### **Was versteht man unter Collaboration Tool?** {#h3-1} Um Projekte umzusetzen oder Aufgaben zu erledigen, braucht es meist das Know-How von mehreren Personen. **Je komplexer die Aufgabenstellung oder das Projekt** ist, **desto mehr Personen** bzw. **unterschiedliches Wissen** wird benötigt. Werden Aufgaben bspw. per E-Mail verschickt, befinden sich diese in den Postfächern der Personen und der Bearbeitungsstand auf dem Rechner oder dem Laufwerk der jeweiligen Person, Abteilung oder des Projektes. Dies macht es schwierig den Überblick zu behalten. Gleiches gilt, wenn eine Person im Projekt bspw. krankheitsbedingt auffällt, was evtl. dazu führt, dass die Bearbeitung der Aufgabe stockt. Damit dies nicht passiert, ist es sinnvoll eine Project Management Software bzw. Kollaborationssoftware im Unternehmen für die Zusammenarbeit zu nutzen. Dies ermöglicht eine zentrale Aufgabenverwaltung und einen stets tagesaktuellen Überblick über den Stand der Aufgaben und Projekte. Ein Collaboration Tool **vereint** bestenfalls **alle Kommunikationswege**, die in einem Projekt oder zur Erfüllung von Aufgaben benötigt werden. So erfolgt die Dokumentation und der Austausch auf einer Collaboration Plattform und jeder Beteiligte kann sich stets über den Stand erkundigen bzw. seine fälligen Aufgaben sehen und bearbeiten. ### Warum Ihr Tool auf jeden Fall Backups erstellen sollte! {#h3-2} Manche Kollaborationssoftware Anbieter bieten die Möglichkeit an, Kollaborationstools **kostenfrei** zu nutzen. Dabei steht **nicht immer ein Backup** der Daten zur Verfügung. Achten Sie daher bei der Auswahl von Kollaboration Tools darauf, dass Sie die Daten darin ausreichend sichern können und ein **Backup** zur Verfügung stehen, sollte dieses benötigt werden. ### Lesen Sie, warum ausreichender Support die Produktivität steigert! {#h3-3} Wenn Sie mit Ihrem Team überwiegend oder ausschließlich mit der Software arbeiten, sollten Sie **jederzeit Zugriff** auf die Software haben und **technische Fehler schnell lösen** können. Daher sollte Ihre Software einen **ausreichenden Support** anbieten. So stellen Sie sicher, dass der Workflow in Ihrem Unternehmen nicht unterbrochen, Termine eingehalten werden und der Betrieb in Ihrem Tagesablauf nicht stockt. Arbeiten Sie mit **Kollegen aus anderen Ländern** oder in anderen Sprachen zusammen, sollten die Oberfläche der Software nach Möglichkeit in Englisch oder bestenfalls in der **Sprache** des jeweiligen Users vorhanden sein. Dies erspart das Erstellen von Schulungsunterlagen in anderen Sprachen sowie das Erlernen der Bedienung der Software durch anderssprachige Anwender. Arbeiten Sie rund um die Uhr oder aus verschiedenen Zeitzonen in der Collaboration Software, sollte der Support **zu der jeweiligen Zeit** zur Verfügung stehen. Achten Sie auch darauf, dass der Support in dieser Zeit auch in der Sprache des Anwenders möglich ist. Manche Unternehmen haben keinen 24-Stunden-Support und wenn Sie diesen haben, ist dieser manchmal in Englisch. Ein jederzeit erreichbarer Support in der benötigten Sprache erspart Zeit und schont Ressourcen, da Probleme schneller gemeldet und damit gelöst werden können. ### Für wen es Sonderkonditionen gibt! {#h3-4} Wenn Sie für **Non-Profit Organisationen und Bildungseinrichtungen** bieten manche der Collaboration Software bzw. Projektmanagement Software Anbieter **Sonderkonditionen** an. Dies ist bspw. bei Stackfield und Slack der Fall. Fragen Sie einfach bei den in Frage kommenden Unternehmen an, ob es Sonderkonditionen gibt, wenn Sie in diesem Sektor arbeiten. ### Können Inhalte aus dem Collaboration Tool auch auf Ihrer Website dargestellt werden? {#h3-5} Ja, mit vielen Collaborations Tools ist es möglich **Inhalte** aus der Projektmanagement Software bzw. der Social Software auch **auf Ihrer Website darzustellen**. Dafür reicht in der Regel eine [REST-API](https://www.redhat.com/de/topics/api/what-is-a-rest-api) oder ein PlugIn vom Hersteller, bspw. für WordPress. Dies spart Zeit und reduziert Fehlerquellen, wenn es um das Übertragen von Informationen geht. **Informationen müssen nur einmal eingepflegt werden** und verknüpfte Plattformen erhalten umgehend Zugriff auf die geänderten Daten und können diese in der geänderte Form abbilden. Dieses Verknüpfen reduziert auch die Gefahr, dass eine Seite, auf der der Inhalt ebenfalls abgebildet wurde, bei der Aktualisierung vergessen wird. ### Was ist zum Thema Import und Export zu beachten! {#h3-6} Haben Sie Dokumente aus bestehenden Aufgaben und Projekten, sollten die Collaboration Tools diese **fehlerfrei und vollständig importieren** können. Achten Sie daher darauf, dass die jeweiligen Formate daher durch einen Import anbinden können. Bspw. im docx-Format bei Word-Dokumenten oder xlsx bei Tabellen. Auch ist es wichtig, dass geklärt wird, ob und wenn ja, wie und in welchem Format ein **Export** bei Vertragsende möglich ist. Klären Sie ebenfalls, wie das Resultat gestaltet ist, da es um die Archivierung der Dokumente für die Einhaltung des Datenschutzes und der Archivierungspflicht geht. Ggfs. steht auch ein Import in eine neue Software an. ### Auf welchen Geräten sollte die Collaboration Software laufen? {#h3-7} Wenn Sie die Anforderungen an Ihre Collaboration Software zusammenstellen, betrachten Sie auch die Endgeräte und Betriebssysteme, auf denen die Software laufen soll. Arbeiten Ihre Mitarbeiter ausschließlich mit einem **Rechner**, bspw. mit einem Windows Betriebssystem, ist eine Software ausreichend, die dieses Betriebssystem abdeckt. Arbeiten Ihre Mitarbeiter auch mit **mobilen Endgeräten**, wie **Tablets** und **Smartphones**, sollte die Software auch Apps zur Verfügung stellen oder über den Webbrowser auch dem jeweiligen Bildschirm komfortabel bedienbar sein. Benutzen Sie **Apple- und Android-Geräte**, werden Collaboration Tools benötigt, die auf beiden Betriebssystemen laufen. Beziehen Sie auch Dritte ein, die jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt die Software nutzen werden. Auch auf deren Endgerät sollte die Software optimal laufen können, damit die Vorteile eines Collaboration Tools vollständig zum Tragen kommen. ### Warum Vorlagen in Collaboration Tools die Einrichtung Ihres Collaboration Tools effektiver machen! {#h3-8} Viele Collaboration Tools bieten bereits Vorlagen an, die Sie direkt nutzen können. Die **Vorlagen** ersparen Ihnen das Erstellen und ggfs. Programmieren einer eigenen Vorlage. Ebenfalls ermöglichen manche der Collaboration Tool Anbieter die **Anpassung der Vorlagen** an Ihre CI. Darüber hinaus können oft Felder, die Sie in der Vorlage über die Standardfelder hinweg benötigen, ergänzt werden. Dies kann bspw. für die Aufgabenverwaltung oder in der Verwaltung von Projekten sinnvoll sein und erspart Ihnen bzw. Ihrer IT-Abteilung viel Zeit. ### Was Sie bei einem Software Test ausprobieren sollten {#h3-9} Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie einen Text machen. Legen Sie am Besten ein **Testprojekt oder Testaufgaben** in der Software an, die den Aufgaben entsprechen, die später über die Software abgebildet werden sollen. Machen Sie Tests mit einer **große Gruppe an Mitarbeitern** und **testen Sie die Qualität des Videochats**, die **Menge an Daten**, die für einen Videochat benötigt werden und ob das System über einen längeren Zeitraum bei der Besprechung standhält. Erstellen Sie Aufgaben und legen Sie einen **Workflow** an, der **mehrere Personen umfasst**. Lassen Sie diese dabei an einem **Dokument gleichzeitig arbeiten** und betrachten Sie, wie gut die vorgenommenen Änderungen nachvollzogen werden können. Dabei sind folgende Fragen hilfreich: * Ist erkennbar, wer was geändert hat? * Ist ersichtlich, was der aktuelle Stand ist? * Ist es einfach möglich auf den Stand vorher zurückzugehen, wenn den Beteiligten im Prozess die Änderung nicht gefällt? * Kann das Dokument auch an Dritte versendet werden, wenn in einem Schritt des Prozesses eine Meinung von einem Außenstehenden, bspw. Berater benötigt wird? * Ist die Dokumentation und Ablage gemäß den Compliance und Datenschutz-Richtlinien? * Können Dokumente importiert und ggfs. in anderen Formaten gespeichert werden? Diese und weitere Fragen helfen dabei die passende Collaboration Software Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Führen Sie auch einen **Import der Daten** durch, damit Sie sehen, ob alle Umlaute, Sonderzeichen, etc. fehlerfrei übernommen werden. Dies erspart Ihnen viel Arbeit bei der Umstellung auf das neue System, wenn dieses einen reibungslosen Import und auch **Export der Daten** gewährleisten kann. Ist das nicht der Fall, bedeutet das viel manuelle Nacharbeit, was zu mehr Personalkosten führt. Daher am Besten gleich in die für Ihr Unternehmen passende Software investieren. Wenn Sie Fragen haben und wissen möchten, welcher der Anbieter am besten zu Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen passt, rufen Sie uns an. Oder fordern Sie unseren kostenfreien und neutralen Vergleich an. Sie erhalten diesen binnen 24 Stunden zugeschickt. Hinterlassen Sie uns dafür einfach Ihre Anforderungen. ### Warum eine Cloud-Software viele Vorteile für Ihr Unternehmen hat {#h3-10} Wenn Sie an **verschiedenen Standorten** oder mit **verschiedenen Abteilungen** zusammenarbeiten, ist die **Arbeit in der Cloud** sinnvoll. Vor allem, wenn Sie zeitgleich an einem Projekt und Dokument arbeiten müssen. Mit einer Cloud Lösung können Sie Änderungen, die ein anderer Kollege oder Mitarbeiter gerade gemacht hat, sofort einsehen und berücksichtigen. Perfekt ist es, wenn Sie einsehen können, wer gerade online ist und an welchem Teil des Dokumentes gearbeitet wird. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht Änderungen machen, die jemand anderes zur gleichen Zeit umschreibt, da dieser die Aufgabe hat bspw. den anwaltlichen Teil zu prüfen und evtl. nicht rechtzeitig fertig wurde. Haben Sie oder Ihr Mitarbeiter die Folgeaufgabe in Bearbeitung, sollten Sie bzw. Ihr Mitarbeiter informiert sein, wenn erforderliche Vorarbeiten noch unbearbeitet oder in Bearbeitung sind. Das erspart Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern Zeit und dem Unternehmen Personalkosten.