Offline-fähige Mobile App – Erfasst alle Daten ohne Netzverbindung; synchronisiert automatisch bei Wiederverbindung.
Elektronische Unterschrift & digitaler POD – Liefernachweise rechtsgültig und papierfrei direkt auf dem Gerät erfassen.
Foto-/Video-Anhänge zu Tasks – Dokumentiert Schäden oder Verladungszustände in Echtzeit mit Bild- und Videomaterial.
GPS-Tracking & Zeitstempel – Protokolliert jeden Arbeitsschritt mit exakter Position und Uhrzeit lückenlos.
Echtzeit-Drag-&-Drop-Taskboard – Verschiebt Aufträge per Mausklick zwischen Fahrern bei Störungen oder Ausfällen.
Geofencing mit automatischem Task-Triggering – Ändert Auftragsstatus automatisch, sobald Fahrer definierte Bereiche betritt.
Routen- & ETA-Prognosen – Berechnet Ankunftszeiten dynamisch neu bei Verkehr oder Wetteränderungen.
Push-Benachrichtigungen & Eskalationsregeln – Alarmiert Verantwortliche automatisch bei Verspätungen oder kritischen Ereignissen.
Digitale Checklisten (Pre/Post-Trip) – Standardisiert Lade- und Entladekontrollen nach definierten Prüfpunkten.
No-Code Workflow-Builder – Erstellt eigene Auftragsvorlagen und Formulare ohne Programmierkenntnisse in Minuten.
Rollen- und Rechtemanagement – Steuert Zugriffe für Disponenten, Fahrer und Management individuell nach Befugnis.
Reporting & KPI-Dashboards – Zeigt Pünktlichkeitsquoten, Fahrzeugauslastung und Kilometerleistungen in Echtzeit an.
Audit-Trail & Compliance-Log – Speichert alle Auftragsänderungen unveränderbar für Prüfungen und Nachweise.
API-First-Integration (REST, Webhooks) – Verbindet sich nahtlos mit bestehenden TMS- und ERP-Systemen wie SAP.
Automatisierte KI-gestützte ETA-Vorhersage (Beta) – Berechnet Ankunftszeiten präziser durch maschinelles Lernen aus Verlaufsdaten.
GSMtasks speichert alle erfassten Daten zunächst lokal auf dem mobilen Gerät. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Diese Architektur funktioniert zuverlässig in Tiefgaragen, Lagerhallen oder ländlichen Gebieten ohne Mobilfunknetz. Fahrer können Liefernachweise, Fotos und Statusmeldungen ohne Unterbrechung erfassen, ohne Datenverlust befürchten zu müssen.
Einschränkung: Die Echtzeit-Sichtbarkeit im Dispoboard hängt von der Synchronisationsfrequenz ab. Bei längeren Netzausfällen sehen Disponenten Statusänderungen verzögert.
Speditionen können eigene Prozessabläufe ohne IT-Entwickler konfigurieren. Gefahrgut-Checks, spezielle Ladeanforderungen oder kundenspezifische Formulare lassen sich per Drag-&-Drop-Editor in wenigen Minuten anpassen. Änderungen werden sofort auf allen mobilen Geräten aktiv. Diese Flexibilität reduziert Abhängigkeiten von externen Dienstleistern erheblich.
Einschränkung: Hochkomplexe Integrationen mit Drittsystemen oder spezielle Berechnungslogiken erfordern trotzdem API-Entwicklung durch Fachpersonal.
Das System weist Fahrer automatisch neuen Aufträgen zu, sobald sie definierte geografische Bereiche verlassen oder betreten. Bei unerwarteten Staus oder Fahrzeugausfällen können Disponenten Tasks innerhalb von Sekunden umschichten. Laut Herstellerangaben reduzieren Anwender Leerfahrten um durchschnittlich 20 Prozent durch diese dynamische Optimierung.
Einschränkung: Die Genauigkeit der Geofencing-Trigger hängt von der Qualität der Kartendaten und GPS-Signale ab. In dicht bebauten Innenstädten oder unter Brücken können Ungenauigkeiten auftreten.
GSMtasks nutzt eine Cloud-native Infrastruktur auf Google Cloud Platform mit Microservices und Kubernetes. Diese Architektur skaliert problemlos bis über 1.000 mobile Nutzer. Das Entwicklerteam veröffentlicht regelmäßig neue Features basierend auf direktem Kundenfeedback. Diese agile Herangehensweise garantiert kontinuierliche Produktverbesserungen und langfristige Zukunftsfähigkeit.
Einschränkung: Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich noch in Vorbereitung. Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen sollten vor Enterprise-Einsatz eine eigenständige Security-Prüfung durchführen.
Disponenten in mittelständischen Speditionen mit 10 bis 200 Fahrzeugen profitieren am stärksten von GSMtasks. Das Echtzeit-Dispositionsboard mit Geofencing-Funktionen bietet die ideale Balance zwischen Flexibilität bei Störfällen und zentraler Kontrolle. Tägliche Ad-hoc-Umschichtungen lassen sich in Sekunden durchführen, ohne umständliche Telefonate oder Papierlisten. Die Offline-Fähigkeit verhindert Kommunikationsabbrüche in Funklöchern.
3PL-Anbieter und Logistik-Netzwerke mit Multi-Client-Betrieb können für jeden Auftraggeber separate Prozessvorlagen konfigurieren. Der No-Code Workflow-Builder ermöglicht kundenspezifische Checklisten, Formulare und Dokumentationsanforderungen ohne Programmieraufwand. Diese Flexibilität reduziert Implementierungszeiten neuer Kunden erheblich und erhöht gleichzeitig die Prozessqualität durch Standardisierung.
Dispositionsleiter im Nationalverkehr finden in GSMtasks eine Lösung für die Herausforderungen zwischen Nahverkehr und Fernverkehr. Digitale Lade- und Entladekontrollen mit POD reduzieren Reklamationen messbar. Die GPS-gestützte Nachweisführung minimiert Streitigkeiten über Lieferzeiten oder Schadenszeitpunkte. Papierbasierte Abläufe werden durchgängig digitalisiert.
Operations Manager und Flottenleiter mit Fokus auf Kostenoptimierung nutzen die KPI-Dashboards zur kontinuierlichen Verbesserung. Fahrtrouten-Optimierung und Auslastungsberichte decken Einsparpotenziale auf. Laut Nutzerfeedback sinken Leerkilometer und administrative Rückfragen deutlich, was die Betriebskosten pro Fahrzeug senkt und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöht.
Notwendigkeit eines Offline-Modus: Speditionen mit häufigen Netzausfallstellen wie Tiefgaragen, Industriehallen oder ländlichen Regionen sollten GSMtasks prioritär prüfen. Bei durchgängig verfügbarem 4G/5G-Netz ist diese Funktion weniger kritisch, bleibt aber vorteilhaft als Ausfallsicherung.
Tiefe TMS/ERP-Integration erforderlich: Wer komplexe Datenflüsse zwischen Auftragserfassung, Disposition und Abrechnung automatisieren muss, sollte die API-Dokumentation vor Kaufentscheidung detailliert prüfen. Für Standalone-Einsatz ohne Systemvernetzung reduziert sich die Implementierungskomplexität erheblich.
Flottengröße und Spezialisierungsgrad: Die optimale Skalierung liegt bei 50 bis 150 Fahrzeugen mit standardisierten Prozessen. Kleinere Flotten unter 20 Fahrzeugen erreichen oft kein vorteilhaftes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Betriebe mit über 500 Fahrzeugen oder hochkomplexen Sonderanforderungen sollten ergänzend Enterprise-TMS-Lösungen evaluieren.
Selbstservice-Workflow-Anpassungen gewünscht: Speditionen mit internen IT-Ressourcen oder prozessaffinen Mitarbeitern profitieren maximal vom No-Code Builder. Wer ausschließlich auf externe Consultants setzt, nutzt diesen Vorteil weniger intensiv.
GSMtasks ist ein spezialisiertes Mobile Workforce Management System für Speditionen. Der Fokus liegt auf der operativen Ausführung von Transport- und Logistikaufträgen. Das System ersetzt keine strategische Tourenplanung oder globale Sendungsverfolgung. Stattdessen digitalisiert es die letzte Meile zwischen Dispositionsplanung und tatsächlicher Durchführung.
Die Software kombiniert Offline-Fähigkeit, No-Code-Konfiguration und Echtzeit-Dispositionsmanagement. Diese Mischung macht GSMtasks besonders attraktiv für mittelständische Speditionen, die häufig mit Störfällen, kurzfristigen Änderungen oder Netzproblemen umgehen müssen. Die mobile App erfasst alle relevanten Daten auch ohne Internetverbindung und synchronisiert automatisch bei Wiederverbindung.
Im Vergleich zu klassischen Batch-TMS-Lösungen wie SAP oder Riege Scope erlaubt GSMtasks Ad-hoc-Umschichtungen innerhalb von Sekunden durch Geofencing-Trigger. Gegenüber allgemeinen Field-Service-Apps wie Salesforce FSM fokussiert die Lösung gezielt auf Logistik-Spezifika: Proof of Delivery, Lade- und Entladekontrollen, GPS-Tracking sowie speditionsspezifische Compliance-Anforderungen. Diese Spezialisierung reduziert Konfigurationsaufwand und beschleunigt die Einführung.
Die Architektur trennt klar zwischen Web-basiertem Dispositionsboard für Büromitarbeiter und nativen mobilen Apps für Fahrer. Disponenten sehen alle Aufträge auf einer Karte mit Echtzeit-Positionen, während Fahrer eine aufgabenorientierte, vereinfachte Ansicht erhalten. Rollen- und Rechtemanagement stellt sicher, dass jede Benutzergruppe nur relevante Informationen und Funktionen sieht. Diese Trennung erhöht die Akzeptanz bei allen Anwendern.
GSMtasks OÜ ist ein etablierter, unabhängiger estnischer SaaS-Anbieter mit Gründungsjahr 2014. Das Unternehmen beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter und bedient Kunden international, mit Schwerpunkten in Deutschland, Österreich, Schweiz, USA und weiteren EU-Ländern. Die Firmenzentrale in Estland ermöglicht Zugang zu einem starken IT-Talentpool und kosteneffiziente Entwicklung.
Die Unternehmensphilosophie setzt auf agile Entwicklung mit kontinuierlichem Kundenfeedback. Produktverbesserungen werden in kurzen Zyklen ausgerollt, typischerweise alle 4 bis 6 Wochen. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit ermöglicht schnelle Reaktionen auf Marktanforderungen und Nutzeranliegen. Das Entwicklerteam arbeitet eng mit ausgewählten Pilotkunden zusammen, um neue Features vor breiter Einführung zu testen.
GSMtasks spezialisiert sich bewusst auf Mobile Workforce Management für Logistik und Spedition. Das Unternehmen entwickelt keine ERP-Systeme oder Full-Stack-Lösungen. Diese Fokussierung ermöglicht tiefe Domänenkompetenz in einem spezifischen Marktsegment. Die Produktstrategie zielt auf beste Integration mit bestehenden TMS- und ERP-Systemen, anstatt diese zu ersetzen.
Die noch ausstehende ISO 27001-Zertifizierung befindet sich nach Herstellerangaben in Vorbereitung. Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben sollten diesen Status vor Vertragsabschluss prüfen und gegebenenfalls eine eigenständige Security-Prüfung durchführen. Die DSGVO-Konformität ist gegeben, jedoch sollten Fragen zum genauen Datenspeicherungsort geklärt werden, da Google Cloud Platform global verteilte Rechenzentren betreibt.
Die Cloud-native Architektur basiert auf Google Cloud Platform mit Microservices und Kubernetes-Orchestrierung. Diese Infrastruktur skaliert horizontal und bewältigt problemlos über 1.000 gleichzeitige mobile Nutzer. Die Architektur garantiert langfristige Wartbarkeit und ermöglicht flexible Anpassungen ohne Systemneustarts. Automatische Backups und Redundanzen sichern kontinuierliche Verfügbarkeit.
Mobile Apps unterstützen iOS ab Version 12 und Android ab Version 10. Diese breite Kompatibilität deckt nahezu alle aktuell genutzten Smartphones und Tablets ab. Das Web-Admin-Interface läuft auf modernen Browsern wie Chrome, Firefox, Safari und Edge. Robuste Industrie-Geräte von Herstellern wie Zebra oder Panasonic werden vollständig unterstützt und sind für raue Lagerbedingungen empfehlenswert.
Die API-First-Integration nutzt REST-APIs und Webhooks für Anbindungen an Standard-TMS- und ERP-Systeme. Dokumentierte Schnittstellen existieren für SAP, Microsoft Dynamics und weitere verbreitete Systeme. Die tatsächliche Reife und Dokumentationsqualität dieser Standard-Konnektoren sollte vor Kaufentscheidung durch konkrete Referenzen oder einen Proof of Concept validiert werden. Nicht alle beworbenen Integrationen sind produktionsreif.
Spezielle Anforderungen wie eCMR (elektronischer Frachtbrief), Lenk- und Ruhezeitenerfassung sowie digitale Tachograph-Integration sind mit GSMtasks allein nicht vollständig lösbar. Das System bietet Basisfunktionalität für diese Bereiche, jedoch keine zertifizierten Lösungen. Speditionen mit gesetzlichen Dokumentationspflichten benötigen ergänzende Spezialsoftware. Diese Limitation sollte bei der Systemplanung berücksichtigt werden.
Das Lizenzierungsmodell basiert auf Abonnements pro mobilen Nutzer und Monat. Die Preisspanne liegt typischerweise zwischen 20 und 35 Euro, abhängig von Nutzeranzahl und gebuchten Funktionsmodulen. Ein Rechenbeispiel: 50 Fahrer zu durchschnittlich 27 Euro monatlich ergeben 16.200 Euro Jahreskosten für Lizenzen. Zusätzlich fallen einmalige Setup-Kosten zwischen 5.000 und 15.000 Euro an, abhängig von Integrationskomplexität.
Die gesamten Total Cost of Ownership über drei Jahre umfassen mehrere Kostenblöcke. Lizenzkosten machen etwa 60 Prozent aus. Implementierung und Integration durch externe Consultants erfordern typischerweise 5 bis 10 Arbeitstage. Schulungen für Disponenten und Fahrer sowie Hardware-Beschaffung (Smartphones oder Tablets) kommen hinzu. Support-SLAs und versteckte Integrationskosten werden häufig unterschätzt und sollten detailliert kalkuliert werden.
ROI-Faktoren basieren auf Herstellerangaben und Nutzerfeedback, sind jedoch nicht unabhängig validiert. Anwender berichten von 20 Prozent kürzeren Leerkilometern durch bessere Dispositionsplanung. Die Abfertigungszeit soll sich um 15 Prozent verkürzen. Administrative Rückfragen sinken durch digitale POD-Erfassung messbar. Die typische Amortisationsdauer liegt bei 12 bis 18 Monaten für Flotten ab 50 Fahrzeugen.
Eine eigene Voranalyse mit Baseline-Messung ist unverzichtbar. Erfassen Sie vor Einführung aktuelle Kennzahlen wie Leerfahrtenquote, durchschnittliche Abfertigungszeit und administrative Aufwände. Nur so lassen sich tatsächliche Verbesserungen nach Implementierung objektiv bewerten. Herstellerversprechen sollten kritisch hinterfragt und mit eigenen Geschäftsdaten abgeglichen werden.
Die typische Projektdauer gliedert sich in Pilotphase und Volleinführung. Ein Pilot mit 10 bis 15 Fahrern dauert 4 bis 8 Wochen. Die anschließende Volleinführung benötigt 3 bis 6 Monate, abhängig von TMS-Integration und Prozesskomplexität. Ressourcenbedarf umfasst 1 bis 2 interne Projektverantwortliche mit Prozesskenntnissen plus 5 bis 10 Tage externe Beratung für technische Konfiguration.
Kritische Erfolgsfaktoren entscheiden über Akzeptanz und Nutzen. Erstens: Klares Prozessdesign vor technischer Implementierung definieren. Zweitens: Fahrer und Disponenten frühzeitig einbinden und Bedenken ernst nehmen. Drittens: Robuste TMS-Integration mit geprüfter Datenqualität sicherstellen. Viertens: Train-the-Trainer-Schulungen durchführen und deutschsprachige Dokumentation bereitstellen. Die ersten vier Wochen sind entscheidend für langfristige Nutzerakzeptanz.
Typische Hürden in Migrationsprojekten umfassen mehrere Bereiche. Legacy-Datenqualität aus Altsystemen verzögert Integrationen oft erheblich. Fahrer-Akzeptanz für Digitalisierung erfordert intensive Kommunikation und praktische Schulungen am Gerät. Connectivity-Probleme treten trotz Offline-Modus auf, wenn Synchronisationsprozesse nicht durchdacht sind. Die notwendige Integrationstiefe wird in Kalkulationen regelmäßig unterschätzt.
Ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Fahrern vor dem Vollrollout ist dringend empfohlen. Wählen Sie technikaffine und kritische Fahrer gemischt aus, um realistische Rückmeldungen zu erhalten. Testen Sie verschiedene Szenarien wie Netzausfälle, Gerätetausch und Störfallbehandlung. Dokumentieren Sie alle Probleme und Verbesserungsvorschläge. Nur nach erfolgreichem Pilot sollte die Einführung auf die gesamte Flotte ausgeweitet werden.
Der Offline-First-Ansatz reduziert Datenverluste in Funklöchern erheblich. Fahrer können ohne Unterbrechung arbeiten, unabhängig von Netzabdeckung. Diese Zuverlässigkeit steigert die Akzeptanz bei Anwendern deutlich. Die automatische Synchronisation funktioniert transparent im Hintergrund.
No-Code Workflows ermöglichen schnelle Prozessanpassungen ohne IT-Abhängigkeit. Kundenspezifische Anforderungen lassen sich in Minuten umsetzen. Diese Agilität verkürzt Reaktionszeiten auf Marktveränderungen. Disponenten können selbstständig Formulare und Checklisten anpassen.
Echtzeit-Disposition mit Geofencing minimiert Leerfahrten um bis zu 20 Prozent laut Nutzerberichten. Spontane Tourenoptimierungen bei Störfällen erfolgen in Sekunden. Diese Flexibilität verbessert Pünktlichkeitsquoten und Kundenzufriedenheit. Disponenten behalten jederzeit den Überblick über alle Fahrzeuge.
Digitale POD und Unterschriften reduzieren Papierkram und Archivierungsaufwände drastisch. Liefernachweise sind sofort im System verfügbar. Reklamationen lassen sich mit GPS-Daten und Zeitstempeln eindeutig klären. Dieser Digitalisierungsgrad spart administrative Ressourcen.
Das Reporting erreicht noch nicht Enterprise-BI-Niveau für komplexe Analysen. Externe Reporting-Tools sind häufig notwendig für tiefergehende Auswertungen. Standardberichte decken Basisbedarf ab, aber individuelle KPIs erfordern API-Zugriff. Diese Einschränkung sollte vor Kauf berücksichtigt werden.
Die ISO 27001-Zertifizierung ist noch nicht abgeschlossen. Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen müssen eigene Security-Audits durchführen. Die DSGVO-Konformität ist gegeben, aber Datenspeicherorte sollten vertraglich fixiert werden. Dieser Status kann für Enterprise-Kunden ein Hindernis darstellen.
Sync-Latenzen können bei sehr großem Datenvolumen auftreten. Speditionen mit mehreren hundert gleichzeitigen Aufträgen sollten Lasttests durchführen. Die Performance hängt von Netzqualität und Serverauslastung ab. Solche Verzögerungen beeinträchtigen die Echtzeit-Disposition.
GSMtasks ist kein vollständiges TMS und ersetzt keine Auftragserfassung oder Frachtraumverwaltung. Integration mit bestehendem TMS ist zwingend notwendig. Diese Abhängigkeit erhöht Komplexität und Kosten. Die Systemarchitektur sollte von Beginn an berücksichtigt werden.
Können wir GSMtasks als alleinige Transportmanagementsoftware nutzen?
Nein, GSMtasks ist eine spezialisierte Lösung für mobile Ausführung und Dispositionsmanagement. Für Auftragserfassung, Frachtraum-Verwaltung, Abrechnungsprozesse und globale Sendungsverfolgung benötigen Sie zusätzlich ein TMS oder ERP-System. GSMtasks integriert sich in diese Systeme und digitalisiert die operative Ausführungsebene.
Wie lange dauert der Umstieg von unserem Papiersystem?
Ein Pilotprojekt mit 10 bis 15 Fahrern benötigt 4 bis 8 Wochen. Die Volleinführung dauert anschließend 3 bis 6 Monate, abhängig von Flottengröße und TMS-Integration. Mit guter interner Projektunterstützung und Train-the-Trainer-Schulungen sind schnellere Rollouts möglich. Kritisch sind die ersten vier Wochen für Nutzerakzeptanz.
Funktioniert die App auch ohne Netz?
Ja, die App ist vollständig offline-fähig. Alle Daten werden lokal auf dem Gerät erfasst und automatisch synchronisiert, sobald Netzverbindung verfügbar ist. Dies ist ein Hauptvorteil für Speditionen mit Einsatzorten in Funklöchern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten. Die Synchronisation erfolgt transparent im Hintergrund.
Welche Geräte brauchen unsere Fahrer?
Smartphones oder Tablets mit iOS ab Version 12 oder Android ab Version 10 sind erforderlich. Für raue Lagerbedingungen sind robuste Industrie-Geräte von Zebra, Panasonic oder ähnlichen Herstellern empfehlenswert. Die Hardware-Kosten liegen bei etwa 300 bis 600 Euro pro Gerät. Diese Investition amortisiert sich durch Produktivitätssteigerungen typischerweise innerhalb eines Jahres.
Wie sicher sind unsere Sendungsdaten in der Cloud?
GSMtasks ist DSGVO-konform und nutzt Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand und während der Übertragung. Die ISO 27001-Zertifizierung befindet sich in Vorbereitung. Wichtig ist die vertragliche Fixierung des Datenspeicherorts auf EU-Servern, da Google Cloud Platform mehrere EU-Rechenzentren bietet. Vor Enterprise-Einsatz sollte eine eigenständige Security-Prüfung durchgeführt werden.
Passt GSMtasks zu unserer Unternehmensgröße von 20 Fahrzeugen?
GSMtasks skaliert optimal ab etwa 20 bis 50 Fahrzeugen. Darunter kann das Kosten-Nutzen-Verhältnis ungünstig sein, wenn Prozesse noch wenig komplex sind. Ab 200 Fahrzeugen sollte zusätzlich ein vollständiges TMS evaluiert werden. Die Wirtschaftlichkeit hängt stark vom Digitalisierungsbedarf und aktuellen Schmerzpunkten ab. Eine detaillierte ROI-Kalkulation mit Baseline-Messung ist empfehlenswert.
Welche Integrationen sind sofort verfügbar?
GSMtasks bietet REST-APIs und Webhooks für Standard-Integrationen mit TMS- und ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics. Die tatsächliche Reife dieser Konnektoren sollte vor Kaufentscheidung durch Referenzkunden oder Proof of Concept validiert werden. Nicht alle beworbenen Integrationen sind produktionsreif. Individuelle Schnittstellen erfordern Entwicklungsaufwand durch Fachpersonal.
Unterstützt GSMtasks eCMR und digitale Tachographen?
GSMtasks bietet Basisfunktionalität für eCMR und Lenk-/Ruhezeitenerfassung, aber keine zertifizierten Lösungen. Für gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationen benötigen Sie ergänzende Spezialsoftware. Die Integration mit digitalen Tachographen erfordert zusätzliche Hardware und Software. Diese Limitationen sollten bei der Systemplanung berücksichtigt werden.
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