Terminplanung-Software: Doodle im Praxis-Check

🟦 Funktionen – Was kann Doodle?

Grundlegende Terminplanung

• Umfrage-Erstellung: Mehrere Terminoptionen zur Auswahl anbieten und Verfügbarkeiten abfragen
• Eins-zu-eins-Buchungen: Persönliche Buchungsseite mit direkter Terminauswahl ohne Hin-und-Her
• Gruppentermine: Mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu Events und Meetings einladen
• Kalenderintegration: Synchronisation mit Google Calendar, Outlook und iCal-Systemen

Organisation und Verwaltung

• Automatische Zeitzonenerkennung: Umrechnung bei internationalen Teilnehmern erfolgt automatisch
• Deadline-Funktion: Feste Antwortfristen für Umfragen definieren und einhalten
• Teilnehmerlisten: Übersicht aller Zu- und Absagen mit Kommentarfunktion
• Dashboard-Verwaltung: Zentrale Übersicht über alle laufenden und vergangenen Umfragen

Kommunikation

• E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Updates bei neuen Antworten und Terminänderungen
• Erinnerungs-E-Mails: Automatische Reminder vor anstehenden Terminen versenden
• Umfrage-Kommentare: Direkter Austausch zwischen Organisator und Teilnehmern möglich

Erweiterte Features

• Branding-Optionen: Eigenes Logo und Farben in Premium-Version einfügen
• Abstimmungsregeln: "Wenn-nötig"-Option für flexiblere Teilnahme aktivieren
• Exportfunktionen: Ergebnisse als Excel oder PDF herunterladen

🟨 Besonderheiten – Was macht Doodle einzigartig?

Extrem niedrige Einstiegshürde

Doodle hat sich als Standard für schnelle Terminabstimmungen etabliert, weil keine Registrierung für Teilnehmer erforderlich ist. Eine Umfrage ist in unter zwei Minuten erstellt und per Link teilbar. Diese Einfachheit hat jedoch ihren Preis: Die Basisfunktion bietet kaum Kontrolle über Teilnehmerkreise oder erweiterte Abstimmungslogiken. Wer mehr als einfache Ja/Nein/Vielleicht-Abfragen benötigt, stößt schnell an Grenzen.

Hohe Marktdurchdringung als Vorteil

Der Name "Doodle" ist vielen Nutzern bereits vertraut, was die Akzeptanz deutlich erhöht. Teilnehmer kennen das Interface und verstehen intuitiv, wie sie abstimmen müssen. Gleichzeitig bedeutet diese Verbreitung auch, dass viele Nutzer mit Werbung in der kostenlosen Version konfrontiert werden und dies als störend empfinden. Die Premium-Versionen entfernen Werbung, kosten aber vergleichsweise viel für den gebotenen Funktionsumfang.

Fokus auf Simplizität statt Tiefe

Anders als umfassende Terminplanungs-Suiten beschränkt sich Doodle bewusst auf Kernfunktionen. Es gibt keine komplexen Ressourcenverwaltungen, Raumbuchungen oder Workflow-Automatisierungen. Diese Beschränkung macht die Software übersichtlich, aber für Organisationen mit komplexeren Anforderungen ungeeignet. Integration in bestehende Business-Software erfolgt meist nur über Drittanbieter-Tools wie Zapier.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Doodle besonders?

Kleine Teams und Projektgruppen Doodle bewährt sich bei der spontanen Koordination von 3-15 Personen ohne aufwändige IT-Infrastruktur. Die schnelle Umfrage-Erstellung eignet sich ideal für gelegentliche Abstimmungen, bei denen keine dauerhafte Lösung erforderlich ist.

Vereine und ehrenamtliche Organisationen Die kostenlose Basisversion deckt grundlegende Bedürfnisse ab, ohne dass Budgets belastet werden. Für monatliche Vereinstreffen oder Vorstandssitzungen reichen die Standard-Funktionen völlig aus, solange kein professionelles Auftreten mit eigenem Branding notwendig ist.

Freiberufler und Einzelunternehmer Die Booking Page ermöglicht eine einfache Terminbuchung für Kundengespräche ohne komplexe Software. Besonders für Dienstleister mit vielen Einzelterminen bietet dies eine unkomplizierte Lösung, sofern keine tiefe CRM-Integration erforderlich ist.

Wichtige Auswahlkriterien

• Teilnehmerzahl: Optimal für 3-20 Personen, darüber wird Verwaltung unübersichtlich
• Häufigkeit: Bei täglicher Nutzung lohnt sich Premium-Version, für gelegentliche Abstimmungen reicht kostenlose Variante
• Datenschutz-Anforderungen: Serverstandort Schweiz bietet gutes Schutzniveau, aber keine vollständige DSGVO-Compliance-Dokumentation
• Integration: Nur Basis-Kalender-Anbindung vorhanden, für komplexe IT-Landschaften unzureichend

Details zur Terminplanung-Software

Doodle wurde 2007 in der Schweiz gegründet und hat sich seitdem auf die Kernfunktion der Terminabstimmung konzentriert. Die Software basiert auf einem webbasierten Ansatz ohne notwendige Installation. Nutzer erstellen eine Umfrage mit mehreren Terminvorschlägen, die per Link an Teilnehmer verschickt wird. Diese markieren ihre Verfügbarkeiten, woraus sich der optimale Termin ableiten lässt.

Die drei Hauptfunktionen im Überblick: Die klassische Poll-Funktion erlaubt Abstimmungen mit mehreren Optionen. Teilnehmer sehen alle vorgeschlagenen Termine und markieren ihre Präferenzen. Die Booking Page funktioniert anders: Sie zeigt verfügbare Zeitslots basierend auf dem verknüpften Kalender und ermöglicht direkte Buchungen. Die 1:1-Funktion kombiniert beide Ansätze für persönliche Einzeltermine.

Die Benutzeroberfläche präsentiert sich minimalistisch. Nach der Anmeldung gelangen Nutzer zu einem Dashboard mit allen Umfragen. Die Erstellung einer neuen Abstimmung erfolgt in drei Schritten: Titel und Ort eingeben, Terminvorschläge hinzufügen, Einstellungen festlegen. Ein Assistent führt durch den Prozess, wobei Kalenderintegrationen verfügbare Zeiten automatisch vorschlagen können.

Wichtige Einschränkungen bei der Nutzung: Die kostenlose Version zeigt Werbung und limitiert erweiterte Funktionen. Umfragen ohne Anmeldung sind auf drei aktive Polls gleichzeitig beschränkt. Die mobile App bietet weniger Funktionen als die Webversion, insbesondere bei der Erstellung komplexer Umfragen mit vielen Optionen.

Wissenswertes zum Anbieter

Doodle AG hat ihren Hauptsitz in Zürich und beschäftigt nach eigenen Angaben etwa 80 Mitarbeiter. Das Unternehmen gehört seit 2014 zur TX Group (ehemals Tamedia), einem der größten Schweizer Medienkonz