IDD und GoBD konzipiert, bietet das Maklerverwaltungsprogramm integrierte Compliance-Checks und revisionssichere Dokumentation. Die "deutsche Datenschutz-Philosophie" geht über Minimalanforderungen hinaus und bietet Maklern umfassende rechtliche Sicherheit. Regelmäßige Updates passen die Compliance-Funktionen an geänderte regulatorische Anforderungen an.
Einschränkungen Die Reporting-Funktionalität ist auf Standardberichte beschränkt - individuelle Auswertungen erfordern den Export nach Excel. Für sehr große Maklerverbünde (>200 Mitarbeiter) oder bei hochkomplexen Prozessanforderungen könnten Erweiterungen notwendig sein. Die Flexibilität der Software hat ihre Grenzen, wenn es um hochspezialisierte Nischenprozesse geht, die stark vom Standardfall abweichen.
Einzelmakler und Kleinstbetriebe (1-5 Mitarbeiter) Diese Zielgruppe profitiert besonders von der schnellen Implementierung, den vordefinierten Prozessen und dem modularen Preismodell. Die Arbeitsentlastung durch die Pool-Integration und automatisierte Courtage-Abstimmung wiegt die Investition deutlich auf. Gerade für Einzelkämpfer oder kleine Teams bietet die Software für Versicherungsmakler eine effiziente Infrastruktur ohne überdimensionierte Komplexität und ermöglicht eine professionelle Arbeitsweise ohne großen Verwaltungsaufwand.
Mittelständische Maklerbetriebe (5-50 Mitarbeiter) Die Skalierbarkeit, Multi-Mandantenfähigkeit und strukturierten Workflows unterstützen effizientes Wachstum bei mittleren Unternehmen. Die Kombination aus Standardprozessen und individueller Anpassbarkeit bietet die richtige Balance zwischen Flexibilität und Effizienz. Für diese Betriebsgröße ist besonders die Möglichkeit wertvoll, verschiedene Abteilungen mit spezifischen Berechtigungen und angepassten Prozessen auszustatten, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren.
Maklerpools und Verbünde mit Multi-Mandanten-Struktur Die mandantenfähige Architektur und die flexiblen Berechtigungsstrukturen des Maklerverwaltungsprogramms ermöglichen eine effektive zentrale Administration bei gleichzeitiger Autonomie der angeschlossenen Vermittler. Die integrierte Provisionsabrechnung schafft Transparenz auf allen Ebenen. Die Software unterstützt sowohl zentrale Steuerungsprozesse als auch individualisierte Arbeitsweisen der einzelnen Poolpartner, wodurch ein konsistentes Datenmanagement über die gesamte Organisation gewährleistet wird.
InsurTechs und digital orientierte Vermittler Der API-First-Ansatz und die moderne Technologiebasis (.NET Core, Microservices) bieten ideale Voraussetzungen für die Integration eigener digitaler Lösungen und Customer Journeys. Technologieaffine Versicherungsmakler können durch die offene Architektur innovative Geschäftsmodelle umsetzen und maßgeschneiderte digitale Erlebnisse für ihre Kunden schaffen. Die Kombination aus stabiler Grundfunktionalität und flexibler Erweiterbarkeit unterstützt zukunftsorientierte Vertriebskonzepte.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Tiefe und Breite der Pool-Anbindungen: Prüfen Sie, ob Ihre genutzten Pools nativ unterstützt werden und welche Funktionen konkret verfügbar sind.
Modularität vs. Gesamtpaket: Bewerten Sie, ob der modulare Ansatz zu Ihrer Wachstumsstrategie passt und wie sich die TCO über 3-5 Jahre entwickelt.
Implementierungsaufwand: Berücksichtigen Sie neben der Software auch den internen Ressourcenbedarf und die Datenmigrationsanforderungen.
Compliance-Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die Lösung Ihre spezifischen regulatorischen Anforderungen abdeckt und nachweislich erfüllt.
Architekturkonzept und Softwareausrichtung bilden die Grundlage für die U-Makler Versicherungsmaklersoftware, die speziell für die Anforderungen von Versicherungsmaklern entwickelt wurde. Die modulare .NET-basierte Architektur mit Microservice-Ansatz ermöglicht eine flexible Skalierung und unabhängige Weiterentwicklung einzelner Komponenten. Als Bereitstellungsoptionen stehen SaaS (Cloud-Hosting), On-Premise und hybride Betriebsmodelle zur Verfügung, was unterschiedlichen Anforderungen an IT-Infrastruktur und Datenhaltung entspricht.
Quartalsweise Release-Zyklen sorgen für kontinuierliche Weiterentwicklung bei gleichzeitiger Planbarkeit von Updates. Diese Balance zwischen Innovation und Stabilität ist besonders für Maklerbetriebe wichtig, die auf zuverlässige Systeme angewiesen sind. Die Software unterstützt zentrale Branchenstandards wie BiPRO-Normen und GDV-Datensätze, wodurch die Interoperabilität im Versicherungsökosystem gewährleistet wird. Der Fokus liegt dabei auf durchgängiger Prozessunterstützung vom Erstkontakt über die Beratung bis zur laufenden Bestandsbetreuung.
Integration und Anpassungsfähigkeit sind Kernelemente der U-Makler Strategie. Das Maklerverwaltungsprogramm bietet standardisierte Schnittstellen zu Pools, Versicherern und relevanten Drittsystemen, wobei die direkten Pool-Anbindungen besonders hervorstechen. Durch die API-First-Philosophie können Makler ihre individuellen digitalen Strategien umsetzen und U-Makler in bestehende Systemlandschaften integrieren. Dies ermöglicht sowohl die schrittweise Migration von Altsystemen als auch den Aufbau neuer digitaler Geschäftsmodelle im Versicherungsvertrieb.
Unternehmenshistorie und Fokus der Novosys EDV GmbH zeigen Kontinuität und Spezialisierung. Gegründet 2001, beschäftigt das Unternehmen heute etwa 50 Mitarbeiter, davon 20 in der Entwicklung, und ist ausschließlich auf Versicherungs-B2B-Software spezialisiert. Die kontinuierliche Marktpräsenz seit über 20 Jahren spricht für Stabilität und nachhaltige Unternehmensstrategie. Der Firmensitz in Deutschland und die Fokussierung auf den deutschen und mitteleuropäischen Markt spiegeln sich in der regulatorischen Ausrichtung und den Compliance-Funktionen der Software wider.
Entwicklungsmethodik und Kundenorientierung prägen die Unternehmenskultur. Das Entwicklungsteam arbeitet nach agilen Methoden (Scrum) mit direkter Einbindung von Kundenfeedback, was kurze Wege zwischen Makler-Anforderungen und Produktentwicklung gewährleistet. Die Kombination aus langjähriger Branchenerfahrung und moderner Softwareentwicklung ermöglicht es Novosys, traditionelle Anforderungen von Versicherungsmaklern mit zeitgemäßen Technologien zu verbinden. Der Fokus auf kontinuierliche Verbesserung zeigt sich in regelmäßigen Funktionserweiterungen und proaktiver Anpassung an regulatorische Änderungen.
Technologiebasis und Systemanforderungen bestimmen die Einsatzmöglichkeiten der Software. U-Makler unterstützt REST/SOAP-APIs und folgt der OpenAPI-Spezifikation, was die Integration mit Drittsystemen erheblich erleichtert. Die Maklersoftware ist kompatibel mit gängigen Windows-Servern (2016+) und SQL-Datenbanken (2017+), für SaaS-Kunden sind diese technischen Details jedoch transparent. Die webbasierte Oberfläche ermöglicht den Zugriff über alle modernen Browser ohne spezielle Installationen auf den Arbeitsplatzrechnern.
Branchenstandards und Schnittstellen bilden das Rückgrat für den Datenaustausch. Für die Kommunikation mit Versicherern und Pools werden BiPRO-Normen und GDV-Datensätze unterstützt, was die Interoperabilität im Versicherungsökosystem gewährleistet. Besonders die nahtlose Integration in die Maklerpool-Infrastruktur ohne zusätzliche Middleware ist ein technisches Alleinstellungsmerkmal. Die Dateiimport-Funktionen unterstützen gängige Formate wie Excel, CSV und XML-Dateien, was die Migration von Bestandsdaten erheblich vereinfacht.
Datensicherheit und Compliance-Technologien sind in der Architektur verankert. Die Software ist DSGVO-konform durch Pseudonymisierung und Verschlüsselung konzipiert und durch ISO 27001-Audit extern geprüft. Bei der SaaS-Variante werden die Kundendaten in deutschen Rechenzentren gehostet, was zusätzliche rechtliche Sicherheit bietet. Das integrierte Berechtigungskonzept ermöglicht eine granulare Steuerung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten, was besonders für größere Organisationen mit differenzierten Rollen wichtig ist.
Flexible Lizenzmodelle bieten unterschiedliche Einstiegsoptionen. Das SaaS-Modell beginnt bei 65€ pro User und Monat für Basismodule, während die On-Premise-Lizenz ab 500€ pro User einmalig plus 18% jährliche Wartung kostet. Zusatzmodule wie BI-Funktionen oder erweiterte mobile Clients führen zu einem Aufschlag von 15-25% je nach Funktionsumfang. Die modulare Struktur ermöglicht eine bedarfsgerechte Zusammenstellung ohne Zahlung für ungenutzte Funktionen.
Implementierungs- und Zusatzkosten fallen je nach Projektumfang an. Die einmaligen Kosten für Implementierung und Datenübernahme liegen je nach Komplexität zwischen 6.000€ und 20.000€. Bei der SaaS-Variante fallen keine separaten Infrastrukturkosten an, während bei On-Premise-Installationen zusätzliche Kosten für Server-Hardware, Datenbanken und Backup-Lösungen zu berücksichtigen sind. Standard-Schulungen sind in den Implementierungskosten enthalten, individuelle Trainings werden separat berechnet.
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung über 3-5 Jahre zeigt ein positives Bild. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) sollten neben den Lizenzkosten auch Implementierung, Schulung, Datenmigration und bei On-Premise die Serverinfrastruktur berücksichtigen. Der nachweisbare ROI liegt bei typischen Implementierungen mit 10-20 Usern bei 9-12 Monaten, hauptsächlich durch Effizienzgewinne bei der Courtage-Abrechnung und reduzierten manuellen Aufwand. Die Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse und verkürzte Bearbeitungszeiten übersteigt die Investitionskosten meist innerhalb eines Jahres.
Implementierungsprozess und typischer Zeitrahmen sind entscheidend für die Projektplanung. Der typische Implementierungsprozess dauert 4-6 Wochen für Standardkonfigurationen, kann aber je nach Datenvolumen und Individualanforderungen variieren. Die Implementierung beginnt mit einem Kick-off und Lastenheft, gefolgt von der Datenübernahme, Konfiguration, Schulung und schließlich dem produktiven Start. Empfohlen wird ein stufenweiser Ansatz mit einer Pilotgruppe von 3-5 Anwendern zur Validierung und Optimierung vor dem Rollout im gesamten Unternehmen.
Datenübernahme und Qualitätssicherung sind kritische Erfolgsfaktoren. Für die Datenmigration werden Excel, CSV und strukturierte Formate aus Altsystemen unterstützt, wobei die Datenqualität entscheidend für den Aufwand ist. Besonders die Bereinigung inkonsistenter Datenbestände kann zeitaufwändig sein und sollte nicht unterschätzt werden. Die Versicherungsmaklersoftware bietet Validierungsmechanismen und Prüfprotokolle, um Datenfehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Nach der initialen Migration können Feinjustierungen notwendig sein, um alle Geschäftsprozesse optimal abzubilden.
Ressourcenbedarf und Change Management erfordern interne Vorbereitung. Die typische Ressourcenanforderung umfasst einen IT-Verantwortlichen und zwei fachliche Key-User mit gutem Prozessverständnis und ausreichenden Zeitkapazitäten. Neben der technischen Migration ist das Change Management entscheidend für die Akzeptanz. Regelmäßige Schulungen, webbasierte Tutorials und eine schrittweise Einführung neuer Funktionalitäten sorgen für eine reibungslose Umstellung. Novosys bietet während der kritischen Anfangsphase erweiterten Support, um schnell auf Fragen und Probleme reagieren zu können.
Vorteile:
Direkte Pool-Integration ohne Middleware reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Abrechnungsprozesse erheblich. Die native Anbindung an führende Pools wie Fondsfinanz und Jung, DUG erlaubt automatisierte Courtage-Prüfung und Bestandsabgleiche in Echtzeit.
Modulares Lizenzmodell ermöglicht eine bedarfsgerechte Konfiguration ohne Überinvestition. Die Pay-per-Module-Struktur bietet Kostentransparenz und erlaubt organisches Wachstum durch schrittweise Erweiterung der genutzten Funktionalität.
Standardisierte Workflows vereinfachen den Einstieg und reduzieren Implementierungsrisiken. Die vordefinierten Branchenprozesse basieren auf Best Practices und ermöglichen einen schnellen Produktivstart ohne aufwändige Konfiguration.
Deutsche Compliance-Ausrichtung bietet Rechtssicherheit für IDD, DSGVO und GoBD. Die integrierte Prüflogik unterstützt Versicherungsmakler bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen und minimiert Compliance-Risiken im Tagesgeschäft.
Multi-Mandantenfähigkeit unterstützt komplexe Organisationsstrukturen und Maklerverbünde. Die flexible Berechtigungssteuerung erlaubt die Abbildung unterschiedlicher Geschäftsmodelle innerhalb einer Instanz.
Moderne API-Architektur ermöglicht die Integration in bestehende Systemlandschaften und InsurTech-Lösungen. Der offene Schnittstellenansatz unterstützt zukunftsorientierte digitale Strategien und hybride Systemarrangements.
Herausforderungen:
Eingeschränkte Reporting-Möglichkeiten erfordern für komplexere Auswertungen den Export nach Excel und externe Nachbearbeitung. Der fehlende integrierte Report-Builder ist ein Nachteil für Makler mit anspruchsvollen Analyseanforderungen.
Fehlende native Mobile-App (nur responsives Webdesign) könnte die Bedienung in bestimmten mobilen Szenarien einschränken. Die webbasierte Oberfläche ist zwar mobil nutzbar, bietet aber nicht alle Vorteile einer dedizierten Kunden-App für Offline-Nutzung.
Implementierungskomplexität wird häufig unterschätzt, insbesondere bei schlechter Datenqualität im Altsystem. Der tatsächliche Aufwand für Datenmigration und Prozessanpassung kann den initialen Schätzungen übersteigen.
Customizing-Grenzen bei sehr speziellen Anforderungen oder Nischenprozessen. Die Standardisierung, die in den meisten Fällen vorteilhaft ist, kann bei hochspezialisierten Anwendungsfällen einschränkend wirken.
Skalierungslimits für sehr große Organisationen mit mehr als 200 Nutzern. Bei komplexen, internationalen Strukturen oder extrem hohen Transaktionsvolumina könnten Performance-Anpassungen erforderlich sein.
Schulungsaufwand bei der Umstellung von Altsystemen oder papierbasierten Prozessen. Die volle Nutzung des Funktionsumfangs erfordert Investitionen in die Mitarbeiterqualifikation und Prozessanpassungen.
Die Versicherungsmaklersoftware vergleicht automatisch eingehende Courtage-Abrechnungen mit dem Vertragsbestand und markiert Abweichungen zur manuellen Prüfung. Der Prozess beginnt mit dem Import der Pool-Abrechnungsdatei, die direkt über die native Schnittstelle eingelesen wird.
Das System ordnet die Abrechnungspositionen automatisch den korrespondierenden Verträgen zu und führt eine Soll-Ist-Analyse durch. Hierbei werden Abweichungen bei Beträgen, fehlende Verträge oder nicht zuordenbare Positionen identifiziert und in einer übersichtlichen Prüfliste dargestellt.
Der Versicherungsmakler kann dann gezielt nur die Diskrepanzen bearbeiten, statt die gesamte Abrechnung manuell zu prüfen. Nach der Korrektur werden die Daten für die Buchhaltung aufbereitet und können direkt an Finanzsysteme wie DATEV übergeben werden.
Ja, durch den modularen Aufbau können Sie mit Kernfunktionen beginnen und schrittweise weitere Module aktivieren. Viele Versicherungsmakler starten mit dem CRM-Grundmodul und der Dokumentenverwaltung, um zunächst die Kundenstammdaten zu konsolidieren und digitale Arbeitsabläufe zu etablieren.
In einem zweiten Schritt folgt typischerweise die Integration der Pool-Anbindung und des Vertragsmanagements, um die operativen Kernprozesse zu digitalisieren. Diese stufenweise Implementierung erlaubt es, die Mitarbeiter behutsam an die neue Software heranzuführen und gleichzeitig das Tagesgeschäft ohne große Unterbrechungen weiterzuführen.
Für die Übergangsphase bietet die Maklersoftware Importfunktionen, mit denen regelmäßig Daten aus dem Altsystem übernommen werden können, bis die vollständige Migration abgeschlossen ist. Dieses Vorgehen minimiert Risiken und verteilt den Implementierungsaufwand über einen längeren Zeitraum.
Updates werden quartalsweise als Pakete bereitgestellt und können nach interner Testung eingespielt werden. Kritische Sicherheitsupdates werden bei Bedarf außerplanmäßig geliefert. Der Update-Prozess ist weitgehend automatisiert und erfordert nur minimale manuelle Eingriffe.
Vor jedem Update stellt Novosys detaillierte Release Notes zur Verfügung, die alle Änderungen und neuen Funktionen dokumentieren. Für größere Updates mit strukturellen Änderungen werden zudem Migrationsskripte und Anleitungen bereitgestellt. Kunden haben Zugriff auf eine Testumgebung, in der sie das Update vor dem produktiven Einsatz validieren können.
Die Updateverfügbarkeit für On-Premise-Installationen beträgt standardmäßig vier Jahre ab Releaseversion, mit der Option auf verlängerten Support. SaaS-Kunden werden automatisch auf die aktuelle Version aktualisiert, wobei Updates außerhalb der Geschäftszeiten eingespielt werden, um Unterbrechungen zu minimieren.
U-Makler integriert mehrere Compliance-Mechanismen direkt in die Arbeitsprozesse. Für die IDD-Konformität stellt die Software strukturierte Beratungsprotokolle und Bedarfsanalysen bereit, die eine gesetzeskonforme Dokumentation sicherstellen. Alle Kundenkontakte und Beratungsschritte werden lückenlos protokolliert und sind revisionssicher archiviert.
Im Bereich DSGVO unterstützt das Maklerverwaltungsprogramm die Verwaltung von Einwilligungen, Datenschutzerklärungen und Weitergabeberechtigungen. Ein integriertes Löschkonzept ermöglicht die zeitgesteuerte oder manuelle Anonymisierung nicht mehr benötigter Daten nach definierten Fristen. Der Datenschutzbeauftragte kann jederzeit eine DSGVO-konforme Auskunft über gespeicherte Kundendaten generieren.
Für die GoBD-Konformität sorgt das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem mit Versionierung, Änderungshistorie und Audit-Trail. Alle Dokumente werden manipulationssicher gespeichert und mit Zeitstempeln versehen. Export-Funktionen für steuerrelevante Daten erleichtern die Zusammenarbeit mit Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern.
U-Makler bietet zahlreiche Schnittstellen zu Drittsystemen für nahtlose Arbeitsabläufe. Die Software unterstützt die Integration mit Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV oder Lexware für die automatisierte Übertragung von Provisions- und Rechnungsdaten. Für die Dokumentenverarbeitung existieren Schnittstellen zu gängigen DMS-Systemen und MS Office für die direkte Bearbeitung von Dokumenten.
Im Bereich der Vergleichsrechner ist die Maklersoftware mit führenden Rating-Engines wie Softfair, Smart InsurTech oder NAFI kompatibel. Die Integration erfolgt bidirektional, sodass Tarifierungsergebnisse direkt in Angebote umgewandelt und im CRM dokumentiert werden können. Schnittstellen zu Online-Zeichnungsstrecken ermöglichen den volldigitalen Abschluss ohne Medienbrüche.
Die offene API-Architektur erlaubt darüber hinaus individuelle Integrationen mit unternehmenseigenen Systemen oder spezialisierten Branchenlösungen. Die REST/SOAP-APIs und der OpenAPI-Standard erleichtern die Entwicklung eigener Konnektoren oder Apps, die auf U-Makler-Daten zugreifen. Besonders InsurTechs nutzen diese Möglichkeit, um innovative Kundenportale oder Analysewerkzeuge anzubinden.
