Personal-DIALOG – Software für Zeitarbeit

🟦 Funktionen – Was kann Personal-DIALOG?

Zeiterfassung & Disposition

Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten per App mit Geolokalisierung und Offline-Fähigkeit. Automatische Schichtplanung: System erstellt Einsatzpläne basierend auf Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Disposition in Echtzeit: Disponenten sehen alle verfügbaren Kräfte und können sofort disponieren.

Bewerbermanagement & Recruiting

Digitale Bewerbungsakte: Alle Dokumente zentral gespeichert mit Zugriff für berechtigte Mitarbeiter. Skill-Matching: System schlägt passende Kandidaten für offene Positionen automatisch vor. Bewerberkommunikation: E-Mail-Vorlagen und automatisierte Statusmeldungen an Bewerber.

Vertragsmanagement & Compliance

Digitale Vertragsabwicklung: Arbeitsverträge werden digital erstellt, geprüft und archiviert. AÜG-Compliance-Prüfung: System überwacht Höchstüberlassungsdauern und Equal-Pay-Fristen automatisch. Dokumentenmanagement: Revisionssichere Archivierung aller personalrelevanten Unterlagen.

Abrechnung & Lohn

Zeitdatenübernahme: Erfasste Zeiten fließen automatisch in die Lohnabrechnung ein. Kundenabrechnung: System erstellt Kundenrechnungen basierend auf geleisteten Stunden und Tarifen. Schnittstelle zu DATEV: Lohndaten werden an externe Lohnbüros oder DATEV übertragen.

Kundenmanagement & Auftragsverwaltung

Kundenportal: Auftraggeber können eigenständig Anfragen stellen und Stundennachweise freigeben. Stammdatenverwaltung: Alle kundenbezogenen Daten, Tarife und Vereinbarungen zentral hinterlegt.

🟨 Besonderheiten – Was macht Personal-DIALOG einzigartig?

Spezialisierung auf Zeitarbeit

Personal-DIALOG wurde ausschließlich für die Personaldienstleistungsbranche entwickelt. Die Software bildet die komplexen Prozesse der Arbeitnehmerüberlassung ab – von der Höchstüberlassungsdauer über branchenspezifische Tarifverträge bis zur Equal-Pay-Berechnung. Diese Fokussierung ermöglicht es, dass Zeitarbeitsfirmen ohne aufwändige Anpassungen starten können. Einschränkung: Wer über klassische Zeitarbeit hinaus auch Personalvermittlung oder andere HR-Dienstleistungen anbietet, findet möglicherweise nicht alle Funktionen abgedeckt.

Modularer Aufbau mit Branchenvarianten

Das System bietet verschiedene Branchenpakete, etwa für gewerbliche Zeitarbeit, Office/Kaufmännisch oder Healthcare. Jedes Paket enthält vorkonfigurierte Workflows, relevante Qualifikationskataloge und branchenspezifische Compliance-Regeln. Unternehmen können so gezielt die Module wählen, die sie benötigen. Einschränkung: Die Modularität bedeutet auch höhere Kosten bei Bedarf mehrerer Branchenpakete.

Integrierte Mobile-First-Lösung

Die zugehörige App ermöglicht Zeiterfassung, Schichteinsicht und Dokumentenaustausch auch offline. Änderungen synchronisieren sich automatisch, sobald wieder Netzverbindung besteht. Für gewerbliche Zeitarbeiter, die häufig auf wechselnden Baustellen oder in Produktionshallen arbeiten, ist dies ein erheblicher Vorteil. Einschränkung: Die Benutzeroberfläche der App gilt laut Nutzerfeedback als funktional, aber nicht besonders modern gestaltet.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Personal-DIALOG besonders?

Mittelständische Zeitarbeitsfirmen mit 50-500 Mitarbeitern: Diese Unternehmen profitieren vom optimalen Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Die Software bietet ausreichend Automatisierung für effiziente Prozesse, ohne dass ein eigenes IT-Team für den Betrieb notwendig wird. Die Branchenpakete decken typische Geschäftsmodelle gut ab.

Zeitarbeitsfirmen mit mehreren Niederlassungen: Personal-DIALOG ermöglicht standortübergreifende Disposition und zentrale Stammdatenpflege bei dezentraler Nutzung. Niederlassungsleiter erhalten Zugriff auf ihre Bereiche, während die Geschäftsführung einen konsolidierten Überblick behält.

Personaldienstleister mit hohem Compliance-Aufwand: Wer in stark regulierten Branchen wie Pflege oder Bau tätig ist, findet vorkonfigurierte Prüfmechanismen für gesetzliche Anforderungen. Das System warnt proaktiv vor Fristüberschreitungen und erleichtert die Dokumentation für Betriebsprüfungen.

Wichtige Auswahlkriterien

• Branchenschwerpunkt: Ist Ihr Tätigkeitsfeld in den verfügbaren Branchenpaketen abgedeckt?
• Integrationsanforderungen: Benötigen Sie Schnittstellen zu bestehenden Systemen (Lohnabrechnung, Buchhaltung)?
• Wachstumsperspektive: Skaliert die Lizenzstruktur mit Ihrem geplanten Mitarbeiterwachstum?
• Mobile Nutzung: Wie hoch ist der Anteil an Mitarbeitern, die mobile Zeiterfassung benötigen?

Details zur Software für Zeitarbeit

Personal-DIALOG positioniert sich als End-to-End-Lösung für Personaldienstleister. Die Software deckt den gesamten Lifecycle eines Zeitarbeitnehmers ab – vom ersten Bewerberkontakt über Disposition und Einsatzplanung bis zur Abrechnung und Vertragsbeendigung. Im Zentrum steht eine zentrale Datenbank, auf die alle Module zugreifen.

Der Bewerbungsprozess beginnt mit der Integration von Stellenportalen. Eingehende Bewerbungen landen automatisch im System und durchlaufen definierte Workflows. Recruiter können Kandidaten bewerten, Gesprächsnotizen hinterlegen und den Status aktualisieren. Ein Skill-Katalog ermöglicht die strukturierte Erfassung von Qualifikationen, Zertifikaten und Sprachkenntnissen. Das System schlägt bei neuen Kundenanfragen passende Kandidaten vor, was die Time-to-Fill reduziert.

Die Disposition bildet das Herzstück für den täglichen Betrieb. Disponenten sehen auf einen Blick, welche Mitarbeiter verfügbar sind, welche Qualifikationen sie mitbringen und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten. Bei der Zuordnung prüft das System automatisch, ob Höchstüberlassungsdauern eingehalten werden und ob Equal Pay greift. Kritische Situationen werden durch farbliche Markierungen hervorgehoben.

Die Zeiterfassung erfolgt wahlweise über Terminal, Webbrowser oder mobile App. Mitarbeiter stempeln sich ein und aus, erfassen Pausen und können bei Bedarf Abwesenheiten melden. Kunden er