Terminplanung-Software für Fitnessstudios und Wellnesscenter

Terminplanung-Software für die Fitnessbranche unterstützt Studios, Sportvereine und Wellnesscenter bei der Organisation von Kursen, Personal Training und Mitgliederterminen. Virtuagym positioniert sich als umfassende Management-Plattform, die Terminverwaltung mit Mitgliederverwaltung, Zahlungsabwicklung und digitalen Trainingsplänen kombiniert. Die Software richtet sich primär an Fitnessstudios, Personal Trainer und Wellnesseinrichtungen, die neben der reinen Terminplanung auch ihre Mitgliederverwaltung digitalisieren möchten.

Die niederländische Lösung verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz: Statt nur Termine zu verwalten, bildet sie den kompletten Member Journey ab – von der Online-Buchung über Check-in-Systeme bis zur individuellen Trainingsbetreuung. Besonders für Einrichtungen mit wiederkehrenden Kurs- und Class-Strukturen bietet die Software spezialisierte Funktionen. Die Cloud-basierte Architektur ermöglicht den Zugriff für Mitarbeiter und Mitglieder über verschiedene Endgeräte.

Im Vergleich zu universellen Terminplanungslösungen setzt Virtuagym auf branchenspezifische Workflows. Die Software versteht die Besonderheiten von Drop-in-Klassen, Mitgliedschaftsmodellen und kapazitätsbegrenzten Gruppenkursen. Dieser Fokus bringt Vorteile für Fitnessanbieter, schränkt aber die Einsetzbarkeit in anderen Branchen ein.

🟦 Funktionen – Was kann Virtuagym?

Terminplanung und Kursverwaltung

Kurskalender mit Kapazitätssteuerung – Verwaltung von Gruppenkursen mit automatischer Platzlimitierung und Wartelisten.

Recurring Class Management – Automatische Wiederholung von Kursen nach definierten Mustern (täglich, wöchentlich, monatlich).

Personal Training Scheduling – Individuelle Terminvergabe für Einzeltrainings mit Trainer-Zuordnung und Zeitfensterverwaltung.

Drop-in und Mitgliederklassen – Differenzierung zwischen offenen Kursen und exklusiven Angeboten für Mitglieder.

Ressourcenverwaltung – Zuordnung von Räumen, Geräten und Trainern zu Terminen mit Konfliktprüfung.

Mitgliederverwaltung und Buchung

Online-Buchungsportal – Webbasierte und mobile Buchungsmöglichkeit für Mitglieder rund um die Uhr.

Mitgliederprofile – Zentrale Verwaltung von Stammdaten, Verträgen, Zahlungsinformationen und Trainingshistorie.

Automatische Benachrichtigungen – E-Mail- und Push-Nachrichten für Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Änderungen.

Self-Service Portal – Mitglieder können eigene Termine verwalten, Verträge einsehen und Daten aktualisieren.

Zahlungsabwicklung und Verträge

Integriertes Payment Processing – Automatische Abbuchung von Mitgliedsbeiträgen und Einzelbuchungen über verschiedene Zahlungsmethoden.

Mitgliedschaftsverwaltung – Verwaltung verschiedener Vertragsmodelle mit unterschiedlichen Laufzeiten und Leistungsumfängen.

Rechnungsstellung – Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen und Zahlungsbelegen.

Training und Engagement

Digitale Trainingspläne – Erstellung und Verwaltung individueller Workout-Programme mit Übungsbibliothek.

Mobile Member App – Eigenständige App für Mitglieder mit Buchungs-, Trainings- und Community-Funktionen.

Progress Tracking – Dokumentation von Trainingsfortschritten, Messungen und Zielerreichung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Virtuagym einzigartig?

All-in-One-Plattform für Fitnessanbieter

Virtuagym kombiniert Terminplanung, Mitgliederverwaltung, Zahlungsabwicklung und Trainingsbetreuung in einer integrierten Lösung. Während viele Anbieter sich auf einzelne Teilbereiche konzentrieren, deckt Virtuagym den kompletten Betriebsablauf eines Fitnessstudios ab. Dadurch entfallen Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen, was Datenpflege reduziert und Medienbrüche vermeidet. Allerdings führt dieser Gesamtansatz zu einer komplexeren Software mit längerer Einarbeitungszeit, besonders für kleinere Einrichtungen, die nur Teilfunktionen benötigen.

Spezialisierung auf Group Fitness Management

Die Software ist speziell auf die Verwaltung wiederkehrender Gruppenkurse mit festen Kapazitäten ausgelegt. Features wie automatisches Waitlist-Management, Class-Attendance-Tracking und Kapazitätsauslastungsanalysen sind tief in die Systemlogik integriert. Diese Spezialisierung macht Virtuagym besonders leistungsfähig für Studios mit umfangreichem Kursangebot. Einrichtungen ohne Gruppenkursangebot oder mit stark individualisiertem Terminmanagement nutzen diese Stärken hingegen weniger.

Umfangreiche Member-Engagement-Tools

Über die reine Terminplanung hinaus bietet Virtuagym Tools zur Mitgliederbindung: Workout-Tracking, Ernährungspläne, Community-Features und Challenge-Funktionen. Diese Elemente zielen darauf ab, Mitglieder langfristig zu aktivieren und Kündigungsraten zu senken. Für Betreiber bedeutet dies zusätzliche Betreuungsmöglichkeiten, erfordert aber auch personelle Ressourcen zur Pflege von Inhalten und Betreuung der digitalen Angebote. Studios, die sich ausschließlich auf Zugangsmanagement konzentrieren, empfinden den Funktionsumfang möglicherweise als überdimensioniert.

Niederländischer Anbieter mit europäischem Fokus

Als europäisches Unternehmen mit Sitz in Amsterdam legt Virtuagym Wert auf DSGVO-Konformität und europäische Datenschutzstandards. Support und Dokumentation sind in mehreren europäischen Sprachen verfügbar, einschließlich Deutsch. Die Zahlungsabwicklung unterstützt europäische Zahlungsmethoden und SEPA-Lastschrift. Allerdings ist der Anbieter im deutschsprachigen Raum weniger etabliert als in den Benelux-Ländern, was sich in einer kleineren lokalen Nutzercommunity und weniger regionalen Referenzkunden bemerkbar macht.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Virtuagym besonders?

Zielgruppen

Fitnessstudios mit umfangreichem Kursangebot – Studios, die täglich mehrere Group-Fitness-Klassen anbieten und Kapazitätsmanagement mit Wartelisten benötigen, profitieren von den spezialisierten Kursplanungsfunktionen. Die automatische Wiederholung, Auslastungsanalysen und das integrierte Check-in-System sind auf diese Arbeitsweise zugeschnitten.

Personal Trainer mit wachsendem Kundenstamm – Selb