Mysolution Workforce Software | Software für Zeitarbeit | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Einsatzplanung mit Skill-Matching: Drag-&-Drop-Disposition mit automatischer Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Standorten für optimale Zuordnung von Zeitarbeitskräften zu passenden Einsatzstellen.

Mobile Zeiterfassung (GPS-gestützt): App-basierte Stempeluhr mit GPS-Prüfung direkt beim Kunden ermöglicht präzise Arbeitszeiterfassung und lückenlose Nachweisführung für die Abrechnung.

Digitale Personalakte: Zentrale Verwaltung aller Dokumente wie Zeugnisse, Zertifikate, Führerscheine und Arbeitserlaubnisse mit automatischen Erinnerungen bei ablaufenden Fristen.

Automatisierte Tarifberechnung: BAP/iGZ-konforme Lohn- und Zulagenberechnung ohne manuelles Nachrechnen, inklusive Equal Pay-Regelungen und branchenspezifische Zuschläge.

Self-Service-Portal: Zeitarbeitnehmer können Schichten annehmen, Urlaub beantragen, Arbeitszeiten einsehen und persönliche Daten aktualisieren.

Bewerber-Management: Lebenslauf-Import, automatische Skill-Zuordnung und intelligente Vorschläge für passende Einsätze basierend auf Qualifikationen und Erfahrungen.

Mandantenverwaltung: Komplette Kundenstammdaten mit individuellen Abrechnungsmodalitäten, Vertragskonditionen und spezifischen Anforderungsprofilen.

Reisekostenabrechnung: Kilometer- und Spesenverwaltung mit digitalen Freigabeworkflows und automatischer Berechnung nach aktuellen Pauschalsätzen.

Live-Reporting & Dashboards: Vordefinierte KPIs wie Auslastungsgrad, Wartezeiten und Deckungsbeiträge sowie individuelle Auswertungen für bessere Geschäftssteuerung.

Qualifikationscontrolling: Automatische Erinnerungen bei ablaufenden Zertifikaten, Schulungsplänen und gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen.

DATEV-Integration: Nahtlose Übergabe von Lohndaten an gängige Lohnabrechnungssysteme ohne manuelle Doppelerfassung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Mysolution Workforce einzigartig?

Microsoft Dynamics 365-Basis ermöglicht eine zukunftssichere End-to-End-Lösung für den gesamten Zeitarbeitsprozess von der Disposition bis zur Lohnabrechnung auf einer bewährten, skalierbaren Plattform. Diese technologische Grundlage bietet nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem und eliminiert Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen. Die Plattform profitiert von kontinuierlichen Updates und Sicherheitsstandards des Technologieriesen Microsoft.

Progressive Web App mit Offline-Modus setzt konsequent auf Mobile-First-Ansatz und ermöglicht effiziente Zeiterfassung sowie Einsatzplanung auch ohne Internetverbindung auf Baustellen oder in abgelegenen Pflegeeinrichtungen. Diese technische Lösung funktioniert plattformübergreifend ohne separate App-Installation und synchronisiert sich automatisch bei Wiederherstellung der Verbindung.

Automatische BAP/iGZ-Tarifanwendung bewältigt mühelos komplexe deutsche Tarifstrukturen ohne Programmieraufwand und wird bei Tarifrunden automatisch aktualisiert. Das System berücksichtigt dabei branchenspezifische Zuschläge, Überstunden- und Feiertagsregelungen sowie Equal Pay-Bestimmungen rechtskonform und auditierbar.

Einschränkungen zeigen sich bei umfangreichem Customer-Relationship-Management für die Neukundenakquise, da der Fokus primär auf operativen Zeitarbeitsprozessen liegt. Für tiefgreifende Anpassungen jenseits der Dynamics 365-Standards können spezialisierte Consultants erforderlich werden.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Mysolution Workforce wählen?

Mittelständische Personaldienstleister mit 50-1.000 Mitarbeitern profitieren besonders von der flexiblen Skalierung und dem modularen Aufbau der Software für Zeitarbeit. Diese Unternehmen benötigen effiziente Standardprozesse ohne übermäßige Komplexität und können gleichzeitig von der Dynamics 365-Plattform für zukünftiges Wachstum profitieren. Die Balance zwischen Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit entspricht den Anforderungen dieser Größenklasse.

Spezialisierte Nischenbranchen wie Industrie, Pflege oder Event-Personal finden in der Zeitarbeit Software besonders starke Unterstützung für mobile Einsätze und komplexe Qualifikationsanforderungen. Die GPS-gestützte Zeiterfassung und das automatische Skills-Matching eignen sich ideal für dezentrale Arbeitsplätze mit spezifischen Zertifizierungsanforderungen.

Digital-affine Zeitarbeitsfirmen können optimal von der modernen Cloud-Architektur und den automatisierten Recruiting-Prozessen profitieren. Unternehmen, die von veralteten Systemen auf moderne Lösungen umsteigen oder neu gründen und von Beginn an auf digitale Prozesse setzen möchten, finden hier eine zukunftsorientierte Basis.

Filialbetriebe mit dezentraler Disposition nutzen die Cloud-Architektur für standortübergreifende Zusammenarbeit ohne aufwendige IT-Infrastruktur. Die zentrale Datenhaltung bei gleichzeitig dezentraler Zugriffsmöglichkeit unterstützt effiziente Kooperation zwischen verschiedenen Standorten.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• End-to-End-Automatisierung vs. Insellösungen mit kostenintensiven Schnittstellen-Aufwänden
• Mobile Einsatzfähigkeit mit Offline-Unterstützung für flexible, dezentrale Arbeitsplätze
• Compliance-Sicherheit bei Tarifen und gesetzlichen Anforderungen der Arbeitnehmerüberlassung
• Skalierbarkeit und modulare Lizenzierung für organisches Unternehmenswachstum

Details zur Software für Zeitarbeit: Mysolution Workforce

Microsoft Dynamics 365 bildet das technologische Fundament dieser innovativen Branchenlösung und verbindet bewährte ERP-Funktionalität mit spezifischen Zeitarbeits-Workflows. Die Plattform ermöglicht es Mysolution, Standard-Geschäftsprozesse für Personal-, Finanz- und Kundenmanagement mit branchenspezifischen Erweiterungen zu kombinieren. Durch diese Architektur profitieren Anwender von der Stabilität und Sicherheit einer etablierten Enterprise-Plattform, während gleichzeitig die speziellen Anforderungen der Zeitarbeitsbranche abgedeckt werden.

Die Software konzentriert sich primär auf die operative Exzellenz im Zeitarbeits-Tagesgeschäft. Branchenspezifische Konfiguration reduziert den Implementierungsaufwand gegenüber generischen ERP-Systemen erheblich, da Prozesse wie Einsatzplanung, Compliance-Management und Abrechnungszyklen bereits vorkonfiguriert sind. Quarterly-Release-Zyklen sorgen für kontinuierliche Weiterentwicklung mit regelmäßigen Feature-Updates und Anpassungen an sich ändernde gesetzliche Bestimmungen.

Integration in das Microsoft-Ökosystem ermöglicht nahtlose Nutzung vertrauter Tools wie Office 365, Power BI für erweiterte Analysen und Teams für Kommunikation. Diese Synergie-Effekte können besonders bei Unternehmen, die bereits Microsoft-Technologien einsetzen, zu deutlichen Effizienzgewinnen bei der digitalen Vermittlung und Verwaltung von Freelancern und Zeitarbeitskräften führen.

Wissenswertes zum Anbieter: Mysolution

Die Mysolution GmbH fungiert als deutsche Niederlassung der etablierten Mysolution Group aus den Niederlanden, die seit über 15 Jahren erfolgreich am Markt agiert. Diese internationale Verankerung kombiniert lokale Marktkenntnis für deutsche Regularien mit der Stabilität und Erfahrung eines europaweit tätigen Softwareanbieters. Der Microsoft Gold Partner-Status unterstreicht die technische Kompetenz und enge strategische Partnerschaft mit dem Plattform-Anbieter.

DACH-Fokus mit internationaler Rückendeckung charakterisiert die Positionierung des Unternehmens. Während die deutsche Niederlassung spezifisch auf lokale Anforderungen wie AÜG-Konformität und deutsche Tariflandschaft spezialisiert ist, stehen internationale Ressourcen und Expertise der Muttergesellschaft für Weiterentwicklung und Support zur Verfügung. Die ausschließliche Branchenkonzentration auf Personaldienstleister seit 2010 hat zu fundierter Expertise in Regulatorik und spezifischen Geschäftsprozessen geführt.

Technische Details & Integration

Cloud-native Architektur auf Microsoft Azure gewährleistet Hosting in deutschen und europäischen Rechenzentren mit BSI C5-Katalog-Konformität und höchsten Sicherheitsstandards. Diese Infrastruktur ermöglicht automatische Skalierung je nach Nutzerlast und bietet die Zuverlässigkeit einer Enterprise-Grade-Cloud-Plattform. Die Datenhaltung erfolgt DSGVO-konform mit entsprechenden Auftragsverarbeitungsverträgen und regelmäßigen Sicherheitsaudits.

REST-API und Standard-Schnittstellen ermöglichen umfassende Integration zu DATEV, lexoffice und anderen gängigen Systemen. Die Dynamics 365-Basis stellt dabei bewährte APIs zur Verfügung, die auch für Eigenentwicklungen genutzt werden können. Implementierte Konnektoren reduzieren den Aufwand für Standardintegrationen erheblich und ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Geschäftssystemen.

Progressive Web App funktioniert plattformübergreifend auf iOS, Android und Desktop-Browsern ohne separate Installation. Der integrierte Offline-Modus ermöglicht Zeiterfassung und Einsatzplanung auch bei unterbrochener Internetverbindung, was besonders bei Baustellen, Produktionshallen oder mobilen Pflegeeinsätzen von kritischer Bedeutung ist. Die automatische Synchronisation stellt sicher, dass alle Daten bei Wiederherstellung der Verbindung aktualisiert werden.

Kosten & Preismodell

SaaS-Monatsabonnement mit modularem Aufbau ermöglicht bedarfsgerechte Lizenzierung ab etwa 25-35 EUR pro User und Monat, abhängig vom gewählten Funktionsumfang. Die "Starter-Pakete" decken grundlegende Funktionen wie Einsatzplanung und Zeiterfassung ab, während "Professional-Pakete" erweiterte Features wie automatisierte Abrechnungsvorbereitung und umfangreiches Reporting beinhalten. Eine einmalige Onboarding-Gebühr von circa 10.000 EUR deckt Implementierung, Datenmigration und Grundschulung ab.

Dynamics 365-Lizenzierung kann je nach Konfiguration als kombinierte Lizenz oder separate Kostenposition anfallen – ein wichtiger Klärungspunkt vor Vertragsabschluss. Die genaue Preisstruktur hängt davon ab, welche Dynamics-Module für die spezifische Konfiguration erforderlich sind und ob bereits vorhandene Microsoft-Lizenzen angerechnet werden können.

Break-Even nach 6-9 Monaten wird durch Automatisierung und Fehlerreduktion erreicht, mit typischen Kosteneinsparungen von 15% der Personalkosten durch reduzierte manuelle Tätigkeiten. Die Preis-Leistungs-Bewertung positioniert die Software im mittleren Marktsegment, deutlich günstiger als die Parallelkosten für mehrere Einzellösungen plus deren Integration. Flexibilität bei schwankenden Nutzerzahlen ist wichtig für Zeitarbeitsfirmen und sollte bei der Vertragsgestaltung berücksichtigt werden.

Migration & Umstieg auf Mysolution Workforce

Standardprojekt von 3-6 Monaten folgt einem bewährten Phasen-Modell von der Analyse über Blueprint-Erstellung bis zum Go-Live. Bei komplexen Anpassungen oder umfangreichen Datenmigrationen können sich die Zeiträume auf 9-12+ Monate verlängern. Kritischer Erfolgsfaktor ist die Qualität und Vollständigkeit der zu migrierenden Daten aus Altsystemen, da unvollständige oder inkonsistente Datenbestände den Projektaufwand erheblich erhöhen können.

Dynamics 365-Know-how wird für tiefere Anpassungen oder komplexe Workflow-Konfigurationen benötigt, entweder durch interne Schulung oder externe Beratung. Die Balance zwischen Nutzung effizienter Standardprozesse und unternehmensabhängigen Anpassungen entscheidet maßgeblich über Projektkosten und -dauer. Template-Imports und Schnittstellen zu Altsystemen erleichtern die Datenübernahme, setzen aber strukturierte Vorbereitung voraus.

Change-Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Nutzerakzeptanz, da die Umstellung auf ein integriertes System oft etablierte Arbeitsweisen verändert. Frühzeitige Einbindung der Endanwender und strukturierte Schulungskonzepte sind essentiell für erfolgreiche Implementierung. Die Progressive Web App kann die Akzeptanz durch intuitive Bedienung erhöhen, erfordert aber dennoch systematische Einarbeitung aller Nutzergruppen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Moderne Technologie-Basis durch Microsoft Dynamics 365 bietet zukunftssichere Architektur mit bewährter Skalierbarkeit und Integration in vertraute Business-Tools.

Hohe Skalierbarkeit ermöglicht organisches Wachstum von kleinen Personaldienstleistern bis zu größeren Unternehmen ohne Systemwechsel oder aufwendige Migrationen.

Starke mobile Unterstützung mit Offline-Fähigkeiten löst praktische Herausforderungen bei dezentralen Einsätzen und verbessert die Akzeptanz bei Zeitarbeitskräften.

End-to-End-Integration eliminiert Medienbrüche zwischen Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung und reduziert damit Fehlerquellen und manuellen Aufwand.

Automatisierte Compliance bei Tarifen und gesetzlichen Anforderungen minimiert Risiken und reduziert den Aufwand für Rechts- und Steuerabteilungen.

Bewährte Plattform-Stabilität durch Microsoft-Infrastruktur bietet Enterprise-Grade-Sicherheit und -Verfügbarkeit.

Potenzielle Komplexität bei umfangreichen Anpassungen kann spezielle Dynamics 365-Expertise erfordern und die Implementierungskosten erhöhen.

Abhängigkeit von Microsoft-Roadmap bedeutet, dass Produktstrategie und Lizenzpolitik von Dynamics 365 direkten Einfluss auf die langfristige Entwicklung haben.

Begrenzte CRM-Funktionalität für umfassende Neukundenakquise erfordert möglicherweise ergänzende Lösungen bei vertriebsstarken Unternehmen.

Spezialisiertes Know-how erforderlich für Implementierung, erweiterte Konfiguration und First-Level-Support kann interne Ressourcen oder externe Expertise notwendig machen.

Weniger verbreitet als etablierte Platzhirsche führt zu kleinerer User-Community für direkten Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern.

Häufig gestellte Fragen zu Mysolution Workforce

Welche konkreten Vorteile bietet die Microsoft Dynamics 365-Basis gegenüber anderen Zeitarbeit-Softwarelösungen?

Die Microsoft Dynamics 365-Plattform unterscheidet Mysolution Workforce fundamental von vielen Wettbewerbern, die auf Eigenentwicklungen oder anderen Technologien basieren. Diese Architektur bietet mehrere entscheidende Vorteile für Zeitarbeitsfirmen: Erstens profitiert die Software von der kontinuierlichen Weiterentwicklung und den Sicherheits-Updates der Microsoft-Plattform, ohne dass zusätzliche Entwicklungskosten für Grundfunktionalitäten anfallen.

Zweitens ermöglicht die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem den effizienten Einsatz vertrauter Tools wie Office 365, Power BI für erweiterte Analysen und Teams für Kommunikation direkt aus der Zeitarbeit Software heraus. Drittens bietet die Standardisierung auf eine bewährte Enterprise-Plattform höhere Skalierbarkeit und Anpassbarkeit als reine Branchenlösungen, die an ihre ursprünglichen Architektur-Grenzen stoßen können. Die Kombination aus Branchenspezifik und Enterprise-Plattform-Stabilität schafft einen technologischen Vorteil, der sowohl operative Effizienz bei Recruiting-Prozessen als auch strategische Flexibilität ermöglicht.

Wie unterscheidet sich Mysolution Workforce von etablierten Anbietern wie Landwehr L1 oder Prosoft in der praktischen Anwendung?

Der Hauptunterschied liegt in der konsequenten Cloud-First- und Mobile-First-Ausrichtung von Mysolution Workforce gegenüber traditionelleren Ansätzen etablierter Anbieter. Während Landwehr L1 und Prosoft oft auf gewachsenen, teilweise noch On-Premise-basierten Architekturen aufbauen, wurde Mysolution für moderne, dezentrale Arbeitswelten konzipiert. Dies zeigt sich besonders bei mobilen Einsätzen: Die Progressive Web App mit Offline-Modus ermöglicht Zeiterfassung auch bei schlechter Internetverbindung auf Baustellen oder in abgelegenen Pflegeeinrichtungen.

Ein weiterer Unterschied besteht in der Benutzeroberfläche und User Experience. Die Dynamics 365-Basis bietet oft eine modernere, intuitivere Bedienung, die neue Mitarbeiter schneller erlernen können. Allerdings haben etablierte Anbieter teilweise umfangreichere CRM-Funktionen für die Neukundenakquise und eine größere installierte Basis mit entsprechender Community. Die Wahl hängt davon ab, ob ein Personaldienstleister Wert auf moderne Technologie und mobile Flexibilität legt oder auf bewährte Vollausstattung und breite Marktverbreitung setzt.

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Implementierung erforderlich und welche Ressourcen werden benötigt?

Die technischen Hürden für Mysolution Workforce sind durch die Cloud-Architektur relativ niedrig: Es sind lediglich moderne Browser (Chrome, Edge, Safari) für Desktop-Zugriff sowie iOS oder Android-Geräte mit aktuellen Versionen für mobile Nutzung erforderlich. Eine aufwendige lokale IT-Infrastruktur entfällt komplett. Allerdings sollten Unternehmen bedenken, dass für tiefergreifende Anpassungen oder komplexe Workflows Dynamics 365-Kenntnisse benötigt werden.

Personell empfiehlt sich ein Projektteam aus einem projektverantwortlichen Führungsmitarbeiter, mindestens einem Key-User pro Hauptfunktionsbereich und einem IT-Koordinator für technische Belange. Der Schulungsaufwand umfasst typischerweise einen eintägigen Admin-Workshop für Power-User und halbtägige End-User-Schulungen für alle Anwender. Zeitlich sollten Unternehmen 3-6 Monate für Standardimplementierungen einplanen, bei komplexeren Anforderungen entsprechend mehr. Kritisch ist weniger die technische Komplexität, sondern die organisatorische Vorbereitung: Datenbereinigung aus Altsystemen und Change-Management für neue Prozesse entscheiden maßgeblich über den Projekterfolg.

Wie flexibel ist das Preismodell bei schwankenden Mitarbeiterzahlen, wie sie in der Zeitarbeit typisch sind?

Das SaaS-Modell von Mysolution Workforce berücksichtigt grundsätzlich die Volatilität der Zeitarbeitsbranche durch monatliche Abrechnung pro aktiven User. Die genaue Flexibilität hängt jedoch von der Vertragsgestaltung ab und sollte vor Abschluss explizit geklärt werden. Viele Cloud-Lösungen ermöglichen Anpassungen der Lizenzzahl mit einer Vorlaufzeit von einem Monat, sowohl nach oben als auch nach unten. Wichtige Verhandlungspunkte sind Mindestabnahmemengen, Kündigungsfristen und mögliche Staffelungsrabatte bei höheren Nutzerzahlen.

Da Zeitarbeitsfirmen oft saisonale Schwankungen oder projektbedingte Personalschwankungen haben, sollten auch temporäre Zusatzlizenzen oder flexible Lizenzpools vereinbart werden. Die kombinierte Lizenzierung mit Dynamics 365 kann zusätzliche Überlegungen bei der Arbeitnehmerüberlassung erfordern, da Microsoft-Lizenzen eigenen Bedingungen unterliegen. Unternehmen sollten ihre historischen Schwankungsbreiten analysieren und verschiedene Szenarien durchrechnen, um das wirtschaftlich optimale Lizenzmodell zu finden.

Was passiert bei gesetzlichen Änderungen oder neuen Tarifverträgen – wie schnell werden diese in der Software umgesetzt?

Die Anpassung an regulatorische Änderungen ist für Zeitarbeitssoftware geschäftskritisch und ein Kernversprechen von Mysolution. Durch die Fokussierung auf die Branche Personaldienstleistung seit über einem Jahrzehnt verfügt das Unternehmen über etablierte Prozesse zur Überwachung und schnellen Umsetzung von Gesetzesänderungen. Typischerweise werden AÜG-Anpassungen oder Tarifvertrags-Updates über die quartalsweisen Release-Zyklen eingespielt, bei kritischen Änderungen auch über Hotfixes.

Die Automatisierung der BAP/iGZ-Tariflogik bedeutet, dass Tarifrunden-Ergebnisse ohne manuelles Nacharbeiten der Kunden aktiviert werden können. Mysolution übernimmt dabei die Analyse neuer Bestimmungen und deren korrekte technische Umsetzung in der All-in-One Lösung. Kunden erhalten in der Regel vorab Information über anstehende Updates und deren Auswirkungen, um sich entsprechend vorbereiten zu können. Die Dynamics 365-Plattform erleichtert dabei die schnelle Verteilung von Updates an alle Cloud-Nutzer ohne aufwendige lokale Installationen. Ein Service-Level-Agreement für die Reaktionszeiten bei kritischen regulatorischen Änderungen sollte vor Vertragsabschluss vereinbart werden.