ProClient | Versicherungsmaklersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Vertragsmanagement & Bestandsverwaltung: Zentrales Policenmanagement erfasst alle Verträge, Laufzeiten und Bedingungen in einer Übersicht. Automatische Erinnerungen melden sich rechtzeitig vor Fristen und Kündigungsterminen. GDV- und BiPRO-Schnittstellen ermöglichen direkten Datenaustausch mit Versicherern nach Branchenstandards, ohne manuelle Übertragung.

Kundenbeziehungen & Vertrieb: Integriertes CRM mit Lead-Scoring identifiziert Kunden mit aktuellem Beratungsbedarf und schlägt Follow-ups vor. Vergleichsrechner-Anbindungen zu Softfair, Morgen & Morgen und Innosystems erlauben Tarifvergleiche ohne Systemwechsel. Risikoberatung mit strukturierten Scoring-Modellen dokumentiert Bedarfsermittlung für Haftungsnachweise.

Dokumentation & Kommunikation: Revisionssicheres Dokumentenmanagement archiviert alle Unterlagen GoBD-konform mit Versionierung. E-Signatur-Integration über DocuSign und D-TRUST ermöglicht digitale Vertragsunterzeichnung. Automatisierte Korrespondenz generiert Serienbriefe, E-Mails und Zertifikate aus hinterlegten Vorlagen.

Prozessautomatisierung: Low-Code-Workflow-Editor passt Arbeitsabläufe für Schadenbearbeitung oder Neukundenaufnahme ohne Programmierkenntnisse an. CTI-Telefonie-Integration startet Anrufe per Klick und ordnet Gesprächsnotizen automatisch der Kundenakte zu.

Analyse & Steuerung: Vorgefertigte Dashboards und Reports werten Umsatz, Bestand und Cross-Selling-Potenziale aus, mit Export-Funktionen für Excel und BI-Tools. DATEV-Export übergibt Daten nahtlos an die Buchhaltung.

Digitale Kundenservices: Kundenportal bietet Self-Service-Funktionen zum Dokumentenabruf, zur Schadenmeldung und zur Vertragseinsicht. KI-Chatbot beantwortet häufige Erstanfragen automatisch und eskaliert komplexe Fälle an den Makler.

Mobile Arbeit: Responsive Web-Oberfläche ermöglicht Zugriff von jedem Gerät per Browser, für Außentermine und unterwegs.

🟨 Besonderheiten – Was macht ProClient einzigartig?

Low-Code-Workflow-Editor speziell für Maklerprozesse unterscheidet ProClient von herkömmlichen Standardlösungen. Makler können eigene Arbeitsabläufe per Drag-and-Drop definieren und anpassen – von der Schadenbearbeitung über Policenprüfungen bis zur Neukundenaufnahme. Diese Unabhängigkeit von IT-Dienstleistern reduziert externe Beratungskosten erheblich und ermöglicht schnelle Reaktionen auf veränderte Anforderungen im Tagesgeschäft.

API-First-Architektur mit offener REST-Schnittstelle bildet das technologische Fundament der Software. Alle Funktionen sind über dokumentierte Programmierschnittstellen zugänglich, wodurch neue InsurTech-Tools, Vergleichsrechner oder Branchensysteme problemlos integrierbar werden. Die umfassende Swagger/OpenAPI-Dokumentation mit Codebeispielen macht Anbindungen auch für weniger IT-affine Anwender nachvollziehbar. Diese Offenheit schafft ein zukunftssicheres Makler-Ökosystem.

Microservices-Architektur mit schnellen Feature-Releases ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen alle 2-3 Monate. Anders als monolithische Altsysteme besteht ProClient aus unabhängigen Modulen, die einzeln aktualisiert werden können. Makler profitieren regelmäßig von neuen Funktionen ohne aufwendige Update-Projekte oder längere Systemausfälle. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit reagiert zeitnah auf Marktanforderungen und Regulierungsänderungen.

Deutsche Cloud-Infrastruktur mit ISO 27001-Zertifizierung gewährleistet höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren, TLS-Verschlüsselung, regelmäßige Penetrationstests und Multi-Faktor-Authentifizierung erfüllen DSGVO-Anforderungen vollständig. Für Makler bedeutet dies rechtliche Absicherung bei der Verarbeitung sensibler Kundendaten und Schutz vor Haftungsrisiken.

Einschränkungen: ProClient bietet keine native Mobile App mit Offline-Funktionalität. Die Arbeit erfolgt ausschließlich browserbasiert – bei fehlender Internetverbindung in Funklöchern oder ländlichen Regionen ist kein Zugriff möglich. Makler, die häufig in schlecht vernetzten Gebieten tätig sind oder Offline-Arbeit benötigen, sollten diese Limitation in ihre Bewertung einbeziehen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte ProClient wählen?

Wachsende Einzelmakler und Kleinstbetriebe mit 1-5 Mitarbeitern finden in ProClient eine skalierbare Lösung zur Digitalisierung manueller Prozesse. Die Software bietet Enterprise-Funktionen ab 75 € pro Nutzer monatlich, die sonst nur Großbetrieben vorbehalten sind. Flexible Lizenzerweiterung bei Personalwachstum vermeidet spätere Systemwechsel. Besonders geeignet für Betriebe, die ihre administrativen Routinen automatisieren möchten, um mehr Zeit für Beratung zu gewinnen.

Mittelständische Maklerbetriebe mit 6-50 Mitarbeitern in der Modernisierungsphase profitieren von der Konsolidierung verschiedener Systeme. ProClient vereint CRM, Vertragsmanagement und Workflow-Automatisierung in einer Plattform. Der Low-Code-Editor erlaubt Anpassungen an betriebsspezifische Prozesse ohne externe IT-Projektkosten. Makler, die von veralteten Systemen mit langen Update-Zyklen wegkommen möchten, erhalten hier moderne Technologie mit schnellen Feature-Releases.

Makler mit hohem Beratungsaufwand und komplexen Dokumentationspflichten benötigen lückenlose Nachweise für IDD-Konformität und Haftungsfragen. Das integrierte CRM mit Gesprächshistorie, E-Signatur-Anbindung und GoBD-konforme Dokumentenarchivierung schaffen rechtssichere Beratungsprozesse. Besonders relevant für Makler im gewerblichen Segment oder mit anspruchsvollen Privatkunden, die detaillierte Risikoberatung erwarten.

Technikaffine Makler mit Interesse an InsurTech-Integration nutzen ProClient als offene Plattform für innovative digitale Werkzeuge. Die REST-API ermöglicht Anbindungen an KI-gestützte Analysetools, spezialisierte Vergleichsrechner oder neue Branchenlösungen. Geeignet für zukunftsorientierte Betriebe, die ihr Software-Ökosystem kontinuierlich erweitern möchten, ohne bei jeder neuen Anforderung das Kernsystem wechseln zu müssen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft: Umfang automatisierbarer Routineaufgaben wie Fristenerinnerungen, Serienbriefe und Policenprüfungen durch vorkonfigurierte Workflows und Low-Code-Editor
• Integrationsfähigkeit bestehender Systeme: Nahtlose Anbindung von Vergleichsrechnern, DATEV-Buchhaltung und Versicherer-Schnittstellen über BiPRO/GDV-Standards sowie offene API
• Zukunftssicherheit und Anpassungsfähigkeit: Reaktionsgeschwindigkeit auf neue Anforderungen durch Microservices-Architektur mit Release-Zyklen von 2-3 Monaten statt jahrelanger Wartungsintervalle
• Datenschutz und Compliance-Sicherheit: Deutscher Hosting-Standort, ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und Unterstützung bei IDD-Dokumentationspflichten

Details zur Versicherungsmaklersoftware: ProClient

Browserbasierte Cloud-Lösung bildet den Kern des technischen Konzepts. Als reine SaaS-Anwendung erfordert ProClient keine eigenen Server oder lokale Installation. Makler greifen über jeden aktuellen Webbrowser auf die Software zu – von Desktop-Rechnern im Büro, Tablets bei Kundenterminen oder Smartphones unterwegs. Diese plattformunabhängige Verfügbarkeit reduziert IT-Anforderungen drastisch und macht dedizierte IT-Abteilungen überflüssig.

Die Grundarchitektur basiert auf modernen Microservices mit Docker- und Kubernetes-Orchestrierung. Anders als monolithische Altsysteme, bei denen jedes Update das Gesamtsystem betrifft, lassen sich einzelne Funktionsbereiche unabhängig weiterentwickeln und aktualisieren. Dies erklärt die kurzen Release-Zyklen von 2-3 Monaten und die Möglichkeit, neue Features schrittweise einzuführen, ohne größere Systemausfälle zu riskieren. Für Maklerbetriebe bedeutet dies kontinuierliche Verbesserungen statt seltener, disruptiver Versionssprünge.

BiPRO-Konformität gewährleistet standardisierten Datenaustausch mit Versicherern. Die Software unterstützt BiPRO 430.4 für GDV-Stammdaten und die 500er-Reihe für Dokumente und VV-Anträge. Zusätzlich bietet ProClient klassische GDV-Schnittstellen für Versicherer mit älteren Systemen. Diese doppelte Schnittstellenstrategie deckt sowohl moderne als auch traditionelle Versicherungslandschaften ab. Der automatisierte Datenaustausch eliminiert manuelle Erfassungsarbeiten und reduziert Übertragungsfehler.

Wissenswertes zum Anbieter: Lauton Software GmbH

Gegründet 2017 in München mit Fokus auf Versicherungs- und Immobilienmakler, beschäftigt Lauton Software aktuell rund 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen finanziert sich durch organisches Wachstum ohne riskante Venture-Capital-Abhängigkeit. Diese Stabilität unterscheidet den Anbieter von vielen InsurTech-Start-ups mit ungewisser Zukunft. Die Spezialisierung auf Maklersoftware statt generischer Finanzdienstleister-Lösungen spiegelt sich in branchenspezifischen Funktionen und Verständnis für regulatorische Anforderungen wider.

Entwicklungsprozess mit Kundenbeteiligung prägt die Produktentwicklung. Eine öffentliche Roadmap ermöglicht Kunden, für gewünschte Features zu voten und Prioritäten mitzubestimmen. Jährliche Hackathons und Community-Events fördern den Dialog zwischen Entwicklern und Anwendern. Dieser partizipative Ansatz stellt sicher, dass neue Funktionen tatsächlichen Praxisbedarf abdecken statt theoretischen Anforderungskatalogen zu folgen.

Support-Struktur umfasst Ticket-System, Telefon-Hotline, Knowledge-Base und Community-Forum. Service-Level-Agreements mit Reaktionszeiten unter zwei Stunden sind für geschäftskritische Probleme verfügbar, erfordern allerdings Premium-Support-Verträge. Größere Kunden erhalten persönliche Key-Account-Manager für direkten Zugang zu Produktspezialisten.

Technische Details & Integration

Hosting in deutschen Rechenzentren erfolgt über zertifizierte Infrastruktur-Partner wie Telekom Open Cloud oder AWS Frankfurt. Die ISO 27001-Zertifizierung dokumentiert systematisches Informationssicherheits-Management. TLS 1.2+ Verschlüsselung schützt die Datenübertragung, während Multi-Faktor-Authentifizierung unbefugten Zugriff verhindert. Unabhängige Penetrationstests prüfen regelmäßig die Sicherheitsarchitektur auf Schwachstellen. Tägliche Backups, Firewall-Systeme und Intrusion Detection/Prevention ergänzen das Sicherheitskonzept auf Enterprise-Niveau.

Vorkonfigurierte Schnittstellen zu Softfair, Morgen & Morgen, DATEV, Microsoft 365 und gängigen Telefonanlagen von Avaya oder Cisco ermöglichen Integration ohne eigene IT-Expertise. Die REST-API mit OAuth 2.0-Authentifizierung öffnet die Plattform für individuelle Anbindungen neuer Tools oder spezialisierter Branchensysteme. Lauton-Support oder externe Dienstleister können bei komplexeren Integrationen unterstützen. Die Swagger/OpenAPI-Dokumentation macht Schnittstellenspezifikationen auch für Nicht-Programmierer verständlich und erleichtert Gespräche mit IT-Dienstleistern.

Compliance-Unterstützung deckt mehrere regulatorische Anforderungen ab. GoBD-konforme Archivierung erfüllt steuerliche Aufbewahrungspflichten mit Versionierung und Unveränderbarkeit. IDD-Dokumentationsfunktionen helfen bei vorvertraglichen Informationspflichten und Nachweis von Wohlverhaltensregeln. Unterstützung bei BaFin-Vorgaben für Beratungsnachweise ist implementiert – die rechtliche Verantwortung für regelkonforme Prozesse verbleibt jedoch beim Makler. ProClient bietet Werkzeuge zur Compliance, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Kosten & Preismodell

Basislizenz beginnt bei circa 75 € pro Nutzer und Monat. Zusatzmodule für erweiterte CRM-Funktionen oder zusätzliche API-Zugriffe kosten zwischen 15 und 30 € monatlich pro Modul. Eine einmalige Einrichtungsgebühr ab 1.500 € deckt initiales Setup, Basisschulung und Datenmigrations-Support. Diese Gebühr fällt einmalig an, nicht jährlich wiederkehrend.

Das Pay-as-you-grow-Modell erlaubt flexible Anpassung bei Geschäftsentwicklung. Wachsende Betriebe buchen zusätzliche Lizenzen monatlich hinzu, bei Verkleinerung können Lizenzen unter Beachtung der Kündigungsfristen reduziert werden. Diese Skalierbarkeit vermeidet Überkapazitäten in der Anfangsphase und ermöglicht organisches Wachstum ohne Systemwechsel.

Total Cost of Ownership über drei bis fünf Jahre unterscheidet sich deutlich von On-Premise-Lösungen. Investitionen in Server, Betriebssystem-Lizenzen, Datenbanken, Strom, Klimatisierung und IT-Personal entfallen vollständig. Updates, Backups und Sicherheits-Patches sind in der monatlichen Gebühr enthalten. ProClient positioniert sich im mittleren Preissegment – günstiger als komplexe Enterprise-Lösungen wie AMS Enterprise, aber mit höherem Funktionsumfang als einfache Basis-Standardsoftware.

Versteckte Kostenfaktoren sollten realistisch eingeplant werden. Datenmigration und -bereinigung verursachen je nach Qualität der Altdaten erheblichen Aufwand – dieser wird häufig unterschätzt. Investitionen in umfassende Mitarbeiterschulungen sind notwendig, damit die Software ihr Potenzial ausschöpft. Change-Management-Zeit für Prozessumstellungen und Gewöhnungsphasen beansprucht interne Ressourcen, die in der Kostenplanung berücksichtigt werden müssen.

Migration & Umstieg auf ProClient

Projektzeiträume variieren nach Betriebsgröße und Datensituation erheblich. Kleinstbetriebe mit ein bis fünf Mitarbeitern und sauberen Altdaten erreichen das Go-Live nach vier bis acht Wochen. Mittelständische Makler mit sechs bis 20 Mitarbeitern und komplexeren Workflows sollten zwei bis vier Monate einplanen. Größere Projekte mit 20 bis 50 Mitarbeitern an mehreren Standorten benötigen vier bis sechs Monate – intensive Datenbereinigung und mehrstufige Rollouts verlängern die Implementierung.

Datenqualität vor der Migration entscheidet maßgeblich über Projekterfolg und -dauer. Unsaubere Altdaten mit Dubletten, inkonsistenten Formaten oder unvollständigen Informationen sind der größte Zeitfresser und häufigste Projektkiller. Eine gründliche Bereinigung im bestehenden System vor der Migration spart später Wochen an Nacharbeit. Dieser Aspekt wird in der Planung am häufigsten unterschätzt.

Implementierungsphasen folgen einem strukturierten Ablauf. Der Kick-off mit Prozess-Workshop klärt, welche Workflows tatsächlich benötigt werden und welche Funktionen Priorität haben. Die Datenmigrations- und Systemkonfigurationsphase nutzt CSV/Excel-Import oder spezielle Migrations-Tools. Eine Test-Phase mit Pilotnutzern prüft die Konfiguration im Echtbetrieb, bevor der vollständige Rollout erfolgt. Nach dem Go-Live bietet Lauton intensive Hypercare-Betreuung in den ersten Wochen – dieser Support ist entscheidend für schnelle Problemlösungen in der kritischen Anfangsphase.

Change Management erfordert systematische Aufmerksamkeit. Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter, Kommunikation des persönlichen Nutzens (weniger Routinearbeit, mehr Zeit für Beratung) und Abbau von Umstellungsängsten sind erfolgskritisch. Schulungen sollten nicht nur technische Bedienung vermitteln, sondern prozessorientiert zeigen, wie künftige Arbeitsabläufe konkret funktionieren. Top-Management-Unterstützung ist unverzichtbar – ohne Rückhalt der Führungsebene scheitern Digitalisierungsprojekte regelmäßig. Eine dedizierte Projektleitung, die das Projekt aktiv vorantreibt statt nebenbei miterledigt, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Umfassende Automatisierung von Routineaufgaben wie Fristenerinnerungen, Policenprüfungen und Serienbriefgenerierung schafft 20-30% Zeitersparnis bei Vertragserneuerungen laut dokumentierten Pilotprojekten
• Hohe Flexibilität durch Low-Code-Editor ermöglicht Anpassung von Workflows ohne IT-Dienstleister und reduziert externe Beratungskosten
• Zukunftssichere Architektur mit offener API und schnellen Release-Zyklen erlaubt Integration neuer InsurTech-Tools ohne Systemwechsel
• Rechtssicherheit auf höchstem Niveau durch deutsche Cloud, ISO 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und GoBD-konforme Archivierung
• Skalierbare SaaS-Lösung ohne Investitionen in eigene IT-Infrastruktur, mit flexibler Lizenzerweiterung bei Wachstum
• Konsolidierung mehrerer Systeme in einer Plattform vereinfacht Arbeitsabläufe und reduziert Schnittstellenprobleme zwischen Einzellösungen

Herausforderungen:

• Fehlende native Mobile App verhindert Offline-Zugriff bei fehlender Internetverbindung in Funklöchern oder schlecht vernetzten Regionen
• Reporting in Spezialfällen ausbaufähig – sehr komplexe, individuelle Auswertungen erfordern Export in externe BI-Tools wie Power BI oder Tableau
• Implementierungsaufwand bei heterogenen Altdaten kann erheblich sein, wenn Datenbereinigung nicht vorab erfolgt ist
• Geringere Marktbekanntheit im Vergleich zu etablierten Platzhirschen wie AMS, was Erfahrungsaustausch mit anderen Nutzern einschränkt
• Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung macht Arbeit bei Netzwerkproblemen unmöglich
• Change-Management-Aufwand wird häufig unterschätzt – erfolgreiche Einführung erfordert Zeit und Ressourcen für Prozessumstellung

Häufig gestellte Fragen zu ProClient

Wie funktioniert die Datenmigration aus meinem alten System?

ProClient bietet CSV- und Excel-Import sowie optional ein spezielles Migrations-Tool für größere Datenmengen. Der Lauton-Support begleitet den Migrationsprozess und hilft bei technischen Fragen. Entscheidend ist jedoch die vorherige Bereinigung der Altdaten – Dubletten, inkonsistente Formate und unvollständige Einträge sind der häufigste Grund für verzögerte Implementierungen. Je sauberer die Ausgangsdaten, desto reibungsloser verläuft die Migration.

Brauche ich eine eigene IT-Abteilung für ProClient?

Nein. Als browserbasierte SaaS-Lösung erfordert ProClient keine eigenen Server oder lokale Installation. Updates, Backups und Sicherheits-Management übernimmt Lauton vollständig. Für Standard-Integrationen mit DATEV, Softfair oder gängigen Telefonanlagen sind Vorkonfigurationen vorhanden, die ohne tiefes IT-Wissen aktiviert werden können. Lediglich bei sehr spezifischen, individuellen Anbindungen kann externer IT-Support sinnvoll sein.

Was passiert bei einem Anbieterwechsel – komme ich an meine Daten?

Ja. Sämtliche Daten können jederzeit per Export in gängigen Formaten wie CSV oder Excel heruntergeladen werden. Die REST-API ermöglicht zudem automatisierte Datenexporte für Migrations-Dienstleister, die bei einem Systemwechsel unterstützen. Es besteht keine technische Vendor-Lock-in-Situation, die einen späteren Wechsel erschweren würde.

Wie schnell kann ich mit ProClient produktiv arbeiten?

Bei Kleinstbetrieben mit sauberen Altdaten ist produktive Arbeit nach vier bis acht Wochen möglich. Mittelständische Betriebe mit komplexeren Workflows sollten zwei bis vier Monate bis zur vollständigen Produktivität einplanen. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Qualität der Ausgangsdaten und verfügbaren internen Projektressourcen ab. Ein iterativer Ansatz – Start mit Kernfunktionen, sukzessive Erweiterung – beschleunigt die Einführung.

Gibt es versteckte Kosten bei ProClient?

Die monatliche Lizenzgebühr ist transparent ausgewiesen. Zusätzlich einzuplanen sind die einmalige Einrichtungsgebühr ab 1.500 €, gegebenenfalls externe Beratung bei komplexer Datenmigration, interne und externe Schulungsaufwände sowie Zeit für Change Management. Diese Faktoren werden in der Kostenplanung häufig unterschätzt. Laufende Kosten für Server, IT-Personal oder Wartung entfallen bei der SaaS-Lösung vollständig.

Ist ProClient für Einzelmakler nicht überdimensioniert?

Im Gegenteil. Gerade Einzelmakler profitieren von Automatisierungsfunktionen, die sonst nur große Betriebe nutzen können. Der modulare Aufbau erlaubt den Start mit Grundfunktionen ab 75 € monatlich. Zusatzmodule werden bei Bedarf hinzugebucht, wenn der Betrieb wächst oder neue Anforderungen entstehen. Die Skalierbarkeit macht ProClient für Einzelmakler genauso geeignet wie für mittelständische Betriebe – ohne Überdimensionierung in der Anfangsphase.