Terminplanung-Software: OfficeOn im Überblick

OfficeOn ist eine cloudbasierte Terminplanung-Software, die sich auf die Verwaltung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen konzentriert. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle wie Hybrid Work umsetzen und ihre Büroflächen effizient nutzen möchten. Im Mittelpunkt steht die transparente Buchung von Räumen und Schreibtischen über verschiedene Standorte hinweg.

Die Software wurde speziell für die Anforderungen moderner Arbeitswelten entwickelt, in denen nicht mehr jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hat. OfficeOn ermöglicht es Unternehmen, ihre Raumkapazitäten zu optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch einfache Buchungsprozesse zu steigern.

🟦 Funktionen – Was kann OfficeOn?

Raum- und Arbeitsplatzbuchung

Desk Booking: Mitarbeiter reservieren flexible Arbeitsplätze über Web oder App.

Raumbuchung: Besprechungsräume werden mit Angabe von Kapazität und Ausstattung gebucht.

Parkplatzreservierung: Parkflächen lassen sich analog zu Räumen verwalten und zuweisen.

Floorplan-Ansicht: Interaktive Grundrisse zeigen die Verfügbarkeit auf einen Blick an.

Ressourcenplanung: Equipment wie Beamer oder Whiteboards wird direkt mitgebucht.

Organisation und Verwaltung

Standortübergreifende Verwaltung: Mehrere Bürostandorte werden zentral in einem System verwaltet.

Besuchermanagement: Gäste werden registriert und passende Räume automatisch zugewiesen.

Check-in-Funktion: Anwesenheit wird digital erfasst, nicht genutzte Buchungen werden freigegeben.

Team-Koordination: Mitarbeiter sehen, wann Kollegen im Büro sind.

Kapazitätsübersicht: Auslastungsdaten zeigen, welche Flächen tatsächlich genutzt werden.

Integration und Zugang

Kalenderintegration: Outlook und Google Calendar werden bidirektional synchronisiert.

Mobile Apps: iOS und Android ermöglichen Buchungen von unterwegs.

QR-Code-Check-in: Schneller Zugang durch Scannen vor Ort.

Single Sign-On: Bestehende Unternehmens-Logins werden übernommen.

API-Schnittstellen: Anbindung an HR-Systeme oder Gebäudetechnik ist möglich.

🟨 Besonderheiten – Was macht OfficeOn einzigartig?

Fokus auf Hybrid-Work-Szenarien

OfficeOn wurde gezielt für die Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle entwickelt. Die Software berücksichtigt, dass Mitarbeiter nur noch an bestimmten Tagen ins Büro kommen und plant entsprechend flexible Arbeitsplätze. Die Team-Funktion zeigt an, welche Kollegen wann vor Ort sind, was die Koordination erleichtert. Allerdings fehlen umfangreiche Projektmanagement-Funktionen, die manche Konkurrenzprodukte bieten.

Automatisches Release nicht genutzter Buchungen

Durch die Check-in-Pflicht werden Buchungen automatisch storniert, wenn Mitarbeiter nicht erscheinen. Dies verhindert, dass Arbeitsplätze blockiert werden, obwohl niemand sie nutzt. Die Funktion erhöht die Auslastung um durchschnittlich 15-20 Prozent laut Herstellerangaben. Die Zeitspanne bis zur automatischen Freigabe kann individuell eingestellt werden. Für manche Nutzer kann diese Funktion als Kontrolle empfunden werden.

Detaillierte Auslastungsanalysen

Die Software liefert umfassende Berichte über die tatsächliche Nutzung von Büroflächen, Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen. Facility Manager erhalten Daten zu Spitzenzeiten, durchschnittlicher Auslastung und ungenutzten Ressourcen. Diese Informationen helfen bei strategischen Entscheidungen zur Flächenreduzierung oder -umgestaltung. Die Analysefunktionen sind jedoch nicht so tiefgehend wie spezialisierte BI-Tools.

Intuitives visuelles Buchungssystem

Die interaktiven Grundrisse ermöglichen eine intuitive Buchung durch einfaches Anklicken freier Plätze. Mitarbeiter sehen sofort, wo ihre Kollegen sitzen und welche Bereiche verfügbar sind. Die visuelle Darstellung reduziert Schulungsaufwand erheblich. Allerdings müssen die Grundrisse initial manuell erstellt oder importiert werden, was beim Setup Zeit kostet.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich OfficeOn besonders?

Zielgruppen

Unternehmen mit Hybrid-Work-Modellen (50-500 Mitarbeiter): OfficeOn ist ideal für Organisationen, die flexible Arbeitsmodelle umsetzen und ihre Büroflächen optimieren möchten. Die Software löst das Problem der ineffizienten Raumnutzung, wenn nur ein Teil der Belegschaft täglich vor Ort ist. Die Team-Funktionen fördern die Koordination zwischen Office-Tagen und Homeoffice-Phasen.

Facility Manager in Mehrstandort-Unternehmen: Die zentrale Verwaltung mehrerer Bürostandorte macht OfficeOn besonders wertvoll für Facility-Verantwortliche. Sie erhalten standortübergreifende Auslastungsdaten und können Ressourcen bedarfsgerecht verteilen. Die Analysefunktionen unterstützen datenbasierte Entscheidungen zur Flächennutzung.

Wachstumsunternehmen mit dynamischer Büroplanung: Startups und Scale-ups, die ihre Büroflächen flexibel anpassen müssen, profitieren von der Skalierbarkeit. Die Software wächst mit und ermöglicht schnelle Anpassungen bei Umzügen oder Expansion. Das cloudbasierte Modell vermeidet hohe Anfangsinvestitionen.

Co-Working-Spaces und flexible Bürokonzepte: Anbieter von geteilten Arbeitsräumen können mit OfficeOn ihre Kapazitäten effizient verwalten. Die Besucherverwaltung und flexible Buchungsoptionen passen zu diesem Geschäftsmodell. Die Abrechnung basierend auf tatsächlicher Nutzung wird durch die Check-in-Daten erleichtert.

Auswahlkriterien

Wenn visuelle Übersichtlichkeit wichtiger ist als Funktionstiefe: Die Stärke von OfficeOn liegt in der intuitiven Bedienung und grafischen Darstellung, nicht in komplexen Zusatzfunktionen.

Wenn Sie primär Räume und Plätze verwalten möchten: Die Software konzentriert sich auf ihr Kernthema und bietet hier ausgefeilte Funktionen, verzichtet aber auf umfangreiche Projektmanagement-Tools.

Wenn Cloud-Lösungen in Ihrer IT-Strategie verankert sind: Als reine Cloud-Software setzt OfficeOn eine entsprechende IT-Infrastruktur und -Strategie voraus.

Wenn Sie Nutzungsdaten für Facility-Entscheidungen benötigen: Die Analysefunktionen liefern